Die Software zur zentralen Erfassung von Flüchtlingen und zur

cevisio® Flüchtlingsmanagement
Die Software zur zentralen
Erfassung von Flüchtlingen
und zur Verwaltung von
Flüchtlingsunterkünften.
Praxisbewährt
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bereits in über 100 Aufnahmeeinrichtungen, Wohnheimen und Behörden in vielen
Bundesländern im Einsatz
bereits mehr als 200.000 Flüchtlinge registriert (innerhalb der letzten 9 Monate)
cevisio® Flüchtlingsmanagement
Einleitung
Mit dem cevisio Flüchtlingsmanagement erhalten Sie ein vollumfassendes System für die Verwaltung
von Flüchtlingsunterkünften und Wohnheimen. Das Programm wurde in Zusammenarbeit mit dem
DRK Landesverband Sachsen e. V. entwickelt und ist auf einfachste Bedienung und schnellste
Erlernbarkeit ausgelegt.
Da bereits über 100 Aufnahmeeinrichtungen in diversen Bundesländern mit dem Programm
arbeiten, hat sich dieses in der Praxis bewährt und steht sofort zur Verfügung.
Das Programm deckt alle Bereiche zum Thema Flüchtlingserfassung und -verwaltung ab. Neben der
reinen Registrierung der Flüchtlinge, unterstützt das Programm auch weitreichend bei der
Unterbringung und Versorgung der Flüchtlinge. So werden alle freien Plätze übersichtlich dargestellt
und alle Prozesse innerhalb der Unterkunft abgebildet (Zutrittskontrolle, Essensausgabe,
Warenausgabe, medizinische Untersuchungen, Taschengeldausgabe etc.).
Der zusätzliche Einsatz auf Behördenseite ermöglicht die direkte Verwaltung und Abrechnung der
Flüchtlinge. Neben der Erfassung sämtlicher Daten zum Asylverfahren, wie EASY-Optionierung und
BAMF-Daten, wird die direkte Generierung und Ausgabe aller benötigter Schreiben (BüMA,
Belehrungen etc.) unterstützt. Weiterhin können sämtliche Daten zur medizinischen
Erstuntersuchung erfasst und ausgewertet werden.
Basis dessen ist die Ausstellung einer persönlichen Ausweiskarte mit RFID-Chip oder Barcode für
jeden Flüchtling. Durch Anhalten der Ausweiskarte an entsprechende Lesegeräte werden o. g.
Aktionen automatisch in der Software erfasst. Über die Ausweiskarte ist zudem eine Identifikation
der Flüchtlinge jederzeit möglich.
Da die Daten bereits in den Erstaufnahmeeinrichtungen erfasst werden, ist keine doppelte Erfassung
mehr nötig, was das weitere Asylverfahren deutlich vereinfacht. Durch Abgleich aller neu erfassten
Flüchtlinge mit der zentralen Datenbank wird Mehrfachregistrierungen wirksam entgegengewirkt.
Die Oberfläche des Flüchtlingsmanagements kann benutzerindividuell auf Deutsch oder Englisch
eingestellt werden. Dadurch können Helfer aus anderen Ländern barrierefrei mit dem Programm
arbeiten.
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cevisio® Flüchtlingsmanagement
Erfassung von Flüchtlingen
Die Flüchtlinge werden schnell und einfach entweder in zentralen Flüchtlingsregistrierungsstellen
oder dezentral direkt in den Aufnahmeeinrichtungen erfasst. Die Ablage der Daten erfolgt in Form
einer Flüchtlingsakte innerhalb einer zentralen Flüchtlingsdatenbank. So wird jeder Flüchtling
landesweit nur ein einziges Mal erfasst und steht anschließend allen Behörden und Organisationen
zur Verfügung.
Auch in Gebieten, in denen Internet weder per Kabel noch per Funk (LTE) bereitsteht, ist ein Einsatz
durch vorübergehende dezentrale Erfassung mit späterem Datenabgleich zur zentralen
Flüchtlingsdatenbank möglich.
