Beitragseinzug im Überblick - Sparkasse Niederbayern

Kurzanleitung Beitragseinzug für Version 3.2
Inhaltsverzeichnis:
1.
Datensicherung / Datenrücksicherung
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02
2.
Beitragseinzug
2.1. Beitragserhebung
2.2. Ausgabe als SEPA-Datei
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Seite
03 - 04
04 – 05
3.
SEPA-Dateien mit mehr als 999 Posten
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06
4.
Übertragung der SEPA-Datei mittels Internet-Banking
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06
5.
Zusatzinformationen zur Beitragserhebung
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Electronic Banking
Version 2.0
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Stand 15.10.2015
1. Datensicherung / Datenrücksicherung
Der Ablauf für die Datensicherung / Datenrücksicherung ist nahezu identisch. Der Ablauf wird
anhand einer Datensicherung für alle Daten des Mandanten erläutert. Bei der Datensicherung
/ Datenrücksicherung ist immer das jeweilige 3-stellige Mandanten-Kennzeichen (z.B.
TST, XXX etc.) zu beachten bzw. vorher in SPG-Verein anzulegen.
Klicken Sie links oben in der Menüleiste auf den Menüpunkt Extras => Untermenü Datensicherung =>
Untermenü alle Daten sichern (zip-Datei). Wählen Sie mit der Schaltfläche speichern unter… das gewünschte
Laufwerk für die Datensicherung. Starten Sie Datensicherung mit der Schaltfläche OK. Die Rücksicherung der
Daten erfolgt analog im Untermenü alle Daten einlesen (zip-Datei).
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2. Beitragseinzug
2.1 Beitragserhebung
Durch die Beitragserhebung werden die unter den Mitgliederstammdaten hinterlegten Beiträge, Sonderund Einmalzahlungen zahlbar (fällig) gestellt. Aus der Erhebung ergibt sich bei den nachstehenden
Feldern eine Veränderung:
- gezahlte Beträge
- Sollstellungsbeträge
- Mahnkennzeichen
- Datum letzte Zahlung / letzte Sollstellung
- Einmalbetrag
- Saldo (Mitgliedskonto)
Nach Durchführung des Originallaufes (oben genannte Felder im Stammsatz werden verändert) ist die
Beitragserhebung nur noch durch Einlesen der letzten Datensicherung vor Erhebung rückgängig zu
machen. Wir empfehlen daher vor der Beitragserhebung eine Datensicherung durchzuführen!
Schritt 1/2:
Klicken Sie links oben in der Menüleiste auf den Menüpunkt Beiträge => Untermenü Beitragsverfahren =>
Untermenü Beitragserhebung. Wählen Sie als Variante Originallauf aus. Mit der Variante Testlauf kann eine
Simulation der Beitragserhebung erfolgen. Dabei findet keine Bestandsveränderung statt, jedoch werden alte
Testlauf- bzw. Originallauf-Dateien aus der vorherigen Erhebung gelöscht. Darauf wird durch eine entsprechende
Bildschirmausgabe hingewiesen. Ggf. ist zu diesem Zeitpunkt ein Abbruch möglich. Ferner kann unter Eingabe
vorgegeben werden, ob die Erhebung für den gesamten Mitgliederbestand, eine bestimmte Abteilung oder einen
selektierten Unterbestand erfolgen soll. Im Bereich Zahlungstermin legen Sie fest welchen Zeitraum Sie
abrechnen möchten. Bei der Zahlungsart „sonstige“ ist außerdem der Zahlungsmonat anzugeben. Es muss hier
die bei den Mitgliedern hinterlegte Zahlungsweise angegeben werden. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit der
Schaltfläche OK. Die erfolgreiche Ausführung wird Ihnen am Bildschirm angezeigt.
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Schritt 2/2:
Öffnen Sie in der Menüleiste Beiträge => Untermenü Beitragsverfahren => Untermenü Beitr.Erheb.Liste. Wählen
Sie bei der Sortierung („numerisch“ bzw. „alphabetisch“) und Umfang der Ausgabe aus. Bestätigen Sie mit der
Schaltfläche OK. In der Folge-Maske können Sie weitere Druck-Optionen auswählen.
2.2 Ausgabe als SEPA-Datei
Öffnen Sie den Menüpunkt Beiträge => Untermenü Beitragsverfahren => Untermenü SEPA-Lastschriftdatei
erstellen.
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Es öffnet sich nun die Maske für die Erstellung der Zahlungsverkehrsdatei. Bitte beachten Sie die
Hinweise in den jeweiligen Masken bzw. die Beschreibung in der Hilfe.
Beachten Sie bitte das SEPA-Lastschriften ausschließlich per Online-Banking eingereicht werden können.
