Kurzanleitung für die Version 3.2 Inhaltsverzeichnis: 1. Installation / allgemeine Informationen Seite 02 Seite Seite Seite 03 - 04 04 - 05 05 Seite Seite Seite Seite Seite 06 - 09 10 11 12 13 Seite Seite Seite Seite 14 - 17 18 18 19 Seite Seite Seite Seite Seite Seite Seite Seite 20 20 21 22 23 24 24 25 Seite 25 2. Grundeinrichtung 2.1. Neuanlage eines Vereins 2.2. Neuanlage & Pflege von Abteilungen und Beiträgen 2.3. Neuanlage & Pflege von Funktionen und Ehrungen 3. Mitgliederpflege und Auswertung 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. Mitgliederpflege Ausgaben von Listen, (Serien-)Briefen oder Etiketten Geburtstagsliste anzeigen und drucken Jubiläen anzeigen und drucken Selektionen/Auswertungen von Mitgliedern 4. Beitragseinzug 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. Beitragserhebung mit SEPA-Dateierstellung Übertragung der SEPA-Datei mittels Internet-Banking SEPA-Dateien mit mehr als 999 Posten Zusatzinformationen 5. Praktische Funktionen 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7. 5.8. Datensicherung / Datenrücksicherung Datenexport Datenimport Prüfliste BLZ / PLZ Konfiguration der Mitgliederübersicht Passwortschutz Online-Update Online-Verbandsmeldung BLSV 6. Impressum Electronic Banking Version 5.0 Seite 1 von 25 Stand 15.10.2015 1. Installation / allgemeine Informationen Die Kurzanleitung soll Ihnen den Einstieg in SPG-Verein erleichtern. Es werden hier jedoch nur die wichtigsten Funktionen des Programms erläutert. Im Handbuch (340 Seiten) können Sie zu allen Funktionen von SPG-Verein eine ausführliche Beschreibung nachlesen. Installation: Legen Sie die Installations-CD von SPG-Verein in Ihr CD-ROM Laufwerk ein. Das Installationsprogramm startet automatisch. Sollte dies nicht der Fall sein, müssen Sie die Installation manuell starten. Öffnen Sie hierfür in Windows den Arbeitsplatz und wählen Sie das CD-ROM Laufwerk mit einem Doppelklick aus. Starten Sie nun die Datei v-setup.exe mit einem Doppelklick. Folgen Sie den Anweisungen, welche Sie durch die Installation führen. Dokumentation: Sie finden auf der Installations-CD im Ordner „dokumente“ folgende Anleitungen und Informationen: Handbuch zu SPG-Verein : PDF-Datei „SPG-Verein-Handbuch.pdf“ Handbuch zum Vordruckeditor: PDF-Datei „Vordruckeditor-Handbuch.pdf“ Kurzanleitung SPG-Verein: PDF-Datei „SPG-Verein-Kurzanleitung.pdf“ Updateinformation: PDF-Datei „SPG-Verein-upd32.pdf“ und ältere Zusätzlich stehen Ihnen die jeweils aktuellsten Dokumentationen unter www.sparkasseniederbayern-mitte.de/spg-verein zum Download (PDF-Format) zur Verfügung. Systemvoraussetzung: Microsoft Windows XP, Vista, 7, 8, 8.1, 10 Mind. 150 MB freier Festplattenspeicher CD / DVD / BlueRay - Laufwerk Drucker Hotline/Kontakt: Hotline: 08731 / 502 – 1313 E-Mail: [email protected] Internet: www.sparkasse-niederbayern-mitte.de Programmstart: Die Anwendung wird über das Icon SPG-Verein am Desktop oder über das Startmenü ( Start => Programme => SPG-Verein => SPG-Verein ) gestartet. Beim Betriebssystems Windows 8 / 8.1 wird SPG-Verein über die Kachel SPG-Verein am Startbildschirm oder das Icon SPG-Verein am Desktop gestartet. Electronic Banking Version 5.0 Seite 2 von 25 Stand 15.10.2015 2. Grundeinrichtung 2.1 Neuanlage eines Vereins Schritt 1/3: Klicken Sie links oben in der Menüleiste auf den Menüpunkt Bestand => Untermenü Neu und vergeben Sie in dem daraufhin geöffneten Fenster eine 3-stelliges Mandanten-Kennzeichen (001-999 oder AAA-ZZZ). Bestätigen Sie Ihre neue Vereinsnummer mit der Schaltfläche OK. Schritt 2/3: Es öffnen sich nun automatisch das Fenster Vereinsdaten pflegen. Dieses Fenster können Sie für spätere Änderungen unter dem Menüpunkt Stammdaten => Untermenü Stammdaten pflegen => Vereinsdaten pflegen erneut öffnen. In dieser Maske können Sie alle Informationen (Anschrift, Kontaktdaten, Bankverbindungen und Finanzdaten) zum Verein erfassen. Wählen Sie hierzu den jeweiligen Navigationseintrag aus. Mit der Schaltfläche Speichern werden die Daten im System hinterlegt. Electronic Banking Version 5.0 Seite 3 von 25 Stand 15.10.2015 Schritt 3/3: Klicken Sie links oben in der Menüleiste auf den Menüpunkt Einstellungen => Untermenü Einstellungen (generell) oder Einstellungen (Bestand). In den jeweiligen Masken können Sie individuelle Einstellungen, z. B. die automatische Kontonummernprüfung, individuelle Zusatzfelder, Anpassung der grafischen Darstellungen etc., vornehmen. 