Checkliste Jahreswechsel 2016

Checkliste
Jahreswechsel
2016
asebis Personal
90_Checkliste_Jahresende_asebis Personal.docx
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Inhaltsverzeichnis
1.
Einleitung .................................................................................................................. 3
2.
Vorbereitungen ......................................................................................................... 3
3.
Jahresauswertungen ............................................................................................... 4
4.
Vorbereitungen für das neue Jahr .......................................................................... 8
5.
Wünsche / Anregungen / Kritik ..............................................................................10
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1. Einleitung
Mit der vorliegenden Checkliste wird dem Anwender der Lohnbuchhaltungssoftware asebis Personal
ein Leitfaden zur Verfügung gestellt, mit welchem er der Jahreswechsel erfolgreich meistert.
2. Vorbereitungen
Nr.
1
Task
Alle Lohnläufe für das Kalenderjahr definitiv abschliessen,
für welches die Jahresendverarbeitung erstellt werden soll.
2
Kontrolle Zustand Lohnabrechnung
Alle Lohnabrechnungen müssen mindestens Status = 5
„Zahlungen ausgeführt“ haben. Damit sind die Lohnläufe
definitiv fixiert.
3
Hinweis: Falls die Lohnbuchhaltung mit der SBS.NET
Finanzbuchhaltung/Betriebsbuchhaltung verbunden ist bzw.
die abgerechneten Löhne in die Finanz- und
Betriebsbuchhaltung verbucht werden sollen, müssen die
Lohnabrechnungen den Status = 7 „verbucht“ haben.
Die Abstimmung der vollständigen und korrekten
Verbuchung der Löhne wird in dieser Checkliste nicht
behandelt, da die Verbuchung mindestens pro Periode
(Monat) mit der Finanz-/Betriebsbuchhaltung abgestimmt
werden sollte.
Jahreslohnkonto für alle Mitarbeiter inkl. Rekapitulation und
Lohnbasen ausgeben (kann auch als pdf exportiert statt
gedruckt werden).
1. Kontrolle, ob gesamthaft in der Rekapitulation die
beabsichtigten Lohnarten und Basen ausgewiesen
werden
2. Kontrolle, ob bei den einzelnen Mitarbeitern die
beabsichtigten Lohnarten und Lohnbasen in den
Perioden richtig ausgewiesen werden.
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Werkzeug
Lohnlauf für alle Perioden und
Mitarbeiter
Zahlungen: Zahlungslauf für alle
Perioden ausgeführt
Kontrollblatt Zustand
Lohnabrechnung
Auswertungen
Jährlich/Jahreslohnkonto
3. Jahresauswertungen
Nr.
4
Task
Kontrolle AHV-Abrechnung
5
Kontrolle Übereinstimmung der Spalten-Totale mit
Jahreslohnkonto-Rekapitulationssummen mit den
entsprechenden Lohnbasen:
AHV-Lohn mit Basis AHV Lohn
ALV1-Lohn mit Basis ALV Lohn (oder ALV1 Lohn)
ALV2-Lohn mit Basis ALVZ Lohn (oder ALV2 Lohn)
Kontrolle AHV-Freie Personen/Lohnsummen
6
7
Sozial-Zulagen kontrollieren
Kontrolle Übereinstimmung der Totale mit JahreslohnkontoRekapitulationssummen mit den entsprechenden
Lohnarten:
Kinderzulagen
Ausbildungszulagen
Familienzulagen
ACHTUNG: Darauf achten, dass alle damit
zusammenhängenden Lohnarten inkl. allfälliger KorrekturLohnarten Summen mässig in der Auswertung
ausgewiesen werden.
Hinweis: Falls die Summen nicht übereinstimmen, kann es
sein, dass die entsprechenden dafür notwendigen
Konstanten falsch oder gar nicht eingerichtet wurden. Diese
können im Nachhinein problemlos erfasst/korrigiert werden.
Kontrolle Unfallversicherungsabrechnungen
Kontrolle Übereinstimmung der Spalten-Totale mit
Jahreslohnkonto-Rekapitulationssummen mit den
entsprechenden Lohnbasen:
UVG-Jahresabrechnung
UVG-Basis mit Basis UVG_BAS
UVG-Lohn mit Basis UVG_LOHN bis maximaler
UVG-Lohn
UVG-Zusatz = UVG_BAS abzüglich definiertes
UVG-Maximum.
