Ablaufplan zum Prüfungsverfahren der Ausschreibung Tinte+Toner 2016 Ablaufplan zum Prüfungsverfahren der Ausschreibung Tinte+Toner an der Universität Oldenburg (2016) Hermann Schulte-Borchers, IT-Dienste Ablaufplan zum Prüfungsverfahren Ausschreibung 2016, S. 1 von 4 21.01.2016 Ablaufplan zum Prüfungsverfahren der Ausschreibung Tinte+Toner 2016 I. Allgemeines Im Rahmen der Ausschreibungsverfahren für Lieferverträge muss die Universität in Zusammenarbeit mit potentiellen Lieferanten sicherstellen, dass die Verknüpfung der Software-Systeme von Lieferant und Universität gemäß den im Kontext der Ausschreibung vorgestellten Rahmenbedingungen möglich ist. Hierzu muss der Lieferant in der Angebotsphase zum Ausschreibungsverfahren eine Reihe von Integrationstests mit der Abteilung AS der IT-Dienste an der Universität durchzuführen, durch die sichergestellt werden kann, dass die vertraglich geforderten Bedingungen erfüllt sind, bzw. erfüllt werden können. Der Erfolg eines derartigen „Zertifizierungsverfahrens“ wird dem Anbieter schriftlich bescheinigt. Diese Bescheinigung ist Voraussetzung für die Teilnahme an der Auswertung der Ausschreibung und ist dem Angebotsschreiben verpflichtend beizulegen. Hermann Schulte-Borchers, IT-Dienste Ablaufplan zum Prüfungsverfahren Ausschreibung 2016, S. 2 von 4 21.01.2016 Ablaufplan zum Prüfungsverfahren der Ausschreibung Tinte+Toner 2016 1. Bestandteile der Prüfung Das durchzuführende Prüfungsverfahren bezieht sich auf den zusammen mit der Ausschreibung zur Verfügung gestellten Anforderungskatalog im Dokument „EDE und Elektronische Beschaffung an der Universität“, Abschnitt 4 (Seite 11). Es ist sowohl die Integration des Web-Shops eines Lieferanten in das EDE-System, als auch die Machbarkeit der Durchführung einer automatischen Bestellabwicklung entsprechend der im Dokument definierten Vorgaben nachzuweisen. 2. Ablaufplan Um die automatische Bestellabwicklung und die Verarbeitung der openTRANS® Geschäftsdokumente zu prüfen, muss zunächst die Integration des Web-Shops des Lieferanten an das EDE-System erfolgreich umgesetzt werden. Hierzu steht an der Universität ein geeignetes Test- bzw. Entwicklungssystem bereit, in das der Shop des Lieferanten eingebunden werden kann. Nach erfolgter Integration des Lieferantenkatalogs in EDE werden durch die ITDienste insgesamt 3 Test-Bestellungen aus dem aktuellen Sortiment des Lieferanten erfasst und als openTRANS® ORDER versendet. Diese Bestellungen werden durch das Softwaresystem des Lieferanten verarbeitet und wie „echte“ Bestellungen behandelt. Sie dürfen jedoch nicht durchgeführt und nicht beliefert werden. Kann mit dem reibungslosen Austausch der im referenzierten Anforderungskatalog in Abschnitt 4.2 beschriebenen openTRANS® Geschäftsdokumente die fehlerfreie Verknüpfung beider Software-Systeme für den in der Ausschreibung spezifizierten Lieferzeitraum direkt nachgewiesen werden, wird dies durch die IT-Dienste entsprechend durch ein Zertifikat schriftlich bescheinigt. Weisen die für die Bestellabwicklung durch das Softwaresystem des Lieferanten zu generierenden ORDERRESPONSE/INVOICE Dokumente nur geringfügige Mängel auf, und wird den IT-Diensten der Universität vom Lieferanten nachgewiesen dass diese Probleme mit realistischem Anpassungs- oder Integrationsaufwand zum spezifizierten Lieferzeitraum lösbar sind, kann das Zertifikat trotzdem ausgestellt werden. In diesem Fall ist vom Lieferanten in Zusammenarbeit mit den IT-Diensten eine realistische Einschätzung des noch zu erwartenden Integrationsaufwandes schriftlich zu formulieren. 3. Zeitlicher Ablauf Die Durchführung des hier beschriebenen Prüfungsverfahrens mit den IT-Diensten an der Universität ist im Rahmen der Ausschreibung von KW4 bis Ende KW7 2016 (25.01.2016 – 19.02.2016) möglich. In diesem Zeitraum ist sichergestellt, dass für die notwendigen Prüfungen angemessen (personelle) Ressourcen bereitstehen um das Verfahren zu betreuen. Eine Anmeldung zur Teilnahme am Prüfungsverfahren ist ab dem 25.01.2016 per E-Mail unter der Adresse [email protected] durchzuführen, sollte aber bis zum 05.02.2016 erfolgt sein, da es sonst zeitlich kaum mehr möglich ist alle Integrationstests bis zum Ende der Angebotsfrist durchzuführen. Hermann Schulte-Borchers, IT-Dienste Ablaufplan zum Prüfungsverfahren Ausschreibung 2016, S. 3 von 4 21.01.2016 Ablaufplan zum Prüfungsverfahren der Ausschreibung Tinte+Toner 2016 4. Kontakt 4.1 Administrativer Kontakt Bei administrativen Fragen zum Ausschreibungsverfahren oder zu Bestellvorgängen an der Universität setzen Sie sich bitte mit der Einkaufsabteilung des Dezernat 2 an der Universität in Verbindung. Thomas Seeger Dezernat 2, Einkaufsabteilung Tel.: 0441 798 4224 eMail: [email protected] 4.2 Prüfungsverfahren IT-Dienste Das Prüfungsverfahren erfolgt durch die Einrichtung IT-Dienste, Abteilung Application Services an der Universität. Hermann Schulte-Borchers IT-Dienste, Application Services Tel.: 0441 798 4254 Mail: [email protected] Hermann Schulte-Borchers, IT-Dienste Ablaufplan zum Prüfungsverfahren Ausschreibung 2016, S. 4 von 4 21.01.2016
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