Praktische Beispiele und Checklisten mit Bezug zur Organisation

Stand: 23. Juli 2015
Anlage zum Ideen- und Impulspapier für die Organisation von Willkommensveranstaltungen
Praktische Beispiele und Checklisten mit Bezug zur Organisation von Willkommensveranstaltungen
Das Netzwerk „Willkommenskultur & Fachkräftegewinnung“ hat eine Handreichung mit Ideen zur Organisation und Durchführung sogenannter Willkommensveranstaltungen für ausländische Fachkräfte
erarbeitet.
Als praktische Ergänzung dieses Ideen- und Impulspapieres finden Sie nachfolgend ausgewählte Beispiele und Checklisten, die in diesem Zusammenhang erarbeitet und bereits erprobt wurden:
1. Checkliste
für Organisation einer
Willkommensveranstaltung für
ausländische Studierende.
2. Musterbogen
zur Erfassung von Beiträgen
von an Veranstaltung
mitwirkenden Akteuren.
3. Muster
für detaillierte
Organisationsplanung.
Wunsch des Netzwerks ist es, dieses Papier kontinuierlich weiterzuentwickeln und um Ihre Anregungen
und Erfahrungen zu ergänzen. Durch die Onlinestellung können damit auch andere Akteure davon profitieren.
Haben Sie Ergänzungs- oder Überarbeitungswünsche zu diesem Papier?
Dann freuen wir uns auf Ihre Rückmeldung an [email protected], damit wir diese
Sammlung weiterentwickeln können.
Die
Handreichung
wie
auch
diese
Anlage
können
Fachkräftesicherungsportal des Landes Sachsen-Anhalt abrufen.
Sie
im
1. Checkliste für die Organisation einer Willkommensveranstaltung für Studierende aus dem Ausland
Aufbauend auf den konkreten Erfahrungen in der Organisation einer Willkommensveranstaltung für ausländische Studierende im Rahmen der Wanderausstellung
„Yes, we’re open“ finden sich nachfolgend Ideen für eine Checkliste. Besagte Wanderausstellung gastierte im Oktober 2013 in der Landeshauptstadt Magdeburg
und wurde durch ein umfangreiches Begleitprogramm flankiert.1 Besagte Willkommensveranstaltung hat am 24. Oktober 2013 stattgefunden.
Veranstaltungsteile sowie Pressearbeit
1. Teil: Thementische mit Ansprechpartnern vor Ort
Damit verbundene Zielstellungen:

und Kennenlernen von für sie relevanten Ansprechpartnern,

2. Teil: Podiumsdiskussion/ -gespräch
Präsentation der Region als attraktiven und weltoffenen Lebens- und
Arbeitsstandort,
3. Teil: Ausklingen der Veranstaltung

1
Plattform für gegenseitiges Kennenlernen und interkulturellen Austausch sowie Austausch von Erfahrungen,

Übergreifend: Ansprache & Pressearbeit
Bereitstellung relevanter Informationen für ausländische Fachkräfte
Bündelung und Dokumentation entsprechender Informationen mit
dem Ziel der Nachnutzung,

