Kerstin Schenke, BArch: Übernahme von

Übernahme von
Personalakten in das
Bundesarchiv
10. November 2015
Kerstin Schenke
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Gliederung
1. Rechtliche Grundlagen der Aufbewahrung
1.1. Beamte
1.2 Beschäftigte
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AufbewBest-FV
-
Erlass des BMJV für PA der Tarifbeschäftigten und
Rechtsanwälte beim BGH
1.3 DDR-Beschäftigungsverhältnisse
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Gliederung
2. Übernahmeverfahren
2.1. Formale Anforderungen
2.2. Procedere
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1.1 Beamte
Bundesbeamtengesetz
§ 113: Aufbewahrungsfrist für Personalakten
(1) Nach Abschluss von der personalaktenführenden
Behörde 5 Jahre aufzubewahren
Personalakten sind abgeschlossen,
wenn der Beamte oder die Beamtin ohne Versorgungsansprüche aus dem
öffentlichen Dienst ausgeschieden ist
mit Ablauf des Jahres der Vollendung der Regelaltersgrenze
in Fällen §§ 41 oder 10 des Bundesdisziplinargesetzes - jedoch erst, wenn
keine Versorgungsempfänger mehr vorhanden sind
wenn der Beamte oder die Beamtin ohne versorgungsberechtigte
Hinterbliebene verstorben ist, mit Ablauf des Todesjahres
wenn nach dem Tod des Beamten oder Beamtin versorgungsberechtigte
Hinterbliebene vorhanden sind, mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte
Versorgungverpflichtung entfallen ist
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1.1 Beamte
Bundesbeamtengesetz
§ 113: Aufbewahrungsfrist für Personalakten
(2) Unterlagen über Beihilfe, Heilfürsorge, Heilverfahren,
Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten,
Erholungsurlaub usw. 3 Jahre nach Ablauf des
Bearbeitungsjahres; zahlungsbegründende Unterlagen 6
Jahre; Unterlagen, aus denen die Art einer Erkrankung
ersichtlich ist, sind sofort zurückzugeben oder zu
vernichten, wenn der Zweck der Vorlage erledigt ist
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1.1 Beamte
Bundesbeamtengesetz
§ 113: Aufbewahrungsfrist für Personalakten
(3) Versorgungsakten sind 10 Jahre nach Ablauf des
Jahres aufzubewahren, in dem die letzte
Versorgungszahlung geleistet worden ist; bei Möglichkeit
des Wiederauflebens eines Anspruchs sind die Akten 30
Jahre bei der Versorgungseinrichtung aufzubewahren
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1.2 Beschäftigte
Rechtslage ungleich komplexer
Arbeitszeitgesetz, Arbeitsrecht, Lohnsteuer,
Sozialversicherung:
Schwankungen für einzelne Unterlagen zwischen zwei und
10 Jahren Aufbewahrungsdauer
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1.2 Beschäftigte
Bestimmungen über Aufbewahren und Aussondern von
Unterlagen der Finanzverwaltung vom 1.6.2011, Anlage 1
Differenzierte Aufbewahrungsfristen für
- Personalakten
- Nebenakten mit Ausnahme von Ausbildungsunterlagen
- Personallisten, Personalkarteien
- Ausbildungs- und Prüfungsunterlagen
- Versorgungsakten
- Überführungs- und Versorgungsakten für Zusatz- und
Sonderversorgung des Beitrittsgebietes
- Nachversicherungsvorgänge
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1.2 Beschäftigte
Erlass des BMJV über Aufbewahrungsfristen für
Personalakten von Tarifbeschäftigten und
Rechtsanwälten beim BGH vom 1.8.2014
Nach Abschluss von der personalaktenführenden Stelle
fünf Jahre aufzubewahren
Tarifbeschäftigte: Abgeschlossen, wenn
- Der oder die Tarifbeschäftigte aus dem öffentlichen Dienst ausgeschieden ist
- Mit Ablauf des Jahres des Erreichens der Regelarbeitszeitgrenze
- Der oder die Tarifbeschäftigte verstorben ist, mit Ablauf des Todesjahres
Rechtsanwälte: Abgeschlossen, wenn
- Mit Ablauf des Jahres des Erlöschens der Zulassung, jedoch nicht vor Ablauf