2.2 Neuanlage & Pflege von Abteilungen und Beiträgen Schritt 1/2: Klicken Sie links oben in der Menüleiste auf den Menüpunkt Stammdaten => Untermenü Stammdaten pflegen => Untermenü Abteilungen/Beiträge pflegen. Mit der Schaltfläche Neu können Sie eine neue Abteilung mit jeweils 20 Beitragssätzen anlegen. Diese können Sie mit der Schaltfläche Ändern nachträglich wieder bearbeiten oder mit der Schaltfläche Löschen entfernen. Die Änderung wirkt sich auf alle Mitglieder, bei welchen der Beitrag hinterlegt ist, aus. Eine nachträgliche Pflege der Mitglieder entfällt somit. Electronic Banking Version 5.0 Seite 4 von 25 Stand 15.10.2015 Schritt 2/2: Vergeben Sie bei der Neuanlage einer Abteilung eine zweistellige Abteilungsnummer und Bezeichnung. Anschließend erfassen Sie die gewünschten Beitragssätze analog des oben aufgeführten Beispiels. Speichern Sie Ihre Eingaben mit der Schaltfläche Speichern. Sie können nun die von Ihnen neu angelegten Abteilungen und Beiträge Ihren Mitgliedern zuordnen. Weiteres über die Zuordnung von Beiträgen erfahren Sie unter „3.1 Mitgliederpflege“. 2.3 Neuanlage & Pflege von Funktionen und Ehrungen Klicken Sie links oben in der Menüleiste auf den Menüpunkt Stammdaten => Untermenü Stammdaten pflegen => Untermenü Funktionen pflegen oder Ehrungen pflegen. Die Pflege der Funktionen oder Ehrungen ist identisch und wird daher zusammengefasst erläutert. Mit der Schaltfläche Neu können Sie eine neue Funktion bzw. Ehrung anlegen. Vergeben Sie hierfür in dem sich öffnenden Fenster eine Nummer und Bezeichnung für die Funktion bzw. Ehrung. Mit der Schaltfläche Ändern können Sie bestehende Funktionen bzw. Ehrungen bearbeiten oder mit der Schaltfläche Löschen entfernen. Alle Änderungen wirken sich auf alle Mitglieder, welchen die Funktion bzw. Ehrung zugeordnet ist, aus. Eine nachträgliche Pflege der Mitglieder entfällt. Weiteres über die Zuordnung von Funktionen bzw. Ehrungen erfahren Sie unter „3.1 Mitgliederpflege“. - Die Grundeinrichtung Ihres Vereins ist somit abgeschlossen! - Electronic Banking Version 5.0 Seite 5 von 25 Stand 15.10.2015 3. Mitgliederpflege und Auswertung 3.1. Mitgliederpflege Alle hinterlegten Informationen/Daten können später in Statistiken, Etiketten, Listen oder (Serienbriefen ausgewertet/verwendet werden. Schritt 1/4: Klicken Sie links oben in der Menüleiste auf den Menüpunkt Mitglieder => Untermenü Änderungsdienst => Untermenü Mitglieder pflegen. Alternativ: Klicken Sie in der Mitgliederübersicht mit einen Doppelklick auf ein Mitglied oder Sie wählen mit Betätigung der rechten Maustaste die Funktion „Mitglied neu anlegen“ etc. aus. Sie befinden sich nun in der Standardmaske zur Pflege Ihrer Mitglieder. Electronic Banking Version 5.0 Seite 6 von 25 Stand 15.10.2015 Schritt 2/4: Um ein neues Mitglied anzulegen klicken Sie links unten auf den Button Neu. Je nach Einstellung erfolgt nun die Prüfung der Doppelbelegung zum Schutz vor Doppeleingabe. Es wird Ihnen nun eine Mitgliedsnummer vorgeschlagen. Diese können Sie durch eine von Ihnen gewünschte Nummer überschreiben. Bestätigen Sie die Mitgliedsnummer mit der Schaltfläche OK. Sie können nun die allgemeinen Daten des Mitglieds im Reiter Adresse/Kommunikation (1) erfassen. Schritt 3/4: Bei Abteilungen/Beiträge (2) geben Sie die Zahlungsdaten des Mitgliedes ein. Sie können hier dem Mitglied verschiedene Abteilungen und Beitragsgruppen zuordnen. Wie Sie diese Abteilungen und Beitragsgruppen anlegen und was diese bedeuten wird unter „2.2 Neuanlage & Pflege von Abteilungen und Beiträgen“ erklärt. Electronic Banking Version 5.0 Seite 7 von 25 Stand 15.10.2015 Erläuterung / Eingabemöglichkeit der einzelnen Felder: Feldname Zahlungsart Beschreibung Barzahler / Lastschrifteinzug / Rechnung / SEPA-Lastschrift leer = keine Zahlungsart (Nichtzahler) / Belastung Konto-Nr. / Bankleitzahl Sofern für ein Mitglied, das per Lastschrifteinzug/Rechnung zahlt, eine Kontonummer und Bankverbindung hinterlegt wurde, wird im Rahmen der Speicherung geprüft, ob die Kontonummer gemäß Prüfziffernmethode gültig ist. Dies setzt jedoch voraus, daß die Kontonummern-Prüfung als solche unter