Leistungsbeschreibung und Nutzungsbedingungen

Leistungsbeschreibung und Nutzungsbestimmungen
Vodafone Secure E-Mail
1. Leistung
3. Wichtige Hinweise
Vodafone bietet seinen Geschäftskunden die Nutzung von Vodafone Secure E-Mail an.
3.1 Allgemeine Systemvoraussetzungen
Vodafone Secure E-Mail stellt ein Add-On zu bestehenden E-Mail-Systemen dar und ermöglicht es allen
Nutzern jede bislang unverschlüsselte E-Mail zukünftig einfach und Ende-zu-Ende verschlüsselt zu
versenden und/oder zu empfangen.
Vodafone Secure E-Mail kann mit modernen Webbrowsern, mobilen Apps oder dem Microsoft Outlook
Add-In genutzt werden. Voraussetzung ist ein gültiges E-Mail-Konto.
Zur Administration der Nutzer erhält der Kunde einen Zugang zum sogenannten Vodafone Secure
E-Mail Administrationsportal, in dem alle Aktivitäten zur Nutzerverwaltung durchgeführt werden
können.
Vodafone Secure E-Mail ist optimiert für Mozilla Firefox 40 und höher, Google Chrome 44 und höher,
Safari 8 und höher sowie Microsoft Internet Explorer 11 und höher. *
Der Betrieb der Lösung erfolgt durch die QSC AG in einem, zertifizierten Rechenzentrum in
Deutschland.
Mit diesem Angebot untermauert die Vodafone die Markenposition im Telekommunikationsmarkt als
vertrauensvoller Partner Ihrer Kunden und Anbieter hochwertiger Endkundenprodukte.
Nutzerseitig besteht die Lösung Vodafone Secure E-Mail (nur Business Variante) aus einer App für iOS
und Android, welche sich über die jeweiligen App Stores auf verschiedenen Endgeräten des Nutzers
installieren lässt, einem Microsoft Outlook-Add-In sowie einer Webbrowser Variante.
2. Produktbeschreibung
Es ist dabei nicht notwendig, sich ein zusätzliches E-Mail-Konto und damit eine neue E-Mail-Adresse
anzulegen, sondern die bestehende E-Mail Adresse kann einfach weiter verwendet werden. Die
Nutzung des Dienstes erfolgt entweder über ein Microsoft Outlook Add-In, eine mobile App (iOS &
Android) oder über einen beliebigen Webbrowser. Eine spezielle Serverinfrastruktur beim Kunden wird
dafür nicht benötigt. Unternehmenskunden ist es möglich über eine Administrationsoberfläche die
eigenen Nutzer von Vodafone Secure E-Mail zu administrieren.
Vodafone Secure E-Mail steht Vodafone Kunden und anderen Nutzern in folgenden Produktvarianten
zur Verfügung.
2.1 Produktvarianten
Vodafone Secure E-Mail
Basic
Business
Secure E-Mails Empfangen
√
√
Secure E-Mails Senden
√
√
Nutzung möglich über
App, Webbrowser
App, Webbrowser,
Outlook Add-In
Maximale Anhang-Größe von Dateien
1 MB
Bis zu 200 MB
Gesamtspeicher
10 MB
5 GB
Maximale Aufbewahrungsdauer von
Anhängen
5 Tage
90 Tage
X
√
kostenlos
kostenpflichtig*
Registrierung
Vodafone Secure E-Mail unterstützt Android 4.0 und höher sowie iOS 8 und höher.*
3.1.3 Unterstützte Versionen von Microsoft Outlook
Vodafone Secure E-Mail wird unterstützt von Microsoft Outlook (ab 2007) und ist Microsoft Office 365
kompatibel.
* Vodafone Secure E-Mail ist optimiert für die jeweils aktuell verfügbare Version. Erforderlich ist ein aktiviertes JavaScript in
den verwendeten Browsern. Grundsätzlich ist auch die Verwendung anderer Browser möglich. Sie werden aber nicht zum
Betrieb empfohlen, da nur o.g. Browser getestet werden.
Die Nutzung von Vodafone Secure E-Mail ist netzübergreifend und international möglich.
