Buchungstexte in Agenda FIBU

Buchungstexte in Agenda FIBU
Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr. 1213
Inhaltsverzeichnis
1.
Ziel
2
2.
Vorgehensweise
2
2.1.
Feld »Buchungstext« mit 30 bzw. 80 Zeichen
3
2.2.
Buchungstext aus Liste vorschlagen
4
2.3.
Automatischen Buchungstext erzeugen
5
2.4.
Buchungstext mit Tastenkürzel erzeugen
6
2.5.
Buchungstext zum Konto hinterlegen und erzeugen
7
2.6.
Buchungstext aus einer anderen Buchung kopieren
8
2.7.
Buchungstext im Kontoauszugs-Manager
9
3.
Details
10
3.1.
Tastaturbefehle im Feld »Buchungstext«
10
3.2.
Jahresübernahme der Buchungstextliste
10
3.3.
Buchungstexte bearbeiten und löschen
11
3.4.
Buchungstexte aus einem anderen Mandanten duplizieren
13
4.
Wichtige Informationen
13
Autor: JN / 26.10.2015
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
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Info für Anwender Nr. 1213
1.
Ziel
Das Info beschreibt, welche Möglichkeiten Sie haben, um das Feld »Buchungstext« zu füllen.
Buchungstexte können zu den Buchungen:
§ manuell erfasst werden
§ vorgeschlagen werden
§ automatisch erzeugt werden.
Die Verwendung von Vorschlägen oder automatischen Buchungstexten erleichtert Ihre Arbeit während
der Erfassung von Buchungen.
Vorschläge für die Buchungstexte
Hierbei erfassen Sie nur die Anfangsbuchstaben. Vorschläge kommen aus einer Liste. Diese Liste
entsteht durch Ihre bereits verwendeten Buchungstexte.
Automatische Buchungstexte
Die automatischen Buchungstexte werden erzeugt:
§ aus Geschäftsvorfällen (z. B. Zahlungseingang)
§ mit Tastenkürzel
§ aus dem verwendeten Konto
Vorschläge und automatische Buchungstexte können jederzeit geändert werden.
2.
Vorgehensweise
Überblick
1. Feld »Buchungstext« mit 30 bzw. 80 Zeichen
2. Buchungstext aus Liste vorschlagen
3. Automatischen Buchungstext erzeugen
4. Buchungstext mit Tastenkürzel erzeugen
5. Buchungstext zum Konto hinterlegen und erzeugen
6. Buchungstext aus einer anderen Buchung kopieren
7. Buchungstext im Kontoauszugs-Manager
Autor: JN / 26.10.2015
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Seite 3
Info für Anwender Nr. 1213
2.1.
Feld »Buchungstext« mit 30 bzw. 80 Zeichen
Im Feld »Buchungstext« können wahlweise maximal 30 oder 80 Zeichen erfasst werden:
»Hauptmenü | Stammdaten | Mandanten-Programmdaten | Register: Allgemein«.
Thema
Beschreibung
Umstellung zwischen 30 und 80
Zeichen
1.
»Hauptmenü | Stammdaten | Mandanten-Programmdaten |
Register: Allgemein«.
2. Kontrollkästchen <Buchungstext mit 80 Zeichen> anhaken.
Hinweis
Bei der Umstellung von 80 auf 30 Zeichen bleiben bereits
erfasste Buchungstexte unberührt. Die Umstellung betrifft nur
neue Buchungstexte.
Abgeschnittene Buchungstexte
Buchungstexte mit 80 Zeichen erfordern bei einigen Auswertungen
die Ausgabe im Querformat. Werden Buchungstexte abgeschnitten,
wählen Sie in den Druck- bzw. Kanzleioptionen die Option
<Ausgabe im Querformat> (im Register »Format«).
Begrenzte Zeichenzahl
Beim Import bzw. Export von Buchungen über eine Schnittstelle
werden die ersten 30 Zeichen aus- bzw. eingelesen.
Autor: JN / 26.10.2015
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Info für Anwender Nr. 1213
2.2.
Buchungstext aus Liste vorschlagen
»Hauptmenü | Stammdaten | Buchungserfassung | Buchungskreise | Register: Buchungskreis |
Option: Buchungstext mit Listenfeld«
Mit der Option <Buchungstext mit Listenfeld> vervollständigt sich der Buchungstext nach der Eingabe
des Anfangsbuchstabens.
