Prä äventionsfforum m+ Erfa ahrun ngsau ustau usch ENDNU UTZE ER-HA ANDBUCH VideoV und Webkon W ferenzzen miit PF+ Stand:M März2016–Änderun ngenvorbeh halten Webkonferenzzen Endnutzeerhandbuch –– Video‐ und W Dieses Hand dbuch wird zur V Verfügung geste ellt von Präventiionsforum+, Stand März 2016 S. 2 Webkonferenzzen Endnutzeerhandbuch –– Video‐ und W INHALLTSVERZ ZEICHNISS 1. VORBEMERKU UNGEN ................... ........................................................................ 4 2. UNTERSCHIED VIDEO-W WEBKONFE ERENZ .............................................................. 5 3. VORBEREITUNG ......................... ........................................................................ 6 3.1. T TECHNISCHE VORAU USSETZUNG GEN, NOT TWENDIGE HARD- UN ND SOFTW WARE ... 6 3.2. REGISTRIE ERUNG BEI TEAMVIEW WER ................................................................. 7 4. DURCHFÜHR RUNG VON VIDEO- UN ND WEBKO ONFERENZEN ..................................... 8 TERMIN RE ESERVIERE EN ............ ........................................................................ 8 4.1. T 4.2. V VIDEOKON NFERENZ STARTEN S .. ...................................................................... 11 4.3. V VIDEOKON NFERENZ DURCHFÜH D HREN .............................................................. 13 4.4. S SPEZIELLE E HINWEISE E FÜR ORG GANISATOREN: ............................................... 16 5. WE EITERE HIL LFE .......................... ...................................................................... 17 Dieses Hand dbuch wird zur V Verfügung geste ellt von Präventiionsforum+, Stand März 2016 S. 3 erhandbuch –– Video‐ und W Webkonferenzzen Endnutze Endnu utzerhandb buch Video o- und Web bkonferenzzen 1. Vorbemerrkungen n Über Prräventionsfforum+ hat jeder Teilnnehmer die Möglichkeiit, Video‐ u nd Webkon nferenzen durchzu uführen. A Als Software e wurde TeaamViewer a ausgewählt. Für Videeo‐ oder Weebkonferen nzen über P Präventionsfforum+ gilt: Jeder Teilnehmer vo on Präventtionsforum+ + kann ein ne Video‐ ooder Webk konferenz o organisiereen und einen entspreechenden „Raum“ re eservieren. Zusätzlich he Kosten d durch Präveentionsforu um+ entstehhen hierdurrch nicht. Die 10 Kon nferenzräum me stehen Ihnen 7 Tage T die Woche W für 224 Stunden n/Tag zur V Verfügung.. Ein Suppo ort durch Prräventionsforum+ kann n jedoch nuur an Arbeittstagen zu d den üblicheen Arbeitsze eiten erfolggen. Der Konferrenzraum stteht entsprrechend den reserviertten Zeiten z zur Verfügu ung. Wird d die reservieerte Zeit überschritten , schließt die Konferen nz automattisch. Im Rahmen n des reserrvierten Ze itfensters steht s der Konferenzra K aum nur so olange zur V Verfügung,, wie auch d der Organissator an der Konferenz teilnimmtt; d.h. die K Konferenz ist erst mö öglich, wen nn sich aucch der Org ganisator angemeldet a t hat. Entssprechend sschließt diee Konferenz automatiisch für alle e Teilnehmer, sobald der Organiisator das Meeting veerlässt. Bitte lessen Sie die Anleitung sorgfältig d durch und s starten Sie einen Probbelauf, bevo or Sie ihre erste S Sitzung beg ginnen. Ge erne sind w wir Ihnen dabei beh hilflich, siehhe hierzu auch die Kontakttdaten in Abschnitt 5. Dieses Hand dbuch wird zur V Verfügung geste ellt von Präventiionsforum+, Stand März 2016 S. 4 Webkonferenzzen Endnutzeerhandbuch –– Video‐ und W 2. Un nterschied Vide eo-Webk konfere enz Bei eineer Webkon nferenz wird d der Bildscchirm oder eine bestim mmtes Fennster übertrragen und ist für d die anderen Teilnehme er sichtbar. An einer W Webkonferen nz können b bis zu 25 Te eilnehmer teilnehm