Die Abgabe per beleglosen Datenträgeraustausch (Diskette, CD-Rom etc.) ist nicht möglich!
Allgemeine Informationen:
Bei SEPA-Basislastschriften muss laut Regelwerk immer eine Unterscheidung zwischen „Erst-Lastschriften“
und „Folge-Lastschriften“ durchgeführt werden. Neue, noch nie eingezogene Mitglieder müssen mit der
Funktion „Erst-Lastschrift“, bestehende und in der Vergangenheit bereits eingezogene Mitglieder mit der Auswahl
„Folge-Lastschriften“ eingezogen werden. Es werden somit 2 Einzugsdateien im XML-Format erstellt. Beide
müssen später per Online-Banking weitergeleitet werden
Ablauf:
Wählen Sie zunächst das Vereinskonto für die Verrechnung des Gegenwertes aus. Erfassen Sie anschließend
noch den von Ihnen gewünschten Verwendungszweck (z.B. „Beitrag 201X“). Wählen Sie nun Ihr Ziellaufwerk
( USB-Stick, Festplatte etc. ) mit der Schaltfläche durchsuchen… aus.
Beachten Sie bitte beim Fälligkeitsdatum eine Vorlaufzeit von 6 Arbeitstagen bei „Erst-Lastschriften“ bzw. 3
Arbeitstagen bei „Folge-Lastschriften“. Wochenendtage und Feiertage werden nicht berücksichtigt.
Sollten Sie die Funktion „COR1 – verkürzte Laufzeit“ ausgewählt haben (empfohlen), so ist die Vorlaufzeit des
Fälligkeitsdatums für „Erst- und Folgelastschriften“ einheitlich +2 Arbeitstage. Wochenendtage und Feiertage
werden nicht berücksichtigt.
1. Beispiel für die Festlegung des Fälligkeitsdatums ohne den Haken COR1:
Sie möchten am Montag, dem 17.02.2014, Erst-Lastschriften einziehen. Somit müssen Sie +6 Arbeitstage
Vorlaufzeit berücksichtigen. Beim Fälligkeitsdatum ist somit der 25.02.2014 zu erfassen, da das
Wochenende nicht berücksichtigt wird.
2. Beispiel für die Festlegung des Fälligkeitsdatums mit dem Haken COR1:
Sie möchten am Montag, dem 17.02.2014, Erst-Lastschriften einziehen. Somit müssen Sie +2 Arbeitstage
Vorlaufzeit berücksichtigen. Beim Fälligkeitsdatum ist somit der 19.02.2014 zu erfassen, da das
Wochenende nicht berücksichtigt wird.
Betätigen Sie nun die Schaltfläche OK. Die SEPA-Lastschrift-Datei wird auf dem Ziellaufwerk gespeichert. Sie
werden nun aufgefordert einen Begleitzettel, falls ausgewählt/gewünscht, auszudrucken.
Wiederholen Sie den Vorgang ggf. um eine Erst- bzw. Folge-Lastschriftdatei zu erstellen.
Es können nach einer Beitragserhebung Erst- sowie Folge-Lastschriften vorliegen. In diesem Fall ist
jeweils die Erstellung einer separaten SEPA-Lastschriftdatei für die Erst- und Folgelastschriften notwendig.
Führen Sie Schritt 2.2, ohne erneuten Beitragserhebungslauf, ggf. zweimal durch und treffen sie über
den Optionspunkt ‘Ausführung von‘ die entsprechende Auswahl der Lastschriftart. Für den Beitragseinzug
Ihrer gesamten Lastschriften sind beide Dateien an die Sparkasse zu übertragen.
Beachten Sie bitte, dass für die Erst- und Folge-Lastschriften jeweils eine eigene Datei mit
unterschiedlichem Datei-Namen (z.B. TST-sepa-erst.xml / TST-sepa-folge.xml) erstellt wird.
Übertragen Sie nun die SEPA-Lastschriften bequem und zu günstigen Konditionen per Online-Banking (siehe „4.
Übertragung der SEPA-Datei mittels Internet-Banking“) auf unserer Internetseite.
Bei der Übertragung der Zahlungsverkehrsdatei per Online-Banking wird kein Begleitzettel benötigt. Sie
können die „Anzahl Begleitzettel“ auf „00“ einstellen.
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3. SEPA-Dateien mit mehr als 999 Posten
Sollten Sie mehr als 999 Lastschriften, z.B. bei einem Einzug des Mitgliedsbeitrages von über 1.000 Mitgliedern,
einziehen, so ist ein Aufsplitten in mehrere SEPA-Dateien nötig. SPG-Verein führt dieses Aufplitten optional für
Sie durch.