Vodafone Secure E-Mail ist eine plattformübergreifende Lösung für Unternehmen, die es Nutzern auf
einfache Art und Weise ermöglicht, E-Mail-Kommunikation Ende-zu-Ende zu verschlüsseln. Mit
Vodafone Secure E-Mail können Nachrichten und große Dateien mit bis zu 200 MB Größe einfach und
verschlüsselt mit anderen Vodafone Secure E-Mail Nutzern ausgetauscht werden. Die Lösung stellt
dabei ein Add-on für bestehende E-Mail-Dienste dar, welches für den Versand und das Empfangen
vertraulicher Nachrichten und Dokumente genutzt werden kann.
Administrationsportal
3.1.2 Unterstützte Betriebssysteme für Smartphones & Tablets
3.2 Unterstützte Netzanbieter
Weitere Informationen zum Produkt Vodafone Secure E-Mail erhalten Sie unter:
https://www.vodafone.de/business/firmenkunden/loesungen/secure-e-mail.html
Funktionsumfang
3.1.1 Unterstützte Webbrowser
3.3 Verschlüsselung
Jeder Benutzer wählt bei der Registrierung ein Passwort. Gleichzeitig wird vom System für jeden
Benutzer ein eigenes Schlüsselpaar generiert. Dieses besteht aus einem Public Key (RSA 4096 Key) und
einem Private Key (RSA 4096 Key). Aus dem Passwort wird durch ein Hashing- und Salting-Verfahren
ein Hash-Wert generiert. Mit diesem Hash-Wert wird der Private Key clientseitig verschlüsselt.
Der Public Key und der verschlüsselte Private Key werden vom Client an den Server übertragen und
damit registriert. Bei der Erstellung einer Ende-zu-Ende verschlüsselten E-Mail generiert der Versender
für die Nachricht und die davor segmentierten Daten einen symmetrischen Schlüssel (AES 256 Bit). Die
entsprechenden Dateien und die Nachricht werden mit Ihrem jeweiligen Schlüsseln verschlüsselt. Der
Versender bezieht die Public Keys der Empfänger vom Server und verschlüsselt jeden symmetrischen
Schlüssel für jeden Empfänger mit deren Public Keys (RSA 4096 Bit). Zusätzlich verschlüsselt er jeden
symmetrischen Schlüssel mit seinem eigenen Public Key.
Dies geschieht ausschließlich lokal am Vodafone Secure E-Mail Client des Nutzers. Die verschlüsselte
Nachricht, die angehängten Dateisegmente und die verschlüsselten symmetrischen Schlüssel werden
vom Vodafone Secure E-Mail Client an den Server übertragen. Der Empfänger entschlüsselt die
empfangene Nachricht und die Dateisegmente mit seinem Private Key auf seinem Vodafone Secure EMail Client. Nach der Entschlüsselung werden die Segmente zu der ursprünglichen Datei
zusammengesetzt, so dass sie für den Empfänger lesbar sind.
3.4 Aufbewahrung, Verfügbarer Speicherplatz und Anhänge
3.4.1 Aufbewahrung
WICHTIG! Die Aufbewahrungsfrist für verschlüsselte Anhänge wird auf die durch den Absender
versendeten Nachrichten angewendet und beträgt maximal 90 Tage. Ältere Anhänge in Nachrichten
werden automatisch gelöscht und sind damit auch für die ursprünglichen Empfänger nicht mehr
zugreifbar. Sollte der Absender die Anhänge vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist von seinem Speicher
löschen, sind diese auch nicht mehr für den Empfänger zugreifbar.
3.4.2 Anhänge
Vodafone Secure E-Mail unterstützt die verschlüsselte Versendung von großen Dateianhängen von
max. 200 MB. Sollten mehrere Anhänge verschlüsselt versendet werden, errechnet sich die zulässige
Gesamtgröße aus der Summe der einzelnen Anhänge.
3.4.3 Speicherplatz:
Pro Nutzer stehen max. 5 GB Speicher für verschlüsselte E-Mails zur Verfügung.
