Leitfaden „Great Place to Work® Benchmarkstudie 2016“ Der sichere Weg durch die Benchmarkstudie „Great Place to Work® Benchmarkstudie 2016“ Leitfaden Inhaltsverzeichnis I Durchführung Mitarbeiterbefragung 1 ............................................................... 4 Vorbereitungsphase ............................................................................................ 4 1.1 ............................................................................................ 4 Dokumentation 1.1.1 Dokumentationsbogen ............................................................... 1.1.2 Zu befragende Mitarbeiter Zeitarbeitskräfte ....................................................... ............................................................................. Personaldienstleister .................................................................... 4 5 5 6 Weitere Mitarbeitergruppen ........................................................... 6 1.2 Mindestanzahl zu befragender Mitarbeiter und Ziehung einer Zufallsstichprobe ............................................................................ 7 1.3 Ankündigung und interne Kommunikation ..................................... 9 1.3.1 Richtlinien bei Wettbewerbsteilnahme .................................. 9 1.3.2 Kommunikationsverlauf .............................................................. 10 Vorankündigung ............................................................................. 10 Begleitschreiben ............................................................................ 11 Erinnerungsschreiben Poster 1.4 .................................................................. 11 ................................................................................................. 11 Vorbereitung der Online-Befragung Voraussetzungen ................................................... 12 ........................................................................... 12 Technische Einstellungen 1.5 2 3 Vorbereitung der Papier-Befragung Befragungsphase ................................................... 13 ................................................................................................. 13 Online-Befragung ....................................................................................... 13 2.2 Papier-Befragung ....................................................................................... 14 2.3 Teilnahme an der Befragung (Rücklauf) ........................................... Lieferung der Ergebnisse Ihrer Mitarbeiterbefragung 14 ..................... 15 ............................................................................................................ 16 Was ist das Kultur Audit? ................................................................................ Wer füllt das Kultur Audit aus? Aufbau des Fragebogens 16 ................................................ 16 .......................................................... 16 Bewertung durch Great Place to Work® Deutschland 2 3 12 2.1 II Das Kultur Audit 1 ............................................................. ..... 17 Ablauf der Kultur Audit Befragung ............................................................. 18 Rückmeldung der Ergebnisse ....................................................................... 18 2 „Great Place to Work® Benchmarkstudie 2016“ Leitfaden Sehr geehrte Ansprechpartnerin, sehr geehrter Ansprechpartner, mit diesem Leitfaden erhalten Sie alle erforderlichen Informationen, die Sie dabei unterstützen, die Mitarbeiterbefragung (und ggf. das Kultur Audit) erfolgreich durchzuführen. Nehmen Sie an einem unserer Wettbewerbe teil, sind darüber hinaus bestimmte Wettbewerbsregeln verpflichtend einzuhalten. Diese sind an den entsprechenden Stellen mit dem folgenden Symbol gekennzeichnet. Führen Sie die Mitarbeiterbefragung ohne Wettbewerbsteilnahme durch, empfehlen wir dennoch die vorgeschlagene Vorgehensweise. Per Mail haben Sie neben diesem Dokument folgende weitere Dokumente erhalten: ■ Ablaufplan: Dieser enthält einen Überblick über den gesamten Projektverlauf und die Kontaktdaten Ihrer