Ablaufplan zum Prüfungsverfahren der Ausschreibung an der

Ablaufplan zum Prüfungsverfahren der Ausschreibung Tinte+Toner 2016
Ablaufplan zum Prüfungsverfahren der Ausschreibung
Tinte+Toner an der Universität Oldenburg (2016)
Hermann Schulte-Borchers, IT-Dienste
Ablaufplan zum Prüfungsverfahren Ausschreibung 2016, S. 1 von 4
21.01.2016
Ablaufplan zum Prüfungsverfahren der Ausschreibung Tinte+Toner 2016
I. Allgemeines
Im Rahmen der Ausschreibungsverfahren für Lieferverträge muss die Universität in
Zusammenarbeit mit potentiellen Lieferanten sicherstellen, dass die Verknüpfung
der Software-Systeme von Lieferant und Universität gemäß den im Kontext der
Ausschreibung vorgestellten Rahmenbedingungen möglich ist.
Hierzu muss der Lieferant in der Angebotsphase zum Ausschreibungsverfahren
eine Reihe von Integrationstests mit der Abteilung AS der IT-Dienste an der
Universität durchzuführen, durch die sichergestellt werden kann, dass die
vertraglich geforderten Bedingungen erfüllt sind, bzw. erfüllt werden können.
Der Erfolg eines derartigen „Zertifizierungsverfahrens“ wird dem Anbieter schriftlich
bescheinigt. Diese Bescheinigung ist Voraussetzung für die Teilnahme an der
Auswertung der Ausschreibung und ist dem Angebotsschreiben verpflichtend
beizulegen.
Hermann Schulte-Borchers, IT-Dienste
Ablaufplan zum Prüfungsverfahren Ausschreibung 2016, S. 2 von 4
21.01.2016
Ablaufplan zum Prüfungsverfahren der Ausschreibung Tinte+Toner 2016
1. Bestandteile der Prüfung
Das durchzuführende Prüfungsverfahren bezieht sich auf den zusammen mit der
Ausschreibung zur Verfügung gestellten Anforderungskatalog im Dokument
„EDE und Elektronische Beschaffung an der Universität“, Abschnitt 4 (Seite 11).
Es ist sowohl die Integration des Web-Shops eines Lieferanten in das EDE-System,
als auch die Machbarkeit der Durchführung einer automatischen Bestellabwicklung
entsprechend der im Dokument definierten Vorgaben nachzuweisen.
2. Ablaufplan
Um die automatische Bestellabwicklung und die Verarbeitung der openTRANS®
Geschäftsdokumente zu prüfen, muss zunächst die Integration des Web-Shops des
Lieferanten an das EDE-System erfolgreich umgesetzt werden. Hierzu steht an der
Universität ein geeignetes Test- bzw. Entwicklungssystem bereit, in das der Shop
des Lieferanten eingebunden werden kann.
Nach erfolgter Integration des Lieferantenkatalogs in EDE werden durch die ITDienste insgesamt 3 Test-Bestellungen aus dem aktuellen Sortiment des
Lieferanten erfasst und als openTRANS® ORDER versendet. Diese Bestellungen
werden durch das Softwaresystem des Lieferanten verarbeitet und wie „echte“
Bestellungen behandelt. Sie dürfen jedoch nicht durchgeführt und nicht beliefert
werden.
Kann mit dem reibungslosen Austausch der im referenzierten Anforderungskatalog
in Abschnitt 4.2 beschriebenen openTRANS® Geschäftsdokumente die fehlerfreie
Verknüpfung beider Software-Systeme für den in der Ausschreibung spezifizierten
Lieferzeitraum direkt nachgewiesen werden, wird dies durch die IT-Dienste
entsprechend durch ein Zertifikat schriftlich bescheinigt.
Weisen die für die Bestellabwicklung durch das Softwaresystem des Lieferanten zu
generierenden ORDERRESPONSE/INVOICE Dokumente nur geringfügige Mängel
auf, und wird den IT-Diensten der Universität vom Lieferanten nachgewiesen dass
diese Probleme mit realistischem Anpassungs- oder Integrationsaufwand zum
spezifizierten Lieferzeitraum lösbar sind, kann das Zertifikat trotzdem ausgestellt
werden. In diesem Fall ist vom Lieferanten in Zusammenarbeit mit den IT-Diensten
eine realistische Einschätzung des noch zu erwartenden Integrationsaufwandes
schriftlich zu formulieren.
3. Zeitlicher Ablauf
Die Durchführung des hier beschriebenen Prüfungsverfahrens mit den IT-Diensten
an der Universität ist im Rahmen der Ausschreibung von KW4 bis Ende KW7 2016
(25.01.2016 – 19.02.2016) möglich. In diesem Zeitraum ist sichergestellt, dass für die
notwendigen Prüfungen angemessen (personelle) Ressourcen bereitstehen um das
Verfahren zu betreuen.
Eine Anmeldung zur Teilnahme am Prüfungsverfahren ist ab dem 25.01.2016 per
E-Mail unter der Adresse [email protected] durchzuführen,
sollte aber bis zum 05.02.2016 erfolgt sein, da es sonst zeitlich kaum mehr möglich
ist alle Integrationstests bis zum Ende der Angebotsfrist durchzuführen.
Hermann Schulte-Borchers, IT-Dienste
Ablaufplan zum Prüfungsverfahren Ausschreibung 2016, S. 3 von 4
21.01.2016
Ablaufplan zum Prüfungsverfahren der Ausschreibung Tinte+Toner 2016
4. Kontakt
4.1
Administrativer Kontakt
Bei administrativen Fragen zum Ausschreibungsverfahren oder zu
Bestellvorgängen an der Universität setzen Sie sich bitte mit der
Einkaufsabteilung des Dezernat 2 an der Universität in Verbindung.
Thomas Seeger
Dezernat 2, Einkaufsabteilung
Tel.: 0441 798 4224
eMail: [email protected]
4.2
Prüfungsverfahren IT-Dienste
Das Prüfungsverfahren erfolgt durch die Einrichtung IT-Dienste, Abteilung
Application Services an der Universität.
Hermann Schulte-Borchers
IT-Dienste, Application Services
Tel.: 0441 798 4254
Mail: [email protected]
Hermann Schulte-Borchers, IT-Dienste
Ablaufplan zum Prüfungsverfahren Ausschreibung 2016, S. 4 von 4
21.01.2016

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