Automatisierte Posteingangsverarbeitung

Automatisierte Posteingangs –
Verarbeitung
Eingehende Dokumente intelligent klassifizieren mit dem ELO DocXtractor II
Edith Egger
Projektmanagement DocXtractor II
[email protected]
Automatisierte
Dokumenten-Verarbeitung
strukturierte und
unstrukturierte Information
aus beliebigen Quellen
Inhalte arbeitsfähig machen…
Information erschließen
Information bereitstellen
Information organisieren
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
2
Automatisierte
Dokumenten-Verarbeitung
Formular
Teilstrukturiertes Dokument
Free-Form Dokument
Input-Medien: Papier, E-Mail, Fax etc.
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
3
Automatisierte
Dokumenten-Verarbeitung
Einbettung von DocXtractor II in den Gesamtprozess beim Kunden
Import
automatische Dokumentverarbeitung mit DocXtractor II
Export
ERP
Papier
Export
Scanner
Import
Fax
Datenbank
Automatische
Workflow
Analyse
Fax-Server
Archiv
Nachbearbeitung
E-Mail
Mail-Server
Konfiguration
Administration
Elektronische Dokumente
Automatisierte
Prozessansteuerung
oder
Sachbearbeiter
DocXtractor II automatisiert den Klassifikationsprozess und stellt die gewünschten
Informationen aus Dokumenten elektronisch zur Verfügung.
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
4
Automatisierte
Dokumenten-Verarbeitung
Informationsextraktion
Lokalisierung
der Datenfelder
OCR-Resultat
P e tz, Erwin
Rechnungsnummer
Ansprechpartner
94,80
Position 1
190,80
Position 2
7929418
44,0 8
Betrag
Entsorgung
Mehrwertsteuer
337,82
Gesamtbetrag
8,16
Informationsextraktion auf Basis eines klassisch layoutbasierten Ansatzes
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
5
Automatisierte
Dokumenten-Verarbeitung
Beispiel: Top-Down-Suche auf dem gesamten Dokument
Stammdaten
Ort
Konto
Strasse PLZ
Firmenname
BLZ
Thomas Cook AG Zimmerstr 61440 Oberursel 20041111 4786543
Adolf Würth GmbH Postfach 74650 Künzelsau 62091800 10681000
Voith AG
Pöltenerstr 74650 Künzelsau 62091800 21389700
Pacalstr. 70569 Stuttgart 70540660 518378908
BMW AG
.....
Position der Felder muss nicht bekannt sein
Ideal für Freiform und Rechnungsbelege
Unscharfe Suche (tolerant gegen OCR-Fehler
und Schreibvarianten)
Qualitativ hochwertige Ergebnisse ohne
Trainingsaufwand
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
6
Automatisierte
Dokumenten-Verarbeitung
Automatisierte Qualitätssicherung und Verifikation der Informationen
Rechnungsnummer
Ansprechpartner
7929418
Position 1
94,80
Position 2
190,80
7929418
StammdatenP e tz, Erwin
Betrag
Entsorgung
Mehrwertsteuer
44,0 8
Gesamtbetrag
337,82
8,16
Abgleich
P ee tz, Erwin korr.
94,80
Automatische Prüfung
190,80
8,16
Logische
Prüfungen
44,0 6
korr.
337,82
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
7
Automatisierte
Dokumenten-Verarbeitung
Live Demo…
Eingangsrechnungen
Posteingangsverarbeitung
Formularverarbeitung
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
8
Automatisierte
Dokumenten-Verarbeitung
Rechnungen für die visuelle Überprüfung (Scanergebnis) sind in der Postbox in ELO vorhanden
und werden an den DocX einzeln oder in Stapeln übergeben
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
9
Automatisierte
Dokumenten-Verarbeitung
Rechnungen wurden analysiert und bei Unsicherheiten an den Verifier übergeben.
Durch Rechnungsstapel markieren und doppelklicken oder auf „Verifizieren“ Button drücken
kann der Stapel im Verifier bearbeitet werden.