WICHTIG! Der zur Verfügung stehende Speicherplatz wird auf den Versender der verschlüsselten
Nachrichten angewendet, d.h. es stehen 5 GB Speicherplatz für versendete Nachrichten zur Verfügung.
Sollte eine Nachricht durch den Versender gelöscht werden, so ist sie auch für den oder die Empfänger
nicht mehr zugreifbar.
*Bitte gehen Sie dazu auf Ihren Vodafone Vertriebsbeauftragten zu
2.1 Sichere E-Mail Übertragung
Um bei Vodafone Secure E-Mail Nachrichten und Dateien zu ver- und entschlüsseln benötigt jeder
Nutzer ein privates Passwort. Dieses wählt jeder Benutzer einmalig selbst bei der Registrierung für den
Dienst. Gleichzeitig wird vom System für jeden Benutzer automatisch ein eigenes Schlüsselpaar
generiert. Dieses besteht aus einem Public Key (RSA 4096 Key) und einem Private Key (RSA 4096 Key).
Der Public Key steht jedem Nutzer von Vodafone Secure E-Mail zur Verfügung, da er benötigt wird, um
mit anderen Vodafone Secure E-Mail Nutzern verschlüsselt zu kommunizieren. Er wird auf dem
Vodafone Secure E-Mail Server gespeichert und von diesem verwaltet.
Der Private Key wird mit dem gewählten privaten Passwort verschlüsselt, auf welches nur der Nutzer
selbst Zugriff hat. Dieser Private Key wird benötigt um Nachrichten und Dateien zu ver- und
entschlüsseln. Ohne Wissen des privaten Passworts kann kein Nutzer Nachrichten oder Dateien veroder entschlüsseln.
Weder der Produkthersteller, der Anbieter (Vodafone) noch ein anderer Dritter haben Zugriff auf das
private Passwort und können somit nicht auf verschlüsselte Inhalte zugreifen. Weitere Details zur
Verschlüsselung finden sich im Abschnitt „Verschlüsselung“ gemäß Ziffer 3.3.
2.2 Enterprise Service Management
Über das Vodafone Secure E-Mail Administrationsportal kann ein effizientes, zentrales NutzerManagement erfolgen. So aktiviert der IT-Administrator eines Unternehmens remote seine Vodafone
Secure E-Mail Nutzer, beispielsweise durch den Import von Kontaktlisten (z.B. bei großen
Nutzerzahlen).
Des Weiteren wird die Aktivierung des Dienstes auf dem Endgerät durch das integrierte
Managementportal vereinfacht. Der IT-Administrator lädt gezielt per Email zur Nutzung von Vodafone
Secure E-Mail ein – alle relevanten Registrierungsinformationen (Benutzername, Download-Link, Onetime-Passwort) erhält der Nutzer direkt aus dem Administrationsportal auf sein E-Mail-Konto und per
SMS auf die vom IT-Administrator für ihn hinterlegte Mobilfunknummer.
3.5 Zugriff auf den öffentlichen App-Store
Zur Installation der Vodafone Secure E-Mail Applikation auf den Endgeräten muss der Zugriff auf den
öffentlichen App-Store möglich sein sowie eine gültige App Store - ID vorliegen (wie etwa Apple-ID oder
Google Play Konto),
3.6 E-Mail Adresse für Login zum Secure E-Mail Administrationsportal
Eine E-Mail mit Registrierungs-Link zum Vodafone Secure E-Mail Administrationsportal wird an die
E-Mail-Adresse (i.d.R. eines technischen Ansprechpartners) gesendet, welche durch den Kunden bei
Vertragsschluss angegeben wird. Weitere etwaige IT-Administratoren, welche durch den Kunden selbst
im Vodafone Secure E-Mail Administrationsportal angelegt werden, erhalten eine entsprechende E-Mail
mit Registrierungs-Link durch das Vodafone Secure E-Mail System.