Impuls im Sinne einer interkulturellen Öffnung der Region.
Eine Dokumentation zum Begleitprogramm der Wanderausstellung findet sich hier: http://www.sachsen-anhalt.netzwerk-iq.de/fileadmin/redaktion_sachsen-anhalt/News/DokuWanderausstellung_Dop-
pelseitenansicht.pdf.
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1. Checkliste für die Organisation einer Willkommensveranstaltung für Studierende aus dem Ausland
Fragen:
Anmerkungen
Zuständig?
Bis wann?
Status
1. Teil: Thementische:
1.
Welche Akteure sind an den Thementischen abschließend vertreten?
2.
Welche organisatorischen Vorbereitungen
müssen für die Thementische getroffen
werden?
z. B. Zahl und Dekoration der Tische, formelle Eröffnung?
3.
Welche Informationen müssen den beteiligten Akteuren im Vorfeld der Veranstaltung zugänglich gemacht werden?
z. B. Beschreibung Anfahrtsweg, förmliche Einladung, Rückmeldungen zur voraussichtlichen Teilnehmerzahl…
4.
Welche (fachlichen) Informationen sollten
die beteiligten Akteure im Vorfeld der Veranstaltung uns zuleiten?
z. B. für Erstellung einer Tagungsmappe/ Öffentlichkeitsarbeit…
5.
Welche Utensilien sollten für die beteiligten
Akteure organisiert werden?
z. B. Schreibutensilien, Getränke…
6.
Welche Informationen werden an den Thementischen ausgelegt?
z.B. Mehrsprachigkeit der Informationsmaterialien
7.
…
8.
…
2. Teil: Podiumsgespräch zum Thema „Bleiben in Sachsen-Anhalt – Möglichkeiten, Erfahrungen und Herausforderungen“
9.
Welche Akteure nehmen am Podiumsgespräch teil?
10.
Wo liegt der inhaltliche Fokus im Podiumsgespräch? Soll es eine Choreografie/ vorbereitete Fragen des Gespräches geben?
Falls ja, welche?
11.
Wer moderiert das Podiumsgespräch?
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1. Checkliste für die Organisation einer Willkommensveranstaltung für Studierende aus dem Ausland
Fragen:
Anmerkungen
12.
Welche organisatorischen Vorbereitungen
müssen für das Podiumsgespräch getroffen werden?
z. B. Stühle für Plenum und Zielgruppe? Getränke für Plenum?
Technik notwendig (Mikros)?
13.
Welche Informationen müssen den beteiligten Akteuren im Vorfeld der Veranstaltung zugänglich gemacht werden?
z. B. Fragestellungen des Moderators zur Vorbereitung oder
Zeitpunkt des möglichen Vorgesprächs
14.
Gibt es ein Vorgespräch zwischen am Podiumsgespräch Teilnehmenden und Moderator? Wenn ja, wann?
15.
…
16.
…
Zuständig?
Bis wann?
Status
3. Teil: Geselliges Ausklingen
17.
Was ist hierfür geplant?
18.
Welche organisatorischen Vorbereitungen
müssen hierfür getroffen werden?
19.
…
20.
…
z. B. Technik/ Licht notwendig? Requisiten? Bestuhlung?
Teil Ansprache/ Pressearbeit:
Ansprache
21.
Welche Akteure/ Partner werden hierfür
wie eingebunden?
22.
Wo wird die Zielgruppe angesprochen und
mit welchen Medien?
Flyer, Poster, Einladungen, via diverse Verteiler?
23.
Wer verteilt Informationsmaterialien wo?
In Hochschulen, ggf. Cafés, Kneipen etc.
24.
…
25.
…
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1. Checkliste für die Organisation einer Willkommensveranstaltung für Studierende aus dem Ausland
Fragen:
Anmerkungen
Zuständig?
Bis wann?
Status
Pressearbeit
26.
Wer übernimmt die Federführung bei der
Öffentlichkeitsarbeit?
27.
Wer übernimmt die Federführung bei der
Dokumentation des Themenabends?
28.
Wer fotografiert?
29.
…
30.
…
Pressearbeit, Presseeinladung, Presseinformation, Soziale
Medien (z.B. über Facebook/ Twitter Sachsen-Anhalt) etc.
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2. Muster für die systematische Erfassung von Beiträgen der zu beteiligenden Akteure
Relevanz:
Auszufüllen von Akteuren, die bei der Organisation der Veranstaltung
eingebunden werden.
Teilnehmerblatt für …
Welchen Beitrag leistet der Akteur im Sinne der Zielstellung?
Wie ist der aktuelle Sachstand hinsichtlich der Beteiligung/ Einbindung des Akteurs? Welche Fragen sind diesbezüglich noch offen?
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3. Muster für detaillierte Organisationsplanung
Pos
Aufgaben
Wer? + Wie?
Wann?
erl.
Vorarbeiten allgemein
1
Reservierungen
Räumlichkeiten finden und reservieren
2
Vorankündigungen + Ein- Mailadressen und Telefonnumladungen
mern erstellen
3
Vorankündigungen/Pressemitteilung an den Presseverteiler verschicken (ggf. Save-the-date über
Mailverteiler)
4
Einladungen per Mail versenden
5
Rücklauf der Anmeldungen beobachten
6
Vorankündigung auf Facebook
(auch FB/ Twitter Sachsen-Anhalt) und „Freunde“ einladen
7
Nachfassaktion (5 Tage vor Veranstaltungsbeginn bei offiziellen
und wichtigen Partnern ohne
Rückmeldung, um Catering konkretisieren zu können)
8
Gästeliste + Empfang
Erstellen der Gästelisten, ggf. Namensschilder erstellen
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3. Muster für detaillierte Organisationsplanung
Pos
Aufgaben
9
Catering und Versorgung Anfrage + Abstimmung Catering
11
Einkauf von Getränken und ggf.
Snacks und Servietten
Öffentlichkeitsarbeit
13
14
Wann?
erl.
Festlegen der Personen am Empfang
10
12
Wer? + Wie?
Festlegung, wer fotografiert
Festlegen, wer sich um die Pressevertreter kümmert
musikalische Umrahmung / Ausstellung
16
Anfrage / Bestellung musikalische
Umrahmung + Ausstellung
ggf. Präsente für Gäste
17
Vorbereitung Räumlichkeiten
ggf. Blumenschmuck, barrierefreie
Orte wählen
18
Kontrolle
Moderationsmaterial, Pinwände,
Flipchart, Deko, Beamer, Anbringen von Hinweisschildern, etc.
19
Podium, Sessel, Mikrofon-Technik
20
Namensschilder für Podium
21
Foyer
Power Point Präsentation / Film /
Begleitausstellung / Bilder
22
Ersthelfer
Bereitstellen First Aid Kasten
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3. Muster für detaillierte Organisationsplanung
Pos
Aufgaben
23
Wer? + Wie?
Wann?
erl.
Bereitschaft für eventuelle Einsätze
24
Parkplatz
25
Raumkoordination
26
Reservierungen
persönliche Assistenz von ausgewählten Persönlichkeiten
27
Abbau
Aufräumarbeiten
28
Nachbereitung
Foto-Dokumentation
29
Informationen für die Presse erstellen + zusenden
30
Ergebnisse der Veranstaltung und
ggf. weitere Aktionen auf allen Kanälen senden: Webseite, Newsletter, Facebook, Twitter
31
Treffen zur Reflexion und Festlegung der weiteren Vorgehensweise
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