der Funktion [Einstellungen/Einstellungen (Bestand)] aktiviert wurde. Weitere Einzelheiten zu der Prüfmethode sind dem entsprechenden Kapitel zu entnehmen. BIC / IBAN Bank Identifier Code (= europäische Bankleitzahl) International Bank Account Number (= europäische Kontonummer) SEPA-Mandatsreferenz / SEPA-Ausführung als Diese Felder sind bei der Zahlungsart ‘SEPA-Lastschrift‘ zwingend erforderlich. Die SEPA-Mandatsreferenz ist Teil des SEPA-Lastschriftmandats. Maximal 10 Stellen kann die Referenz groß sein und sollte innerhalb des Vereines einmalig sein. Bei Mitgliedern, bei denen zum ersten Mal ein Beitrag eingezogen wird, ist die Ausführung auf ‘Erst-Lastschrift‘ zu setzen. Nach erfolgtem erstem Einzug wird die Kennzeichnung automatisch auf Folge-Lastschrift gesetzt. Kontoinhaber Sofern der Kontoinhaber/Zahler nicht mit dem Mitgliedsnamen übereinstimmt, ist hier dessen Name anzugeben (Nachname, Vorname). SEPA-Dta-VerwZw Hier besteht die Möglichkeit, zwei spezielle Verwendungszwecke für den Datenträgeraustausch zu hinterlegen. Diese werden vorrangig gegenüber den Vorgaben im Rahmen der Beitragserhebung verwendet. Eine Berücksichtigung bei der Zusammenfassung von Zahlungen mit gleicher Konto-Nr./Blz erfolgt nicht. ANR / Abteilung Wählen Sie mit dem „Pfeil-Nach-Unten“-Symbol die jeweilige Abteilung für das Mitglied aus. ST (Status) a = das Mitglied muss den Beitrag zahlen, die Abteilung ist „aktiv“ p = das Mitglied muss den Beitrag nicht zahlen, die Abteilung ist „passiv“ Eintritt Hierunter ist das Eintrittsdatum des Mitgliedes in diese Abteilung einzutragen. Der Leerwert ist ='00.00.0000'. Bart / Bezeichnung Wählen Sie mit dem „Pfeil-Nach-Unten“-Symbol die jeweilige Beitragsart für das Mitglied aus. Zahlweise monatlich / vierteljährlich / halbjährlich / jährlich / sonstiges Bei der Auswahl von „sonstiges“ ist die Befüllung des Feldes „12346789012“ notwendig. 123456789012 Eingabe nur nötig wenn bei der Zahlweise „sonstiges“ ausgewählt wurde. Mit einem Doppelklick öffnet sich eine Maske zur bequemen Erfassung des Zahlungsrythmus. Beitrag Wird nach der Speicherung automatisch eingestellt. Einmalbeitrag (optional): Einmaliger Betrag welcher sich nach einem Beitragseinzug automatisch wieder auf 0,00 EUR setzt (z.B. für Aufnahmegebühren oder einmalige Beiträge für Ausflüge) Electronic Banking Version 5.0 Seite 8 von 25 Stand 15.10.2015 Schritt 4/4: Unter Funkt./Ehrungen/Sonst. (3) werden alle Funktionen und Ehrungen des Mitgliedes verwaltet. Zusätzlich können Sie hier Notizen und selbst definierte Datumsfelder eingeben. Erläuterung / Eingabemöglichkeit der einzelnen Felder: Sonstiges 1 / Datum 1: Frei definierbarer Text mit Erfassungsdatum. Sonstiges 2 / Datum 2: Frei definierbarer Text mit Erfassungsdatum. Nr. / Funktion: Wählen Sie mit dem „Pfeil-Nach-Unten“-Symbol die jeweilige Funktion des Mitglieds innerhalb des Vereins aus. Von … bis (Funktion): Hinterlegen Sie hier das Datum wie lange das Mitglied die Funktion ausübt bzw. ausgeübt hat. Nr. / Ehrung: Wählen Sie mit dem „Pfeil-Nach-Unten“-Symbol die jeweilige Ehrung des Mitglieds innerhalb des Vereins aus. Datum (Ehrung): Hinterlegen Sie hier das Datum ab wann das Mitglied die Ehrung erhalten hat. Im Reiter Notizen/Bild (4) können Sie individuelle Notizen und ein Bild für jedes Mitglied hinterlegen. Das Bild kann beim Druck von Mitgliedsausweisen oder sonstigen Vorlagen genutzt werden. Zusätzlich ist unter Postanschrift/Zusatzfelder (5) eine Erfassung einer zusätzlichen Versandadresse und individueller Felder für den Kunden möglich. Desweiteren können Sie im Dokumentenarchiv (6) je Mitglied beliebige Dateien, z. B. die Anmeldung des Mitglieds, hinterlegen. Mit der Schaltfläche Speichern sichern Sie alle erfassten Daten und das Mitglied erscheint nun auch in der Mitgliederübersicht von SPG-Verein. Electronic Banking Version 5.0 Seite 9 von 25 Stand 15.10.2015 3.2 Ausgaben von Listen, (Serien-)Briefen oder Etiketten SPG-Verein bietet Ihnen eine Vielzahl von Listen, Briefen und Etiketten zur Auswertung/Ausdruck Ihrer Mitgliedsdaten an. Sie können sich zusätzlich eigene Listen mit eigenem Layout (z. B. Vereinsgrafik etc.) im integrierten Layout-Editor erstellen. Zusätzlich haben Sie durch eine Selektion von Mitgliedern die Möglichkeit, nur bestimmte