Betriebsleitung Wie Sie richtig „Kasse machen“ Wenn Sie regelmäßig Bargeld einnehmen, z. B. als Direkt vermarkter, kontrollieren Steuerprüfer Ihre Kassen aufzeichnungen besonders akribisch. Wir zeigen, wo die Stolperfallen liegen. 36 top agrar 10/2013 Fotos: Heil N ur Bares ist Wahres? Das sieht das Finanzamt anders! Ob alle baren Einnahmen lückenlos verbucht wurden, kann der Steuerprüfer im Nachhinein oft schwer nachvollziehen. Daher wittert die Finanzverwaltung be sonders bei Betrieben mit Bargeldein nahmen schnell steuerliche Tricksereien und prüft Kassenbücher umso genauer. Die Betriebe stehen quasi unter Gene ralverdacht, Einnahmen zu verschwei gen und damit nicht zu versteuern. Gelangt der Steuerprüfer zu der Überzeugung, dass Sie in ihrem Kassen buch nicht alle Einnahmen vollständig und korrekt erfasst haben, kann er Ihre Aufzeichnungen verwerfen und Ihren Umsatz selbst schätzen. Das Ergebnis kann weit oberhalb Ihres tatsächlichen Umsatzes liegen, warnt Steuerberater Ralf Stephany aus Bonn. Die Steuerlast bestimmt sich dann aus dem erhöhten Umsatz. Das kann teuer werden! Bei Ständen auf dem Markt oder beim Verkauf, z. B. von Erdbeeren ab Feld, landen die Einnahmen meist in einer einfachen Geldkassette oder im Porte monnaie. Um zu beweisen, dass Sie da bei keinerlei Einnahmen verschweigen, müssen Sie als buchführungspflichtiger Betrieb Ihre Kassenaufzeichnungen be sonders sorgfältig führen. Dazu gehört, dass Sie am besten täglich einen Kas senbericht schreiben, in dem Sie die Summe der Tageseinnahmen erfassen (s. Kasten, S.37). Da Sie die einzelnen Einnahmen während des Tages nicht vermerken müssen, sieht die Finanzver waltung hier besonders viel Spielraum Direktvermarktern schaut der Steuerprüfer besonders kritisch über die Schulter. Wo viel Bargeld im Spiel ist, werden gerne Tricksereien vermutet. für steuerliche Tricks. Konsequenz: Führen Sie eine sogenannte offene La denkasse, prüft der Steuerprüfer Ihre Kassenbücher besonders kritisch. Stutzig machen den Prüfer insbeson dere folgende Punkte: Täglicher Kassensturz 1. Glatte Eurobeträge: Wenn nur glatte Eurobeträge in Ihren Kassenbe richten auftauchen, wird das Finanzamt misstrauisch. Vergessen Sie daher beim Kassensturz nicht, auch die Münzen zu zählen und anzugeben. 2. Zu frühe Uhrzeit:Geht aus der Uhr zeit des Zählprotokolls hervor, dass Sie bereits vor Ladenschluss Kassensturz ge macht haben, unterstellt der Prüfer mög licherweise, dass Sie nicht alle Einnah men erfasst haben. Achten Sie also pein lich genau auf die richtige Zeitangabe. 3. Hohe Endbestände:Bei sehr hohen Tageseinnahmen bringen die meisten Ladenbesitzer das Geld am Ende des Ta ges auf die Bank. Die Einzahlung muss dann ordnungsgemäß als Entnahme verbucht werden. Tauchen in den Kas senberichten gehäuft sehr hohe Kassen endbestände auf, könnten Prüfer daher vermuten, dass Sie generell Entnahmen nicht korrekt aufzeichnen. 4. Fehlende Nachweise: Besonders aufpassen müssen Direktvermarkter, die entweder ausschließlich oder neben dem Laden noch Stände am Feldrand oder auf dem Markt haben. Ihnen ist es meist zu aufwendig, für jeden einzel nen Stand einen Kassenbericht zu ver fassen. Vermerken Sie in einem „über geordneten“ Bericht dann aber lediglich die Tageseinnahmen der jeweiligen Stände, sollten Sie alle Laufzettel, die Sie zur Abrechnung mit den Verkäu fern nutzen, aufbewahren. So kann der Prüfer die Einnahmen nachvollziehen. Entnehmen Sie Geld aus der Kasse am Stand und zahlen es in die Ladenkasse ein, sollten Sie diese Entnahmen als Transite in die Hauptkasse vermerken. Generell gilt: Notieren Sie am besten jede Entnahme oder Privateinlage ein zeln. Dafür reichen formlose Notizzet tel, auf denen Sie Anlass und Datum vermerken. Fehlen solche Nachweise, wird der Prüfer misstrauisch. Achten Sie darauf, dass das Datum auf den Bele gen mit dem übereinstimmt, an dem Sie die Einlage oder Entnahme verbuchen. 