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
10
Automatisierte
Dokumenten-Verarbeitung
Rechnungsinformationen verifizieren im DocX Verifier
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
11
Automatisierte
Dokumenten-Verarbeitung
Beispiele einer Formularverarbeitung (inkl. Klassifizierung) mit dem ELO DocXtractorII
erkannte Klasse:
“Abmeldung_KL“
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
12
Automatisierte
Dokumenten-Verarbeitung
Beispiele einer Formularverarbeitung (inkl. Klassifizierung) mit dem ELO DocXtractorII
erkannte Klasse:
“FB_Steuer_Erfassung“
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
13
Automatisierte
Dokumenten-Verarbeitung
Beispiele einer freien Posteingangsverarbeitung mit dem ELO DocXtractorII
erkannte Klasse: “Adresse“,
damit wird nach einer neuen
Anschrift am Beleg gesucht
und Daten gefunden, die
wiederum weiter verarbeitet
werden können.
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
14
Automatisierte
Dokumenten-Verarbeitung
Beispiele einer freien Posteingangsverarbeitung mit dem ELO DocXtractorII
erkannte Klasse: “Konto“,
damit wird nach einer neuen
Bankverbindung am Beleg
gesucht / gefunden
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
15
Automatisierte
Dokumenten-Verarbeitung
Workflow-Management
ELO
SAP
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
16
Automatisierte
Dokumenten-Verarbeitung
Zurück im ELO: unter „Aufgaben“ Registerkarte des Mitarbeiters können die
ELO Standard - Workflow Funktionalitäten verwendet werden (Weiterleiten, Delegieren ...)
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
17
Automatisierte
Dokumenten-Verarbeitung
Verwendung der ELO-Workflow–Eingangsrechnungs-Maske zur Befüllung
kundenspezifischer Daten (Kostenstelle, Kostenträger...) während des Freigabeprozesses
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
18
Automatisierte
Dokumenten-Verarbeitung
Dienst zur Übergabe der DocXtractor extrahierten Daten in die ELO Verschlagwortungsmaske,
Starten von Workflows, Datenübergabe für ERP und FIBU Systeme
Alle Felder kundenspezifisch
konfigurierbar!!
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
19
DocXtractor Invoice Pilot SAP
1
Bestellung
2
Rechnungseingang
Lieferung
3a
Automatischer
Rechnungsleser
Inhaltliche
Kontrolle
Archive
Link
Integrierte Weiterverarbeitung im SAPSystem
3b
4
Sachliche
Prüfung
5
Klärung &
Genehmigung
Buchung
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
Zahlung
Archiv
20
Invoice Management for SAP
1
2
Rechnungs
-eingang
3b
3a
Automat.
Rechngungsleser
Inhaltliche
Kontrolle
Extraktion &
Verifikation
4
Sachliche
Prüfung
5
Klärung &
Genehmigung
Buchung
Mehrstufiger Rechnungsfreigabe-WF und Überwachung
Buchhaltung
Einkauf /
Fachabteilung
Buchhaltung
Rechnungseingangsbuch
Reporting
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
21
Benutzer im Rechnungsworkflow
3
4
5
Klärung & Genehmigung
Buchung
Einkauf / Fachabteilung
Buchhaltung
Sachliche Prüfung
Buchhaltung
Buchhaltung
Frau Ritter
Einkauf
Herr Weimer
Fachabteilung
Herr Hartmann
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
Teamleitung
Frau Mayer
Buchhaltung
Frau Ritter
22
Welcher Benutzer nutzt welche Komponente ?
Verifier
INVOICE INVOICE INVOICE INVOICE
Validator Ledger Controller Inspector
INVOICE
Web
Inspector
Buchhaltung
Fachabteilung
(Genehmiger)
Einkauf
(Genehmiger)
Betriebsprüfer
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
23
Welche Komponente bietet welche Funktionalität?