men. onferenz kö önnen sich die einzelnen Teilnehmer zusättzlich sehen. Hierfür Bei eineer Videoko wird m meist eine bereits in n den Lapptops einge ebaute We ebcam bennutzt. Die parallele Übertraagung des Bildschirms B s ist möglicch und wird d ebenfalls oft mit beenutzt. Aufg grund der größereen Datenm menge, die bei Videokkonferenzen n erforderlich ist, solllten nicht mehr als sechs P Personen an n einer Videokonferenzz teilnehme en. Dieses Hand dbuch wird zur V Verfügung geste ellt von Präventiionsforum+, Stand März 2016 S. 5 Webkonferenzzen Endnutzeerhandbuch –– Video‐ und W 3. Vorbereitung 3.1. Tec chnische Voraussetz V zungen, no otwendige e Hard- un d Software Allgemeine Vorau ussetzunge en: Zur Durrchführung einer Video o‐ und Web bkonferenz benötigen S Sie eine Inteernetverbin ndung. Sie kön nnen über Smartpho ones und T Tablets an den Meettings teilnnehmen, die hierfür notwen ndige App kann kosttenlos für IOs und Android A Ge eräte im A App‐ bzw. Playstore herunteergeladen werden. w Die e Durchfühhrung einess Meetings als Organiisator ist über ü diese Apps bisher leider nicht möglich! Die Teilnahme an einem Me eeting ist a uch ohne Software‐In S nstallation uund nur im m Browser möglich h (reines HT TML und Fla ash). Hinweis Es ist m möglich, dass durch die Sicherheitsseinstellunge en Ihrer IT gewisse g Funnktionen niccht erlaubt werden. Dies betriffft besonderss die Anmel dung Absch hnitt 4.1 Termin reservieeren (vgl. Ab bbildung 6 Berechtiigungen) oder Abschnittt 4.2 Videokkonferenz sta arten (vgl. Abbildung 8).. Bitte fragen Sie dann Ihre IT bzw. überprüfen Sie Ihre Sicherheitseeinstellungen n. Speziellle Voraussetzungen a abhängig v von Video‐ und Webko onferenz: Telefon nkonferenz: Sie kön nnen über VoIP telefo onieren. Hiierfür benö ötigen Sie ein Headseet (VoIP). Alternativ A können Sie auch ih hr Festnetztelefon verrwenden od der ganz auf eine eigenne Telefonk konferenz greifen. Falls Sie in Ih hrem Haus e eine VoIP‐Anlage benutzen, b eentspricht dies dem zurückg Festnettz! Hinweis Alle Teillnehmer mü üssen die gle eiche Telefoonkonferenz wählen. Alsso alle Teilnnehmer überr VoIP und Headsett oder alle Teilnehmer T über die Feestnetznumm mer, eine Mischung bei der Systeme ist nicht möglich!! Internettverbindung: Zur Nuttzung brauchen Sie eine möglichhst schnelle e Internetve erbindung. Je mehr Te eilnehmer für das Meeting vorgesehen sind, destoo besser muss die Verrbindung e ines jeden Mitglieds sein. Diie Übertrag gungsqualität richtet ssich nach der Übertrag gungsleistuung der schwächsten Dieses Hand dbuch wird zur V Verfügung geste ellt von Präventiionsforum+, Stand März 2016 S. 6 Webkonferenzzen Endnutzeerhandbuch –– Video‐ und W Leitung g. Videoko onferenz: Hierfür benötigen Sie zusätzlich eine W ebcam. Die e in vielen N Notebooks integrierte Webcam ist i.d.R R. ausreicheend. Die Übertragung d der Bilder fführt zu einem hohen Datenvolum men. Eine entspreechende Leiistung der I nternetverb bindung mu uss daher gewährleisteet sein. 3.2. Reg gistrierung g bei Team mViewer Bevor T Termine reserviert werden könnenn, müssen S Sie sich bei TeamVieweer registrierren. Wählen n Sie hierfürr einen beliebigen Ter min im Kalender Ihrerr Arbeitsgruuppe. Nach der Wahl des Terrmins ersch heint die Aufforderun A ng, einen kostenlosen k n Account bei TeamV Viewer zu erstellen, s. Abbildung 1: ung 1: Anzeeige im Kale ender, falls noch keine e Registrieru ung bei TeaamViewer erfolgte. Abbildu Folgen Sie dem Link L und registrieren Sie sich bei b TeamViewer mit E‐Mail‐Adrresse und Passwo ort (s. Abb bildung 2). Das Passswort ist unabhäng gig von Ihhrem Passswort