Dokumentenmanagement Dokumentenmanagement Reporting In allen Bereichen des Projektraums können beliebige Berichte einfach und schnell definiert und als Excel-Datei ausgegeben werden. Einstellen von Dateien Eine unbestimmte Anzahl an Dokumenten unterschiedlichster Dateiformate kann vom lokalen Rechner in den zentralen Speicher des Projektraums über den Multi-Upload im Projektraum oder über die Webschnittstelle verschlüsselt eingestellt werden. Um die Transferzeit zu minimieren, werden die Dateien vor der Übertragung automatisch komprimiert und im Projektraum dekomprimiert wieder zur Verfügung gestellt. Zur automatisierten Ablage der Dateien im Projektraum, können die Dokumente über Dateinamenskonventionen vorqualifiziert werden. Download von Dateien Beliebig viele Dokumente können im Hintergrund herunter geladen werden – der User kann ohne Unterbrechung weiterarbeiten. Alternativ können die User auf die Dateien über einen Dateilink der Benachrichtigungsmail zugreifen ohne sich im System anzumelden. Ablagestruktur Unsere Ablagestruktur ermöglicht über Mehrfach-Bäume eine einfache Zuordnung von Merkmalen, ohne tiefe und unübersichtliche Ordnerstrukturen. Gleichzeitig wird dadurch das Auffinden von Dateien mit gleichen Merkmalen ermöglicht. Filter- und Suchfunktion Online-Viewer Zur Vorauswahl kann mittels der Schnellvorschau ein erster Blick auf das gesuchte Dokument geworfen werden. Zur Detailansicht können die jeweiligen Dokumenttypen (bis zu 200 Dateiformate) mittels unterschiedlichster Online-Viewer im Projektraum in höchster Qualität visualisiert werden. Bei Bedarf kann die Datei ausgedruckt oder im PDF-Format abgespeichert werden. Dokumentenzugriff Grundsätzlich gilt, dass Projektteilnehmer Zugriff auf die Dokumente haben, für die sie im Verteiler des jeweiligen Dokuments eingetragen sind. Durch die Weiterleitungsfunktion können auch nachträglich noch Projektteilnehmer einen Zugriff auf vorhandene Dokumente erhalten. Verteilergruppen Durch die Option, dem Merkmalsordner vordefinierte Verteilergruppen zuzuordnen, werden beim Einstellen von Dateien die jeweils relevanten Projektteilnehmer über Email, Fax oder SMS informiert und erhalten Zugriff auf die Dokumente. Transaktionshistorie Über diese Funktion können autorisierte User einsehen, auf welche Dokumente von welchem Projektteilnehmer zu welchem Zeitpunkt zugegriffen wurde und welche weiteren Transaktionen (z.B. Download, Viewing, Kommentierung, Weiterleitung, etc.) mit dem Dokument / den Dokumenten durchgeführt wurden. Uploadbeschränkungen Hier kann festgelegt werden, in welche Merkmalsordner die jeweiligen Teilnehmer Dokumente einstellen dürfen. Vorteile im Überblick Zusätzlich können Dokumente an Hand weiterer Merkmale durch die Filterfunktion leicht aufgefunden werden. Die einmal definierten ad hoc Filtereinstellungen können als Favoriten gespeichert und für zukünftige Standardsuchen genutzt werden. Volltextsuche Mittels der Volltextsuche kann nach beliebigen Textpassagen in Dateien (auch gescannt) gesucht werden. Redlining- und Kommentar-Funktion Mittels Redlining- und Mark-up-Funktionen können Dokumente annotiert werden – ohne Veränderung des Urdokuments. Versionsmanagement Neue Dokumente können als Version oder als Anhang zu bestehenden Dokumenten eingestellt werden und bilden eine zusammenhängende Dokumentenakte. Die Versions-/ Anlagen-Historie wird im Dokumentendetail angezeigt. Interesse? Wir freuen uns auf Sie. Conetics AG // Takustraße 1 50825 Köln Fon (+49) 221 / 292 567-0 // Fax (+49) 221 / 292 567-46 // [email protected] // www.conetics.com Als zentrale Instanz des Projektraums ermöglicht das Dokumentenmanagement, Dokumente sicher auszutauschen. Der gesamte Schriftverkehr im Projekt wird verwaltet und lückenlos und revisionssicher dokumentiert.
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