Verifier
INVOICE
Validator
INVOICE
Ledger
INVOICE
Controller
INVOICE
Inspector
INVOICE
Web Inspector
Extrahierte
Daten prüfen
Rechnungsdaten
ergänzen
Rechnungsüberblick
Genehmiger
zuweisen
Sachkonto
zuweisen
Siehe INVOICE
Inspector
§14 UStG
Ablehnung
anstoßen
Bestellungen
zuordnen
Bearbeitungsstatus anzeigen
Verlauf der
Bearbeitung
einsehen
Kostenstelle
zuweisen
Vertreter
einrichten
Fehler in
Rechnungen
identifizieren
Steuerkennzeichen
anpassen
Skontowarnungen
einsehen
Lieferantenanschreiben
erstellen
Positionen
splitten/ kürzen/
ablehnen
E-Mail
Konfiguration
vornehmen
Rechnungstyp
ändern (FI/MM)
Workflowprotokoll sichten
In Buchungstransaktion
übernehmen
Positionen
freigeben
Zu Korrekturanforderung
springen
Lieferantenanschreiben
sichten
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
Verlauf der
Bearbeitung
einsehen
24
Ablauf der Bearbeitung einer FI-Rechnung
Sachliche Prüfung
Buchhaltung
Buchhaltung
Frau Ritter
Klärung & Genehmigung
Buchung
Einkauf / Fachabteilung
Fachabteilung
Herr Hartmann
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
Buchhaltung
Teamleitung
Frau Mayer
Buchhaltung
Frau Ritter
25
Ablauf der Bearbeitung einer FI-Rechnung
Buchhaltung
Rechnungsüberblick im
Rechnungseingangsbuch
Ampel zur Fälligkeit
Verarbeitungsstatus
Zuständigkeit
Öffnen der Rechnung im
INVOICE Controller
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
26
Ablauf der Bearbeitung einer FI-Rechnung
Buchhaltung
•
•
Genehmiger eintragen
Genehmigungsprozess
anstoßen
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
27
Ablauf der Bearbeitung einer FI-Rechnung
Fachabteilung
•
•
Benachrichtigung über
offene Aufgabe im
Business Workplace
Öffnen der Rechnung
im INVOICE Inspector
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
28
Ablauf der Bearbeitung einer FI-Rechnung
Fachabteilung
•
•
•
Zeile splitten
Erfassen des
Sachkontos und der
Kostenstellen
Rechnung freigeben
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
29
Ablauf der Bearbeitung einer FI-Rechnung
Teamleitung
•
•
Öffnen der Rechnung
im INVOICE Web
Inspector
Bestätigen der
Freigabe der
Fachabteilung
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
30
Ablauf der Bearbeitung einer FI-Rechnung
Buchhaltung
•
•
Prüfung der
Änderungen durch
Genehmiger
Übernahme der Daten
in die
Buchungstransaktion
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
31
Ablauf der Bearbeitung einer FI-Rechnung
Buchhaltung
•
Buchung der
Rechnung direkt
in SAP
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
32
Ablauf der Bearbeitung einer MM-Rechnung
Sachliche Prüfung
Klärung & Genehmigung
Buchhaltung
Buchhaltung
Frau Ritter
Buchung
Buchhaltung
Einkauf
Herr Weimer
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
Buchhaltung
Frau Ritter
33
Ablauf der Bearbeitung einer MM-Rechnung
Buchhaltung
Rechnungsüberblick im
Rechnungseingangsbuch
Verarbeitungsstatus
Zuständigkeit
Aktuell keine Bearbeitung durch
Buchhaltung erforderlich >
Genehmiger automatisch
zugewiesen
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
34
Ablauf der Bearbeitung einer MM-Rechnung
Einkauf
•
•
Benachrichtigung über
offene Aufgabe im
Business Workplace
Öffnen der Rechnung
im INVOICE Inspector
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
35
Ablauf der Bearbeitung einer MM-Rechnung
Einkauf
•
•
Kürzen der Menge
bei einer
Rechnungsposition
Anschließend
Freigeben der
Rechnung
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
36
Ablauf der Bearbeitung einer MM-Rechnung
Buchhaltung
•
•
Prüfung der
Änderungen durch
Genehmiger
Übernahme der
Daten in die
Buchungstransaktion
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
37
Ablauf der Bearbeitung einer MM-Rechnung
Buchhaltung
•
Buchung der
Rechnung direkt
in SAP
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
38
Was noch interessant ist…
1
Mobile Capture
2
Web-Verifier
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
3
Release 4.3
39
Was noch interessant ist…
1
Mobile Capture
2
Web-Verifier
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
3
Release 4.3
40
Wandel
Kommunikationsverhalten
Kunde
Traditionelle
Kommunikationskanäle
Neue
Kommunikationskanäle
Unternehmen
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
Schneller
Informeller
Unmittelbarer
Individualisierter
Rein elektronisch
Zeit- und ortsunabhängig
41
Mobile Capture
Versicherungen
Medizinische
Leistungsbeleg
e
Banken
AUs
Anträge
Kamerabasierte
Erfassung
Übermittlung
Info & Service
IDDokumente
Formulare
Rechnungen
Arbeitgeber
Behörden
Zahlungsbelege
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
42
DocXtractor CAPTURE im
Multikanal-Inputmanagement
DocXtractor CAPTURE fungiert als weiterer
Input-Kanal
Potenziell für alle DocXtractor Analyseprodukte
einsetzbar
Optional kann auch ein Rückkanal realisiert
werden
Statusmeldungen
Analyse
Sachbearbeitung,
Archiv, etc.