Jeder Flüchtling erhält eine persönliche Ausweiskarte mit eindeutiger Nummer und Foto. Die Karte ist
mit einem RFID-Chip oder alternativ mit einem Barcode ausgestattet. Durch Anhalten der Karte an
ein Lesegerät können alle relevanten Daten zum Flüchtling abgerufen und neue Daten erfasst
werden.
Im Anschluss an die Erfassung unterstützt das System bei sämtlichen Prozessen rund um die Arbeit
mit dem Flüchtling, wie bspw. Unterbringung, medizinische Versorgung, Essensausgabe,
Sachwarenausgabe, Geldausgabe.
Registrierungsarbeitsplatz (Bild links) mit Bereich für Aufnahme Ausweisbild (Bild rechts)
Ausweiskarte mit RFID-Chip am Beispiel DRK Landesverband Sachsen e.V.
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cevisio® Flüchtlingsmanagement
Erfassung persönlicher Daten
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Name
Herkunftsland inkl. Anschrift
Kontaktdaten
Geburtsdatum und -ort
Familienstand, Geschlecht, Größe und Augenfarbe
Herkunftsland, Volkszugehörigkeit, Religion und Sprache
Bildung und Beruf
Ankunftsdatum
bestehende Schwangerschaft
bestehender Diabetes (für Warnhinweis bei Essensausgabe und medizinischer Versorgung)
Behinderungen (geistige und körperliche)
Kennzeichen „unbegleiteter Minderjähriger“
Kostenübernahmezeitraum
Foto (Aufnahme direkt aus Programm inkl. Aufnahmevorschau und Bildanpassung)
Erfassung von Daten zur Unterbringung
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Unterbringungseinrichtung
zugewiesene Räumlichkeit (Quartier, Wohneinheit, Raumgruppe, Raum und Bett)
Erfassung der Verwandtschaft
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Erfassung aller verwandten Personen inkl. deren Rolle (Mutter, Vater, Sohn, Tochter etc.)
umfangreiche automatische Ergänzung von verwandten Personen
Beispiel: Erfassung eines zweiten Kindes zur Mutter, automatische Zuordnung des Kindes
zum Vater und als Geschwister zum ersten Kind
Erfassung der Bezugspersonen bei Minderjährigen
Erfassung von Anweisungen
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Über Anweisungen können Meldungen an festgelegten Stationen ausgegeben werden. Diese
werden automatisch beim Anhalten der Ausweiskarte an das Kartenlesegerät eingeblendet.
Beispiel 1: Essensausgabe „Vor Essensausgabe bei Einrichtungsleitung melden“
Beispiel 2: Medizinische Untersuchung „Bitte auf Diabetes untersuchen“
Erfassung aller Aktionen innerhalb der Unterkünfte
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Erfassung/Anzeige aller Aktionen des Flüchtlings in der Unterkunft
Aktionen: Aufnahme, Entlassung, Gehen (temporär), Kommen, Essensausgabe (Frühstück,
Mittagessen, Abendessen), Warenausgabe, Warenrückgabe, Geldausgabe, Wäscheannahme,
Wäscherückgabe, Medizinische Untersuchung, Kostenerfassung, Gemeinnützige Arbeit
Erfassung medizinischer Daten
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medizinische Erst- und Folgeuntersuchungen inkl. Befund
durchgeführte Untersuchungen im Rahmen der Erstuntersuchung (Röntgen, QuantiferonTest/Tuberkulin-Hauttest, Stuhluntersuchung, Blutuntersuchung)
Impfstatus inkl. aller durchgeführten Impfungen
bestehende Allergien
bestehende Erkrankungen
medizinische Versorgung (Erfassung Zeitpunkt, Anamnese, Befund, Therapie)
Medikamentenausgabe
Erfassung von Verteilern
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Zuweisung beliebiger Verteilerkennzeichen zur einfachen Zustellung von Anschreiben oder
Rundschreiben
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cevisio® Flüchtlingsmanagement
Erfassung sämtlicher Dokumente
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Ablage beliebiger Dokumente zum Flüchtling
integrierte Vorschau für alle gängigen Dateiformate
integrierte Funktion zum Scannen von Dokumenten
Erfassung Asylverfahren und behördliche Kennzeichen
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Status des Asylverfahrens
EASY-Optionierung
BAMF-Daten und -Kennzeichen
einbehaltene Unterlagen
erfolgte, laufende und anstehende Schritte im Asylverfahren
polizeiliche Erfassung
Taschengeldregelsatz und -auszahlungen
Statusdaten
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letzte Aktion des Flüchtlings (Zeitpunkt, Aktionsart und Ort)
aktueller, realer Aufenthaltsort
Dokumentation
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Erfassung chronologischer Notizen inkl. Erfasser und Zeitstempel
Erfassungsmaske Flüchtlingsdaten mit Flüchtlingsakte
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cevisio® Flüchtlingsmanagement
Verwaltung von Unterkünften
Mit dem Modul Quartiermanagement werden Unterkünfte für Flüchtlinge vollumfänglich verwaltet.