SUVA-Jahresabrechnung
Bruttolohn mit Basis Brutto
SUVA-Basis mit Basis UVG_BAS
SUVA-Lohn mit UVG_LOHN
Hinweis: Falls die Auswertung keine Daten liefert,
überprüfen Sie, ob die selektierte Institution der Pflichtigkeit
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Werkzeug
Auswertungen Jährlich/
AHV-Lohnbescheinigung
Auswertungen Jährlich/
AHV-Freie
Personen/Lohnsummen
Auswertungen Jährlich/
Kinder-/Ausbildungs- und
Familienzulagen
Auswertungen Jährlich/
UVG-Jahresabrechnung
oder
SUVA-Jahresabrechnung
und
UVG/AHV-Kontrollliste
Nr.
8
Task
UVG-Pflicht zugewiesen wurde
(Stammdaten/Pflichtigkeiten).
Kontrolle KTG-Abrechnung
Werkzeug
Auswertungen Jährlich/
KTG-Jahresabrechnung
Hinweis: Falls die Auswertung keine Daten liefert,
überprüfen Sie, ob die selektierte Institution der Pflichtigkeit
KTG-Pflicht zugewiesen wurde
(Stammdaten/Pflichtigkeiten).
Beachten Sie zudem, dass die Report-Spaltenüberschriften
und -Spaltenwerte über die Konstanten frei definierbar sind.
In der Regel sind dies folgende Konstanten:
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Kontrolle Übereinstimmung der Spalten-Totale mit
Jahreslohnkonto-Rekapitulationssummen mit den
entsprechenden definierten Lohnarten der Konstanten.
Kontrolle PK-Abrechnung
Hinweis: Falls die Auswertung keine Daten liefert,
überprüfen Sie, ob die selektierte Institution der Pflichtigkeit
PK-Pflicht zugewiesen wurde (Stammdaten/Pflichtigkeiten).
Beachten Sie zudem, dass die Report-Spaltenüberschriften
und -Spaltenwerte über Konstanten frei definierbar sind.
In der Regel sind dies folgende Konstanten:
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Auswertungen Jährlich/
PK-Abrechnung
Nr.
Task
10
Kontrolle Übereinstimmung der Spalten-Totale mit
Jahreslohnkonto-Rekapitulationssummen mit den
entsprechenden definierten Lohnarten der Konstanten.
Kontrolle Quellensteuerabrechnung
Werkzeug
Auswertungen Jährlich/
Quellensteuerabrechnung
Querkontrolle der Spalten:
Tarif, Code, Anz. Kinder und Kirchensteuer sind
Informationen aus dem Register Bewilligung im
Personalstamm
Lohn (inkl. Naturalleistungen) = Lohnbasis
STEUER_BAS
Zulagen und Nebenleistungen = Lohnbasis
QST_ZULAGEN_BAS
Total steuerbare Brutto-Einkünfte = Summe der
zwei vorherigen Spalten
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Kontrolle Lohnausweise
Kontrolle der Beträge: Der Report Lohnausweis summiert
die Beträge aufgrund der zugeordneten Lohnarten im
Lohnartenstamm. Kontrollieren Sie deshalb, ob bei allen
auf dem Lohnausweis zu deklarierenden Lohnarten im
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Auswertung Jährlich/
Lohnausweis neu
Empfehlung: Archivierung der
Lohnausweise via PDF
Nr.
Task
Lohnartenstamm im Feld LAW-Code die korrekte
Lohnausweisziffer zugewiesen wurde.
Achtung: alle jene Lohnarten, welche auf dem Lohnausweis
in Ziffer 1 summiert werden müssen, werden über die
zugeteilte Steuerbasis summiert.
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Kontrolle der Lohnausweis-Texte gem. Definition in:
1. Stammdaten/Lohnausweis
2. Stammdaten/Lohnartenstamm/LAW-Text
3. Stammdaten/Personalstamm/Register Lohnausweis
ELM Einheitliches Lohnmeldeverfahren.
Jene Kunden, welche bereits auf die Swissdec 3.0 zertifizierte Version umgestellt und ELM eingerichtet haben,
können die Jahresauswertungen elektronisch an die
entsprechenden Institutionen übermitteln.
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Werkzeug
Nach dem Ausdruck der
Lohnausweise empfehlen wir,
diese zusätzlich als PDF-Datei
in Ihrem elektronischen
Ablagesystem zu archivieren.
Dadurch kann der OriginalLohnausweis trotz allfälliger
Neuparametrisierungen
nachträglich als PDF
(Suchfunktion benutzen)
ausgedruckt werden.
ELM Lohnmeldung
4. Vorbereitungen für das neue Jahr
Nr.
