Hilfe zu WebStamp Schritt für Schritt zur persönlichen Briefmarke WebStamp > Dienstleistungsbeschrieb Dienstleistungsbeschrieb Mit dieser Dienstleistung erstellen Sie schnell und einfach digitale Briefmarken. Als digitale Briefmarken gelten Wertzeichen für Briefsendungen sowie Paketetiketten mit integriertem Barcode. Digitale Briefmarken können Sie wie herkömmliche Briefmarken oder normale Paketetiketten für den Versand Ihrer Sendungen verwenden. Auf Wunsch können Sie zusätzlich Empfängeradressen erfassen und nach Möglichkeit ein persönliches Bild einfügen. Nach erfolgreicher Bestellung erhalten Sie direkt ein PDF-Dokument mit Ihren digitalen Briefmarken. Zusätzlich zur Nutzung über das Internet sind auch Bestellungen aus Drittsoftware möglich. WebStamp > Übersicht Frankieren Mit Klick auf den Button «Frankieren» starten Sie den Bestellablauf für digitale Briefmarken der Post. Als Option lassen sich ein eigenes Bild und/oder Empfängeradressen zu der digitalen Briefmarke hin zufügen. Am Ende des Bestellvorgangs erhalten Sie ein PDF-Dokument mit Ihren digitalen Briefmarken. Die digitalen Briefmarken können Sie z. B. auf Brief umschläge oder handelsübliche Selbstklebeetiketten ausdrucken, die Sendungen damit frankieren und diese anschliessend der Post zum Versand übergeben. Diese Dienstleistung erfordert einen PDF Reader (z. B. Adobe Acrobat Reader) zum Öffnen von PDFDokumenten (Portable Document Format). Solche Reader finden Sie kostenlos im Internet. Bestellungen Im Feld «Auftragsnotiz» können Sie nach bestimmten Aufträgen suchen, sofern Sie Auftragsnotizen erfasst haben. In dieser Tabelle werden Ihre bisherigen Bestellungen aufgelistet: – Die erste Spalte zeigt das Erstelldatum. –– In der zweiten Spalte können Aufträge als Favorit markiert und mit einer Beschreibung gespeichert werden. Diese Aufträge stehen dann unter dem Register «Favoriten» zur Verfügung und können als Vorlage für neue Aufträge verwendet werden. Hilfe zu WebStamp 02 / 2014 –– Erstellte Aufträge bleiben einige Tage in der Über sicht verfügbar. So kann bei Bedarf (z. B. Drucker probleme, Ausdruck verloren) der Download mit Klick auf den entsprechenden Auftrag wiederholt werden. Dabei entstehen keine zusätzlichen Kosten. –– Bitte stellen Sie sicher, dass jede digitale Brief marke nur einmal dem Versand übergeben wird. Mehrmals verwendete digitale Briefmarken sind ungültig. Die Verwendung von ungültigen digitalen Briefmarken kann zur Falsch- oder Nicht verarbeitung der Sendung führen und hat Kosten zur Folge, die durch den Empfänger und/oder den Absender zu tragen sind (z. B. Nachtaxierung, Nachbelastung). Der Dateiname eines Auftrags ist wie folgt aufge baut: Datum_WS_Produkt_Anzahl_Druckmedium_Auf tragsnummer.pdf Datum = Jahr/Monat/Tag WS = Kürzel der Dienstleistung Produkt = Produktbezeichnung (z. B. A Standard) Anzahl = Menge der gedruckten digitalen Briefmarken Druckmedium = E (Etiketten), U (Umschläge) und B (Briefe für Fenster couvert) Auftragsnummer = Eindeutige Auftragsbezeichnung –– In der nächsten Spalte werden die Auftragsnotizen angezeigt. Diese können während dem Bestellvor gang bei den Ausgabeoptionen erfasst werden. –– In einer weiteren Spalte wird Ihnen die Gültigkeits dauer angezeigt. Digitale Briefmarken sind nur für eine befristete Dauer gültig. Werden die digitalen Briefmarken nicht innerhalb dieser Frist verwendet, verfallen sie und dürfen nicht mehr benutzt werden. Zu jedem Auftrag finden Sie ebenfalls Icons, über die Sie folgende Funktionen aufrufen: –– Bereits erstellte digitale Briefmarken können Sie als Vorlage für einen neuen Auftrag verwenden. Es wird ein neuer Bestellvorgang gestartet. Dabei sind alle Einstellungen gemäss dem früheren Auftrag ausgefüllt. Sie haben in der Auftragszusammenfas sung aber jederzeit die Möglichkeit, zu den ent sprechenden Eingabeseiten zurückzukehren und die Angaben zu ändern. Schliessen Sie die Bestel lung wie gewohnt ab. –– Abrufen der Quittung. –– Details zu einem Auftrag einsehen (falls vorhanden). So lassen sich zum Beispiel bei Paketsendungen einfach und schnell die aktuellen Zustellinformatio nen anzeigen (Track & Trace Status). –– Löschen eines Auftrags. Der Speicherplatz für Aufträge ist limitiert. Bei Erreichen der Limite erscheint eine entsprechende Meldung. Löschen Sie in diesem Fall bereits erstellte Aufträge. Sie können mit der Funktion «Startseite personalisie ren» unter «Services/Einstellungen» Ihre Aufträge auch automatisch löschen lassen. Hinweis: Zur Erstellung von Sammelquittungen nut zen Sie die Funktion «Journal» im Bereich «Services». Favoriten Mit den Favoriten können Sie die Einstellungen von Aufträgen dauerhaft als Vorlage für neue Aufträge