Ansprechpartner. ■ Checkliste: Dies ist eine Liste der Projektaufgaben und verbindlichen Termine. ■ Dokumentation: Hier werden die für die Befragung erforderlichen Mitarbeiterzahlen und ggf. die zu differenzierenden Organisationseinheiten sowie bei Online-Befragungen die Empfänger des Testlinks erfasst. ■ E-Mail-Liste: Bei Online-Befragungen tragen Sie hier die E-Mail-Adressen der zu befragenden Mitarbeiter ein. ■ Nur bei Wettbewerbsteilnahme Erklärung zur regelkonformen Durchführung: Bei einer Wettbewerbsteilnahme müssen die dort angegeben Wettbewerbsregeln eingehalten und durch Unterschrift bestätigt werden. Außerdem finden Sie in dem Dokument wichtige Hinweise zu Datenschutz und Vertraulichkeit. Wir freuen uns auf die gemeinsame Zusammenarbeit mit Ihnen. Bei Fragen ist Ihr zuständiger Projektmanager gerne für Sie da. Ihr Great Place to Work® Team 3 „Great Place to Work® Benchmarkstudie 2016“ Leitfaden I Durchführung Mitarbeiterbefragung 1 Vorbereitungsphase 1.1 Dokumentation Ziel der Dokumentation ist es, uns alle relevanten Informationen für eine erfolgreiche Durchführung der Mitarbeiterbefragung bereitzustellen. Dies betrifft insbesondere die Anzahl der zu befragenden Mitarbeiter, bei einer Online-Befragung die dazugehörigen E-Mailadressen sowie ggf. die Darstellung von verschiedenen Organisationseinheiten. 1.1.1 Dokumentationsbogen und E-Mailliste Der Dokumentationsbogen ist grundlegend für die Durchführung der Befragung. Geben Sie hier die genaue Anzahl der zu befragenden Mitarbeiter sowie ggf. Zuordnung der Mitarbeiter zu den entsprechenden Organisationseinheiten an. Für einen pünktlichen Befragungsstart ist somit wichtig, dass der Bogen zum vereinbarten Zeitpunkt eingereicht wird. Bei einer Online-Befragung sind in der E-Mailliste alle E-Mailadressen der zu befragenden Mitarbeiter, ggf. inklusive der Zuordnung zu der entsprechenden Organisationseinheit, zu dokumentieren. Damit der Fragebogen rechtzeitig und ordnungsgemäß zugestellt werden kann, ist außerdem wichtig, dass diese Listen rechnerisch und inhaltlich richtig, aktuell und vollständig sind. Nachträgliche Änderungen der zu befragenden Mitarbeiter, Änderungen an E-Mailadressen oder Anpassungen bei der Zuordnung zu Organisationseinheiten sind nur in begründeten Ausnahmefällen möglich. Kosten in Höhe von 300€ für den zusätzlichen Aufwand werden in Rechnung gestellt. 4 „Great Place to Work® Benchmarkstudie 2016“ Leitfaden 1.1.2 Zu befragende Mitarbeiter Grundsätzlich werden alle Mitarbeiter zur Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung eingeladen. Lediglich für einzelne Personengruppen gelten bei Teilnahme am Wettbewerb Ausnahmen. Folgende Mitarbeiter werden nicht befragt: ■ ■ Mitarbeiter, die weniger als 3 Monate im Unternehmen beschäftigt sind (es gilt der Tag des Befragungsstarts) Geringfügig Beschäftigte (auf 450 € Basis) Wichtig: Es ist in keinem Fall zulässig, einzelne Bereiche oder Abteilungen eines Unternehmens aus der Befragung auszuschließen – z.B. weil dort gerade eine Umstrukturierung vorgenommen wurde oder andere Gründe gegen eine Befragung in einem bestimmten Bereich sprechen. Zeitarbeitskräfte Wenn Sie als Einsatzunternehmen Zeitarbeitskräfte beschäftigten, die Ihnen von einem Personaldienstleister überlassen werden, gelten folgende Regelungen: Zeitarbeitskräfte müssen befragt werden, wenn ■ sie die oben genannten Kriterien (weniger als drei Monate im Unternehmen, geringfügige Beschäftigung) nicht erfüllen. ■ und einen Anteil von zehn Prozent oder mehr an der Gesamtbelegschaft ausmachen (Kernmitarbeiter und Zeitarbeitskräfte, jeweils ohne Mitarbeiter, die weniger als drei Monate im Unternehmen sind bzw. auf der Basis einer geringfügigen Beschäftigung angestellt sind). Zeitarbeitskräfte dürfen nicht befragt werden, wenn ■ sie die oben genannten Kriterien erfüllen. Zeitarbeitskräfte dürfen befragt werden, wenn ■ ■ sie die oben genannten Kriterien nicht erfüllen und weniger als zehn Prozent der Gesamtbelegschaft ausmachen. 