Fact Sheet Make or Buy: Individual vs Standard

Fact Sheet
Thema: “Make or Buy” Entscheidung
Grundlage: Individualsoftware vs. Standardsoftware
Der Unternehmensalltag zeigt aktuell auf: „..die Informationen laufen kreuz und quer, selten so wie gewünscht,
Dokumente und Verträge sind nicht zeitnah verfügbar,
Compliance Regeln werden nicht in die Praxis umgesetzt,
….“ – kurz um, die administrativen Prozesse und die
Nachhaltigkeit unseres Handelns müssen wesentlich
transparenter, nachvollziehbarer und kürzer werden. Die
Lösung: kaufen wir ein fertiges und standardisiertes System oder sollten wir nicht doch lieber unsere interne IT
damit beauftragen ein System zu „bauen“? Hierbei möchte The Quality Group ihren seit 20 Jahren gesammelten
Erfahrungsschatz gern in Argumenten und Anregungen für
eine sichere und bewusste Entscheidung weitergeben.
Die nachfolgenden Argumente sind durch Erfahrungen im
Umfeld unserer langjährigen Kundenberatung belegt und
zeigen Ihnen sehr eindrucksvoll, dass das Investitions- und
Erfolgsrisiko deutlich zugunsten der „Buy“-Entscheidung
ausfällt.
Hierbei sind die wesentlich kürzere Einführungszeit („Zeit
ist Geld“-Problematik) und die Fachkompetenz der Standardsoftware-Berater bei der Einführung und die damit
gesicherte Akzeptanz bei den Anwendern, die besten
Argumente. Wichtig in Ihrer Beurteilung sollten nicht nur
die internen Interessen der IT-Abteilung sein. Fragen Sie
auf jeden Fall die Anwender, die ihre eigenen Arbeitsab-
läufe und Prozesse mit der Chance auf Standardisierung
prüfen sollten. Binden Sie die Compliance- und Prozessverantwortlichen mit ein, die übergreifende Projektansprüche und Abteilungsintegration vorantreiben sollten.
Wenn Sie diese Erfahrungen in Ihre Entscheidung mit
einbeziehen, dann geht es nicht so wie Interessenten, die
nach einer „Make“-Entscheidung nach 2-3 Jahren erneut
auf uns zukamen, und nun doch den „Buy“-Weg gehen.
Unsere kompetente Beratung, basierend auf der eigenen
Projektierungs- und Einführungsmethodik „Organisationshandbuch“ sind der Garant für Sie, dass Ihre Entscheidung
am Ende erfolgreich umgesetzt wird.
Im Folgenden legen wir unsere Erfahrungen offen und
geben Ihnen Anhaltspunkt für eine konstruktive interne
Diskussion und zukunftsorientierte Entscheidungsfindung.
„Unsere Erfahrung zeigt deutlich: Individualentwicklungen
können selten die erhofften Kosteneinsparungen sowohl
für Investition und laufende Kosten im Vergleich zum Kauf
einer Standardsoftware halten.“
Marcus Frey
Projektkoordinator mit über 20jähriger Erfahrung aus mehr als 50 Projekten
The Quality Group GmbH
Konrad-Zuse-Platz 1, 71034 Böblingen
Telefon: +49 (0) 70 31 - 306974 -10 0
E-Mail: [email protected]
Fax: +49 (0) 70 31 – 306974 - 199
Web: www.tqg.de
Beispiel einer Argumentation „Individuallösung“ vs.“ Standardsoftware“
MAKE
(Individuallösung)


keine Lizenzkosten
„Beschäftigung /Auslastung IT-Abteilung“
BUY
(Standardsoftware)
or





Vorteile









Nachteile



Know-how vieler User steht nicht zur Verfügung
Trial & Error
nachträgliche Anpassungen sind teuer und bedeuten
Zeitverzug
teurerer Support, schlechtere Reaktionszeiten
Hohes Risiko wenn Entwickler das Unternehmen
verlässt
Schnittstellen müssen individuell programmiert und
individuell nachgezogen werden


