Anwenderbericht Rechenzentrum der Finanzverwaltung des Landes NRW Tinte statt Toner Das Rechenzentrum der Finanzverwaltung des Landes Nordrhein-Westfalen (RZF) ist eine Landesoberbehörde und zuständig für die Informationstechnik der Finanzverwaltung mit ihren über 28.000 Mitarbeitern. Ebenso werden am Sitz des RZF in Düsseldorf alle Steuerbescheide für die Bürger des Bundeslandes erstellt. Mit der Einführung des Inkjet-Rollendrucksystems Océ ColorStream 3500 hat das RZF die Produktion der Steuerbescheide grundlegend modernisiert. Kunde Rechenzentrum der Finanzverwaltung des Landes NRW Branche IT-Dienstleister Gründungsjahr 1954 Sitz Düsseldorf Website www.rzf.de “ produziert Steuer”RZF bescheide mit der Océ ColorStream 3500 von Canon Herausforderung Seit fast einem Jahrzehnt hat das RZF in Düsseldorf Drucksysteme des Typs Océ VarioStream 9210 für die Massendruckproduktion eingesetzt. In dieser Zeit hat sich die Technologie des digitalen Rollendrucks stetig weiterentwickelt. „Der Zeitpunkt des Wechsels fiel deshalb für uns zusammen mit der Überlegung, unsere Produktion durch die Einführung der InkjetTechnologie grundlegend moderner zu gestalten“, sagt Harald Schießl, Referatsleiter und verantwortlich für den Druck- und Kuvertierbereich im RZF. Gegen Ende des Jahres 2014 hatten beide tonerbasierte Drucksysteme eine Gesamtleistung von weit über einer Milliarde Druckseiten im Format A4 erreicht. „Gemäß den Vorgaben unserer Verwaltung und der Politik wollten wir zukünftig in der Lage sein, Steuerbescheide optisch ansprechender und verständlicher aufzubereiten und zu produzieren“, so der Referatsleiter. Gleichzeitig sollte der Einkauf von Vordrucken entfallen und damit die bis dato nötige Bevorratung, oft mit Ausschuss verbunden, vermieden werden. Das RZF wollte aus diesem Grund künftig den gesamten Output auf Blankopapier in einem Arbeitsgang produzieren und damit die bisher nötigen Rüstzeiten an den Maschinen einsparen. Auch die Produktion von Kleinstauflagen sollte mit den neuen Drucksystemen möglich werden. Im Rahmen dieser Vorgaben plante das RZF damit eine der größten Modernisierungen der zurückliegenden Jahre. Lösung Aufgrund der guten Erfahrungen mit den bisherigen Systemen entschlossen sich die Verantwortlichen des RZF für den Aufbau von Inkjet-Vollfarb-Druckstraßen auf Basis der Océ ColorStream 3500 mit integrierter Nachverarbeitung. Während einer speziell für Behörden ausgerichteten Veranstaltung hatten sich Harald Schießl und sein Team zuvor von den Vorteilen der Inkjet-Technologie von Canon überzeugt. „Wir können mit Canon zudem den Wechsel stufenweise umsetzen und haben zunächst die Hardware ausgetauscht. Aufgrund der Ähnlichkeit der Systeme war es für uns nämlich möglich, die bestehenden Schnittstellen zu unseren Fachprogrammen vorerst weiter zu nutzen“, erläutert Referatsleiter Schießl. Erst in einem zweiten Schritt werden die Applikationen dahingehend geändert, dass der vollfarbige Output integriert werden kann. Für das kommende Jahr 2016 plant RZF die Begleitschreiben zu ihrer Korrespondenz in 4c zu drucken. Künftig wird das RZF dann auch den Wandel vom derzeitigen transaktionsbasierten Format AFP hin zum PDF-Format vollziehen. Anders als bei AFP mit seinen zahlreichen Metadaten lässt sich dann direkt bei der Erstellung der Druckvorlagen das Resultat am Bildschirm sehen, so wie es dem heutigen Umgang mit