Mit der automatischen Buchungstexterkennung werden schon während der Eingabe mögliche Texte
angeboten. Dabei werden bereits erfasste sowie in den Stammdaten manuell angelegte Buchungstexte
gesucht und vorgeschlagen.
Thema
Beschreibung
Aktivierung
Über die Hauptansicht
»Hauptmenü | Stammdaten | Buchungserfassung |
Buchungskreise | Register: Buchungskreis | Option:
Buchungstext mit Listenfeld«
Innerhalb der Buchungserfassung
»Buchungserfassung | Stammdaten | Erfassungsvorbelegung |
Register: Buchungskreis | Option: Buchungstext mit Listenfeld«
Die Option <Buchungstext mit Listenfeld> ist bei allen neu
angelegten Mandanten und bei neu angelegten Buchungskreisen
automatisch aktiv.
Kontrolle: Öffnen der Option aus der Buchungserfassung über
Taste <E>.
Buchungstext des Listenfelds
bearbeiten
Siehe Details – Buchungstexte bearbeiten.
Anzeige von bereits verwendeten Buchungstexten
Zusätzlich können Sie in der Buchungserfassung eine Übersicht mit den bereits erfassten Texten öffnen
und daraus einen Buchungstext wählen.
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Info für Anwender Nr. 1213
2.3.
Automatischen Buchungstext erzeugen
Bei Buchungen mit Personenkonten kann der Buchungstext automatisch erzeugt werden. Dabei werden
die Art des Geschäftsvorfalls und die Bezeichnung des Personenkontos im Buchungstext vermerkt.
Beispiel
Wir verbuchen einen Zahlungseingang unseres Debitoren L+L GmbH mit der Nr. 10000 an ein
beliebiges Finanzkonto.
Durch die Konstellation »Debitor« an »Finanzkonto« erkennen wir den Geschäftsvorfall des
Zahlungseingangs (Kürzel »ZE«) und bilden mit diesen Informationen automatisch den Buchungstext
»ZE L+L GmbH«.
Hinweis
In Verbindung mit dem Kontoauszugs-Manager kann die Kontierung eines Personenkontos auch
aufgrund eines Vergleichstexts erfolgen.
Weitere Geschäftsvorfälle:
Geschäftsvorfall
Kürzel
Buchungstext
Rechnungseingang
RE
RE-L+L GmbH
Rechnungsausgang
RA
RA-L+L GmbH
Zahlungseingang
ZE
ZE-L+L GmbH
Zahlungsausgang
ZA
ZA-L+L GmbH
Gutschriften
GU
GU-L+L GmbH
Rücklastschrift
RL
RL-L+L GmbH
Thema
Beschreibung
Aktivierung
Über die Hauptansicht
»Hauptmenü | Stammdaten | Buchungserfassung |
Buchungskreise | Register: Buchungskreis | Option:
Automatischer Buchungstext«
Innerhalb der Buchungserfassung
»Buchungserfassung | Stammdaten | Erfassungsvorbelegung |
Register: Buchungskreis | Option: Automatischer Buchungstext«
Die Option <Automatischer Buchungstext> wird bei der Neuanlage
eines Mandanten automatisch in jedem Buchungskreis – bis auf die
Freie Erfassung – gesetzt.
Autor: JN / 26.10.2015
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2.4.
Buchungstext mit Tastenkürzel erzeugen
Für eine effizientere Arbeitsweise können Buchungstexte mit einem Kürzel versehen und in der
Buchungserfassung mit der Funktionstaste <F7> eingefügt werden.
Beispiel
Für den Geschäftsvorfall »tanken PKW« wollen Sie einen Buchungstext mit dem Kürzel »1« einrichten
und verwenden.
1. Buchungstext mit Tastenkürzel anlegen
1.
»Hauptmenü | Bearbeitung | Buchungserfassung | Stammdaten | Buchungstexte | Datei | Neu«.
2. Kürzel erfassen:
Kürzel sind maximal zweistellig und können alphanumerisch erfasst werden
(z. B. 1, 11, 1A, A oder AA).
3. Bezeichnung
Erfassen Sie hier den Buchungstext.
4. Speichern
und schließen
.
2. Kürzel anwenden
1.
»Buchungserfassung | Erfassungszeile | Feld: Buchungstext«.
