Wie Sie ein internes Wiki aufbauen

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Office
Bauen Sie sich Ihre eigene
Wissensdatenbank auf – internes
Wiki
Jedes Unternehmen hat ein fundamentales Kapital, das auf den ersten
Blick oftmals nicht als solches erkannt wird: das Wissen in den
Mitarbeiterköpfen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre eigene
Wissensdatenbank aufbauen.
Sicherlich kennen Sie bereits den Begriff des Wikis: Dies ist eine Software,
die …
-
-
das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten im Internet oder
Intranet erlaubt und
keine besonderen Programmierkenntnisse voraussetzt.
Das bekannteste Beispiel für ein Wiki ist sicher die Enzyklopädie Wikipedia.
Ursprünglich sind Wikis dazu gedacht, den Austausch von Inhalten und
Dokumenten innerhalb von Arbeitsgruppen zu ermöglichen. Sie eignen sich
aber auch ganz hervorragend als Zettelkasten, da sie …
-
Gedanken, Projekte und Prozesse erfassen und
-
bei Bedarf Kollegen den Zugriff gewähren.
Entscheiden Sie sich
Bei einem Wiki haben Sie prinzipiell die Auswahl zwischen folgenden
Möglichkeiten.
1.
Sie installieren eine entsprechende Software auf dem
Unternehmensnetzwerk. Diese Option besteht aber in der Regel
nur dann, wenn sich Ihr Unternehmen für den Einsatz eines solchen
Wikis generell entscheidet.
2.
Sie nutzen eine sogenannte lokale Installation. Dabei wird das
Wiki auf Ihrem Rechner installiert. Dies ist aufgrund von
1
Nach verschiedenen
Stationen im Sekretariat
arbeitet unsere
Herausgeberin Doris
Bader seit vierzehn
Jahren als
Chefsekretärin in einem
großen
Medienunternehmen
Bestell-Hotline
Wir freuen uns auf Ihren
Anruf unter
089/20603180
Erreichbar Mo.-Fr.
zwischen
9.00 und 17.00 Uhr
Bestellung per eMail:
[email protected]
Bestellung per Fax:
089/23110350
Sicherheitsrestriktionen auch nicht immer ganz einfach.
3.
Sie greifen auf eine sogenannte Hosting-Lösung zurück. Das Wiki
ist auf dem Server des Anbieters installiert und wird von diesem
auch gepflegt. Mit Ihrem Benutzerkonto greifen Sie dann über den
Browser auf Ihre Daten zu.
Damit starten Sie
In diesem Workshop soll das Angebot des Unternehmens PBWiki genutzt
werden, das auch kostenfreie Benutzerkonten anbietet. Ein solches Konto
müssen Sie zunächst einrichten. So gehen Sie dazu vor:
•
Dazu rufen Sie mit Ihrem Browser die Adresse www.pbwiki.com
auf.
•
Direkt auf der Startseite des Anbieters finden Sie den Schalter
Create a wiki, auf den Sie einmal klicken.
•
Damit gelangen Sie zu einer übersichtlichen Bildschirmmaske, die
Sie ausfüllen. Nachdem Sie das Formular abgeschickt haben,
müssen Sie etwas warten, denn PBWiki sendet Ihnen an die von
Ihnen angegebene E-Mail-Adresse eine Nachricht, die Sie zunächst
abwarten, um den darin enthaltenen Link zu bestätigen.
•
Mit einem Klick auf den Link gelangen Sie zu einem weiteren
Einrichtungsschritt.
•
Hier legen Sie fest, ob das Wiki öffentlich oder privat sein soll.
Entscheiden Sie sich hier für private, Sie können später dennoch
Personen einladen, die an dem Wiki mitarbeiten sollen. Außerdem
müssen Sie den Benutzungsbedingungen zustimmen. Klicken Sie
danach auf die Schaltfläche Next .
•
Sie gelangen auf eine Seite, auf der Sie den Leistungsumfang des
Wikis definieren. Es werden Ihnen dort drei verschiedene
kostenpflichtige Varianten angeboten. Wenn Sie später einmal
mehr Leistung für sich und Ihre Arbeit benötigen, können Sie immer
noch umsteigen. Klicken Sie also am Ende der Seite auf den
Eintrag No thanks, just take me to my wiki.
Lassen Sie sich nicht irritieren
Erst jetzt betreten Sie Ihr persönliches Wiki. Wenn Sie sich einmal die
Adressleiste Ihres Browsers ansehen, stellen Sie fest, dass sich dort
dessen Name (http://name_des_wikis.pbwiki.com) findet.
Auf den ersten Blick scheint die Startseite sehr unübersichtlich und
verwirrend zu sein. Das liegt daran, dass die Betreiber Ihnen möglichst
viele Informationen bereits auf dieser ersten Seite anbieten wollen. Lassen
Sie sich davon nicht irritieren.
1.
Am rechten oberen Rand der Seite finden Sie den Link Create a
page.
2.
Klicken Sie einmal darauf, um Ihrem Wiki eine neue Seite
2
hinzuzufügen.
3.
Damit gelangen Sie zu einer Übersicht der Eigenschaften der
neuen Seite. Vergeben Sie hier zunächst einen Namen, etwa
„Ideen“ .
4.
Die Betreiber haben einige Vorlagen zusammengestellt. Diese
sogenannten Templates werden Ihnen am unteren Rand
angeboten. Der Einfachheit halber belassen Sie es bei der Option
No Template und klicken den Schalter Create New Page.