Es werden sowohl Erstaufnahmeeinrichtungen (EAE) als auch Einrichtungen zur langfristigen
Aufnahme von Flüchtlingen unterstützt.
Neben Belegungsplanung und Kapazitätskontrolle werden sämtliche Prozesse innerhalb der
Unterkunft unterstützt. Hierfür stehen Module zur Aufnahme/Entlassung, Zutrittskontrolle,
Essensausgabe, Warenausgabe, Geldausgabe, Wäscheannahme und -rückgabe, Materialverwaltung
mit Bestellwesen, Rechnungslegung/Abrechnung u.v.m. zur Verfügung.
Über die integrierte Anwesenheitsübersicht ist immer sekundenaktuell erkennbar, welche Flüchtlinge
und Helfer sich aktuell in einer Unterkunft befinden. Neben einer reinen Kontrollfunktion ist diese
Übersicht insbesondere im Katastrophenfall (Brand etc.) unverzichtbar.
Belegungsübersicht für verschiedene Unterkünfte
Anzeige am Eingangsbereich nach Anhalten der Ausweiskarte
Daten zur Unterkunft
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Kapazität (Anzahl der Plätze)
aktuelle Belegung mit Angaben zur Personenstruktur (Nationalitäten, Alter, Geschlecht etc.)
Gliederung in beliebig viele Einzelbereiche (Räume, Zelte, Gebäudeteile etc.)
Daten zu Unterkunftsbereichen
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Gliederung in Wohneinheiten, Raumgruppen, Räume und Betten
Anzahl der Wohn- und Schlafplätze
aktuelle Belegungsstärke
aktueller Belegungsstatus (leer, teilbelegt, voll, überbelegt)
Belegungsart (Familien, Frauen, Männer, nach Nationalität oder Religion)
Bereich Aufnahme/Entlassung
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Erfassung von Aufnahme und Entlassung von Bewohnern
Ausgabe Ausweiskarte (insofern Flüchtling diese noch nicht besitzt)
Zuweisung zu freien Wohnbereichen und Betten
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cevisio® Flüchtlingsmanagement
Bereich Zutrittskontrolle
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Erfassung aller Ein- und Ausgänge der Unterkunft
Personenerkennung durch einfaches Anhalten der Ausweiskarte an den Kartenleser
Anzeige Passfoto der Person zur Sicherheitskontrolle
personenspezifische Zugangs- oder Ausgangssperre
Bereich Essensausgabe
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Erfassung aller an eine Person ausgegebenen Mahlzeiten
Personenerkennung durch einfaches Anhalten der Ausweiskarte an den Kartenleser
separate Erfassung für Frühstück, Mittagessen und Abendessen
Zähler für ausgegebene Essen zur gezielten Nachbestellung
Hinweis bei Mehrfachausgabe einer Mahlzeit an eine Person
Hinweis für Diabetiker
Auswertung aller ausgegebenen Mahlzeiten innerhalb eines gewünschten Zeitraumes zur
Abrechnung/Kontrolle gegenüber den Essenslieferanten
Bereich Warenausgabe
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Erfassung aller an eine Person ausgegebenen Waren
Personenerkennung durch einfaches Anhalten der Ausweiskarte an den Kartenleser
Hinweis bei Mehrfachausgabe einer Ware an eine Person
direkte Anzeige aller bereits getätigten Warenausgaben zu einer Person
schnelle Erfassung der auszugebenden Waren per Barcodescanner
Unterstützung von Warenumtausch und -rückgabe
Kostenerfassung der ausgegebenen Waren
Bereich Geldausgabe
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Erfassung aller an eine Person ausgegebenen Beträge
Personenerkennung durch einfaches Anhalten der Ausweiskarte an den Kartenleser
Hinweis bei Mehrfachausgabe innerhalb eines bestimmten Zeitraums an eine Person
Automatische Ermittlung der Taschengeldhöhe anhand definierbaren Regelsätzen und
Auszahlungstagen
Bereich Wäscheannahme/-rückgabe
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Erfassung aller Wäschepakete, die von einer Person zur Reinigung abgegeben wurden
Personenerkennung durch einfaches Anhalten der Ausweiskarte an den Kartenleser