Expertise aus Vielzahl von Projekten und Standardinstallationen des Anbieters steht voll zur Verfügung
bewährte Software, basiert auf Erfahrung vieler
Kunden
ständige Weiterentwicklung (Funktional und technologisch!), bessere Performance
Input von Usergroup fließt in Releaseplanung ein
Integration mit Standard-Konnektoren und autom.
Anpassung der Konnektoren
Konfiguration anstatt Programmierung
kurze Projektlaufzeit, früherer Nutzen
höheres Nutzenpotenzial
kostengünstiger Support
Verträge u. Vertragsprozesse sind die Grundlage des
Handelns in Unternehmen  diese Verantwortung
wird an einen professionellen Dienstleister vergeben
geringere TCO
(Total Cost of Ownership)
Investition in Lizenzen
externe Dienstleister
Management Summary
Der Einsatz einer in der Praxis bewährten Standardsoftware mit flexiblen Templates und Parametern lässt sich
 flexibel auf die Kundenwünsche anpassen,
 verkürzt die Implementierungszeiten und
 reduziert die Kosten (TCO)
entscheidend.
Mit der Integration
 zu SAP R/3 oder
 einem DMS-System
 einem anderen Metadaten-Tool
hat man ein leistungsfähiges Vertragsmanagement System,
dass bezügl. Datensicherheit, Skalierbarkeit, Design und
internationaler Anwendung allen Ansprüchen genügt.
Insbesondere wird durch den
Einsatz von LCM die Transparenz
aus allen Vertragsverhältnissen
erhöht, die Effizienz der Vertrags Durchlaufzeit entscheidend verbessert und dadurch die Kosten
gesenkt.
Mit LCM erreichen sie für ihr Unternehmen, die gesetzlich
geforderte Bilanz- und Revisionssicherheit.
Denn unser Name ist Programm: The Quality Group daran messen Sie uns! Kontaktieren Sie uns für eine ehrliche Beratung!
The Quality Group GmbH
Konrad-Zuse-Platz 1, 71034 Böblingen
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Beispiel einer Argumentation „LCM Standardlösung mit SharePoint“ vs. „Document
Assembly Tool und Individualprojektierung“
LCM Standardlösung
mit Sharepoint Integration
Document Assembly Tool
und Sharepoint Individual-Projekt
Art der Lösung
Modulare Fachapplikation mit DMS für Vertrags-,
Legal und Compliance Prozesse
Document Assembly Tool + Ablage der Docs auf
Sharepoint Kommunikationsplattform = „Baukasten“
Office Integration
Lotus, MS Office, Sharepoint Web Parts nach LCM
?
DMS Funktionalität
JA, vollwertig
kein echter DMS Ersatz, Archiv abhängig von
Format/Quelle
Dokumentablage
Strukturierung
Ja, geführte bewährte geordnete Ablage mit klarer
Struktur (Best-practice),
Gefahr des Wildwuchs!
(sehr hoher Freiheitsgrad in Sharepoint
Akten Modellierung
Modellierung out of the Box mit
Templates
keine bzw. nur rudimentäre Modellierung von
Aktenstrukturen oder Mappeninhalten  individuell
Usability
Beste Usability im Markt
nur ein (1) Gesamtsystem
uneinheitliches Look&Feel; mind. 3 Systeme: Assembly Tool + Applikation in Sharepoint + Reporting
Migration, Updates
Standard-Update per Script
in Sharepoint schwierig zu bewältigen
Performance
ausgereift
verbesserungswürdig
Implementierung
methodisches Vorgehen, Konfiguration, Best-Practice,
Templates, >300 Kunden.
Projektorientiertes Vorgehen,
Trial & Error für den Individual-Anteil
Make or Buy?
Buy! Kosten u. Risiko geringer
Make! Kosten und Risiko höher
Management Summary
Der Einsatz einer in der Praxis bewährten Standardsoftware mit flexiblen Templates und Parametern lässt sich
 flexibel auf die Kundenwünsche anpassen,
 verkürzt die Implementierungszeiten und
 reduziert die Kosten (TCO)
entscheidend.
Mit der Integration
 zu SAP R/3 oder
 einem DMS-System
 einem anderen Metadaten-Tool
hat man ein leistungsfähiges Vertragsmanagement System,
dass bezügl. Datensicherheit, Skalierbarkeit, Design und
internationaler Anwendung allen Ansprüchen genügt.
Insbesondere wird durch den
Einsatz von LCM die Transparenz
aus allen Vertragsverhältnissen
erhöht, die Effizienz der Vertrags Durchlaufzeit entscheidend verbessert und dadurch die Kosten
gesenkt.
Mit LCM erreichen sie für ihr Unternehmen, die gesetzlich
geforderte Bilanz- und Revisionssicherheit.
Denn unser Name ist Programm: The Quality Group daran messen Sie uns! Kontaktieren Sie uns für eine ehrliche Beratung!

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