für Präventtionsforum+ +! Sie können hier alsoo ein andere es Passwortt verwendenn. Sie bekkommen anschließend eine E‐Maail von TeamViewer zu ugesandt, u um Ihren Account zu aktivierren. Besitzeen Sie berreits eine T TeamViewe er–Lizenz für f Ihre in Präventionsforum+ hinterleegte E‐Mail‐‐Adresse ve erwenden S Sie bitte Ihr bereits bestehendes K Kennwort w weiter. Dieses Hand dbuch wird zur V Verfügung geste ellt von Präventiionsforum+, Stand März 2016 S. 7 Webkonferenzzen Endnutzeerhandbuch –– Video‐ und W Abbildu ung 2: Auffo orderung zu ur Erstellunng eines Acccount bei Te eamViewerr. 4. Du urchführrung von Video o- und Webkonf W ferenze en 4.1 1. Termin re eservieren Vorausssetzung fürr die Durch hführung ei ner Video‐ oder Webkonferenz ist die Resservierung eines Ko onferenzraumes über den Kalend der des jewe eiligen Arbe eitsraumes (s.3.2). Hierfür den Kalen nder öffnen n, das gew wählte Dattum auswählen und Doppelklick k auf die erwünscchte Zeit. Abbilduung 3: Kalendeer eines Arb beitsraums Hinweis Bedenkken Sie bei der Planung, dass die anderren Teilneh hmer Zeit für die An nmeldung benötig gen. Weiteerhin wird die Konfeerenz sofo ort beendet, wenn ddie reservierte Zeit übersch hritten ist. H Hier sollte ebenfalls einn Zeitpufferr eingeplantt werden. Dieses Hand dbuch wird zur V Verfügung geste ellt von Präventiionsforum+, Stand März 2016 S. 8 Webkonferenzzen Endnutzeerhandbuch –– Video‐ und W Geb ben Sie Ihrrer geplante en Videokoonferenz ein Thema, übeerprüfen Sie Da atum unnd Uhrze eit der „Vid enz“. Hier können Sie dann auch die deokonfere Perrsonen auswählen, die an dder Videok konferenz teil nehmen so ollen. w Weenn Sie alle für Ihre Koonferenz wichtigen Infoormationen n hinterleg gt haben, speichern Sie die Anggaben. Es ö öffnet sich eine Seite von TeamV Viewer, s. A Abbildung 5. Abbildun ng 4: Auswaahl Videoko onferenz Abbild dung 5: Anmeldung bei TeamVieewer üssen jetztt Ihre E‐M Mail‐Adressee und Ihr für die Registrierun R ng bei Tea amViewer Sie mü verwendetes Ken nnwort ang geben (1). Folgen Sie e den Anga aben zur V Verifizierung g (2) und melden sich an (3).. k Sie bbitte auf „zzulassen“. Es erfollgt eine Berechtigungsanfrage, ss. Abbildung 6. Hier klicken Falls es an dieser S Stelle Problleme gebenn sollte, wenden Sie sich bitte an Ihre hausin nterne IT‐ Abteilung, um die Sicherheitsseinstellunggen zu überprüfen. Dieses Hand dbuch wird zur V Verfügung geste ellt von Präventiionsforum+, Stand März 2016 S. 9 Webkonferenzzen Endnutzeerhandbuch –– Video‐ und W Abbildu ung 6: Bereechtigungsa anfrage Das Programm springt zurü ück zu Prääventionsfo orum+. Ihr Termin e rscheint mit m einem dazugehörenden Link, über den Sie zzu der von n Ihnen festgelegten Zeit zum Meeting gelangeen, s. Abbild dung 7. Die Reservieru ng ist jetzt abgeschlosssen. Dieser Link ist nurr für diejen nigen Persoonen des Arbeitsraumes sichtbarr, die Sie eingeladen haben. Sollten Siee später eine weiteree Person hinzuziehen,, ist dies m möglich. Gehen G Sie hierfür auf „Bearbeiten“ und wählen Sie die Personen au us, die ebeenfalls am Meeting teilnehm men sollen. Dieses Hand dbuch wird zur V Verfügung geste ellt von Präventiionsforum+, Stand März 2016 S. 10 Webkonferenzzen Endnutzeerhandbuch –– Video‐ und W Abbilldung 7: Reeservierter K Konferenzraaum mit zugehörigem Link 4.2 2. Vid deokonfferenz sstarten nz klicken S Sie auf den von TeamViewer berreitgestellte en Link, s. Zum Sttart der Videokonferen Abbildu ung 7. Sie geelangen wie eder auf diee Seite von T TeamViewe er. Dieses Hand dbuch wird zur V Verfügung geste ellt von Präventiionsforum+, Stand März 2016 S. 11 Webkonferenzzen