2. Kürzel erfassen.
3. Taste <F7> drücken.
4. Der hinterlegte Buchungstext wird eingefügt und der Buchungssatz kann mit der Eingabetaste
abgeschlossen werden.
Autor: JN / 26.10.2015
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2.5.
Buchungstext zum Konto hinterlegen und erzeugen
Mit dieser Funktion ordnen Sie einem Buchungstext ein Sachkonto zu. Wird dieses Konto anschließend
in einer Buchung als Gegenkonto erfasst, wird automatisch der hinterlegte Buchungstext vorgeschlagen.
Beispiel: Für den Geschäftsvorfall »privat Entnahme« soll dem Sachkonto 2100 (SKR 04 –
Privatentnahmen allgemein) der passende Buchungstext hinterlegt werden.
1. Buchungstext zum Konto hinterlegen
1.
»Hauptmenü | Bearbeitung | Buchungserfassung | Stammdaten | Buchungstexte | Datei | Neu«.
2. Kürzel erfassen.
3. Bezeichnung: Erfassen Sie hier den Buchungstext.
4. BU (Optional).
Hinweis
Ist im Buchungstext bei »BU« ein Steuerschlüssel hinterlegt, wird der Buchungstext nur
vorgeschlagen, wenn der Buchungsschlüssel auch in der Buchung verwendet wird.
5. Konto erfassen.
6. Speichern
und schließen
.
2. In der Buchungserfassung anwenden
»Buchungserfassung | Erfassungszeile | Feld: Gegenkonto«.
Sobald Sie nun das betroffene Sachkonto im Feld »Gegenkonto« erfassen, wird sofort der hinterlegte
Buchungstext vorgeschlagen.
Hinweis
Diese Funktion greift nur im Feld »Gegenkonto«.
Autor: JN / 26.10.2015
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Info für Anwender Nr. 1213
2.6.
Buchungstext aus einer anderen Buchung kopieren
Buchungstexte können durch Ziehen und Ablegen (Drag and Drop) aus einer anderen Buchung
übernommen werden.
Buchungstexte aus einer anderen Buchung kopieren
1.
»Buchungserfassung | Erfassungszeile | Feld: Buchungstext«.
2. Klicken Sie auf den Buchungstext einer anderen Buchung und halten Sie die linke Maustaste
gedrückt.
3. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und platzieren Sie den Mauscursor in der Erfassungszeile
im Feld »Buchungstext«.
4. Lassen Sie die linke Maustaste los und der Buchungstext wird kopiert.
Autor: JN / 26.10.2015
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2.7.
Buchungstext im Kontoauszugs-Manager
»Hauptmenü | Stammdaten | Mandanten-Programmdaten | Register: Kontoauszugs-Manager |
Option: Als Buchungstext übernehmen«
Im Kontoauszugs-Manager wird der Buchungstext abhängig von der Kontierungsart erzeugt. Hierbei
unterscheidet man zwischen:
§ Vergleichstext und
§ Offene-Posten-Suche und manuelle Kontierung.
Vergleichstext
Der Buchungstext stammt aus dem angelegten Vergleichstext.
Nr. 1207 Vergleichstexte
Offene-Posten-Suche und manuelle Kontierung
In den Buchungsvorschlägen richtet sich der Buchungstext immer nach den Einstellungen in den
Mandanten-Programmdaten. Mehr dazu: Nr. 1180 Zusatzmodul: Kontoauszugs-Manager.
§ Verwendungszweck aus Kontoauszug
§ Auftraggeber aus Kontoauszug
Option: <Automatischer Buchungstext bei Personenkonten>.
Tipp
Mit Agenda BANK ONLINE werden Ihre Kontoauszüge im MT940-Format importiert, dabei stehen
Ihnen alle Zusatzfelder wie Verwendungszweck und Auftraggeber automatisch zur Verfügung.
Hinweis
Werden die Kontoauszüge im CSV-Format eingelesen, müssen für den Buchungstext die Felder
»Verwendungszweck« und »Auftraggeber« in der Definitionsdatei manuell hinterlegt werden.
Autor: JN / 26.10.2015
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Info für Anwender Nr. 1213
3.
Details
Überblick
1. Mögliche Tastaturbefehle im Feld »Buchungstext«
2. Buchungstextliste Jahresübernahme
3. Buchungstexte bearbeiten und löschen
4. Buchungstexte aus einem anderen Mandanten duplizieren
3.1.