des Erreichens der Regelaltersgrenze
- Nach Versterben, mit Ablauf des Todesjahres
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1.3 Personalakten und Lohnunterlagen aus
DDR-Beschäftigungsverhältnissen
Viertes Sozialgesetzbuch § 28 f (5) :
- Am 31.12.1991 im Beitrittsgebiet vorhandene
Entgeltunterlagen waren mindestens bis 31.12.2011
aufzubewahren, um die für die Rentenversicherung
erforderlichen Daten bescheinigen zu können
- Aufbewahrungspflicht erlosch, wenn die Unterlagen dem
Betroffenen ausgehändigt oder der Rentenversicherung
bescheinigt waren
- Anbietungspflicht an das Bundesarchiv gemäß § 2 Abs. 1
Bundesarchivgesetz für Akten und Unterlagen von
Beschäftigten zentraler Stellen und Einrichtungen der
DDR, die nach dem 3. Oktober 1990 nicht weitergeführt
wurden
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2.1 Formale Anforderungen
Auswahl der abzugebenden Personalakten gemäß
Modell des Bundesarchivs durch die abgebende Stelle
(1) Beamte
- bis 1970 ausgeschiedene Beamte: BesGr. A: A 14 und höher
(vor 1957: A 2a, 1a-1c; vor 1927: Gr. XI-XIII)
BesGr. B und C: Alle
- ab 1971 ausgeschiedene Beamte: BesGr. A: A 16
BesGr. B und C: Alle
BesGr. R: R 2 und höher
(2) Beschäftigte
- bis 1970 ausgeschiedene Angestellte: BAT I (entspr. vor 1961: TO. A I)
ADO: Alle
- ab 1971 ausgeschiedene Angestellte: BAT I
ADO:Alle
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2.1 Formale Anforderungen
Auswahl der abzugebenden Personalakten gemäß
Modell des Bundesarchivs durch die abgebende Stelle
(3) Besondere Biographie
- Mitarbeiter, die aufgrund ihrer persönlichen Biographie (zeitweise) im Zentrum
öffentlichen Interesses standen.
z.B.: Politiker (Bundestags-, Landtagsabgeordnete); Verbandsfunktionäre;
politisch Verfolgte (u.a. 1933 Entlassene); besondere Tätigkeiten im Dritten
Reich oder in der DDR; Straftäter, Spione u.ä.
- Mitarbeiter mit besonderen dienstlichen Tätigkeiten oder Einsätzen.
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2.1 Formale Anforderungen
Abgabeverzeichnis erstellen
Laufende Nummer, Band-Nummer, Laufzeit von/bis, Titel,
Name, Vorname, Geburtsname, letzte Amtsbezeichnung,
letzte Einkommensgruppe, letzte Dienststelle,
Geburtsdatum und –ort, Sterbedatum und –ort, Benutzbar
ab, Bemerkungen
Anforderungen und Musterverzeichnis abrufbar unter:
http://www.bundesarchiv.de/fachinformationen/02544/index.html.de
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2.2 Procedere
Kontaktaufnahme mit dem Bundesarchiv und
Absprache der Abgabe im Einzelfall:
(1) Fachlich-inhaltliche Fragen
- Abgabeverzeichnis übersenden
- Eventuelle inhaltliche Besonderheiten und Fragen im
direkten Kontakt klären
(2) Vorbereitung des Transports nach Koblenz
- Abgabetermin vereinbaren, Mengenangaben in
Paletten/Kartonanzahl übermitteln
- Transport bis zur Magazintür des Bundesarchivs in
Koblenz organisieren (Beauftragung einer Firma oder des
hauseigenen Fahrdienstes)
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2.2 Procedere
Kontaktaufnahme mit dem Bundesarchiv und
Absprache der Abgabe im Einzelfall:
(3) Abschluss der Abgabe
Bundesarchiv pflegt die Abgabeverzeichnisse in die ArchivDatenbank im Personalaktenbestand ein und übermittelt der
abgebenden Stelle die Bundesarchivsignatur
Hinweis: Für oberste Bundesbehörden wird die Erweiterung des
Zwischenarchiv-Verfahrens für Personalakten geprüft; bei Realisierung wäre der
Aufnahmeort das Zwischenarchiv in Hoppegarten.
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Kontakt
Kerstin Schenke
03018/7770-570, -482
[email protected]
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