Endnutzeerhandbuch –– Video‐ und W Sie auf „Au usführen“, e eine Sicherhheitsüberprrüfung wird d durchgefüührt und es erscheint Gehen S zunächsst ein kleinees Fenster, s Abbildunng 9. An die eser Stelle n nicht auf „TTeilnehmen n“ klicken, sondern n warten, b bis sich ein n neues Fenstter öffnet, s s. Abbildung g 10 oder 111. Falls es an dieser S Stelle Problleme gebenn sollte, wenden Sie sich bitte an Ihre hausin nterne IT‐ Abteilung, um die Sicherheitsseinstellunggen zu überprüfen. Für ein nfache Tei lnehmer bedeutet b Abbildung A 10, dass sich der Organisator noch n nicht für daas Meeting angemeldeet hat. Dan nn einfach warten, das Panel ( (Abbildung 11) öffnet s sich von alleeine. Der Org ganisator dees Meetingss klickt auf „Als Organ isator anmelden“. E‐ Mail‐Adresse und Kennwortt müssen für die V Verifizierung erneut eingege eben werde n. Abbildu ung 9: Die V Verbindung g wird aufge ebaut, dies kann ein paar Sekunde en dauern. Bitte nicht auf „Teilnehmen“ klickken Abbild dung 8: Videeokonferen nz starten Dieses Hand dbuch wird zur V Verfügung geste ellt von Präventiionsforum+, Stand März 2016 S. 12 Webkonferenzzen Endnutzeerhandbuch –– Video‐ und W Abbild dung 10: Teilnehmer T sehen diessen Bildschirm, wenn Sie erfolgrreich angem meldet sind, der Organ nisator das Meeting aber a noch nicht n begonnnen hat. 4.3 3. Vid deokonfferenz d durchfü ühren Sobald das Meeting beginntt, erscheintt ein sogenanntes Pa anel oder C Cockpit am m rechten oberen Rand des B Bildschirmes, s. Abbilduung 11. Anmerk kung: Da keine Scre eenshots d es Panels möglich siind, könneen hier lediglich die Grundfu unktionalitääten beschrrieben werd den. Dieses Hand dbuch wird zur V Verfügung geste ellt von Präventiionsforum+, Stand März 2016 S. 13 Webkonferenzzen Endnutzeerhandbuch –– Video‐ und W Abbild dung 11: Paanel bzw. Cockpit von mit mehreren TeamV Viewer Funktionsblöckenn. In dieseem Panel sind, s je nach Berechttigung (Org ganisator, Präsentatoor oder Teilnehmer), mehrere Funktionssblöcke ang geordnet. Das Pan nel kann au uf dem Bildsschirm an a andere Positionen versschoben weerden. Über das Icon „Zahnraad“ rechts o oben in der Titelleiste des jeweilig gen Blocks können speezielle Einsstellungen vorgeno ommen werden. w Links nehm men diesem Icon befindet b ssich bei einzelnen Funktio onsblöcken (Teilnehme er, Dateiboxx, Mein Video und Whiteboard) eein weiteres Icon mit der Fun nktion „in einzelnem e Fenster F öffnnen“. Hierü über können n einzelne Funktionsb blöcke aus dem Paanel herausgelöst und an belieebiger Stellle auf dem m eigenen Bildschirm platziert werden. Dies emp pfiehlt sich b besonders b bei einer reiinen Videok konferenz. Dieses Hand dbuch wird zur V Verfügung geste ellt von Präventiionsforum+, Stand März 2016 S. 14 Webkonferenzzen Endnutzeerhandbuch –– Video‐ und W Die Fun nktionen im Einzelnen (Nummerieerung entsp prechend Ab bbildung 111): 1. Übersicht ü über die zurr Verfügungg stehenden n Funktionalitäten 2. T Teilnehmerr: Auflistung der angeemeldeten T Teilnehmerr des Meeti ngs, in Klammer die Funktion (O Organisatorr, Präsentattor oder Teiilnehmer) 3. A Audio: Wahlmöglic W hkeit zwis chen VoIP P oder Telefon. Wichhtig: alle Meeting‐ T Teilnehmerr müsssen d die gleiche Übertraguungsart wählen hier kann auch das eigene Mikroffon stumm geschaltet werden. 4. Bildschirmü übertragung: Bildschirrmausschnitt, der für die Teilnehhmer sichtb bar ist (für Präsentatoren und Org ganisatorenn) 5. Dateibox: Einzelne E Da ateien könnnen hier ho ochgeladen und von a nderen Teilnehmern g gespeichertt werden. 6. Mein Video o: Die Webccamaufnah men der Te eilnehmer s sind sichtbaar, einschlie eßlich der eeigenen Au ufnahme. 