5 „Great Place to Work® Benchmarkstudie 2016“ Leitfaden Sofern Zeitarbeitskräfte befragt werden, erhalten diese den gleichen Fragebogen wie Beschäftigte aus der Kernbelegschaft. Sie bewerten die Situation in ihrem Einsatzunternehmen. Wenn der Anteil der Zeitarbeitskräfte an der Gesamtbelegschaft bei mindestens zehn Prozent liegt, haben Sie zwei Möglichkeiten: ■ Die Zeitarbeitskräfte werden wie alle anderen Mitarbeiter befragt und fließen voll in das Wettbewerbsergebnis ein. ■ Die Zeitarbeitskräfte werden als Sonderstichprobe befragt. In diesem Fall wird das Ergebnis für die Zeitarbeitskräfte separat vom Ergebnis für die Kernbelegschaft ausgewiesen. Für den Wettbewerb zählen dann ausschließlich die Bewertungen der Kernmitarbeiter. Great Place to Work® überprüft darüber hinaus, ob die Bewertungen der Zeitarbeitskräfte bestimmte Standards einer guten Arbeitsplatzkultur erfüllen. Ist dies nicht der Fall, ist eine Platzierung auf einer Great Place to Work® Beste Arbeitgeber Liste für das Unternehmen nicht möglich. Personaldienstleister Besondere Regelungen gelten für Personaldienstleister, die Beschäftigte anderen Unternehmen als Zeitarbeitskräfte überlassen. Grundsätzlich bewirbt sich ein Personaldienstleister mit den Bewertungen der internen Beschäftigten für eine Platzierung auf einer Great Place to Work® Beste Arbeitgeber Liste. Dem entsprechend sind die in diesem Abschnitt genannten Kriterien für die Befragung der internen Beschäftigten maßgeblich. Darüber hinaus werden die Zeitarbeitskräfte mit einem gesonderten Fragebogen befragt. Dieser Fragebogen misst schwerpunktmäßig die Qualität der Betreuung der Zeitarbeitskräfte durch den Personaldienstleister. Nur wenn in der Befragung der Zeitarbeitskräfte mindestens ein gutes Niveau erreicht wird, ist eine Platzierung des Personaldienstleisters auf einer Great Place to Work® Beste Arbeitgeber Liste möglich. Über die genauen Modalitäten des Verfahrens für Personaldienstleister informieren Sie Ihre Ansprechpartner bei Great Place to Work® gerne. Weitere Mitarbeitergruppen ■ Falls sich Mitarbeiter für einen längeren Zeitraum nicht im Unternehmen befinden, dürfen Sie diese Mitarbeiter ebenfalls befragen, wenn Sie es für sinnvoll erachten. Das betrifft z.B. Entsandte, Mitarbeiter in Mutterschutz bzw. Elternzeit, Mitarbeiter im Vorruhestand oder Mitarbeiter, die dauerhaft erkrankt sind. 6 „Great Place to Work® Benchmarkstudie 2016“ Leitfaden ■ Freie Mitarbeiter oder freie Handelsvertreter dürfen ebenfalls befragt werden, wenn Sie dies für sinnvoll halten. Für die Teilnahme am Wettbewerb dürfen diese allerdings höchstens einen Anteil von 10% der zu befragenden Mitarbeiter ausmachen. Wenn der Anteil der freien Mitarbeiter im Unternehmen 10% übersteigt, ist diese Gruppe insgesamt aus der Befragung auszuschließen. ■ Mitarbeiter, die nicht in die Gruppe der zu befragenden Personen fallen, können „außer Konkurrenz“ an der Befragung teilnehmen. Sprechen Sie uns bei Interesse gerne an. 1.2 Mindestanzahl zu befragender Mitarbeiter und Ziehung einer Zufallsstichprobe Bis zu einer Unternehmensgröße von 250 Mitarbeitern findet grundsätzlich eine Vollbefragung statt. Ab einer Unternehmensgröße von 251 Mitarbeitern muss, sofern keine Vollbefragung durchgeführt wird, mindestens eine Zufallsstichprobe in der im Folgenden angegebenen Größe gezogen werden: Mitarbeiterzahl im Unternehmen Mindestumfang der Zufallsstichprobe 251 - 1.000 Mitarbeiter 1.001 - 5.000 Mitarbeiter 5.001- 10.000 Mitarbeiter Über 10.000 Mitarbeiter 250 300 500 1.000 Mitarbeiter Mitarbeiter Mitarbeiter Mitarbeiter Damit die Ergebnisse der Great Place to Work® Mitarbeiterbefragung in Ihrem Hause für Sie aussagekräftig sind, bedarf es unbedingt einer Zusammenstellung der Stichprobe nach dem Zufallsprinzip. Wichtig: Eine gezielte Auswahl bestimmter Mitarbeiter für die Stichprobe ist nicht gestattet und führt zum Ausschluss aus dem Wettbewerb. 7 „Great Place to Work® Benchmarkstudie 2016“ Leitfaden Zur Ziehung einer Zufallsstichprobe empfehlen wir folgendes Vorgehen. Sollten Sie ein anderes Verfahren anwenden, lassen Sie uns bitte im Vorfeld der Befragung wissen, wie Sie vorgehen wollen. 