speichern. Aufträge, die Sie unter «Bestellungen» als Favorit markiert haben, werden in dieser Liste ange zeigt. Mit Klick auf die Beschreibung starten Sie den Bestellablauf für einen neuen Auftrag mit den glei chen Einstellungen wie im alten Auftrag. Sie können einen Favorit wieder löschen oder die Beschreibung zu einem Favorit jederzeit anpassen mit Klick auf das entsprechende Symbol. Services Im Bereich Services finden Sie Zusatzleistungen, wie zum Beispiel: –– Journal: Zeigt alle Aufträge über eine gewählte Zeitdauer und ermöglicht die Erstellung einer Sammelquit tung. –– Sendungsverfolgung (Track & Trace) Sie erhalten Auskunft über den Sendungsverlauf sowie den aktuellen Sendungsstatus. –– Einstellungen: –– Business Einstellungen: Ermöglicht die Anmeldung für Bestellungen aus Drittsoftware. Als Grundvoraussetzung muss der Software-Hersteller diesen Dienst integriert haben. Ob Ihre Software solche Bestellungen unterstützt, erfahren Sie bei Ihrem SoftwareHersteller oder auf unseren Internetseiten. –– Newsletter: Newsletter Anmeldung, um die neusten Infor mationen zu WebStamp zu erhalten. –– Meldungen und Hinweise einstellen: Verwaltung der Anzeige von Meldungen zu bestimmten Aktionen. Bei aktiver Checkbox wird eine Meldung zur beschriebenen Aktion ange zeigt. –– Frankierlizenzen verwalten (nur Geschäftskunden): Zeigt die vorhandenen Frankierlizenzen an. Diese können bei Bedarf mit einer Bemerkung beschrie ben werden. Hilfe zu WebStamp 02 / 2014 Sind mehrere Lizenzen zu einem Produkt vor handen, kann mit dem Stern eine Lizenz als Favorit markiert werden. Damit wird diese bei einer Bestellung direkt ausgewählt. Es kann trotzdem noch im Bestellprozess auf eine andere Frankierlizenz gewechselt werden. –– Startseite personalisieren: Legt fest, welches Register mit Aufträgen auf der Startseite angezeigt wird und ob Aufträge automatisch gelöscht werden sollen. WebStamp > Produkt wählen Produkt und Druckmedium Wählen Sie über die Auswahllisten das gewünschte Produkt aus. Sind Zusatzleistungen verfügbar, wer den diese zur Auswahl eingeblendet. Das gewählte Produkt wird detailliert angezeigt. Ausführliche Angaben finden Sie unter «Produktbeschreibungen». Als Direktwahl werden Ihnen die gebräuchlichsten Produkte zur Auswahl gestellt. Mit einem Klick können Sie eines der aufgeführten Produkte übernehmen. TIPP: Sollten Sie nicht sicher sein, welches Gewicht Ihre Sendung hat, können Sie sich mit einfachen Mit teln behelfen. Als Ersatz für eine Briefwaage dient beispielsweise auch eine Küchenwaage. Alternativ hilft bei Briefsendungen vielleicht schon der Vergleich mit einer gewöhnlichen Tafel Schokolade, die norma lerweise 100 g wiegt. Bestimmen Sie zusätzlich das Druckmedium. Die Auswahl zeigt nur die zum gewählten Produkt mög lichen Druckmedien. Unter anderem sind dies: –– Etiketten: Der Auftrag wird so aufbereitet, dass der Ausdruck auf vordefinierte Etikettenformate mög lich ist. –– Briefumschläge: Der Auftrag wird so aufbereitet, dass der Ausdruck auf vordefinierte BriefumschlagFormate möglich ist. –– Briefe für Fenstercouvert: Der Auftrag wird so auf bereitet, dass der Druck auf ein A4-Blatt erfolgt. Das Blatt kann dann gemäss gewähltem Fenster couvert gefaltet und in den Umschlag gelegt werden. –– Thermolabels: Der Auftrag wird so aufbereitet, dass der Ausdruck auf vordefinierte Etikettenfor mate von speziellen Etikettendruckern möglich ist. –– Papier: Mit dieser Auswahl werden die digitalen Briefmarken mit einer Begrenzungslinie versehen (z. B. bei Paketen). Dies bietet die Möglichkeit, die digitale Briefmarke auszuschneiden und aufzukle ben. Anwendungsmöglichkeiten Mit einem Klick auf «Beispiele» können Sie sich die verschiedenen Anwendungsmöglichkeiten (Druck kombinationen) ansehen. Optionen Als weitere Optionen können Sie auswählen, ob Empfängeradressen und/oder ein Bild hinzugefügt werden soll. Abhängig von der Auswahl folgen die nächsten Schritte. Bitte beachten Sie, dass nicht jede Druckkombination mit diesen Optionen möglich ist (z. B. «Briefe für Fenstercouvert» mit Bildern ist nicht möglich, bei Paketen ist die Angabe von Empfängeradressen erforderlich). Nicht mögliche Kombinationen werden entsprechend gekennzeichnet. WebStamp > Bild wählen Standardbilder Haben Sie unter «Produkt wählen» die entsprechende Option festgelegt, können Sie in diesem Schritt eines der zur Verfügung gestellten Standardbilder auswäh len. Wie die Frankierung mit einem Bild aussieht, sehen Sie an den Beispielen. Eigenes Bild Diese Funktion ermöglicht Ihnen die Verwendung eines eigenen Bildes. Mit Klick auf «Durchsuchen» können Sie das Bild auswählen. Nach Klick auf «Übernehmen» wird das Bild übernommen und in der