Mitglieder auf der Liste, den Briefen oder den Etiketten anzeigen/ausdrucken zu lassen (z. B. 10 jähriges Jubiläum etc.). Die folgende Anleitung bezieht sich auf die Ausgabe einer Liste. Die Ausgabe als (Serien-)Briefe oder Etiketten erfolgt analog dieser Anleitung. Schritt 1/2: Klicken Sie links oben in der Menüleiste auf den Menüpunkt Mitglieder => Untermenü Computerliste. Schritt 2/2: Stellen Sie nun im Ausgabefenster die von Ihnen gewünschten Optionen ein. Unter Welcher Liste? Können Sie alle Listen, auch selbst erstellte, für die Ausgabe auswählen. In der Folge-Maske wählen Sie die unter „Ausgabe auf…“ Vorschau (optional) aus. Ihnen wird nun die Druck-Vorschau angezeigt. Electronic Banking Version 5.0 Seite 10 von 25 Stand 15.10.2015 3.3 Geburtstagsliste anzeigen und drucken In der Mitgliederübersicht können Sie sich sofort einen Überblick über anstehende Geburtstage verschaffen. Wählen Sie hierfür bei der Auswahl Geburtstage die gewünschte Sortierung mit einem Linksklick aus. In der Folge-Maske wählen Sie die unter „Ausgabe auf…“ Vorschau (optional) aus. Ihnen wird nun die DruckVorschau angezeigt. Electronic Banking Version 5.0 Seite 11 von 25 Stand 15.10.2015 3.4 Jubiläen anzeigen und drucken Schritt 1/2: Klicken Sie links oben in der Menüleiste Mtgl. selektieren => Untermenü Jubiläen. auf den Menüpunkt Mitglieder => Untermenü Nach Wahl des gewünschten Bestandes (Gesamtbestand oder selektiert/sortiert) und Festlegung des Dateinamens für die Ausgabe, kann unter „Vorgaben“ eine Selektion nach Geburtsdatum bzw. Eintrittsdatum unter Angabe eines Auswertungsjahres festgelegt werden. Ferner ist noch ggf. das Alter einzugrenzen und die Sprünge sowie eine Sortierung nach Datum oder Alter zu wählen. Durch einen Mausklick auf die Schaltfläche OK wird die Selektion gestartet. Schritt 2/2: Für die Ausgabe der selektierten Mitglieder öffnen Sie wie unter 3.2 beschrieben die Ausgabemaske für Listen, (Serien-)Briefe oder Etiketten. Geben Sie als Ausgabeart jedoch selektiert/sortiert an. Verwenden Sie für die Ausgabe in „Jubi-EintrDatum“ oder „Jubi-GebDatum“. Electronic Banking Version 5.0 Listenform Seite 12 von 25 die speziell hierfür erstellten Vorlagen Stand 15.10.2015 3.5 Selektion von Mitgliedern Klicken Sie links oben in der Menüleiste auf den Menüpunkt Mitglieder => Untermenü Mtgl. Selektieren => Untermenü alle. Sie können nun anhand der Schaltfläche Feldauswahl festlegen welche Mitglieder für die Weiterverarbeitung aussortiert werden sollen. Eine Speicherung Ihrer Selektion für eine erneute Verwendung ist mit der Schaltfläche Sichern möglich. Für die Ausgabe der selektierten Mitglieder öffnen Sie wie unter 3.2 beschrieben die Ausgabemaske für Listen, (Serien-)Briefe oder Etiketten. Geben Sie als Ausgabeart jedoch selektiert/sortiert an, damit nun die von Ihnen selektierten Mitglieder verwendet werden. Electronic Banking Version 5.0 Seite 13 von 25 Stand 15.10.2015 4. Beitragseinzug 4.1 Beitragserhebung Durch die Beitragserhebung werden die unter den Mitgliederstammdaten hinterlegten Beiträge, Sonderund Einmalzahlungen zahlbar (fällig) gestellt. Aus der Erhebung ergibt sich bei den nachstehenden Feldern eine Veränderung: - gezahlte Beträge / Sollstellungsbeträge - Mahnkennzeichen - Datum letzte Zahlung / Datum letzte Sollstellung - Einmalbetrag - Saldo (Mitgliedskonto) Nach Durchführung des Originallaufes (oben genannte Felder im Stammsatz werden verändert) ist die Beitragserhebung nur noch durch Einlesen der letzten Datensicherung vor Erhebung rückgängig zu machen. Wir empfehlen daher vor der Beitragserhebung eine Datensicherung durchzuführen! Schritt 1/3: Klicken Sie links oben in der Menüleiste auf den Menüpunkt Beiträge => Untermenü Beitragsverfahren => Untermenü Beitragserhebung. Wählen Sie als Variante Originallauf aus. Mit der Variante Testlauf kann eine Simulation der Beitragserhebung erfolgen. Dabei findet keine Bestandsveränderung statt, jedoch werden alte Testlauf- bzw. Originallauf-Dateien aus der vorherigen Erhebung gelöscht. Darauf wird durch eine entsprechende Bildschirmausgabe hingewiesen. Ggf. ist zu diesem Zeitpunkt ein Abbruch möglich. Ferner kann unter Eingabe vorgegeben werden, ob die Erhebung für den gesamten Mitgliederbestand, eine bestimmte Abteilung oder einen selektierten Unterbestand erfolgen soll. Im Bereich Zahlungstermin legen Sie fest welchen Zeitraum Sie abrechnen möchten. Bei der Zahlungsart „sonstige“ ist außerdem der Zahlungsmonat anzugeben. Es muss hier die bei den Mitgliedern hinterlegte Zahlungsweise angegeben werden. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit der Schaltfläche OK. Die erfolgreiche Ausführung wird Ihnen am Bildschirm angezeigt. Electronic Banking Version 5.0 Seite 14 von 25 Stand 15.10.2015 Schritt 2/3: Öffnen Sie in der Menüleiste Beiträge => Untermenü Beitragsverfahren => Untermenü Beitragserhebungsliste. Wählen Sie bei der Sortierung („numerisch“ bzw. „alphabetisch“) und Umfang der Ausgabe aus. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK. In der Folge-Maske können Sie weitere Druck-Optionen auswählen. Electronic Banking Version 5.0 Seite 15 von 25 Stand 15.10.2015 Schritt 3/3 Öffnen Sie den Menüpunkt Beiträge => Untermenü Beitragsverfahren => Untermenü SEPA-Lastschriftdatei erstellen. Es öffnet sich nun die Maske für die Erstellung der Zahlungsverkehrsdatei. Bitte beachten Sie die Hinweise in den jeweiligen Masken bzw. die Beschreibung in der Hilfe. Beachten Sie bitte das SEPA-Lastschriften ausschließlich per Online-Banking eingereicht werden können. Die Abgabe per beleglosen Datenträgeraustausch (Diskette, CD-Rom etc.) ist nicht möglich! Allgemeine Informationen: Bei SEPA-Basislastschriften muss laut Regelwerk immer eine Unterscheidung zwischen „Erst-Lastschriften“ und „Folge-Lastschriften“ durchgeführt werden. Neue, noch nie eingezogene Mitglieder müssen mit der Funktion „Erst-Lastschrift“, bestehende und in der Vergangenheit bereits eingezogene Mitglieder mit der Auswahl „Folge-Lastschriften“ eingezogen werden. Es werden somit 2 Einzugsdateien im XML-Format erstellt. Beide müssen später per Online-Banking weitergeleitet werden Ablauf: Wählen Sie zunächst das Vereinskonto für die Verrechnung des Gegenwertes aus. Erfassen Sie anschließend noch den von Ihnen gewünschten Verwendungszweck (z.B. „Beitrag 201X“). Wählen Sie nun Ihr Ziellaufwerk ( USB-Stick, Festplatte etc. ) mit der Schaltfläche durchsuchen… aus. Beachten Sie bitte beim Fälligkeitsdatum eine Vorlaufzeit von 6 Arbeitstagen bei „Erst-Lastschriften“ bzw. 3 Arbeitstagen bei „Folge-Lastschriften“. Wochenendtage und Feiertage werden nicht berücksichtigt. Sollten Sie die Funktion „COR1 – verkürzte Laufzeit“ ausgewählt haben (empfohlen), so ist die Vorlaufzeit des Fälligkeitsdatums für „Erst- und Folgelastschriften“ einheitlich +2 Arbeitstage. Wochenendtage und Feiertage werden nicht berücksichtigt. Electronic Banking Version 5.0 Seite 16 von 25 Stand 15.10.2015 1. Beispiel für die Festlegung des Fälligkeitsdatums ohne den Haken COR1: Sie möchten am Montag, dem 17.02.2014, Erst-Lastschriften einziehen. Somit müssen Sie +6 Arbeitstage Vorlaufzeit berücksichtigen. Beim Fälligkeitsdatum ist somit der 25.02.2014 zu erfassen, da das Wochenende nicht berücksichtigt wird. 2. Beispiel für die Festlegung des Fälligkeitsdatums mit dem Haken COR1: Sie möchten am Montag, dem 17.02.2014, Erst-Lastschriften einziehen. Somit müssen Sie +2 Arbeitstage Vorlaufzeit berücksichtigen. Beim Fälligkeitsdatum ist somit der 19.02.2014 zu erfassen, da das Wochenende nicht berücksichtigt wird. Betätigen Sie nun die Schaltfläche OK. Die SEPA-Lastschrift-Datei wird auf dem Ziellaufwerk gespeichert. Sie werden nun aufgefordert einen Begleitzettel, falls ausgewählt/gewünscht, auszudrucken. Wiederholen Sie den Vorgang ggf. um eine Erst- bzw. Folge-Lastschriftdatei zu erstellen. Es können nach einer Beitragserhebung Erst- sowie Folge-Lastschriften vorliegen. In diesem Fall ist jeweils die Erstellung einer separaten SEPA-Lastschriftdatei für die Erst- und Folgelastschriften notwendig. Führen Sie Schritt 2.2, ohne erneuten Beitragserhebungslauf, ggf. zweimal durch und treffen sie über den Optionspunkt ‘Ausführung von‘ die entsprechende Auswahl der Lastschriftart. Für den Beitragseinzug Ihrer gesamten Lastschriften sind beide Dateien an die Sparkasse zu übertragen. Beachten Sie bitte, dass für die Erst- und Folge-Lastschriften jeweils eine eigene Datei mit unterschiedlichem Datei-Namen (z.B. TST-sepa-erst.xml / TST-sepa-folge.xml) erstellt wird. Übertragen Sie nun die SEPA-Lastschriften