1 Verfahren Zufallsstichprobe Beispiel Dokumentation in Excel-Dateien 1. Ein aktuelles Mitarbeiterverzeichnis1 aller Mitarbeiter Ihres Unternehmens dient als Grundlage für die Stichprobenziehung. Ihre Mitarbeiter sind z.B. alphabetisch aufgelistet von Anke Adam bis Zacharias Zander. Art der Mitarbeiterliste in Datei ‚Dokumentation‘ angeben. 2. Diese Liste bereinigen Sie um Personengruppen, die nicht an der Befragung teilnehmen (siehe Kapitel 1. 1.2). 1.586 Mitarbeiter - 10 Personen, die nicht befragt werden = Grundgesamtheit (1.576 Mitarbeiter). Daten in Datei ‚Dokumentation‘ vermerken. 3. Sie ordnen nun jedem Mitarbeiter auf der Liste eine fortlaufende Zahl zu (der ersten Person die Listennummer 1, der zweiten Person die Listennummer 2 usw.). Nummer 1 ist Anke Adam, Nummer 1.576 ist Zacharias Zander. 4. Dividieren Sie die Gesamtzahl der Personen durch die Anzahl der Mitarbeiter, die Sie befragen werden. Sie dividieren 1.576 durch 300 (Standardstichprobe) und erhalten 6,30. 5. Runden Sie das Ergebnis auf die nächste ganze Zahl auf. Diese Zahl ist Ihr „Summand“. Sie runden auf und erhalten somit den Summanden 7. 6. Wählen Sie eine beliebige Zahl von 1 bis zu Ihrem Summanden. Der Mitarbeiter, dem diese Zahl auf der numerischen Liste zugeordnet wurde, ist der erste Teilnehmer der Befragung. Als beliebige Zahl von 1 bis zu dem Summanden 7 wählen Sie z.B. die Nummer 3; somit ist der erste Teilnehmer der Mitarbeiter mit der Listennummer 3. 7. Für die Auswahl der weiteren Teilnehmer verfahren Sie bitte wie folgt: Beginnen Sie mit der Listennummer des ersten ausgewählten Teilnehmers und addieren Sie den Summanden, um den zweiten Teilnehmer zu identifizieren. Zu der Listennummer des zweiten Teilnehmers addieren Sie wieder den Summanden und ermitteln so den dritten Teilnehmer usw.. Sie addieren zur Nummer 3 nun den Summanden 7 hinzu und erhalten den Mitarbeiter mit der Listennummer 10 als zweiten Teilnehmer (3+7). Der dritte Teilnehmer hat die Listennummer 17 (10+7), der Vierte die Listennummer 24 (17+7) usw.. 8. Fahren Sie fort, bis Sie auf diese Weise alle Teilnehmer identifiziert haben. Sollten Sie am Ende der Liste noch nicht die vollständige Anzahl der Stichprobe erreicht haben, setzen Sie die Identifizierung der noch fehlenden Teilnehmer am Anfang der Liste fort. Ist dieser Mitarbeiter bereits im ersten Durchgang gezogen worden, nehmen sie den direkt darauf folgenden Mitarbeiter. Der 225. Teilnehmer hat den Listenplatz Nr. 1.571. Sie zählen über das Ende der Liste hinaus und beginnen wieder am Anfang der Liste, d.h. der 226. Teilnehmer hat den Listenplatz Nr. 2. Der letzte gezogene Teilnehmer ist der Mitarbeiter mit der Listennummer 170. Die Mitarbeiterliste müssen Sie uns nicht zusenden. 8 Anzahl der zu befragenden Mitarbeiter (Stichprobengröße) in Datei ‚Dokumentation‘ und EMail-Adressen in Datei ‚E-Mail-Liste‘ vermerken. „Great Place to Work® Benchmarkstudie 2016“ Leitfaden 1.3 Ankündigung und interne Kommunikation Die Kommunikation ist ein wesentlicher Faktor für eine erfolgreiche Durchführung der Mitarbeiterbefragung. Sie informiert über Ablauf, Ziele und Nutzen der Befragung und erhöht so die Motivation zur Teilnahme. Die im Folgenden genannten Punkte sind verpflichtend für alle Wettbewerbsteilnehmer. Aber auch, wenn Sie nicht am Wettbewerb teilnehmen, ist eine gute, nicht beeinflussende Kommunikation entscheidend, um aussagekräftige Rückmeldungen Ihrer Mitarbeiter zu erhalten. 1.3.1 Richtlinien bei Wettbewerbsteilnahme Damit der Wettbewerb für alle teilnehmenden Unternehmen fair und nach einheitlichen Bedingungen verläuft, müssen alle Mitarbeiter die Möglichkeit haben, die Fragen offen und ehrlich zu beantworten. Dazu ist es besonders wichtig, dass Ihre Kommunikation keinerlei Einflussnahme auf die Bewertungen der Mitarbeiter beinhaltet, wie etwa die Aussage dass es wichtig für das Unternehmen ist zu gewinnen. Um einen Ausschluss aus dem Wettbewerb zu vermeiden, überprüfen wir Ihre Kommunikationsunterlagen im Vorfeld der Befragungsphase. Bitte senden Sie uns sämtliche Unterlagen daher per E-Mail zu. Beachten Sie bitte, dass wir für die Überprüfung und Freigabe bis zu drei Tage benötigen. Es ist unabdingbar, dass Sie eine freiwillige und anonyme Teilnahme Ihrer Mitarbeiter an der Befragung sicherstellen. Jegliche Einflussnahme auf das Antwortverhalten der Mitarbeiter ist nicht erlaubt und führt zu einem Ausschluss aus dem Wettbewerb. Die Benennung eingeführter Maßnahmen, die zur Förderung der Mitarbeiterbefragung beitragen, dürfen nicht im unmittelbaren Zusammenhang mit der Mitarbeiterbefragung genannt werden. 