Bildvorschau angezeigt. Das Bild wird automa tisch für die Anwendung optimiert. Für die problemlose Verwendung von eigenen Bildern beachten Sie bitte die Hinweise unter «Formatvorga ben». Eigene Bilder lassen sich bearbeiten. Klicken Sie auf «Bearbeiten» und verändern Sie das Bild nach ihren Wünschen. Beenden Sie die Bearbeitung mit der Bestätigung den gewünschten Änderungen. Die Bild bearbeitung hat keinen Einfluss auf Ihr Originalbild. Es wird immer das zuletzt für einen Auftrag verwen dete Bild gespeichert. Bitte beachten Sie, dass die Bildbearbeitung nicht mehr möglich ist, nachdem Sie einen Auftrag ausgelöst haben. Falls Sie das gleiche Bild noch einmal bearbeiten möchten, übernehmen Sie es noch einmal. TIPP: Mit «Zuschneiden» können Sie Ihr Bild der idealen Grösse für die digitale Briefmarke anpassen. Wählen Sie einfach den gewünschten Ausschnitt mit Quer- oder Hochformat. Durch das vorgegebene Seitenverhältnis wird der optimale Ausschnitt gewählt. WebStamp > Empfängeradresse erfassen Eingabe Empfängeradressen Haben Sie unter «Produkt wählen» die entsprechende Option ausgewählt, können Sie in diesem Schritt eigene Empfängeradressen erfassen. Hilfe zu WebStamp 02 / 2014 Sie können eine Adresse manuell erfassen oder – falls Sie Kontakte erfasst haben – diese direkt aus der Adressverwaltung übernehmen. Die Eingabe muss mit Klick auf «Übernehmen» bestätigt werden. Die Adresse erscheint anschliessend in der Tabelle «Empfängerliste». Wiederholen Sie diesen Vorgang, wenn Sie mehrere Adressen aufneh men möchten. TIPP: Adressen aus dem Register Kontakte können mit «Doppelklick» direkt übernommen werden. Suchergebnisse Bei einer manuellen Erfassung einer Adresse werden Ihnen laufend mögliche Treffer aus Ihren persönlichen Kontakten oder öffentlich zugänglichen Adressquel len angezeigt. Die angezeigten Adressen können direkt übernommen werden. Falls Sie kein passendes Ergebnis finden, erfassen Sie die gewünschte Adresse vollständig und klicken Sie auf «Übernehmen». Nach der Übernahme sind die Eingabefelder leer. Die Suchergebnisse bleiben aber stehen, falls Sie weitere Adressen übernehmen möchten. Andernfalls erfassen Sie einfach eine neue Adresse und die Suche wird aktualisiert. Oder Sie klicken auf «Inhalte löschen» und lassen sich wieder alle Kontakte anzeigen. WICHTIG: Bitte beachten Sie, dass die Adressqualität und die Suchergebnisse der öffentlichen Adress dienste vom jeweiligen Anbieter abhängig sind. Bei Fragen wenden Sie sich bitte direkt an den entspre chenden Anbieter. In den Kontakten erstellte Verteiler lassen sich über nehmen. Wechseln Sie dazu ins entsprechende Regis ter und übernehmen Sie mit dem entsprechenden Symbol den gewünschten Verteiler. Empfängerliste Übernommene Empfängeradressen werden in der Empfängerliste angezeigt. WICHTIG: Können Adressen nicht verwendet werden, werden diese automatisch in den Zwischenspeicher verschoben. Adressen im Zwischenspeicher werden nicht für den Auftrag berücksichtigt. Über die Auswahlmenüs zur Empfängerliste lassen sich für alle oder alle selektierten Adressen verschie dene Aktionen durchführen. Bestimmen Sie, mit wel chen Adressen welche Aktion ausgeführt werden soll und bestätigen Sie mit «OK». Folgende Aktionen stehen zur Verfügung: –– Adressen können gelöscht werden. –– Adressen lassen sich einfach duplizieren und müs sen nicht mehrfach erfasst werden. –– Speichern Sie Adressen direkt in Ihre persönlichen Kontakte. –– Verschieben Sie Adressen in den temporären Zwi schenspeicher, um Sie für eine spätere Bestellung zu verwenden. Empfängeradresse bearbeiten Wird eine Empfängeradresse bearbeitet, muss sie mit «Übernehmen» bestätigt werden. Zwischenspeicher Der Zwischenspeicher besteht aus folgenden Regis tern: –– «Temporäre» Adressen: Pro Bestellung kann nur ein Produkt frankiert werden. Unter «temporäre» werden automatisch Adressen abgelegt, die mit dem aktuell ausge wählten Produkt nicht frankiert werden können. Sie haben zum Beispiel «Briefe Inland» gewählt, aber eine ausländische Adresse erfasst. Oder Sie verschieben eine Adresse bewusst in den Zwischen speicher, um diese für einen späteren Auftrag zu verwenden (falls Sie z. B. nicht alle Adressen mit dem gleichen Produkt frankieren möchten). Nachdem Sie eine Bestellung durchgeführt haben, können Sie einfach eine weitere Bestellung durch führen und die gespeicherten Adressen aus dem Zwischenspeicher übernehmen. –– «fehlerhafte» Adressen: In diesem Register erscheinen automatisch alle Adressen, die fehlerhaft sind und somit nicht ver wendet werden können (z. B. eine Adresse ohne Ortsangabe). Damit Sie eine fehlerhafte Adresse benutzten kön nen, klicken Sie bei der entsprechenden Adresse auf