Damit haben Sie die neue Seite angelegt, auf der Sie nun arbeiten können.
Hierfür steht Ihnen ein kleiner Editor zur Verfügung, der entfernt an eine
Textverarbeitung wie Word erinnert:
•
So finden Sie Icons, mit denen Sie Schriftpassagen fetten oder
Nummerierungen erzeugen.
•
Überschriften oder ähnliche Formate erzeugen Sie mit den
Optionen aus dem Listenfeld, das unter Format zu finden ist.
•
Haben Sie die Bearbeitung abgeschlossen, klicken Sie einmal auf
den kleinen Schalter Save am unteren Bildschirmrand.
Erkennen Sie die vielfältigen Möglichkeiten
Das Besondere an einem Wiki besteht ja unter anderem darin, dass Sie
jederzeit eine Seite bearbeiten können. Dies ist auch in diesem Fall so. Am
oberen Rand jeder Seite befindet sich der Eintrag Edit, über den Sie den
Editor aufrufen und die Inhalte der Seite verändern können.
Auch Grafiken können Sie auf den Seiten platzieren.
PRAXIS-TIPP: Wenn Sie viel von dieser Option Gebrauch machen, ist es
allerdings möglich, dass Sie von PBWiki eine Fehlermeldung erhalten, dass
der Speicherplatz erschöpft ist. In diesem Fall müssen Sie also an anderer
Stelle entweder Grafiken wieder entfernen oder Sie entscheiden sich für ein
kostenpflichtiges Benutzerkonto, das Ihnen mehr Speicherplatz einräumt.
So bauen Sie Grafiken ein:
•
Wechseln Sie mit einem Klick auf Edit zunächst in den
Bearbeitungsmodus der Seite.
•
Auf der rechten Seite befindet sich ein kleiner Container, in dem
Sie den Eintrag Insert Links vorfinden.
•
Klicken Sie dort auf den Eintrag Images and files.
•
Mit einem Druck auf Durchsuchen öffnet sich der Dateidialog Ihres
Systems. Navigieren Sie damit zur Datei, die Sie nutzen wollen und
verlassen Sie den Dialog mit Ok.
•
Klicken Sie auf Upload. Ihre Abbildung wird übertragen.
•
Um sie auf der Seite einzufügen, klicken Sie auf den Dateinamen
aus diesem rechten Bereich.
•
Wenn Ihnen die Größe der Abbildung auf der Seite nicht gefallen
3
sollte, markieren Sie die Grafik durch einen einfachen Mausklick.
Wie aus Ihrer Textverarbeitung gewohnt, wird nun ein Rahmen
sichtbar, über dessen Eckpunkte Sie die Grafikgröße verändern
können.
Diesen Vorteil können Sie nutzen
Gegenüber einem klassischen Zettelkasten ist das Wiki durch seine
Fähigkeit überlegen, die Informationen miteinander zu vernetzen. Einen
solchen Link setzen Sie ebenfalls problemlos in Ihrem Wiki. Und so geht’s:
1.
Wenn noch nicht geschehen, wechseln Sie in den
Bearbeitungsmodus der Seite.
2.
Markieren Sie ein Wort oder eine Zeichenfolge, die später als
Hyperlink dienen soll.
3.
Klicken Sie im Editor auf das kleine Symbol einer Weltkugel.
4.
Es öffnet sich ein kleiner Dialog. Unter Type entscheiden Sie sich
für PBWiki Page, wenn Sie einen Verweis auf ein Dokument setzen
wollen. Führt der Link dagegen in das Internet, ist der Eintrag URL
korrekt.
5.
Unter Page entscheiden Sie darüber, welchen Namen Sie für die
bereits angelegte Seite, auf die Sie verweisen wollen, vergeben
wollen. Mit einem Klick auf OK übernehmen Sie dann die
Angaben.
6.
Wenn Sie den Bearbeitungsmodus der Seite verlassen, ist der Link
bereits aktiviert.
PRAXIS-TIPP: Als Alternative können Sie auch einen Text in einem
Dokument markieren und aus dem rechten Bereich der Seite unter Insert
links im Register Pages auf die Bezeichnung der Seite klicken.
Teilen Sie Ihr Wissen
Auch wenn Sie das Wiki vielleicht zunächst nur allein nutzen wollen, besteht
prinzipiell immer die Möglichkeit andere dazu einzuladen. Dabei müssen
Sie …
-
sich nicht um das Verschicken von Dateien kümmern und auch
-
nicht darauf achten, ob auch jeder Mitarbeiter über die aktuelle
Version eines Dokuments verfügt.
So laden Sie weitere Bearbeiter zu Ihrem Zettelkasten ein:
•
In der Funktionsleiste am rechten Rand Ihres Wikis befindet sich
der Container Share this wiki. Dort tragen Sie nun die Mailadresse
eines weiteren Autoren ein und klicken auf den Schalter Add.
•
Daraufhin wird eine E-Mail an die Person versandt, die einen Link
enthält.
•
Mit einem Klick darauf, gelangt die eingeladene Person zu einer
4
stark verkürzten Anmeldeseite, auf der er lediglich einen
Benutzernamen und ein Passwort vergibt und dann bereits mit der
Bearbeitung von Inhalten beginnen kann.
Besuchen Sie uns im Internet unter: www.sekretaerinnen-service.de
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