9 „Great Place to Work® Benchmarkstudie 2016“ Leitfaden Für die Kommunikation im Vorfeld gelten dementsprechend folgende Richtlinien: DO DON´T Keine Aufforderung bei der Bearbeitung des Fragebogens „ein Auge zuzudrücken“ und positiver zu bewerten. Darstellung der Vorteile der Befragung für die Mitarbeiter. Kein Hinweis darauf, dass die Mitarbeiterbefragung wichtig für das Unternehmen ist, weil eine Auszeichnung als sehr guter Arbeitgeber wichtig ist, um z.B. kompetente Mitarbeiter für das Unternehmen zu gewinnen. Mitarbeiter zu offenen und ehrlichen Antworten ermuntern. Im Vorfeld nicht als Ziel formulieren, von Great Place to Work® als sehr guter Arbeitgeber prämiert zu werden. Betonung der Anonymität der Befragung. Siegerlogo des aktuellen Wettbewerbs nicht in der internen Kommunikation verwenden. Betonung der Freiwilligkeit der Befragung. Keine Nennung von Maßnahmen zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit. 1.3.2 Kommunikationsverlauf Vorankündigung Unsere Empfehlung: Informieren Sie alle Mitarbeiter mindestens 2-4 Wochen im Vorfeld der Befragung. 10 „Great Place to Work® Benchmarkstudie 2016“ Leitfaden Begleitschreiben (Pflicht für Wettbewerbsteilnehmer) Gemäß den Wettbewerbsbedingungen müssen Sie die zu befragenden Mitarbeiter mindestens mit einem Begleitschreiben über Ihre Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung informieren. Unsere Empfehlung: Verfassen Sie das Begleitschreiben im Namen der Geschäftsführung bzw. des Vorstandes (ggf. aber auch in erweiterter Zusammenarbeit mit Personalleitung und Betriebsrat). Das erhöht erfahrungsgemäß deutlich den Rücklauf. Wichtig im Falle einer Papier-Befragung: Im Begleitschreiben muss - ggf. neben dem Verweis auf den Wettbewerb - das genaue Enddatum der zweiwöchigen Frist für die Rücksendung der Fragebogen vermerkt werden. Legen Sie Ihr Begleitschreiben zusammen mit dem Rückumschlag dem Fragebogen bei. Wichtig im Falle einer Online-Befragung: Bei einer Online-Befragung senden Sie am Tag vor Befragungsstart ein Begleitschreiben per E-Mail an die teilnehmenden Mitarbeiter. Erinnerungsschreiben Unsere Empfehlung: Setzen Sie ein Erinnerungsschreiben nach der Hälfte der Befragungszeit ein, um Ihre Mitarbeiter zur Teilnahme zu motivieren. Poster Gerne können Sie auch auf Poster zugreifen, um Sie in Ihrem Unternehmen auszuhängen. Die Poster liegen als PDF-Datei vor und können, in gewünschter Anzahl und Größe (max. DIN A0) ausgedruckt werden. Wählen Sie hier das für Sie passende Motiv aus: Sämtliche Musterschreiben sowie unsere Plakate finden Sie unter folgendem Link: www.greatplacetowork.de/Musterunterlagen 11 „Great Place to Work® Benchmarkstudie 2016“ Leitfaden 1.4 Vorbereitung der Online-Befragung Voraussetzungen Für die Online-Befragung ist für alle betreffenden Mitarbeiter ein Internetzugang erforderlich. Um einen störungsfreien Ablauf Ihrer Befragung zu gewährleisten, führen wir vorab einen technischen Test durch. Dazu erhalten Sie und die von Ihnen ausgewählten Testpersonen etwa zwei Wochen vor Befragungsstart von uns eine E-Mail mit einem Link zum Online-Fragebogen (Absender: [email protected], ggf. auch survey@ greatplacetowork.de). Wir empfehlen, dass mindestens ein EDV-Mitarbeiter unter den Testern ist. Bitte beachten Sie dabei auch etwaige unterschiedliche Servereinstellungen an verschiedenen Standorten Ihres Unternehmens. Wir bitten Sie, diesen Link zu testen, d.h. ob Sie die E-Mail erhalten (kein Hindernis z.B. durch Firewalls oder Spam-Filter), ob der Link funktioniert und Sie Zugriff auf den Fragebogen haben. Technische Einstellungen Um technischen Problemen bei der Online-Mitarbeiterbefragung vorzubeugen, bitten wir Sie folgende Informationen an Ihre IT-Abteilung weiterzuleiten: ■ Das Portal, welches zur Durchführung der Mitarbeiterbefragung genutzt wird, verwendet zum Zweck