bequem und zu günstigen Konditionen per Online-Banking (siehe „4. Übertragung der SEPA-Datei mittels Internet-Banking“) auf unserer Internetseite. Bei der Übertragung der Zahlungsverkehrsdatei per Online-Banking wird kein Begleitzettel benötigt. Sie können die „Anzahl Begleitzettel“ auf „00“ einstellen. Electronic Banking Version 5.0 Seite 17 von 25 Stand 15.10.2015 4.2 Übertragung der SEPA-Datei mittels Internet-Banking Melden Sie sich unter www.sparkasse-niederbayern-mitte.de links mit der Schaltfläche Anmelden und der anschließenden Eingabe Ihrer Zugangsdaten im Internet-Banking an. Klicken Sie nun links auf den Menüpunkt Banking => Untermenü Datei-Übergabe. Mit dem mittig platzierten Button Durchsuchen können Sie die SEPAXML-Datei, die Sie vorher mit SPG-Verein erstellt haben, auswählen. Folgen Sie nun dem Dialog und geben Sie die Lastschriften durch die Eingabe Ihrer Legitimationsdaten zur Buchung frei. Der Einzug bzw. die Übertragung einer SEPA-Lastschriftdatei ist über das kostenlose InternetBanking oder einer Online-Banking – Software wie z.B. StarMoney oder SFirm Enterprise möglich. Gerne beantworten wir Ihre Fragen zum Online-Banking unter der Telefon-Nr. 08731 / 502 – 1313. 4.3 SEPA-Dateien mit mehr als 999 Posten Sollten Sie mehr als 999 Lastschriften, z.B. bei einem Einzug des Mitgliedsbeitrages von über 1.000 Mitgliedern, einziehen, so ist ein Aufsplitten in mehrere DTA-/SEPA-Dateien nötig. SPG-Verein führt dieses Aufsplitten optional für Sie durch. Wählen Sie hierfür den Menüpunkt Einstellungen => Einstellungen (generell) aus. Sie können nun links die Funktion Dta/SEPA auswählen. Sie können nun die „Splitrate für die Dta-/SEPA-Ausgabe“ festlegen. Beim Erreichen der Splitrate wird jeweils eine DTA-/SEPA-Datei ausgegeben. Dabei erhält der Dateiname als Erweiterung eine fortlaufende Nummer. Beachten Sie bitte, dass alle Dateien zur Buchung auf das Ziellaufwerk bzw. anschließend per Online-Banking übertragen werden müssen. Electronic Banking Version 5.0 Seite 18 von 25 Stand 15.10.2015 4.4 Zusatzinformationen zur Beitragserhebung Wann wird von einem Mitglied der Beitrag richtig eingezogen? Folgende Voraussetzungen müssen vor der Beitragserhebung erfüllt sein: 1. Die Zahlungsart muss gleich „Barzahlung“, „Rechnung“ oder „SEPA-Lastschrift sein. 2. Das Mahnkennzeichen darf nicht gleich ' 9 ' sein. Eine erneute Beitragserhebung wird erst wieder durchgeführt, wenn durch eine Zahlung der Rückstand ausgeglichen oder das Mahnkennzeichen manuell geändert worden ist. 3. Das Tagesdatum muss kleiner als das Datum 'Austritt' sein. Dateninhalt = '00.00.0000' wird nicht ausgewertet. 4. Das Datum 'Erhebung ab' muss kleiner oder gleich dem Tagesdatum sein. Dateninhalt = '00.00.0000' wird nicht ausgewertet. 5. Einer der vorgegebenen Zahlungstermine muss mit der Zahlungsweise beim Mitglied übereinstimmen. 6. Unabhängig vom Austrittsdatum wird ein rückständiger Betrag bei der Zahlungsart „SEPA-Lastschrift“ immer angefordert. Um dies zu verhindern sollte die Zahlungsart auf „Barzahler“ geändert werden. 7. Angeforderte Einmalbeträge werden unabhängig vom Austrittsdatum und vom Datum ‘Erhebung ab‘ eingezogen. Nach Ermittlung des zu zahlenden Beitrages erfolgt die Prüfung, ob eine Vorauszahlung vorliegt. In diesem Fall wird der maschinell ermittelte Beitrag mit der Vorauszahlung verrechnet und ein eventuell danach verbleibender Restbeitrag erhoben. Der Kontensaldo wird ermittelt aus den Feldern: Vortrag Vorjahr + gezahlte Beträge Sollstellungsbeträge ------------------------------= Kontosaldo =================== Nach einer Beitragserhebung mit der Zahlungsart „SEPA-Lastschrift“ ist der Kontensaldo stets ausgeglichen (0,00 EUR). Bei den Zahlungsarten Bar- und Rechnungszahler werden die Beiträge lediglich ins 'SOLL' (fällig) gestellt. Der Kontoausgleich kann in diesen Fällen erfolgen durch: 1. manuelle Zahlungsbuchung (siehe Zahlungseingänge) oder 2. Ändern der Zahlungsart auf „SEPA-Lastschrift“ (die rückständigen Beiträge werden dann automatisch bei der nächsten Beitragssollstellung angefordert, sofern dies unter 'Optionen' gewählt ist). Nach Bestätigung der Eingaben mit 'OK' wird der Lauf der Beitragserhebung gestartet. Den Stand der Bearbeitung können Sie in einem Statusfenster ablesen. Mit erfolgter