das Symbol «Bearbeiten». Ergänzen Sie die fehlenden Angaben und bestätigen Sie mit «Über nehmen». Die Adresse wird in die Empfängerliste oder zu den temporären Adressen verschoben. WICHTIG: Können Adressen nicht verwendet werden, werden diese automatisch in den Zwischenspeicher verschoben. Adressen im Zwischenspeicher werden nicht für die Bestellung berücksichtigt. Nach Abschluss der Bestellung erhalten Sie die Möglichkeit, direkt einen Folgeauftrag auszulösen. Klicken Sie auf «wei ter» und die Adressen des Zwischenspeichers stehen weiterhin zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass der Zwischenspeicher ein temporärer Speicher ist. Somit werden alle gespei cherten Adressen gelöscht, wenn Sie einen ganz neuen Auftrag beginnen oder sich abmelden. Empfängeradressen importieren Über «Importieren» lassen Sich Empfängeradressen aus einer Datei (.xls, .csv oder .txt) übernehmen. 1. Erstellen Sie vorgängig zum Beispiel eine Excel- Tabelle mit Ihren Empfängeradressen. Oder expor tieren Sie die Adressen aus Ihrer Adressdatenbank (z. B. aus Outlook). WICHTIG: Es ist darauf zu achten, dass nur ein Eintrag pro Zeile aufgelistet wird. Hilfe zu WebStamp 02 / 2014 2. Erstellen sie einen Auftrag mit Empfängeradressen und wechseln Sie auf die Seite zum Erfassen von Empfängeradressen. 3. Klicken Sie «Importieren» auf der Seite mit den Empfängeradressen. Mit «Durchsuchen» können Sie nun die Datei auswählen und «Übernehmen». Falls Sie in einer Excel-Datei mehrere Datenblätter erfasst haben, legen Sie noch das zu überneh mende Tabellenblatt fest. 4. Es werden nur einige Ihrer Adressen angezeigt. Bestimmen Sie nun, welche Angaben welchem Adressfeld entsprechen. Weisen Sie dafür die ent sprechenden Spalten korrekt zu. Damit legen Sie fest, wie die Adressen übernommen werden. Die Zuweisung wird über die Auswahllisten getätigt. Ordnen Sie zum Beispiel das Adressfeld «Name» der Spalte mit den Namen zu. WICHTIG: Das System versucht, diese Zuweisung automatisch durchzuführen. Dies ist jedoch nicht immer möglich. Bitten prüfen Sie, ob die automa tische Zuweisung korrekt ist und legen Sie nicht oder falsch zugewiesene Adressfelder manuell fest. 5. Bestätigen Sie die Adressübernahme. 6. Die Adressen werden in die Empfängerliste über nommen. Dabei prüft das System, ob die Empfän geradressen vollständig sind und zum ausgewähl ten Produkt passen. Dementsprechend werden die Adressen in die Empfängerliste übernommen und / oder im Zwischenspeicher abgelegt. Beachten Sie, dass zu grosse Dateien oder Dateien mit zu vielen Adresseinträgen nicht übernommen werden können. Das System prüft automatisch die gesetzten Limiten und wird Sie im entsprechenden Fall darauf hinweisen. WebStamp > Ausgabeoptionen wählen Anzahl Falls Sie Empfängeradressen erfasst haben, ergibt sich die Anzahl der zu erstellenden digitalen Brief marken auf Grund der Anzahl erfasster Adressen und kann nicht verändert werden. Haben Sie keine Empfängeradressen erfasst, müssen Sie im Eingabefeld die Anzahl definieren. Absenderadresse Aktivieren Sie die Checkbox, wenn die Absender- adresse gedruckt werden soll. Diese Einstellung bleibt bis zur nächsten Änderung gespeichert. Bei Brief- umschlägen wird der Absender in der linken oberen Ecke positioniert. Bei Etiketten wird eine zusätzliche Etikette pro digitale Briefmarke ausgegeben. Wenn Sie Fenstercouverts verwenden (Briefe für Fenster couvert), erfolgt der Druck direkt auf das A4-Blatt und ist nur bei Umschlägen mit zwei Sichtfenstern ersichtlich. Bitte beachten Sie, dass in bestimmten Fällen (z. B. Erstellen von Paketetiketten mit Barcode) eine Absenderadresse zwingend erforderlich ist. Sie können Ihre Absenderadresse anpassen. Mit einem Klick auf den Button «Ändern» öffnet sich ein Fenster. Die Änderungen können mit «Übernehmen» gespei chert werden. Zusatzoptionen Mit den Zusatzoptionen können Sie spezielle, auf das Druckmedium angepasste Einstellungen festlegen. Je nach Produktwahl werden nachfolgende Auswahl möglichkeiten geboten: –– Etiketten: Unter «Format» wählen Sie aus den vorgegebenen Formaten Hersteller und Produkt des verwendeten Etikettenbogens aus. Für bereits teilweise bedruckte Bögen können Sie die Druckposition der ersten Etikette verändern. Alternativ können Sie auch ein benutzerdefiniertes Format erfassen. –– Briefumschläge: Unter «Format» wählen Sie das gewünschte Couvert aus. Alternativ können Sie auch ein benutzerdefi niertes Format erfassen. –– Briefe für Fenstercouvert: Unter «Format» wählen Sie das gewünschte Fens tercouvert aus. Alternativ können Sie auch ein benutzerdefiniertes Format erfassen. –– Papier: Unter «Format» wählen Sie das gewünschte Papier format. Alternativ können