des Datenschutzes ein Sicherheitszertifikat. Dieses Zertifikat dient der Verschlüsselung und Authentifizierung. Bitte prüfen Sie, ob dieses Sicherheitszertifikat oder aber die Vergabestelle Thawte, Inc. in Ihrer Organisation als vertrauenswürdig eingestuft ist. ■ Sollte dies nicht der Fall sein, kann beim Aufruf des Fragebogens ein Sicherheitshinweis erscheinen, der Ihre Mitarbeiter bei der Beantwortung des Fragebogens eventuell behindert. Bitte beachten Sie, dass der Datenschutz in jedem Fall gewährleistet ist. ■ Der Fragebogen ist in HTML und Javascript programmiert – somit muss bei den Mitarbeitern im Browser Javasript aktiviert sein. ■ Die Mitarbeiter benötigen einen modernen Browser wie z.B. Internet Explorer, Google Chrome, Safari oder Mozilla Firefox. Hat Ihr Unternehmen auf dem Mailserver einen Spam-Filter aktiviert, bitten wir Sie Folgendes zu beachten: ■ Setzen Sie folgende E-Mail–Adressen auf die „White List“: @greatplacetowork.de und @feedbackdialog.com ■ Sollten einzelne Mitarbeiter eigene Spam-Filter einstellen können, bitten wir Sie, ihnen die relevanten „White List“-Informationen mit entsprechenden Anweisungen zukommen zu lassen. ■ Lässt Ihre Firewall nur einen eingeschränkten Zugriff auf das Internet zu, bitten wir Sie, folgende Einstellungen vorzunehmen: ■ Internet-Adresse: https://gptwge.feedbackdialog.com/ ■ IP–Adresse Online-Befragung: 217.112.193.66 ■ IP–Adresse Mailserver: 194.89.61.10 12 „Great Place to Work® Benchmarkstudie 2016“ Leitfaden 1.5 Vorbereitung der Papier-Befragung ■ Sie erhalten von uns ca. eine Woche vor Befragungsstart die erforderliche Anzahl Papierfragebogen sowie portofreie Rückumschläge. ■ Sie senden den zu befragenden Mitarbeitern in einem Umschlag einen Fragebogen, einen Rückumschlag und das Begleitschreiben (siehe Kapitel 1.3.2) zu. Bitte stellen Sie sicher, dass den Mitarbeitern der Umschlag am ersten Tag der Befragungsphase vorliegt. Diese Unterlagen können Sie firmenintern verteilen oder an die Privatadressen senden. ■ Bitte beachten Sie, dass bei einer Stichprobenbefragung die Fragebogen nicht einer Gruppe oder öffentlich ausgehändigt werden dürfen, da dies die Anonymität des Einzelnen gefährdet. Abweichungen hiervon erfordern eine vorherige Abstimmung mit uns. 2 Befragungsphase Die Dauer der Befragungsphase beträgt in der Regel zwei Wochen. Der erste Tag der Befragung ist der in der Anmeldung von Ihnen angegebene Termin. 2.1 Online-Befragung ■ Die Mitarbeiter erhalten von uns (Absender: [email protected], ggf. auch [email protected]) am ersten Tag der Befragungsphase eine E-Mail mit einem personalisierten Link zum Online-Fragebogen. Dieser Link ist nur für den Empfänger bestimmt und darf nicht weiter geleitet werden. ■ Die Mitarbeiter können die Bearbeitung des Fragebogens jederzeit unterbrechen. Wenn sie den Fragebogen später weiterbearbeiten möchten, muss lediglich erneut auf den Link geklickt werden. Dann kommt man direkt zu der Stelle im Fragebogen, wo die Befragung unterbrochen wurde. ■ Per Doppelklick können Antworten rückgängig gemacht werden. ■ Nach Abschluss der Bearbeitung werden die Antworten durch Klicken des Buttons „Bearbeitung abschließen“ automatisch gespeichert. ■ Sind Einladungsemails an bestimmte Mitarbeiter nicht zustellbar, so informieren wir Sie während der Befragung darüber. Zusätzliche Kosten, die durch den Aufwand von nachträglich versendeten Einladungsemails entstehen, werden ggf. in Rechnung gestellt (siehe Kapitel 1.1.1). 13 „Great Place to Work® Benchmarkstudie 2016“ Leitfaden 2.2 Papier-Befragung ■ Die Mitarbeiter senden den ausgefüllten Fragebogen direkt per Post (Gebühr bezahlt Empfänger) an Great Place to Work® Deutschland zurück. ■ Bitte beachten Sie, dass die Fragebogen nicht in einer Klassenraumsituation ausgefüllt werden dürfen. ■ Urnenbefragungen dürfen in Verbindung mit dem Wettbewerb nur unter bestimmten Voraussetzungen durchgeführt werden. Sprechen Sie uns hierzu einfach an. 2.3 Teilnahme an der Befragung (Rücklauf) Um eine hohe Beteiligung an der Befragung zu erreichen, ist es wichtig die Mitarbeiter im Vorfeld darüber informiert zu haben (siehe Kapitel 1.3). Damit Sie