schnelle Kontrolle über alle abgegebenen und wieder zurückgegebenen Wäschepakete
Bereich Materialverwaltung
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Erfassung aller innerhalb der Unterkunft benötigten Waren und Materialien
Bestandskontrolle mit Warnmeldung bei Unterschreitung Sollbestand
Erstellen von Bestellungen und Versand dieser an Lieferanten
Bereich Rechnungslegung/Abrechnung
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automatisierte Erstellung von Abrechnungsbelegen zu allen Personen innerhalb der
Unterkunft
periodische Abrechnung (bspw. monatlich)
Ausgabe frei gestaltbar (Gestaltung und Inhalt)
Offene Postenübersicht
Schnittstelle für Übergabe an Finanzbuchhaltungssoftware (DATEV)
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cevisio® Flüchtlingsmanagement
Erfassung von Helfern und Mitarbeitern
Zur Verwaltung aller helfenden Personen innerhalb der Unterkunft steht das Modul
Helfermanagement zur Verfügung. Neben der Erfassung und Verwaltung aller Helfer und Mitarbeiter
sind vielfältige Funktionen zur Einsatzplanung und zur Erfassung spezieller Fähigkeiten eines Helfers
verfügbar. So lässt sich der Helfereinsatz optimal koordinieren.
Zur Steuerung der Zutrittsbefugnis und zur Legitimierung erhält jeder Helfer einen persönlichen
Helferpass mit eindeutiger Nummer und Foto. Der Helferpass ist mit einem RFID-Chip oder alternativ
mit einem Barcode ausgestattet. Über ein einfaches Anhalten des Passes an ein Lesegerät erlaubt
oder beschränkt das System den Zutritt eines Helfers auf vordefinierte Bereiche und ermöglicht das
Abrufen aller relevanten Daten zum Helfer.
Helferpass mit RFID-Chip m Beispiel DRK Landesverband Sachsen e.V.
Erfassung persönlicher Daten
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Name
Anschrift
Kontaktdaten (privat und geschäftlich)
Geburtsdatum
Geschlecht (Männlich, Weiblich)
Staatsangehörigkeit
bestehende Schwangerschaft
Funktion des Helfers
Fähigkeiten des Helfers (Sprachen, medizinische Ausbildung, sonstige Kenntnisse)
Foto (Aufnahme direkt aus Programm heraus inkl. Aufnahmevorschau und Bildanpassung)
Erfassung der Daten zur Legitimierung
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Personalausweisnummer
ausstellende Behörde des Ausweises
Ausstellungs- und Ablaufdatum
Erfassung der Daten zum Helferpass
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Gültigkeitszeitraum des Helferpasses
Definition der Unterkünfte und Bereiche, zu denen ein Helfer Zutritt besitzt
Sperrfunktion für Helferpass mit Sperrvermerk
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cevisio® Flüchtlingsmanagement
Erfassung von Verteilern
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Zuweisung beliebiger Verteilerkennzeichen zur einfachen Zustellung von Anschreiben oder
Rundschreiben
Erfassung aller Aktionen innerhalb der Unterkünfte
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Erfassung/Anzeige aller Aktionen des Helfers in den Unterkünften
Aktionen: Gehen (temporär), Kommen, Essensausgabe (Frühstück, Mittagessen,
Abendessen), Warenausgabe, Warenrückgabe
Erfassung sämtlicher Dokumente
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Ablage beliebiger Dokumente zum Helfer
integrierte Vorschau für alle gängigen Dateiformate
integrierte Funktion zum Scannen von Dokumenten
Statusdaten
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letzte Aktion des Helfers (Zeitpunkt, Aktionsart und Ort)
Anwesenheitsstatus
Anwesenheitsstandort
Anwesenheitszeitraum
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cevisio® Flüchtlingsmanagement
Auswertungen und Statistik
Alle manuell oder automatisch durch das System erfassten Daten stehen zur Auswertung bereit.