Sie auch ein benutzer definiertes Format erfassen. Mit dieser Einstellung wir im Gegensatz zu Etiketten ein gestrichelter Rahmen um die digitale Briefmarke gezogen. Dies ermöglicht das Ausschneiden und Aufkleben der digitalen Briefmarke. –– Thermolabels: Unter «Format» wählen Sie aus den vorgegebenen Formaten Hersteller und Produkt des verwendeten Etikettendruckers aus. Alternativ können Sie auch ein benutzerdefiniertes Format erfassen. Für benutzerdefinierte Formate (ausgenommen Eti ketten) geben Sie die Grösse des Druckmediums (Höhe und Breite) sowie die Druckposition der digita len Briefmarke (linke / obere Ecke zur Markierung des Druckbeginns) an. Bei der Erfassung von benutzerdefinierten Etiketten geben Sie die geforderten Angaben ein. Dadurch bestimmen Sie die Grösse und Aufteilung des Etiket tenbogens. Beachten Sie bereits bei der Erstellung eines Auftrags die Vorgaben Ihres Druckers (z. B. maximal möglicher Druckbereich). Am besten benutzen Sie die Funktion «Vorschau». Im Zweifelsfall wenden Sie sich an den Hersteller Ihres Druckers. Hilfe zu WebStamp 02 / 2014 Frankierlizenz (nur Geschäftskunden) Zeigt die vorhandenen Frankierlizenzen an. Diese können unter «Services/Einstellungen» verwaltet werden. Bei mehreren Frankierlizenzen ist eine Auswahl möglich. Wurde eine Frankierlizenz als Favorit gesetzt, ist diese bereits ausgewählt. Auftragsnotiz Erfassen Sie bei Bedarf eine Auftragsnotiz, die den Auftrag beschreibt. Diese Beschreibung wird auf der Startseite im Register «Bestellungen» sowie auf der Einzelquittung angezeigt. Nach dieser Auftragsnotiz können Sie im Register «Bestellungen» sowie im «Journal» suchen, um den Auftrag wiederzufinden. Vorschau Sie können mit «Vorschau» einen Probedruck erstel len. Diese als Test gekennzeichneten Mustermarken entsprechen keinen gültigen digitalen Briefmarken und dürfen nicht dem Versand übergeben werden. WebStamp > Nachnahme erfassen (nur Geschäftskunden) Beschrieb Mit einem Versand per Nachnahme kommen Sie sicher und einfach zu Ihrem Geld. Die Sendung wird dem Empfänger nur gegen Bezahlung ausgehändigt. Für Briefe ist eine Frankierlizenz erforderlich, bei der Ihre Kontoinformationen hinterlegt sind. Frankier- lizenzen sind vorgängig bei der Post zu beantragen. Kontaktieren Sie diesbezüglich Ihre Ansprechperson der Post. Für Pakete mit belegloser Nachnahme erfassen Sie Ihre Kontoinformationen direkt bei der Bestellung. Mögliche Transaktionsarten sind: ESR und Postkonto/ Bank. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie bei Verwen dung von Postkonto die IBAN angeben müssen. Die IBAN zu Ihrem Postkonto finden Sie auf Ihrem Post kontoauszug. Alternativ finden Sie auf der Erfas sungsmaske in WebStamp einen Link, mit dem die IBAN ermittelt werden kann. Nachnahmebetrag Erfassen Sie den Nachnahmebetrag und klicken auf Übernehmen. Der Betrag wird zum markierten Emp fänger erfasst. Bei Verwendung von ESR ist zusätzlich pro Empfänger eine ESR-Referenznummer erforderlich. Hinweis: Nachnahmebetrag und ESR-Referenznum mer können Sie auch mit dem Adressimport über nehmen. Somit können Sie eine Liste der Empfänger erstellen (z. B. aus einer anderen Software generie ren) und in WebStamp importieren. WebStamp > Abholung erfassen Beschrieb Mit einer Abholung lassen Sie Sendungen (z. B. Pakete) abholen. Der Postbote nimmt die Sendungen auf seiner Zustelltour mit und damit entfällt für Sie der Gang zu einer Poststelle. Genauere Informationen und Richtlinien finden Sie auf den Internetseiten. WICHTIG: Stellen Sie sicher, dass die versandbereiten Sendungen jeweils am gewählten Abholtag zur richtigen Zeit am gewählten Übergabeort für die Abholung bereit gestellt sind. Abholadresse Mit der Abholadresse geben Sie an, wo der Postbote die Sendung abholen kann. Mit dem Übergabeort legen Sie den genauen Standort fest. Zur Adresse müssen Sie Kontaktangaben erfassen. Diese Angaben werden für die Leistungserbringung benötigt (z. B. Kontakt im Problemfall). Stellen Sie sicher, dass die Angaben korrekt sind. Absenderadresse Die Absenderadresse wird auf der Paketetikette auf gedruckt. In der Regel sind die Absenderadresse und die Auftraggeberadresse identisch. Sie können als Auftraggeber zum Beispiel aber auch eine Abholung an einer anderen Adresse beauftragen (z. B. Büro- adresse). Zur Adresse müssen Sie Kontaktangaben erfassen. Diese Angaben werden für die Leistungserbringung benötigt (z. B. Kontakt im Problemfall). Stellen Sie sicher, dass die Angaben entsprechend korrekt sind. Abholdatum Mit dem Abholdatum legen Sie den Tag fest, an dem der Postbote Ihre Sendung abholen wird. Genauere Informationen finden Sie auf den Internetseiten. Sendungsangaben Geben Sie