7. W Whiteboard d: A Auf dem Bildschirm kann „gezeeichnet werrden“, wenn n der Orga nisator diesen Block eeinschaltet. Zum Zeichnen steehen unterschiedliche Stifte zu r Verfügun ng. Diese Z Zeichnungeen werden nicht auf d den jeweiligen Dateie en gespeichhert! Jedoch können Screenshotts gespeiche ert werden.. 8. C Chat (Dieseer Block öfffnet sich eerst, wenn das Icon Chat –siehe Punkt 1‐ angeklickt a w wird. Der B Block „Chat““ ist nicht inn der Abbild dung 11 sich htbar!): Allee Teilnehme er können miteinandeer chatten. Hierfür kkann eine Nachricht an alle TTeilnehmer oder an aausgewähltte Teilnehm mer versend det werden. Diese Funktion ist z z.B. wichtig,, falls sich A Audioproblleme bei ein nzelnen Teiilnehmern e einstellen so ollten. Dieses Hand dbuch wird zur V Verfügung geste ellt von Präventiionsforum+, Stand März 2016 S. 15 Webkonferenzzen Endnutzeerhandbuch –– Video‐ und W 4.4 4. Spe ezielle Hinweisse für Organisa O atoren: Bitte registtrieren Sie s sich, bevor Sie das erstte Meeting starten. Sieehe hierzu Abschnitt 33.2. Sie können n ein Meetting auch ohne Teiln nehmer sta arten. Dad urch haben n Sie die Möglichkeit, sich optim mal vorzubeereiten. Bitte testeen Sie die Funktionallitäten im Vorfeld au uch mit deen Teilnehm mern, um ttechnische Probleme w während dees Meetingss auszuscha alten bzw. zzu minimierren. Die Organisation eines Meetingss über Smarrtphone oder Tablet isst aktuell le eider noch nicht mögliich. (s. Abscchnitt 3.1) A Achten Sie bei der Re eservierungg des Meetings bitte darauf, d dasss Sie genug g Zeit, für d die Anmeldung und die Daue r des Mee etings einp planen. Daas Meeting g schließt aautomatiscch nach der zuvor festggelegten Ze eit. (Abschnitt 1) Ein Abbild d des prräsentiertenn Bildschirms zeigtt Ihnen bbei Meetings und Präsentatio onen, was Ih hre Teilneh mer wirklich sehen. (A Abschnitt 4. 3, 4. Punkt)) Sie können die Bildsch hirmübertraagung auf einzelne Anw wendungenn beschränk ken. Sie können den Teilnehmern einzzelne Dateie en auch kurrzfristig zurr Verfügung g stellen. Detailliertee Rechteverwaltung: U Unterscheidung zwiscchen Präseentator, Orrganisator und Teilneh hmer; Rolle en können w während ein nes Meeting gs geändert rt werden. (Abschnitt 4 4.3, 2. Punkkt) A Achten Sie während der d Videokoonferenz biitte auf den n Chat. Es iist möglich, dass ein T Teilnehmerr technische e Problemee hat, und siich nur so m mitteilen kannn. Dieses Hand dbuch wird zur V Verfügung geste ellt von Präventiionsforum+, Stand März 2016 S. 16 Webkonferenzzen Endnutzeerhandbuch –– Video‐ und W 5. We eitere Hilfe H AufderrInternetseeitevonTeamViewer könnenSieeweitereH Hilfenerhallten: www.teeamviewer.com Detaillieerte Funktio onsübersich ht: https://m meeting.teamviewer.ccom/de/feaatures/indexx.aspx Kontak ktdaten und d Ansprech hpartner Prräventionsfforum+: Plattforrm: info@praeventionsforum‐plu us.net für Deu utschland: Dr. Ursu ula Schies Berufsg genossensch haft der Bauwirtschaftt Abteilung PSA und d besondere e DGUV‐Koooperatione en Mühlen nstr. 2, 79235 Vogtsburrg GERMAN NY ursula..schies@b bgbau.de für Öste erreich: Michaela Aichinger Allgemeeine Unfallvversicherun ngsanstalt Adalberrt Stifter Straße 65, 12 200 Wien AU USTRIA michaeela.aichingger@auva a.at für Italieen: Daniel D Duzzi Comitatto Pariteticco Edile / Pa aritätisches Komitee im m Bauwesen n Via Marrconi ‐ Str. 2 2, 39100 B Bolzano / Bo ozen ITALY [email protected]. it Dieses Hand dbuch wird zur V Verfügung geste ellt von Präventiionsforum+, Stand März 2016 S. 17
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