Grafikprogrammen entspricht. Für die Drucksteuerung kommt neben den Eigenentwicklungen der Behörde die Software Océ PRISMAproduction zum Einsatz. In den Druckstraßen sind Stanz- und Perforationseinheiten des Herstellers Hunkeler integriert. Den generellen Service im laufenden Betrieb übernehmen Techniker von Canon für die gesamte Produktion einschließlich der Weiterverarbeitungsmodule: „Uns war es wichtig, im Alltag nur einen Ansprechpartner zu haben, um die Prozesse zu vereinfachen“, sagt Harald Schießl. Insgesamt werden zwei Druckstraßen mit je einem Océ ColorStream 3500 Twin beim RZF installiert. “ hat uns bei der Modernisierung unserer Druckprozesse ”Canon optimal beraten und uns die Vorteile der Inkjet-Technologie für den Massendruck verdeutlicht. Der Wechsel zu den neuen Systemen ist reibungslos verlaufen und wir schätzen die Betreuung durch Canon als unseren zentralen Ansprechpartner. Mit den neuen ColorStream-Druckstraßen können wir unseren Output bürgernäher und optisch ansprechender gestalten. Zudem sparen wir Verbrauchskosten in erheblichem Umfang und produzieren umweltfreundlicher. Harald Schießl Referatsleiter, RZF NRW Nutzen Mit dem Umstieg auf die Inkjet-Technologie erzielt das RZF in diesem Bereich bei den Verbrauchskosten im Schnitt eine Einsparung von über 55 Prozent, was einem hohen fünfstelligen Eurobetrag im Jahr entspricht. Die Océ ColorStream 3500 Systeme bieten zudem die Flexibilität, jederzeit den bisherigen Schwarzweißdruck auf Vollfarbproduktion umstellen zu können. Neben Schnelligkeit, Qualität und Wirtschaftlichkeit steht auch der Umweltschutz ganz oben auf der Liste der Vorteile: Die Energiekosten sind deutlich gesunken. Rund 1000 Seiten in der Minute werden auf jeder Druckstraße gedruckt und weiterverarbeitet – diese Geschwindigkeit gilt auch für den Vollfarbdruck. „Das wäre bei tonerbasierten Drucksystemen selbst mit einer Umrüstung nicht möglich gewesen“, erklärt Referatsleiter Schießl. Für die Mitarbeiter des Produktionsbereichs ergeben sich Vorteile, durch die gesunkene Geräuschemission und den Wegfall von Feinstaubemissionen. Vor allem aber bietet die Lösung wesentliche Vorteile in der Handhabung und Gestaltung des Outputs. Farbige Diagramme, die den Bürgern den Steuerbescheid verständlicher machen können oder der farbige Canon Deutschland GmbH Canon Austria GmbH Canon (Schweiz) AG Europark Fichtenhain A10 47807 Krefeld Tel. +49 2151 345 0 Fax +49 2151 345 102 canon.de Oberlaaer Straße 233 A-1100 Wien Canon Helpdesk Tel: 0810 0810 09 (zum Ortstarif) canon.at Richtistrasse 9 8304 Wallisellen Canon Helpdesk Tel: 0848 833 835 canon.ch © Canon Deutschland GmbH 2015 Stand: August 2015 Harald Schießl Referatsleiter, RZF NRW Aufdruck des Landeswappens sind möglich und entsprechen der heute möglichen Gestaltung von Drucksachen. Zudem entfallen wie beabsichtigt sämtliche Vordrucke. Dank des White Paper Konzeptes muss lediglich Blankopapier beschafft werden, was ebenfalls zur Kostenminderung und Vereinfachung der Abläufe beiträgt. „Wir können als Dienstleister künftig auf neue Anforderungen der Verwaltung und der Landesregierung schneller und besser reagieren“, so das Fazit von Harald Schießl. Nicht zuletzt gewinnt das RZF mit dieser Lösung auch die Möglichkeit, künftig in einem erweiterten Rahmen als Dienstleister für andere Behörden aufzutreten.
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