Die Auswertungen können beliebig gestaltet, erweitert oder ergänzt werden.
Auswertung „Flüchtlingsübersicht nach Staatsangehörigkeit, Geschlecht und Alter“
Auswertungsbeispiele
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Flüchtlingsübersicht nach Staatsangehörigkeit, Geschlecht und Alter
Flüchtlingsübersicht nach Unterkunft
Flüchtlingszugänge und -abgänge nach Zeitraum
Belegungsübersicht (freie Kapazitäten nach Unterkunft und Unterkunftsbereich)
Filterfunktionalität
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Über die integrierte Filterfunktionalität, die in nahezu sämtlichen Datensatzlisten innerhalb
des Programms zur Verfügung steht, können viele Auswertungen direkt ausgeführt werden.
Es kann sowohl nach Daten in einzelnen Feldern, als auch kombiniert nach Daten in
mehreren Feldern gefiltert werden.
Erstellte Filter können gespeichert und somit ständig zur Verfügung gestellt werden.
Beispiele:
o Kinder unter xx Jahren
o Ankunft innerhalb der letzten xx Tage
o Bewohner ohne Aktion in den letzten xx Tagen
Gruppierungsfunktionalität
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Der integrierten Filterfunktionalität steht eine mehrstufige Gruppierungsfunktionalität zur
Seite. Über diese können Datensätze thematisch gruppiert angezeigt werden.
Die gruppierte Anzeige der Datensätze erfolgt anhand der Werte in einem Feld. Eine
mehrstufige Gruppierung ist durch Auswahl weiterer Felder zur Untergruppierung möglich.
Beispiele:
o gruppierte Anzeige aller Bewohner nach Herkunftsland
o gruppierte Anzeige aller Bewohner nach Herkunftsland und Geschlecht
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cevisio® Flüchtlingsmanagement
Administration
Das System verfügt über eine weitreichende Rechteverwaltung. So kann sichergestellt werden, dass
einzelne Behörden und Stellen nur Zugriff auf Daten erhalten, die für diese relevant sind.
Über eine umfassende Protokollierung werden alle innerhalb des Systems ausgeführten
Benutzeraktivitäten vollständig erfasst und können historisch aufbereitet abgerufen werden.
Rechtesystem
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tiefgreifende Rechteverwaltung
Definition über Benutzerrollen
Zuweisung von Benutzerrollen je Standort (einem Benutzer können je Standort andere
Rechte zugewiesen werden)
Rechtevergabe für jedes einzelne Modul, jedes einzelne Eingabefeld und jeden einzelnen
Datensatz möglich
detaillierte Rechtevergabe für administrative Funktion, sodass einzelnen Benutzern
administrative Funktionen im jeweils gewünschten Umfang zur Verfügung gestellt werden
können
Kennwortsicherheit für Benutzerkennwort
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Kennwortablage nur als Hash-Wert
individuelle Vorgabe der Kennwortkomplexität (Länge, enthaltene Zeichen [Buchstaben
klein/groß, Zahlen, Sonderzeichen])
Kontodeaktivierung nach Überschreitung der vorgegebenen Anmeldeversuche
Alters-/Ablaufbeschränkung nach festgelegter Anzahl an Tagen
Übertragungssicherheit/Authentifizierung
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verschlüsselte Übertragung aller Daten per SSL (HTTPS)
optionale bidirektionale Authentifizierung durch server- und client-seitige SSL-Zertifikate
Protokollierung
Umfassende Protokollierung sämtlicher Benutzeraktionen, bspw.