13
Task
Überprüfung/Anpassungen Konstanten für
- Prozentsätze AN + AG
- Maximal-Lohnsummen
- Minimal-Lohnsummen
- Freigrenzen
- und eventuell weitere branchenspezifische,
jahresabhängige Konstanten
Hinweis: Die Angaben über geänderte Werte erhalten Sie
von Ihrer Ausgleichskasse und/oder Branchenverband und
Ihren Versicherungen in der Regel frühzeitig und
automatisch per Post zugestellt, oder sind auf deren
Websites abrufbar.
Für das Jahr 2016 sind uns folgende Änderungen
bekannt:
AHV-Beitragssatz: Senkung des EO-Beitragssatzes von 0.5
% auf 0.45 %: Bitte passen Sie folgende Konstanten
entsprechend ab, indem Sie die alten Sätze abschliessen
und die neuen erfassen.
Durch die Änderungen werden die %-Sätze auf 3 Stellen
nach dem Komma erweitert. Falls auf der Lohnabrechnung
drei Stellen angezeigt werden möchten, kann dies via
Custom Report individuell angepasst werden. Mit der
Standard-Lohnabrechnung werden 2 Stellen angezeigt.
Werkzeug
Stammdaten/Konstanten
(die alten Werte mit Bis-Datum
begrenzen und die neuen Werte
mit Gültig-von—Datum neu
erfassen)
http://www.guidedelemployeur.c
h/de/aktualitaeten/detail/article/s
enkung-des-eo-beitragssatzes/
https://www.news.admin.ch/mes
sage/index.html?lang=de&msgid=55178
AHV_AG: 5.125 %
AHV_AN: 5.125 %
Unfallversicherung: Neue Obergrenze für den versicherten
Verdienst (von 126‘000 auf 148‘200): Bitte passen Sie
folgende Konstanten entsprechend ab, indem Sie die alten
Sätze abschliessen und die neuen erfassen.
ALV1_MAX: 148‘200 Fr.
UVG_ABR_MAX: 148‘200 Fr.
UVG_MAX: 148‘200 Fr.
Prüfen Sie Angaben Ihrer Versicherung:
UVG-Beiträge Arbeitgeber, sowie Arbeitnehmer für Berufund Nichtberufsunfall wie auch Zusatzversicherungen.
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KTG-Beiträge Arbeitgeber, sowie Arbeitnehmer wie auch
Zusatzversicherungen.
Download und Einlesen neue Quellensteuertarife
Die alten Tarif-Einträge sind zuerst abzuschliessen. Die von
der Homepage downloadbaren Files entzippen und
einlesen.
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https://www.estv.admin.ch/estv/
de/home/direktebundessteuer/dienstleistungen/q
uellensteuer/tarifeherunterladen.html
Nr.
Task
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Überprüfung/Anpassung der Werte für automatische
Kinder- und Ausbildungszulagen-Berechnung.
- Kinder- und Ausbildungszulagen-Grenzen
- Kinder- und Ausbildungszulagentarife
Hinweis: Die Angaben über geänderte Werte erhalten Sie
bei Ihrer Ausgleichskasse oder sind auf deren Website
abrufbar.
Überprüfung/Anpassung weitere Tabellen
- Lohntarife (bei neuen Tariftabellen senden Sie uns bitte
frühzeitig entsprechende Excel-Files)
- Ferienentschädigungen
Lohnartenstamm
Wenn per Januar 2016 allenfalls Lohnarten anzupassen
und/oder neue Lohnarten einzurichten sind, nehmen Sie
bitte mit uns frühzeitig Kontakt auf.
Neues Geschäftsjahr eröffnen
Bitte beachten Sie, dass für das Erstellen der Lohn- und
Zahlungsbuchungen im Geschäftsjahr 2016 dieses
Geschäftsjahr vorhanden bzw. im Voraus eröffnet sein
muss.
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Werkzeug
Stammdaten /
Quellensteuertarife Importieren.
Stammdaten/Werte verwalten
Unter Tabellenname die
KIZ-Tabelle wählen.
Die Werte werden nicht
historisiert, sie können
überschrieben werden.
Stammdaten/Tariftabellen
Stammdaten/Werte verwalten
5. Wünsche / Anregungen / Kritik
Haben Sie weitere Fragen zu den Jahresendarbeiten oder Anregungen zu unserem Produkt,
nehmen sie doch bitte mit uns Kontakt auf: 041 226 36 26 oder [email protected].
Wir freuen uns, Sie zu unseren Kunden zählen zu dürfen und danken für Ihr Vertrauen.
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