ungefähr an, wie gross die Sendung inkl. Verpackung ist. Bei mehreren Sendungen können Sie die Einstufung pro Empfänger vornehmen. Hinweis: Dies hat keinen Einfluss auf Ihre Bestellung oder den Preis und dient lediglich als Angabe für den Postboten. Auftragsbestätigung Der Abholungsauftrag wird dem Kunden an die bei der Bestellung erfassten E-Mail-Adresse bestätigt. Hilfe zu WebStamp 02 / 2014 WebStamp > Bestellen Bestellung Die Bestellung wird Ihnen angezeigt. Sie erhalten mit «Vorschau» noch einmal die Gelegenheit, Ihre Bestel lung zu prüfen. Mit «Ändern» können Sie Ihre Anga ben anpassen. Bei Bild und Empfängeradressen erhalten Sie noch die Möglichkeit, die Inhalte direkt zu bearbeiten. Klicken Sie auf «Bestellen» und Ihr Auftrag wird aus gelöst. Die Auftragsbestätigung (Quittung) erhalten Sie nach der Ausführung Ihres Auftrages. WebStamp > Digitale Briefmarken erstellen Digitale Briefmarken erstellen Nach der Bestellung werden die digitalen Briefmarken erstellt. Ist dieser Vorgang beendet, wird Ihnen zur Abholung Ihres Auftrags ein Link angezeigt. Mit Klick auf den Link können Sie das PDF-Dokument öffnen. Legen Sie das gewünschte Druckmedium in den Drucker und stellen Sie am Drucker das richtige Format ein (z. B. Briefumschläge C5, wenn Sie auf C5 drucken möchten). Diese Einstellungen sind abhängig vom jeweiligen Druckermodell. Beachten Sie dazu die Vorgaben und Anweisungen zu Ihrem Drucker. Bitte beachten Sie auch die Druckhinweise unter «Tipps». Sie haben die Möglichkeit, eine «Quittung» zum Auftrag zu beziehen. Erstellte Aufträge bleiben einige Tage in der Übersicht verfügbar. So kann bei Bedarf (z. B. Druckerprobleme, Ausdruck verloren) der Download mit Klick auf den entsprechenden Auftrag wiederholt werden. Dabei entstehen keine zusätzlichen Kosten. Bitte stellen Sie sicher, dass jede digitale Briefmarke nur einmal dem Versand übergeben wird. Mehr mals verwendete digitale Briefmarken sind ungültig. Die Verwendung von ungültigen digitalen Briefmarken kann zur Falsch- oder Nichtverarbeitung der Sendung führen und hat Kosten zur Folge, die durch den Empfänger und/oder den Absender zu tragen sind (z. B. Nachtaxierung, Nachbelastung). Sind Adressen in Ihrem Zwischenspeicher, können Sie direkt eine neue Bestellung beginnen. Nutzen Sie diese Möglichkeit, um auch die Adressen noch in einem Auftrag zu verwenden. Nach Abschluss einer Bestellung erhalten Sie die Möglichkeit, direkt einen Folgeauftrag auszulösen. Klicken Sie auf «weiter» und die Adressen des Zwischenspeichers stehen weiterhin zur Verfügung. WebStamp > Anwendungstipps und Richtlinien Anwendungstipps Nachfolgend finden Sie wichtige Tipps für den Gebrauch dieser Dienstleistung: –– Die Benutzung von digitalen Briefmarken ist so einfach wie die von normalen Briefmarken. Sie erstellen einen Auftrag und erhalten nach der Bestellung ein PDF-Dokument mit den gewünsch ten digitalen Briefmarken. Drucken Sie das PDF- Dokument und verwenden Sie die digitalen Brief marken wie normale Briefmarken. Auch das Erstellen von Paketetiketten mit Barcode ist ein Kinderspiel. Sie erhalten damit Standardetiketten für ihre Pakete (z. B. im Format A6) und können dann ihr Paket sehr einfach am Postschalter aufge ben oder bei Ihnen am Domizil oder einem defi nierten Ort abholen lassen. –– Bereits vor der Bestellung haben Sie die Möglich keit, mit Klick auf «Vorschau» einen Probedruck zu erstellen. Auf diese Weise können Sie prüfen, ob der Auftrag und das Druckerzeugnis Ihren Vorstel lungen entsprechen. –– Mit «Benutzerdefiniert» haben Sie bei einigen Druckmedien (z. B. Briefumschläge) die Möglich keit, eigene Formate anzugeben. Beachten Sie bereits bei der Erstellung eines Auftrags die Vor- gaben Ihres Druckers (z. B. maximal möglicher Druckbereich). Am besten benutzen Sie die Funk tion «Vorschau». Im Zweifelsfall wenden Sie sich an den Hersteller Ihres Druckers. –– Legen Sie das gewünschte Druckmedium in den Drucker und stellen Sie am Drucker das richtige Format ein (z. B. Briefumschläge C5, wenn Sie auf C5 drucken möchten). Diese Einstellungen sind abhängig vom jeweiligen Druckermodell. Beachten Sie dazu die Vorgaben und Anweisungen zu Ihrem Drucker. –– Beim Druck eines Auftrags (PDF-Dokument) müssen die Druckeinstellungen ohne Seiten anpassung ausgewählt werden. Nachfolgende Abbildung zeigt die Einstellungen am Beispiel des Adobe Acrobat Readers. Unter der Option «Drucken» ist bei Seiteneinstellungen die Seitenanpassung auf «Keine» zu setzen. Gegebenenfalls markieren Sie zusätzlich «Papierquelle anhand der PDF Seitengrösse auswählen». –– Erstellte Aufträge bleiben einige Tage in der Über sicht verfügbar. So kann bei Bedarf (z. B. Drucker problem, Ausdruck