Verifikation
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
43
Was noch interessant ist…
1
Mobile Capture
2
Web-Verifier
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
3
Release 4.3
44
Oberflächenkonzept
Usability & User Experience
Intuitive Bedienbarkeit
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
45
Arbeitsvorrat & Stapelauswahl
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
46
Erfassung Kopf- & Fußdaten
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
47
§14 Prüfung
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
48
Was noch interessant ist…
1
Mobile Capture
2
Web-Verifier
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
3
Release 4.3
49
AutoClassifier 4.3
• Überarbeitete Trainingsoberfläche
Intuitiv, übersichtlich &
effizient
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
50
AutoClassifier 4.3
• Intelligente proaktive Trainingsunterstützung durch
Active Learning
Manuelle Sichtung,
Auswahl, & Klassifikation
von Beispieldokumenten
Bereitstellung von
klassifizierten Trainingsdaten
Deutlich einfacheres Training
Dramatisch reduzierter Trainingsaufwand
Autoclassifier
Archiv,
Dateisystem, etc.
Signifikant kleinere Trainingsmengen
Active Learning
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
51
AutoClassifier 4.3
• Optimierte Klassifikation von E-Mails
Effektives und transparentes
Training für E-Mails
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
52
AutoClassifier 4.3
• Lernen im laufenden Betrieb
Import
Effizientes
regelmäßiges
Neutraining
Analyse
Verifikation
Trainingsdokumente
Automatisches Sammeln
von optimalen
Trainingsdokumenten
Stetige Verbesserung der Klassifikationsraten
Export
Qualitätssicherung bei Dokumentänderungen
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
53
Kundennutzen AutoClassifier 4.3
Klassifikationsrate
Stark reduzierter Trainingsaufwand
Verbesserte Klassifikationsraten
Deutlich kleinere Trainingsmengen
AutoClassifier AutoClassifier
4.3
4.2
ELO ECM Fachkongress 2015 | www.elo.at
Trainingsaufwand
54
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Haben Sie noch Fragen?
ELO Digital Office GmbH, Tübinger Straße 43, D-70178 Stuttgart
ELO Digital Office AT GmbH, Leonfeldner Straße 2-4, A-4040 Linz
ELO Digital Office CH AG, Industriestrasse 50b, CH-8304 Wallisellen
Die ELO Homepage finden Sie unter: www.elo.com
ELO Digital Office, das ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional und ELOenterprise sind Marken der ELO Digital Office GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern.
Microsoft®, MS®, Windows®, Word® und Excel®, PowerPoint®, SharePoint®, Navision® sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern.
Weitere Unternehmens-, Produkt- oder Servicenamen können Marken anderer Hersteller sein.
Diese Veröffentlichung dient nur der unverbindlichen allgemeinen Information und ersetzt nicht die eingehende individuelle Beratung. Die in dieser Veröffentlichung enthaltenen
Informationen können jederzeit, auch ohne vorherige Ankündigung, geändert werden. Insbesondere können technische Merkmale und Funktionen auch landesspezifisch variieren.
Aktuelle Informationen zu ELO Produkten, Vertragsbedingungen und Preisen erhalten Sie bei den ELO Gesellschaften und den ELO Business-Partnern und/ oder ELO ChannelPartnern. Die Produktinformationen geben den derzeitigen Stand wieder. Gegenstand und Umfang der Leistungen bestimmen sich ausschließlich nach den jeweiligen Verträgen.
Die Einhaltung bestimmter Rechtsvorschriften von Produkten und sonstigen Leistungen wird seitens ELO weder gewährleistet, noch garantiert oder als Eigenschaft zugesichert. Der
Kunde ist für die Einhaltung anwendbarer Sicherheitsvorschriften und sonstiger Vorschriften des nationalen und internationalen Rechts verantwortlich.
Änderungen, Irrtümer und Druckfehler bleiben vorbehalten. Nachdruck und Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung der ELO Digital Office GmbH.
© Copyright ELO Digital Office GmbH 2015. Alle Rechte vorbehalten.

Download Report