Wählen Sie hierfür den Menüpunkt Einstellungen => Einstellungen (generell) aus. Sie können nun links die
Funktion Dta/SEPA auswählen. Sie können nun die „Splitrate für die Dta-/SEPA-Ausgabe“ festlegen.
Beim Erreichen der Splitrate wird jeweils eine SEPA-Datei ausgegeben. Dabei erhält der Dateiname als
Erweiterung eine fortlaufende Nummer. Beachten Sie bitte, dass alle Dateien zur Buchung auf das Ziellaufwerk
bzw. anschließend per Online-Banking übertragen werden müssen.
4. Übertragung der SEPA-Datei mittels Internet-Banking
Melden Sie sich unter www.sparkasse-niederbayern-mitte.de links mit der Schaltfläche Anmelden und der
anschließenden Eingabe Ihrer Zugangsdaten im Internet-Banking an. Klicken Sie nun links auf den Menüpunkt
Banking => Untermenü Datei-Übergabe. Mit dem mittig platzierten Button Durchsuchen können Sie die SEPAXML-Datei, die Sie vorher mit SPG-Verein erstellt haben, auswählen. Folgen Sie nun dem Dialog und geben Sie
die Lastschriften durch die Eingabe Ihrer Legitimationsdaten zur Buchung frei.
Der Einzug bzw. die Übertragung einer SEPA-Lastschriftdatei ist über das kostenlose InternetBanking oder einer Online-Banking – Software wie z.B. StarMoney oder SFirm Enterprise
möglich.
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5. Zusatzinformationen zur Beitragserhebung
Wann wird von einem Mitglied der Beitrag richtig eingezogen? Folgende Voraussetzungen müssen vor der
Beitragserhebung erfüllt sein:
1. Die Zahlungsart muss gleich „Barzahlung“, „Rechnung“ oder „SEPA-Lastschrift sein.
2. Das Mahnkennzeichen darf nicht gleich ' 9 ' sein. Eine erneute Beitragserhebung wird erst wieder
durchgeführt, wenn durch eine Zahlung der Rückstand ausgeglichen oder das Mahnkennzeichen manuell
geändert worden ist.
3. Das Tagesdatum muss kleiner als das Datum 'Austritt' sein. Dateninhalt = '00.00.0000' wird nicht ausgewertet.
4. Das Datum 'Erhebung ab' muss kleiner oder gleich dem Tagesdatum sein. Dateninhalt = '00.00.0000' wird
nicht ausgewertet.
5. Einer der vorgegebenen Zahlungstermine muss mit der Zahlungsweise beim Mitglied übereinstimmen.
6. Unabhängig vom Austrittsdatum wird ein rückständiger Betrag bei der Zahlungsart „SEPA-Lastschrift“ immer
angefordert. Um dies zu verhindern sollte die Zahlungsart auf „Barzahler“ geändert werden.
7. Angeforderte Einmalbeträge werden unabhängig vom Austrittsdatum und vom Datum ‘Erhebung ab‘
eingezogen.
Nach Ermittlung des zu zahlenden Beitrages erfolgt die Prüfung, ob eine Vorauszahlung vorliegt. In diesem Fall
wird der maschinell ermittelte Beitrag mit der Vorauszahlung verrechnet und ein eventuell danach verbleibender
Restbeitrag erhoben.
Der Kontensaldo wird ermittelt aus den Feldern:
Vortrag Vorjahr
+ gezahlte Beträge
Sollstellungsbeträge
------------------------------= Kontosaldo
===================
Nach einer Beitragserhebung mit der Zahlungsart „SEPA-Lastschrift“ ist der Kontensaldo stets ausgeglichen (0,00
EUR).
Bei den Zahlungsarten Bar- und Rechnungszahler werden die Beiträge lediglich ins 'SOLL' (fällig) gestellt. Der
Kontoausgleich kann in diesen Fällen erfolgen durch:
1. manuelle Zahlungsbuchung (siehe Zahlungseingänge) oder
2. Ändern der Zahlungsart auf „SEPA-Lastschrift“ (die rückständigen Beiträge werden dann automatisch bei der
nächsten Beitragssollstellung angefordert, sofern dies unter 'Optionen' gewählt ist).
Nach Bestätigung der Eingaben mit 'OK' wird der Lauf der Beitragserhebung gestartet. Den Stand der
Bearbeitung können Sie in einem Statusfenster ablesen. Mit erfolgter Durchführung wird die Beendigung des
Laufes angezeigt.
Gerne beantworten wir Ihre Fragen zum Online-Banking unter der
Telefon-Nr. 08731 / 502 – 1313.
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