 Datensatzanlage: Wer, Wann, eingegebene Werte
 Datensatzänderung: Wer, Wann, geänderte Werte (inkl. Protokollierung alter und neuer
Werte)
 Datensatzlöschung: Wer, Wann
 Anmeldung: Wer, Wann, fehlerhafte Anmeldeversuche, Abmeldezeitpunkt
Sonstiges
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automatische Benutzerabmeldung bei Inaktivität nach festgelegter Zeitspanne
Sperrung von Benutzern
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cevisio® Flüchtlingsmanagement
Architektur
Das gesamte System basiert auf einer modernen Architektur und setzt ausschließlich standardisierte
Technologien ein.
Softwarearchitektur
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mehrschichtige Client-Server-Lösung
Gliederung in Datenbankserver, Anwendungsserver und Clients
Datenbankserver
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SQL-Datenbankserver
Unterstützung unterschiedlicher Fabrikate
Microsoft SQL Server empfohlen
Anwendungsserver
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mehrschichtiger Aufbau mit funktioneller Trennung (Datenzugriffsschicht,
Geschäftslogikschicht, …)
Kommunikation mit dem Datenbankserver
Durchsetzung Rechte- und Rollensystem
Verarbeitung/Beantwortung der Clientanfragen
verteilte Verarbeitung der Clientanfragen über alle zur Verfügung gestellten Prozessorkerne
Prozessmanagement (Ausführung der definierten zeit- und ereignisgesteuerten Prozesse)
Einsetzbar als Windows-Dienst oder Web-Service (https-Protokoll)
Client
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Bereitstellung der Benutzeroberfläche für den Anwender
Verarbeitung aller Benutzereingaben
Bereitstellung aller angefragten Daten durch Kommunikation mit dem Anwendungsserver
weitreichend anpassbare Oberfläche durch Anwender
weitreichend einschränkbarer Funktionsumfang über Rechtegruppen und Rollen
mehrsprachig (aktuell Deutsch und Englisch verfügbar)
Windows „Thin Client“ basierend auf .NET-Framework
Hinweis: Der Client benötigt nach der Erstinstallation keine weiteren Updates, da die durch
den Client darzustellenden Eingabemasken vollständig durch den Anwendungsserver
vorgegeben werden. Bei nicht erwünschter lokaler Installation ist die alternative Ausführung
im Browser möglich.
App für Smartphones und Tablets (in Vorbereitung)
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Bereitstellung der Benutzeroberfläche für den Anwender
spezifischer Teilumfang des Clients in Abhängigkeit vom Einsatzzweck
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cevisio® Flüchtlingsmanagement
Über cevisio
Die Geschichte unseres Erfolges beginnt 2001 mit der Entwicklung von Unternehmenssoftware für
Kleine und Mittelständische Unternehmen (KMU).
Durch Spezialisierung auf den Sozialsektor im Jahr 2008 konnten wir zusammen mit diversen Sozialund Wohlfahrtsverbänden Software für die Bereiche Dokumentenmanagement,
Mitarbeiterverwaltung, Fahrdienst, Abrechnung, Qualitätsmanagement und den Einsatz von Helfern
nach Katastrophen entwickeln.
So war es uns ab dem 2. Quartal 2015 in enger Zusammenarbeit mit dem DRK Landesverband
Sachsen e. V. möglich, äußerst zeitnah auf die aktuelle Flüchtlingslage in Deutschland zu reagieren
und die in diesen Unterlagen vorgestellte Softwarelösung zur Erfassung von Flüchtlingen und zur
Verwaltung von Flüchtlingsunterkünften zu entwickeln. Der Erfolg des Flüchtlingsmanagements
zeichnet sich durch den Einsatz in bereits mehr als 50 Aufnahmeeinrichtungen in vielen
Bundesländern aus.
Langjährige Erfahrung, ein zuverlässiges Team, neue Ideen und ein einzigartiges Verfahren zur
Softwareentwicklung – diese Kombination sind bis heute die Erfolgsgaranten der cevisio GmbH & Co.
KG.
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