auch während der Befragung die Möglichkeit haben, Einfluss auf die Beteiligung auszuüben, informieren wir Sie während der Befragungsphase über die Teilnahmequote, i.d.R. einmalig etwa zur Hälfte der Befragungszeit. Über den finalen Rücklauf informieren wir Sie nach Eingang und Erfassung aller Fragebögen, spätestens zwei Wochen nach Ende der Befragungszeit. Bitte beachten Sie, dass wir keine bestimmte Beteiligungsquote garantieren können. Die Motivation zur Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung liegt in der Verantwortung des jeweiligen Unternehmens. Für die Teilnahme am Wettbewerb ist ein Mindestrücklauf erforderlich, der von der Mitarbeiterzahl im Unternehmen abhängt. Mit der Festsetzung des Mindestrücklaufs wird sichergestellt, dass die Ergebnisse Ihrer Mitarbeiterbefragung nach statistischen Kriterien die notwendige Genauigkeit aufweisen. Sobald Sie uns die Excel-Datei „Dokumentation“ ausgefüllt zurückgesendet haben, werden wir den genauen Mindestrücklauf ermitteln und Ihnen mitteilen. Sollten Sie den Mindestrücklauf nicht erreichen, erhalten Sie unabhängig davon alle mit dem Teilnahme-Paket in Auftrag gegebenen Leistungen. 14 „Great Place to Work® Benchmarkstudie 2016“ Leitfaden Anmerkung zur Festsetzung des Mindestrücklaufs: Durch das Erreichen des Mindestrücklaufs wird sichergestellt, dass die Beteiligung an der Mitarbeiterbefragung hoch genug ist, um daraus statistisch aussagekräftige Ergebnisse für alle Mitarbeiter abzuleiten. Die Genauigkeit der Ergebnisse steigt mit der Größe des Rücklaufs, d.h. mit der Anzahl der Mitarbeiter, die an der Befragung teilnehmen. Der Mindestrücklauf hängt von der Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen ab und wird daher für jedes Unternehmen individuell ermittelt. Dazu berechnen wir ein Vertrauensintervall das mit einer Wahrscheinlichkeit von mindestens 80 Prozent sicherstellt, dass das Ergebnis der eingegangenen Antworten mit einer maximalen Abweichung von plus/ minus fünf Prozent dem Ergebnis entspricht, was bei einer 100 prozentigen Beteiligung erreicht worden wäre. 3 Lieferung der Ergebnisse Ihrer Mitarbeiterbefragung ■ Erste Ergebnisse Ihrer Mitarbeiterbefragung in Form eines tabellarischen Berichts stellen wir Ihnen elektronisch i.d.R. ca. sechs Wochen nach Befragungsende zur Verfügung. Ab Befragungsstart im September erhalten Sie die ersten tabellarischen Ergebnisse im Dezember. ■ Falls Sie weitere Reportingleistungen in Auftrag gegeben haben, bitten wir Sie, den gewünschten Lieferzeitpunkt frühzeitig mit uns abzustimmen. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass insbesondere die Erstellung und Lieferung von grafischen Reportingleistungen (grafischer Gesamthausbericht, grafische Berichte für Organisationseinheiten) im Regelfall mindestens zwei zusätzliche Wochen ab Vereinbarung in Anspruch nimmt. Bei Wettbewerbsteilnahme: Zu Beginn des kommenden Jahres teilen wir Ihnen mit, ob sich Ihr Unternehmen auf der Liste der besten Arbeitgeber platzieren konnte. Über weitere Wettbewerbsdetails und Termine informieren wir Sie rechtzeitig. Informationen zu den regionalen und branchenspezifischen Wettbewerben erhalten Sie ausserdem auf unserer Homepage. Sprechen Sie uns hierzu gerne an. 15 „Great Place to Work® Benchmarkstudie 2016“ Leitfaden II Das Kultur Audit 1 Was ist das Kultur Audit? Das Great Place to Work® Kultur Audit ist ein wichtiger Bestandteil des Wettbewerbs, da es zu einem Drittel in das Ranking einfließt. Wenn Sie am Wettbewerb teilnehmen möchten, müssen Sie entsprechend ein Kultur Audit bearbeiten. Es handelt sich dabei um einen Online-Fragebogen zur Erfassung der Besonderheiten der Arbeitsplatzkultur Ihres Unternehmens bzw. Ihrer Organisation. Eine wichtige Basis einer vertrauensbasierten Kultur sind Maßnahmen und Programme im Personalbereich sowie in angrenzenden Feldern. Die Fragen des Great Place to Work® Kultur Audits orientieren sich hierzu an neun ausgewählten Bereichen der Personalarbeit, die Sie der nebenstehenden Grafik entnehmen können. Wer füllt das Kultur Audit aus? Üblicherweise wird die Bearbeitung von dem oder den Personalverantwortlichen übernommen. Bei kleinen Unternehmen kann das der Geschäftsführer sein, bei großen Unternehmen die Personalabteilung. Es ist empfehlenswert, mehrere Personen bei der Beantwortung der Fragen einzubeziehen, um verschiedene Perspektiven auf Kultur und Maßnahmen zu nutzen. Pro Unternehmen wird jeweils ein Fragebogen ausgefüllt. Aufbau des Fragebogens Das Great Place to Work® Kultur Audit umfasst drei Teile: 1. Im Teil 1 des Fragebogens werden Sie um allgemeine und demografische Informationen zu Ihrem Unternehmen gebeten. 