3.7 Upgrade auf neue Releases
Um sicherzustellen, dass zusätzliche Funktionalitäten neuer Vodafone Secure E-Mail Releases auch auf
den Endgeräten zur Verfügung stehen, aktualisieren Sie bitte stets die Vodafone Secure E-Mail App auf
Ihren Endgeräten. Vodafone behält sich das Recht vor, bei wesentlichen Produkterweiterungen von
Vodafone Secure E-Mail, im Rahmen eines nächsten größeren Releases, diese zu optional buchbaren
Modulen auszugestalten, die bei Beauftragung gesondert berechnet werden. Werden solche Module
bei Markteinführung temporär rabattiert angeboten, besteht kein Anspruch auf dauerhafte Gewährung
des Preisrabatts.
3.8 Nutzung des Dienstes im Ausland
Der Service Vodafone Secure E-Mail enthält kryptographische Software, deren Ausfuhr nach deutschen
bzw. europäischen Regelungen genehmigungspflichtig sein kann. Einfuhr und Verwendung im Ausland
richten sich nach dem Recht des jeweiligen Ziellandes. Ein Verstoß gegen geltende Vorschriften kann
strafbar sein. Im Falle einer Ausfuhr und Nutzung im Ausland ist der Kunde beziehungsweise sein
Nutzer für die Einhaltung der dabei zu beachtenden gesetzlichen Bestimmungen verantwortlich.
Leistungsbeschreibung und Nutzungsbestimmungen
Vodafone Secure E-Mail
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Stand: 01.12.2015
Leistungsbeschreibung und Nutzungsbestimmungen
Vodafone Secure E-Mail
3.9 Kompatibilitäten
 Vodafone Twin- und Tri Card: Werden unterstützt
 Vodafone Ultra Card: Wird unterstützt
 Vodafone Corporate Data Access: Das Zusammenspiel mit Vodafone Secure E-Mail ist nach
Anbindung der Kunden-Infrastruktur im Einzelfall zu prüfen. Gegebenenfalls sind dort
Konfigurationsanpassungen an z.B. Proxy-Einstellungen vorzunehmen.
E-Mail Administrationsportal (z.B. Einrichten/Einladen von Nutzern, Einrichten zusätzlicher
Administratoren).
Der Zugriff auf die Kundendaten ist abhängig vom oben genannten Supportfall und beschränkt sich nur
auf das erforderliche und notwendige Maß. Der Supportfall wird seitens des Kunden
initiiert/angestoßen und von ihm beendet.
6.4 Reporting
4. Service und Support
4.1 Allgemeines
Für andere als im nachfolgenden genannte Leistungen und Qualitätsmerkmale des Fest- oder
Mobilfunknetzes von Vodafone gelten die Bestimmungen der AGB für Vodafone-Dienstleistungen bzw.
die dienstspezifischen Verträge und Leistungsbeschreibungen. Alle Ausführungen beziehen sich
ausschließlich auf durch Vodafone ausgeführte Dienste. Leistungen und Qualitätsmerkmale, die durch
andere Netzanbieter beeinflusst werden (bei Nutzung des Dienstes Vodafone Secure E-Mail in einem
Fremdnetz), sind nicht einbezogen.
Vodafone sowie sein technischer Partner QSC erstellen für die Erbringung des Dienstes Vodafone
Secure E-Mail Reports auf Basis der Protokolldaten lediglich im Rahmen der Prüfung von Lizenzen und
deren Verbräuchen. Diese Reports erfolgen ausschließlich anonymisiert und dienen zu statistischen
und Dienst-bedingten planerischen/steuernden Zwecken. Sollte eine kundenbezogene Auswertung
(Report) im Falle eines Supportfalles notwendig sein, erfolgt dieses auch nur im zeitlichen Rahmen des
jeweiligen Supportfalles und bezogen auf den einzelnen Kunden. Der Supportfall wird seitens des
Kunden initiiert/angestoßen und von ihm beendet.
6.5 Datenlöschung
Die Betriebszeit von Vodafone Services umfasst 24 Stunden an 365 Tagen des Jahres. Die Verfügbarkeit
eines Service kann durch Wartungsarbeiten gemäß Ziffer 4.3 oder unvorhersehbare Störungen
eingeschränkt werden.