Durchführung wird die Beendigung des Laufes angezeigt. Electronic Banking Version 5.0 Seite 19 von 25 Stand 15.10.2015 5. Praktische Funktionen 5.1. Datensicherung / Datenrücksicherung Der Ablauf für die Datensicherung / Datenrücksicherung ist nahezu identisch. Der Ablauf wird anhand einer Datensicherung für alle Daten des Mandanten erläutert. Bei der Datensicherung / Datenrücksicherung ist immer das jeweilige 3-stellige Mandanten-Kennzeichen (z.B. TST, XXX etc.) zu beachten bzw. vorher in SPG-Verein anzulegen. Klicken Sie links oben in der Menüleiste auf den Menüpunkt Extras => Untermenü Datensicherung => Untermenü alle Daten sichern (zip-Datei). Wählen Sie mit der Schaltfläche speichern unter… das gewünschte Laufwerk für die Datensicherung. Starten Sie Datensicherung mit der Schaltfläche OK. Die Rücksicherung der Daten erfolgt analog im Untermenü alle Daten einlesen (zip-Datei). 5.2 Datenexport Öffnen Sie das Menü Extras => Untermenü Daten exportieren. Stellen Sie nun die für Ihr Programm benötigte Konfiguration der Exportdatei ein. Wählen Sie anschließend durch die Schaltfläche Feldauswahl… die benötigten Felder für den Datenexport aus. Bestätigen Sie die Feldauswahl und den Datenexport mit OK. Sie können nun die Exportdatei auf einem Datenträger Ihrer Wahl speichern und mit einem anderen Programm bearbeiten (z.B. Microsoft Excel oder Microsoft Word). Electronic Banking Version 5.0 Seite 20 von 25 Stand 15.10.2015 5.3 Datenimport Die Programmfunktion ermöglicht es dem Anwender, Datensätze, die entweder im *.txt oder im *.csvFormat vorliegen, in SPG-Verein zu importieren. Öffnen Sie das Menü Extras => Untermenü Daten importieren. Wählen Sie zunächst eine Importdatei über die Schaltfläche durchsuchen… aus. Für das folgende Beispiel wurde eine Textdatei mit einem einfachen Inhalt in Microsoft Excel erstellt: Wählt man diese Datei aus, werden in der Importmaske die Daten entsprechend ergänzt. Im Regelfall enthalten Importdateien in der ersten Zeile die Feldnamen; in SPG-Verein ist deshalb der Haken vor „Feldnamen in der ersten Zeile“ entsprechend gesetzt. Unter Optionen ist festzulegen, ob ein kompletter Bestand neu aufgebaut werden soll (vorbelegt), oder ob neue Mitgliedsnummern vergeben werden sollen. Nun kann in dem Feld Quelle/Import die gewünschte Datenreihe ausgewählt werden, z.B. Vorname. Anschließend ist das korrespondierende Feld (Ziel) für SPG-Verein auszuwählen, hier also auch Vorname. Durch Betätigen der Schaltfläche hinzufügen wird programmseitig eine entsprechende Zuordnung aufgebaut. Soll ein Import einer bestimmten Datei gleichen Namens und gleichen Speicherortes später erneut verwendet werden, können die aufgebauten Zuordnungen über die Schaltfläche Vorgaben speichern abgelegt werden. Sobald diese Datei zu einem späteren Zeitpunkt wieder eingelesen werden soll (etwa wegen aktueller Datensätze), ist lediglich die Schaltfläche Vorgaben einlesen zu betätigen. SPG-Verein ruft automatisch die Importdaten (Voraussetzung: gleicher Name, gleicher Speicherort) und die gebildeten Zuordnungen auf. Ein Mausklick auf die Schaltfläche Import durchführen startet den entsprechenden Vorgang, der mit der Meldung ‚Importierung beendet’ quittiert wird. Anschließend kann die Programmfunktion über Beenden verlassen werden. Die Daten stehen nun in SPG-Verein zur Verfügung. Electronic Banking Version 5.0 Seite 21 von 25 Stand 15.10.2015 5.4 Prüflisten Öffnen Sie das Menü Extras => Untermenü Prüflisten Sie können hier die Prüfliste Blz/Konto-Nr./IBAN oder Prüfliste PLZ/Ort/Strasse auswählen. Zum einen kann eine Selektion/Deselektion von ausgetretenen Mitgliedern durchgeführt werden. Es wird hier die Richtigkeit von Kontonummer/IBAN zu Bankleitzahl/BIC bzw. Postleitzahl zu Ort geprüft. Nach erfolgtem Prüflauf erhält der Benutzer einen Report, anhand dessen er die vom Programm festgestellten Unstimmigkeiten bewerten und ggf. ausräumen kann. Insbesondere die Prüffunktion von Kontonummer zu Bankleitzahl erleichtert das Arbeiten, da es hier immer wieder durch alle Beteiligten leicht zu Fehlern kommen kann. Möglich wird diese Prüfung durch ein für jedes Institut festgelegtes und der Bundesbank gemeldetes Prüfziffernverfahren für die Kontonummernbildung. Die oben beschriebenen Prüffunktionen sind automatisch