2. Im Teil 2 haben Sie die Möglichkeit zu beschreiben, was Ihre Arbeitsplatzkultur in den eben dargestellten neun Bereichen der Personalarbeit auszeichnet und welche Maßnahmen dazu beitragen – hier liegt der Schwerpunkt der Bewertung durch Great Place to Work® Deutschland. 3. Der dritte Teil ergänzt Ihre Darstellung der Maßnahmen durch spezifische quantitative Angaben (z.B. Anzahl der Weiterbildungsstunden). 16 „Great Place to Work® Benchmarkstudie 2016“ Leitfaden Bewertung durch Great Place to Work® Deutschland Die Basis der Bewertung bildet der Vergleich zu den anderen Benchmarkstudienteilnehmern - insbesondere unter Berücksichtigung Ihrer Branche und Ihrer Unternehmensgröße. Somit wird berücksichtigt, dass z.B. in großen Unternehmen andere Strukturen und Voraussetzungen für die Personalarbeit gegeben sind als in kleineren Unternehmen oder dass verschiedene Branchen (z.B. je nach Anteil der Mitarbeiter in der Produktion) vor unterschiedlichen Herausforderungen stehen. Auf die folgenden Gesichtspunkte wird bei der Bewertung insbesondere geachtet: ■ Wie groß ist die Vielfalt der Maßnahmen, mit denen Kultur gestaltet wird? ■ Haben die Maßnahmen einen für das Unternehmen typischen Charakter bzw. eine persönliche Note? ■ Wird der unterschiedliche Bedarf der verschiedenen Mitarbeitergruppen berücksichtigt (z.B. Innendienst/Außendienst)? Werden die Mitarbeiter bei der Entwicklung von Maßnahmen einbezogen? ■ Veranschaulichen die Maßnahmen, dass die Mitarbeiter dem Unternehmen nicht nur als Arbeitskraft sondern auch als Personen wichtig sind? Wird ein gewisser FürsorgeAspekt des Arbeitgebers deutlich? ■ Sind die Maßnahmen aufeinander abgestimmt? Gibt es einen roten Faden? Spiegeln sie die Unternehmenskultur insgesamt wider? Besonderheiten für Personaldienstleister Personaldienstleister bearbeiten das Kultur Audit grundsätzlich in Hinblick auf Maßnahmen und Programme, die für interne Beschäftigte aufgelegt werden. Darüber hinaus erhalten sie einen spezifischen Teil, der sich auf die Situation der externen Beschäftigten (Zeitarbeitskräfte) bezieht. 17 „Great Place to Work® Benchmarkstudie 2016“ Leitfaden 2 Ablauf der Kultur Audit Befragung Bei der Anmeldung haben Sie sich für einen Starttermin des Kultur Audits entschieden. An dem gewählten Termin erhalten Sie von uns den Link zu einem Online-Fragebogen, in dem das Kultur Audit auszufüllen ist. In dem Online-Fragebogen stehen auch eine Arbeitsdatei zur Offline-Vorbereitung der Antworten sowie ein Handbuch, in dem technische und inhaltliche Hinweise zum Ausfüllen des Fragebogens enthalten sind, zum Download bereit. Zudem wird nach dem Webinar zur Bearbeitung des Kultur Audits an dieser Stelle auch ein Link zur Aufzeichnung des Webinars hinterlegt sein. Sie haben insgesamt acht Wochen Zeit, das Kultur Audit zu bearbeiten. Aus Ihrem individuellen Starttermin ergibt sich Ihr Abgabetermin. Bei Anmeldung ab September gilt der letztmögliche Abgabetermin laut Anmeldung. Die Bearbeitungszeit kann sich dadurch verkürzen. 3 Rückmeldung der Ergebnisse Die Bearbeitung des Kultur Audits ist nicht regulär mit einer Rückmeldung verknüpft. Um am Wettbewerb teilzunehmen, ist die Bearbeitung des Kultur Audits jedoch notwendig. Wenn Sie nicht am Wettbewerb teilnehmen, können Sie ein Kultur Audit bearbeiten, um eine Rückmeldung bezüglich Ihrer Personalmaßnahmen zur Förderung der Arbeitsplatzkultur zu erhalten. Wenn Sie einen Kultur-Audit-Report oder einen Best-Practice-Report gebucht haben oder einer dieser Berichte Bestandteil Ihres Leistungspaketes ist, erhalten Sie diesen ab März 2016. 18
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