Für die Einrichtung des Dienstes wird dem Kunden eine Kundenreferenz im zentralen
Kundeninformationssystem von Vodafone angelegt. Diese bleibt solange bestehen, wie der Dienst vom
Kunden nicht gekündigt wurde. Die Speicherung aller mit der Nutzung des Produktes verbundenen
Daten erfolgt längstens bis zum Ende des auf die Kündigung folgenden Jahres. Im Weiteren gelten die
Bestimmungen aus den einschlägigen Gesetzen BDSG und TKG.
4.3 Wartung
6.6 Innenverhältnis Kunde
Wartungsarbeiten sind für die Optimierung und den weiteren Ausbau der Funktionalität und der
Leistungsfähigkeit der Vodafone Dienste notwendig. Wartungsarbeiten, die eventuell mit
Einschränkungen eines oder mehrerer Servicemerkmale verbunden sein könnten, werden nach
Möglichkeit während der verkehrsschwächsten Zeit zwischen 1:00 und 6:00 Uhr durchgeführt. Die
Arbeiten unterliegen keiner Ankündigungsfrist und werden planmäßig an einem der 7 Wochentage
durchgeführt.
Inwieweit bei der Nutzung des Dienstes und der Erhebung personenbezogener Daten und deren
Auswertung/Analyse seitens des Kunden mitbestimmungspflichtige oder betriebsinterne Belange
betroffen sind, obliegen diese nicht der Regelung durch den Dienste Anbieter beziehungsweise seines
technischen Partners QSC; hierin steht der Kunde (Dienste Nutzer) in eigener Verantwortung. Der
Kunde wird daher, sofern erforderlich, die Nutzer des Dienstes selbständig entsprechend informieren
und dafür Sorge tragen, dass gegebenenfalls vorhandene Gremien der Arbeitnehmervertreter (wie
Betriebsrat, Personalrat etc.) eingebunden werden.
4.2 Betriebszeiten
Eine Ausnahme bilden Wartungsarbeiten an Funkeinrichtungen (z.B. Basisstationen, Antennenanlagen,
etc.), die auf Grund von Sicherheitsvorschriften jederzeit durchzuführen sind. Vodafone achtet jedoch
darauf, dass in der Regel gegebene Redundanzen eventuelle Ausfälle, die durch diese Arbeiten bedingt
sind, auffangen.
4.4 Dienstüberwachung
Vodafone überwacht Verfügbarkeit und Qualität seiner Dienste und aller für die Erbringung
notwendigen Vodafone eigenen Komponenten mit geeigneten Messverfahren rund um die Uhr, an 7
Tagen in der Woche. Störungen werden von Vodafone aktiv erkannt und in der Regel behoben, bevor
Services beeinträchtigt werden.
4.5 Ansprechpartner
7. Laufzeit und Rechnungsstellung
Mindestlizenzanzahl: keine
Maximale Lizenzanzahl: keine
Mindestvertragslaufzeit: keine
Die Startphase beginnt mit der Bereitstellung der vertragsgegenständlichen Dienstleistung durch
Vodafone. Für aktive Nutzer im Abrechnungszeitraum fallen Lizenzgebühren an. Die einzelne Dauer
des Aktivierungszeitraums der Nutzer ist für die Abrechnung dabei unerheblich. Die anfallenden
Gebühren werden als Gesamtsumme in Form einer eigenen Rechnungsposition auf der monatlichen
Rechnung ausgewiesen.
Dem IT- bzw. dem TK-Administrator des Vodafone Kunden steht das Vodafone Support-Team für alle
technischen Belange des Vodafone Secure E-Mail Dienstes zur Verfügung. Das Team umfasst die
Supportbereiche Störungen und Konfigurationssupport und ist unter der Rufnummer 0172 / 123 12
(Auswahlpunkt 6) erreichbar (unter 0800 / 172 333 3 kostenfrei). Zur Sicherheit des Vodafone Kunden
ist bei jeder Kontaktaufnahme die Legitimation durch das vereinbarte Kundenkennwort erforderlich.