verloren) der Download mit Klick auf den entsprechenden Auftrag wiederholt werden. Dabei entstehen keine zusätzlichen Kosten. Bitte stellen Sie sicher, dass jede digitale Brief marke nur einmal dem Versand übergeben wird. Eine eindeutige Nummerierung hilft Ihnen zur Unterscheidung der einzelnen Wertzeichen. Mehrmals verwendete digitale Briefmarken sind ungültig. Die Verwendung von ungültigen digitalen Hilfe zu WebStamp 02 / 2014 Briefmarken kann zur Falsch- oder Nichtverarbei tung der Sendung führen und hat Konsequenzen zur Folge, die durch den Empfänger und/oder den Absender zu tragen sind (z. B. Nachtaxierung, Nachbelastung). –– Wie kann ich ein eigenes Bild zur persönlichen Gestaltung benutzen? Dies ist ganz einfach. Wählen Sie zu Beginn einer Bestellung die Option «Bild». Anschliessend erhal ten Sie die Möglichkeit, ein eigenes Bild zu über mitteln. Das Bild wird automatisch für die Anwen dung optimiert. Genaue Hinweise (z. B. zugelassene Formate) finden Sie auf der entsprechenden Seite der Dienstleistung. –– Verwenden Sie oft den gleichen Portobetrag für Ihre Sendungen? Dann verwenden Sie einen bestehenden Auftrag als Vorlage für neue digitale Briefmarken. Klicken Sie in der Übersicht beim gewünschten Auftrag auf das Symbol «Neu» und ein neuer Bestellvor gang wird gestartet. Dabei sind alle Einstellungen gemäss der Vorlage bereits ausgefüllt. Sie haben in der Auftragszusammenfassung aber jederzeit die Möglichkeit, zu den entsprechenden Eingabeseiten zurückzukehren und die Angaben zu ändern. Schliessen Sie die Bestellung wie gewohnt ab. –– Möchten Sie einen Serienbrief ohne die Eingabe von Empfängeradressen frankieren? Mit Tintenstrahldruckern drucken Sie die digitalen Briefmarken direkt auf die Fenstercouverts. Auf Grund der Hitzeentwicklung ist dies mit Laserdruckern im Normalfall nicht möglich. Folgendes Vorgehen kann alternativ verwendet werden: Erstellen Sie digitale Briefmarken für Fenstercou verts. Erfassen Sie keine Empfängeradressen und geben Sie die benötigte Anzahl ein. Platzieren Sie in der Serienbriefvorlage die Empfängeradresse so, dass Sie gedruckt zusammen mit der digitalen Briefmarke im Sichtfenster erscheint. Für die Feinabstimmung der Serienbriefvorlage mit den digitalen Briefmarken können Sie die «Vorschau»Funktion benutzen. Anschliessend bestellen und drucken Sie die digitalen Briefmarken, legen die gedruckten Seiten erneut in den Drucker und drucken den Serienbrief. Hinweis: In jedem Fall beachten Sie die Vorgaben Ihres Druckers, um Schaden am Gerät zu vermeiden. –– Möchten Sie Adressen aus Ihrer Adressdatenbank importieren? Klicken Sie während der Bestellung beim Schritt «Empfängeradressen erfassen» auf «Importieren». Sie können Dateien in den Formaten xls, .cvs, und .txt importieren. Definieren Sie über die Auswahl menüs, wie die Adressen übernommen werden und bestätigen Sie den Import. Anschliessend wer den alle korrekten und zum Produkt passenden Adressen übernommen. Genauere Informationen finden Sie in der Hilfe. Richtlinien für die Verwendung von digitalen Briefmarken Detaillierte Angaben zur Verwendung von digitalen Briefmarken finden Sie in den Teilnahmebedingun gen und auf den Internetseiten der Post. An dieser Stelle sind einige wichtige Hinweise aufgeführt. Werden diese Richtlinien nicht eingehalten, kann dies zur Falsch- oder Nichtverarbeitung der Sendung führen und hat Konsequenzen zur Folge, die durch den Empfänger und/oder den Absender zu tragen sind (z. B. Nachtaxierung, Nachbelastung). –– Pro Sendung ist nur eine digitale Briefmarke zu verwenden. Mehrere digitale Briefmarken dürfen nicht für dieselbe Sendung verwendet werden. Des Weiteren sind Kombinationen von digitalen Briefmarken mit normalen Briefmarken oder ande ren postalischen Wertzeichen nicht zulässig. –– Jede digitale Briefmarke darf nur einmal dem Ver sand übergeben werden. Eine bereits verwendete digitale Briefmarke wird entwertet und ist ungültig. –– Die digitale Briefmarke ist korrekt gedruckt und klar sichtbar gemäss Versand- und Verpackungs vorschriften der Post anzubringen. In verschiede nen Fällen ist die Benutzung von Bildern nicht möglich (z. B. Verwendung von Fenstercouverts, Paketetiketten mit Barcode). –– Der Absender wird bei Briefen im Normalfall in der linken oberen Ecke aufgeführt. Für Pakete wird die Absenderadresse links der Empfängeradresse dargestellt. –– Digitale Briefmarken können auf Vorrat produziert werden. Jede digitale Briefmarke besitzt jedoch ein Gültigkeitsdatum (ersichtlich auf der Übersichts seite der Dienstleistung). Wird dieses Datum über schritten, ist die digitale Briefmarke ungültig und kann nicht mehr verwendet werden. –– Wenn im Voraus produzierte