im Hintergrund beim Füllen der genannten Felder unter der Menüfunktion Mitglieder => Änderungsdienst => Mitglieder pflegen aktiv. So bekommt der Benutzer gleich bei der Eingabe einen Warnhinweis. Electronic Banking Version 5.0 Seite 22 von 25 Stand 15.10.2015 5.5 Konfiguration der Mitgliederübersicht Durch Betätigung der rechten Maustaste in der Mitgliederübersicht können Sie viele kontextsensitive Funktionen zur schnellen Mitgliederpflege auswählen. Beispiele: - Mitglied neu anlegen - Mitglied ändern - Mitglied löschen - Einzel-Etikett ausgeben - Einzel-Brief ausgeben - und viele weitere… Das Layout und die Bestandteile der Mitgliederübersicht können je Mandant durch den Anwender an den persönlichen Bedarf angepasst werden. Durch einen Mausklick auf die Schaltfläche Layout wird ein Dialogfenster mit vier Registerkarten geöffnet; dort können die Farbgestaltung, die Schriftart und das Scrollverhalten eingestellt sowie diverse Optionen festgelegt werden. Über die Schaltfläche Spalten wird der Benutzer in die Lage versetzt, die Spaltenkonfiguration selbst zu definieren. Es können bestehende Spalten gelöscht und neue hinzugefügt werden. Über die Schaltfläche Sichern wird die aktuelle Konfiguration gespeichert. Electronic Banking Version 5.0 Seite 23 von 25 Stand 15.10.2015 5.6 Passwortschutz Sie können optional in SPG-Verein je Mandant ein Passwort hinterlegen. Klicken Sie links oben in der Menüleiste auf Passwort verwalten. Die Funktionalitäten sind selbsterklärend. den Menüpunkt Extras => Untermenü 5.7 Online-Update durchführen Vor einem Online-Update sollten Sie dringend eine Datensicherung (siehe Punkt 5.1) durchführen. Durch das Online-Update werden evtl. Fehler behoben oder neue Funktionen im Programm eingefügt. Wir empfehlen Ihnen das Online-Update in regelmäßigen Abständen durchzuführen! Klicken Sie oben mittig in der Menüleiste auf den Menüpunkt Hilfe => Untermenü Online-Update. Ihnen werden vor dem Update alle Änderungen/Neuerungen (+/- Symbol) am Programm aufgezeigt. Folgen Sie den Anweisungen am Bildschirm. Sie können im Menüpunkt Einstellungen => Untermenü Einstellungen (generell) => Sonstiges die automatische Online-Update-Prüfung mit einem individuellen Intervall aktivieren. Wir empfehlen die Aktivierung mit einem Intervall von 30 Tagen. Electronic Banking Version 5.0 Seite 24 von 25 Stand 15.10.2015 5.8 Online-Verbandsmeldung BLSV Für die Online-Verbandsmeldung benötigen Sie einen Zugang für das Portal des BLSV. SPG-Verein erstellt alle benötigten Mitgliederdaten für die Meldung in elektronischer Form. Diese können Sie auf einfache Weise im Portal des BLSV einfügen. Weitere Informationen bzw. Anleitung zum Portal des BLSV erhalten Sie im Internetauftritt des BLSV: http://www.blsv.de/blsv/vereinsservice/mitgliederverwaltung/datenpflege.html Klicken Sie links oben in der Menüleiste Verbandsmeldungen => Funktion LSB Bayern. auf den Menüpunkt Extras => Untermenü Schritt 1/3: Ordnen Sie mit der Funktion Abteilungen einzelnen Sportarten zuordnen Ihre Abteilungen/Beiträge den offiziellen BLSV-Abteilungen zu. Die Zuordnung ist einmalig vorzunehmen und wird gespeichert. Schritt 2/3: Mit der Funktion Auswertung starten werden die aktuellen Erhebungsdaten berechnet. Sie haben hier die Möglichkeit ausgetretene Mitglieder in die Meldung einzuschließen (optional) oder eine Nachmeldung (optional) für einen bestimmten Zeitraum vorzunehmen. Schritt 3/3: Mit der Schaltfläche Auswertung ausgeben wird je meldepflichtiger BLSV-Abteilung (siehe Schritt 1/3) eine Datei (z.B. „Badminton.txt“ und „Behindertensport.txt“) in dem von Ihnen ausgewählten Verzeichnis gespeichert. Öffnen Sie die Datei(en) und kopieren Sie den Inhalt (Tastatur-Kombination „STRG“ + „C“) der jeweiligen Datei in das Meldefeld des BLSV-Portals. Dateiaufbau lt. BLSV-Vorgabe (Stand November 2012): Mustermann Max;m;16.04.1947 6. Impressum Die Kurzanleitung wurde mit höchster Sorgfalt erstellt. Dennoch können ungewollt Fehler enthalten sein, für die die Sparkasse Niederbayern-Mitte keine Haftung übernehmen kann. Sollten Ihnen Fehler oder Verbesserungen in dieser Dokumentation auffallen, bitten wir Sie, uns diese mitzuteilen. Unsere Kontaktdaten sind auf Seite 2 ersichtlich. Vielen Dank! 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