Die Abrechnung erfolgt hierbei kalendermonatsgenau. Aus technischen Gründen kann der
Abrechnungszeitraum von Vodafone Secure E-Mail daher vom gewohnten Abrechnungszyklus
abweichen. Eine detaillierte Herleitung der Gesamtsumme kann der Kunde in seinem Vodafone Secure
E-Mail Administrationsportal einsehen.
4.6 Incident Management
Im Rahmen von Kampagnen und Promotions stehen die Kampagnenberechtigungen bei
stichtagsbezogenen Kampagnen im Vodafone Secure E-Mail System jeweils am Folgetag des Stichtags
zur Verfügung.
Jede eingehende Meldung des Kunden zu Störungen und Einschränkungen (so genannte Incidents)
wird im Service Desk klassifiziert und analysiert, um möglichst umgehend Maßnahmen zur Behebung
der Störung einzuleiten. Kann auf diese Weise unmittelbar keine Lösung erzielt werden, so wird mit
Hilfe eines so genannten Trouble Ticket Systems ein Trouble Ticket erfasst und es erfolgt eine
Weiterleitung an ein Spezialisten Team.
Für eine bessere Verfolgbarkeit wird dem Kunden vom Service Desk-Mitarbeiter eine Trouble Ticket
Nummer genannt. Gleichzeitig besteht die Möglichkeit, unter Bezugnahme auf die Trouble Ticket
Nummer, Rückfragen zur Störungsmeldung zu stellen und jederzeit eine Auskunft über den aktuellen
Bearbeitungsstand zu erhalten.
5. Nutzungsbedingungen
Der Kunde verpflichtet sich, den Zugang zu den Diensten sowie die Dienste selbst nicht missbräuchlich
zu nutzen, insbesondere
 die Dienste sowie den Zugang zu den Diensten nicht an Dritte weiterzugeben.
 keine Schadsoftware, unzulässige Werbung, Kettenbriefe oder sonstige belästigende Nachrichten
zu übertragen.
 keine Software oder Applikationen hoch zu laden, die geeignet sind, die verkauften Services oder
die IT-Infrastruktur bei Vodafone zu beeinträchtigen.
 keine Rechte Dritter, insbesondere Schutzrechte (z.B. Urheber- und Markenrechte) zu verletzen.
6. Datenschutz
6.1 Datensicherheit
Die im Zusammenhang mit dem Vodafone Secure E-Mail gespeicherten Daten liegen auf einem im
Auftrag von der QSC AG betriebenen, sicheren Rechenzentrum in Deutschland. Durch geeignete
technische und organisatorische Maßnahmen sowie interne Kontrollen und Routinen zur
Informationssicherheit schützen wir Kundendaten vor versehentlichem Verlust, Zerstörung oder
Änderung, nicht autorisierter Weitergabe oder unberechtigtem Zugriff sowie gesetzeswidriger
Einsichtnahme, Verarbeitung oder Vernichtung.
6.2 Datenarten, Datenerhebung und –Verarbeitung
Es werden im Rahmen des Dienstes ausschließlich Daten erhoben, die für die Erbringung des Dienstes
Vodafone Secure E-Mail notwendig sind. Hierzu werden unter anderem Stammdaten aus dem
Kundenverhältnis genutzt; darüber hinaus die E-Mail Adresse des zuständigen Kunden-Administrators
für die Dienste abhängigen Anmeldeinformationen. Auf Administrationsebene werden nutzerbedingte
Informationen wie unter anderem die E-Mail Adresse und Mobilfunknummer erhoben und verarbeitet.
6.3 Funktionen und Support durch Vodafone
Der Funktionsumfang ergibt sich aus der unter Punkt 2 genannten Produktbeschreibung und umfasst
die Daten unter 6.2. Die Supportleistung durch Vodafone und die bedingt durch den Supportumfang
benötigten Zugriffe sind beschränkt auf Hilfestellungen im Umgang mit dem Portal. Vodafone bietet
Ihnen Hilfestellungen in Bezug auf mögliche Einstellungen oder Konfigurationen im Vodafone Secure
Leistungsbeschreibung und Nutzungsbestimmungen
Vodafone Secure E-Mail
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Stand: 01.12.2015

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