digitale Briefmarken neu gedruckt werden müssen (z. B. weil Kaffee darauf ausgeschüttet wurde), dann ist sicherzustel len, dass bereits verwendete digitale Briefmarken nicht noch einmal dem Versand übergeben werden. –– Bei Preis- und Produktänderungen der Post können vorproduzierte digitale Sendungen während einer befristeten Übergangszeit weiterbenutzt werden. So frankierte Sendungen sind am Postschalter auf zugeben. Bitte weisen Sie das Schalterpersonal dar auf hin, dass es sich um nicht mehr aktuelle digitale Briefmarken handelt. Am Schalter können Sie dann zum Beispiel unterfrankierte Sendungen nachtaxie ren oder die Sendung wird in anderer geeigneter Form nachbelastet. Damit stellen Sie sicher, dass die Zustellung Ihrer Sendung ohne Probleme ver läuft. Nach Ablauf der Frist dürfen nur noch digitale Briefmarken gemäss gültigen Preis- und Produkt änderungen verwendet werden. Hilfe zu WebStamp 02 / 2014 –– Der Benutzer ist für den Inhalt und die Rechtmässig keit des mit einer digitalen Briefmarke verwende ten Bildmaterials verantwortlich (auch für Ausland sendungen). Es dürfen keine Inhalte verwendet werden, welche gegen geltendes Recht verstossen oder zu einer Verwechslung mit Briefmarken füh ren können, die von der Post offiziell eingesetzt werden. Dies beinhaltet im Besonderen das Auf führen von gängigen Taxwerten (z. B. 85) oder von postalischen Zusätzen (wie «A» für A-Post oder «Helvetia»). –– Sie können mit «Vorschau» einen Probedruck erstellen. Diese als Test gekennzeichneten Muster marken entsprechen keinen gültigen digitalen Briefmarken und dürfen nicht dem Versand über geben werden. WebStamp > Bestellung über Dritte Bestellung über Dritte Diese Option bietet Kunden die Möglichkeit, einen Auftrag für den Bezug von digitalen Briefmarken auch von anderen Internetseiten aus zu starten. Die Art und Weise, wie dies erfolgt, hängt vom Anbieter der Internetseiten ab. Der Bestellabschluss erfolgt bei WebStamp. Loggen Sie sich ein und prüfen Sie die Angaben Ihres Auftrages. Ergänzen oder ändern Sie die Angaben falls erforderlich und schliessen Sie die Bestellung mit Klick auf «Bestellen» ab. Wenn Sie über einen anderen Anbieter Zugang zur Dienstleistung erhalten, müssen Sie ein aktiviertes Kundenkonto bei WebStamp besitzen. Falls Sie kein Konto besitzen, müssen Sie sich zuerst registrieren. Genaue Anweisungen finden Sie auf der angezeigten Login-Seite. WebStamp > Bestellung aus Drittsoftware (WebStamp Business) Bestellung aus Drittsoftware (WebStamp Business) Digitale Briefmarken können direkt aus Drittsoftware bestellt werden (z. B. aus ERP-Systemen oder anderen Business-Applikationen). Damit lassen sich zum Beispiel Rechnungen unmittelbar beim Druck frankie ren. Als Grundvoraussetzung muss der Software- Hersteller diesen Dienst integriert haben. Ob Ihre Software solche Bestellungen unterstützt, erfahren Sie bei Ihrem Software-Hersteller oder auf unseren Internetseiten. Anmeldung «KundenID/Passwort» Möchten Sie diese Zugangsart wählen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Registrieren Sie sich bei WebStamp. 2. Starten Sie die Anmeldung zu WebStamp Business unter «Services/Einstellungen». 3. Notieren Sie sich die WS-KundenID und legen Sie ein Passwort fest. 4. Nun benutzen Sie die WS-KundenID und das ent sprechende Passwort in Ihrer Drittsoftware, um digitale Briefmarken zu bestellen. Genauere Informationen dazu erfahren Sie direkt bei Ihrem Software-Hersteller. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass diese Zugangsart nicht für das «Login Post» verwendet werden kann. Benutzen Sie dazu die bisherigen Zugangsdaten. Nutzung aus Drittsoftware Nach der Anmeldung können Sie die Zugangsdaten verwenden, um direkt aus Ihrer Drittsoftware digitale Briefmarken zu erstellen. Genauere Informationen dazu erfahren Sie direkt bei Ihrem Software-Hersteller. Nutzung über Internet Sie können die Dienstleistung auch direkt über das Internet benutzen, etwa zum Frankieren Ihrer Tages post. Das Login finden Sie hier. Einstellungen für Drittsoftware mit «KundenID/ Passwort» Nach der Anmeldung können Sie im Bereich «Services/ Einstellungen» gewisse Einstellungen für die Nutzung aus Drittsoftware festlegen oder ändern: –– Passwort ändern: Sie können für die Nutzung aus Ihrer Drittsoftware ein neues Passwort festlegen. 2011-116 (PM) 02.2014 Hinweis: Bitte beachten Sie, dass diese Zugangsart nicht für das «Login Post» verwendet werden kann. Benutzen Sie dazu die bisherigen Zugangsdaten. Post CH AG Kundendienst Viktoriastrasse 21 3030 Bern Hilfe zu WebStamp 02 / 2014 Telefon 0848 888 888 Fax 0844 888 888 kundendienst @post.ch www.post.ch
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