Formatvorgaben - HCI Solutions

Formatvorgaben
Die automatische Vorkonvertierung der von Ihnen hochgeladenen Texte ist ein wesentliches
Element des neuen compendiumPORTALs. Dabei werden die einzelnen Abschnitte erkannt und die
Formatierung vereinheitlicht. Dieser Prozessschritt beschleunigt die interne Verarbeitung und
schafft Raum für die nachfolgenden Prozesse der Vereinheitlichung und Qualitätskontrolle.
Damit die Konvertierung möglichst vollständig und problemlos ist, bitten wir Sie, bei der
Gestaltung Ihrer Originaltexte in Word einige wichtige Aspekte zu beachten:
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Verwenden Sie pro Sprachversion ein eigenes Dokument
Verwenden Sie die von Swissmedic vorgegebenen Abschnittstitel (siehe unten)
Verwenden Sie möglichst nur die unterstützten Standardformatierungen (siehe unten)
Verwenden Sie möglichst einfache, unkomplizierte Formatierungen.
Unmittelbar nach dem Upload sehen Sie eine Voransicht ihres Dokuments; nicht erkannte
Abschnitte werden in einer Fehlermeldung gelistet. Wenn Sie dabei Konvertierungsprobleme
entdecken, optimieren Sie bitte ihr Original den Vorgaben entsprechend. Oder kontaktieren Sie uns
einfach via Hotline ([email protected]) und senden Sie uns das entsprechende WordDokument gleich mit. Gerne helfen wir Ihnen bei der initialen Bereinigung ihrer Originalmanuskripte. Für Revisionen
mit wenig Änderungen empfehlen wir direkt die Verwendung des Online-Editors (ohne Hochladung einer Datei). Sie
können auch die bereits publizierte Version als Word-Dokument herunterladen und mit ihren Anpassungen überarbeiten
und anschliessend wieder hochladen.
1
Vorgaben für Abschnittstitel
Bitte verwenden Sie immer die Abschnittstitel gemäss den Erläuterungen von Swissmedic (siehe
Website, Anleitungen und Merkblätter: Arzneimittelinformation02). Das schafft viele Vorteile:
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Vereinfacht die Lesbarkeit und Vergleichbarkeit bei den Anwendern in der Praxis
Entspricht den offiziellen Vorgaben und Empfehlungen
Ermöglicht die automatische Konvertierung
Keine Übersetzung nötig (Titel sind sowohl in Deutsch als auch Französisch vorgegeben)
Keine eigene Definition nötig
Unsere Konvertierung ist tolerant gegenüber Tippfehlern und leichten Abänderungen der
Schreibweise; im Rahmen der Konvertierung wird dann automatisch der korrekte offizielle Titel
verwendet.
Bitte verwenden Sie am Ende des Abschnittstitel immer ein [ENTER] (harten
Zeilenumbruch/Abschnittsende), kein [Shift]-[ ENTER] (weichen Umbruch/Zeilenende); sonst ist
die Separierung zwischen Titel und folgendem Inhalt zuwenig klar unterscheidbar.
2
Sonderzeichen und Symbole
Spezielle Symbolschriftarten wie Symbol, Wingdings oder Wingdings 2 werden nicht
unterstützt, da diese Schriftarten nicht Web-tauglich sind. So weit möglich werden die Symbole
durch ein normales Zeichen der Schriftart Arial ersetzt.
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Webseite\Angebote\Industrie\ServicePORTALE\compendiumPORTAL\Formatvorgaben\F
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Unterstützte Zeichen der Schriftart Arial:
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5 67 8 9 : ;
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X YZ [ \ ] ^
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Webseite\Angebote\Industrie\ServicePORTALE\compendiumPORTAL\Formatvorgaben\F
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Unterstützte Formatierungen
Schriftart
Schriftgrösse
Schriftfarbe
Schriftschnitt
Kursiv
Fett
Unterstreichung
Effekte
Ausgeblendet,
durchgestrichen &
doppelt durchgestrichen
Kapitälchen
Grossbuchstaben
Ausrichtung
Einzüge
Aufzählung und
Nummerierungen
Tabulatoren
Tabelle
Arial (andere Schriftarten werden in Arial umgewandelt)
Die Abschnittstitel dürfen keine kleinere Schrift-grösse haben, als der
übrige Text. Unterschiedliche Schriftgrössen werden vereinheitlicht.
Farben werden nicht übernommen
Ja
Umwandlung in kursive Schrift
Umwandlung in kursive Schrift
Text wird entfernt
Normale Gross- und Kleinbuchstaben, die Gross-/Kleinschreibung bleibt
erhalten: MICROSOFT WORD -> Microsoft Word
Text wird in Grossbuchstaben umgewandelt
Die‫‏‬Textausrichtungen‫„‏‬rechts“‫‏‬und‫„‏‬zentriert“‫‏‬werden‫‏‬nur‫‏‬innerhalb‫‏‬einer‫‏‬
Tabelle unterstützt. In Absätzen ausserhalb von Tabellen gilt in der
Worddatei als Standard Blocksatz, Aufzählungen werden in Flattersatz
dargestellt.
Einzüge werden nicht unterstützt und ignoriert.
Nur Aufzählungen und Nummerierungen, die als solches formatiert sind,
können übernommen werden. Folgende Aufzählungs- und
Nummerierungs-stile werden unterstützt:
• Punkt
• Dezimal
• Kleinbuchstabe
• Grossbuchstabe
• Grosse römische Zahlen
Tabulatoren werden durch ein Leerzeichen ersetzt. Anstelle von
Tabulatoren sollten Tabellen verwendet werden.
Als Rahmenlinien können nur durchgezogene schwarze Linien (Breite
1Pt.) verwendet werden. Muster oder Farben als Hintergrund
(Schattierungen) werden nicht unterstützt.
Textfelder, WordArt,
Werden nicht unterstützt.
SmartArt, Diagramme
Werden nicht unterstützt. Formeln können als Bild eingefügt werden.
Formel-Objekte
Bilder müssen mit der Zeilenumbruch-Einstellung‫„‏‬Mit‫‏‬Text‫‏‬in‫‏‬Zeile“‫‏‬
eingefügt werden. Frei posi-tionierbare Bilder sind nicht möglich und
werden an der Stelle des Ankers eingefügt.
Bitte verwenden Sie nur Bilder mit folgenden Dateiendungen (min. 24Bit): jpg, png, tif
Bilder
Die Microsoft Word Bildbearbeitungsfunktionen Grafikrahmen, Füllung,
Bildeffekte, Bildlayout, Bildkorrekturen, Farbe, Künstlerische Effekte,
Transformationen (ausser Zuschneiden) sowie Bilder in Textrahmen
werden nicht unterstützt.
Nur die Feldfunktion SYMBOL wird unterstützt. Bei der Verwendung
Feldfunktionen
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von allen anderen Funktionen wird die Feldfunktion bei der Konvertierung
durch eine entsprechende Warnmeldung ersetzt.
Trennung vorschlagen: Mit [Ctrl]+[-] einfügen
Trennung verhindern: Mit [Ctrl]-[Shift]-[SPACE] einfügen
4
Überschriften
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Überschrift 1: Titel der Monographie
Überschrift 2: Abschnittstitel (gemäss Swissmedic)
Überschrift 3: Unterabschnittstitel
Überschrift 4: Unter-Unterabschnittstitel
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