Tastaturbefehle im Feld »Buchungstext«
Tastenkürzel
Funktion
<F3>
Öffnet die Übersicht der angelegten Buchungstexte.
Erfasstes Kürzel + <F7>
Der hinterlegte Buchungstext wird übernommen.
<F8>
Die Kontenbezeichnung des Gegenkontos wird als Buchungstext
übernommen.
<F9>
Feldkopie
<Alt>+<F9>
Der Buchungstext aus der geöffneten Kontenansicht wird übernommen.
<F11>
Der automatische Buchungstext wird für diese Buchung erzeugt.
Der Buchungstext der letzten Buchung wird übernommen.
Weitere Tastaturbefehle finden Sie im Info
3.2.
Nr. 1150 Tastenkürzel in der Buchungserfassung.
Jahresübernahme der Buchungstextliste
Buchungstexte werden bei der Jahresübernahme ins Folgejahr mit übernommen. Dadurch stehen diese
im Folgejahr automatisch wieder zur Verfügung.
Hinweis
Falls Sie die Buchungstexte im Folgejahr nicht verwenden wollen, löschen Sie nur die Buchungstexte
aus dem Pool der Buchungstexte.
Autor: JN / 26.10.2015
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Info für Anwender Nr. 1213
3.3.
Buchungstexte bearbeiten und löschen
»Hauptmenü | Stammdaten | Buchungserfassung | Buchungstexte | Menü: Datei | Öffnen«
Überblick
1. Buchungstexte einer einzelnen Buchung bearbeiten
2. Buchungstext in allen betroffenen Buchungen bearbeiten
3. Selbsterstellte Buchungstexte bearbeiten/löschen
4. Buchungstexte der Liste löschen
1. Buchungstexte einer einzelnen Buchung bearbeiten
Buchungstexte können wie die Buchung selbst über die Buchungserfassung bearbeitet werden.
2. Buchungstext in allen betroffenen Buchungen bearbeiten
1.
»Hauptansicht | Stammdaten | Buchungserfassung | Buchungstexte«.
2. Es können nur Buchungstexte aus Buchungen geändert werden (Herkunft Buchungen).
Stellen Sie den Filter wie folgt ein:
3. Doppelklick auf den betroffenen Buchungstext.
4. Tragen Sie den neuen Buchungstext ein und klicken auf
.
Achtung
Der neue Buchungstext wird in alle betroffenen Buchungen eingetragen, d. h. in alle Buchungen, die
den alten Buchungstext haben, unabhängig von Konto und Gegenkonto.
Autor: JN / 26.10.2015
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Info für Anwender Nr. 1213
3. Selbsterstellte Buchungstexte bearbeiten/löschen
1.
»Hauptansicht | Stammdaten | Buchungserfassung | Buchungstexte«
2. Buchungstexte, die über den Punkt »Buchungstext mit Tastenkürzel erzeugen« und »Buchungstext
zum Konto hinterlegen« angelegt wurden, werden unter der Herkunft »Buchungstexterfassung«
geführt.
3. Stellen Sie daher den Filter wie folgt ein:
4. Buchungstext per Doppelklick zur Bearbeitung öffnen.
4. Buchungstexte der Liste löschen
1.
»Hauptansicht | Stammdaten | Buchungserfassung | Buchungstexte«
2. Für die Funktion »Buchungstext mit Listenfeld« werden nur Buchungstexte mit der Herkunft
»Buchungstextpool« verwendet.
3. Stellen Sie daher den Filter wie folgt ein:
4. Buchungstext per Mausklick markieren und über
Autor: JN / 26.10.2015
löschen.
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3.4.
Buchungstexte aus einem anderen Mandanten duplizieren
»Hauptansicht | Stammdaten | Stammdaten duplizieren«
Buchungstexte können auch von einem anderen Mandanten kopiert werden.
Dabei werden aber nur Buchungstexte mit der Herkunft »Buchungstexterfassung« dupliziert.
Buchungstexte, die aus der Buchungserfassung stammen (Herkunft: Buchungen), werden nicht
dupliziert.
Nr. 1209 Stammdaten (z. B. individuelle BWA) in anderen Mandanten kopieren
4.
Wichtige Informationen
Nr. 1150 Tastenkürzel in der Buchungserfassung
Nr. 1180 Zusatzmodul: Kontoauszugs-Manager
Nr. 1209 Stammdaten (z. B. individuelle BWA) in anderen Mandanten kopieren
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