5. Gleiche Schrift: Die Kassenberichte sollten Sie zeitnah, am besten täglich er stellen. Ein gleichmäßiges Schriftbild, der immer gleiche Kugelschreiber oder eine ähnliche Wortwahl lassen den Steu Richtig gezählt, alles lückenlos dokumentiert? Der tägliche Kassenbericht schafft Klarheit. Bei einer offenen Ladenkasse soll ten Sie am besten täglich nach La denschluss einen Kassenbericht schreiben. Dabei ermitteln Sie zuerst den Endbestand der Kasse, indem Sie das Geld darin zählen. Um vom End bestand zur Tageseinnahme zu kom men, müssen Sie allerdings noch ei nige Korrekturen durchführen. Zunächst einmal müssen Sie den Endbestand des Vortages abziehen. Haben Sie privat z. B. Wechselgeld eingezahlt, müssen Sie diesen Betrag auch abziehen. Nehmen Sie Geld aus der Kasse, z. B. um damit Porto zu bezahlen oder sonstige Besorgungen zu erledi gen, müssen Sie die entnommenen Kassenbericht-Muster Kassenbericht vom … Kassenbestand bei Geschäftsschluss (durch Zählen ermittelt) – Kassenbestand am Ende d. Vortags = Zwischensumme + Entnahmen für Betrieb + Privatentnahmen + Transit in die Hauptkasse + Einzahlung auf die Bank – Privateinlagen = Tageseinnahme Diese Positionen müssen Sie in Ihrem Kassenbericht aufführen. Beträge dem Endbestand hinzurech nen. Auch wenn Sie Geld entneh men, um es privat zu nutzen oder es auf die Bank einzahlen, müssen Sie die Entnahmen addieren. Als Saldo ergeben sich die Tages einnahmen (siehe Übersicht). Rundungen und Schätzungen sind nicht erlaubt. Jede Entnahme und Einlage sollten Sie durch einen Beleg nachweisen. Hier sind die Prüfer streng. Wenn z. B. bei Privatentnahmen keine Fremdbelege vorhanden sind, emp fiehlt es sich entsprechende eigene Nachweise zu schreiben. Versehen Sie diese mit einem Datum, damit der Prüfer erkennen kann, dass Sie die Entnahmen und Einlagen zeitlich korrekt verbucht haben. Um zu beweisen, dass Sie den Kas senendbestand korrekt durch Aus zählen ermittelt haben, sollten Sie zudem jeden Abend ein Zählproto koll erstellen. Versehen Sie das Zähl protokoll mit Unterschrift, Datum und Uhrzeit. Kassenberichte und Zählprotokolle sind so bald wie möglich in das Kas senbuch zu übertragen. Aneinander gereihte Kassenberichte gelten auch schon als Kassenbuch. Am besten, Sie nummerieren die Berichte fort laufend, damit der Prüfer erkennt, dass keiner fehlt. Alle Unterlagen müssen Sie mindestens zehn Jahre lang aufbewahren. top agrar 10/2013 37 Betriebsleitung erprüfer vermuten, dass Sie die Berichte erst im Nachhinein und direkt für einen längeren Zeitraum verfasst haben. Umsatzsteuer zuweisen! 6. Bleistift oder Tipp-Ex: Einmal ge machte Eintragungen dürfen Sie nur ändern, wenn die ursprünglichen Auf zeichnungen erkennbar bleiben. Dass Sie sich daran halten, zeigen Sie, indem Sie einen Kugelschreiber und nicht etwa einen Bleistift oder Füller verwen den, bei denen man die Schrift entfer nen kann. Müssen Sie etwas verändern, streichen Sie die vorherige Eintragung so durch, dass sie noch lesbar ist. Ver wenden Sie kein Tipp-Ex. Notieren Sie am besten das Datum jeder Änderung. Aufzeichnungen nicht handschriftlich verfassen, können Sie den Computer zu Hilfe nehmen. Aber Vorsicht: Das Fi nanzamt erkennt mit Standard-Soft ware wie Excel oder Word erstellte Ta bellen als einzigen Nachweis nicht an, da sie nicht manipulationssicher sind. Der Prüfer kann am Ausdruck nicht er kennen, ob Sie die Werte nicht doch nachträglich verändert haben. Software-Hilfen akzeptiert das Fi nanzamt nur, wenn das Programm ent weder nachträgliche Änderungen gar nicht erst zulässt oder sie automatisch mit einem Vermerk versieht. Z.B. gibt es Kassenbücher, die Kassen einnahmen und -ausgaben über das Internet an den Anbieter übermitteln. Änderungen an den bereits gesendeten Daten werden so mit immer erfasst. Können Sie hingegen die Einnahmen auch noch anderweitig nachweisen, z. B. bei Marktständen über die Abrechnungszettel mit den Verkäu fern, und nutzen Sie somit das Programm nur als Rechenhilfe, können Sie dafür auch Excel, Word & Co. verwenden. Die meisten Direktvermarkter arbei ten nicht mehr mit einer einfachen Geldkassette, sondern mit einer elek tronischen Registrierkasse. Die Geräte erfassen alle einzelnen Kasseneinnah men schon während des Geschäftsbe triebes. Die Wahrscheinlichkeit, dass Einnahmen unbeachtet bleiben, ist da mit aus Sicht des Finanzamtes geringer als bei offener Ladenkasse. Zudem müs sen Sie als Vermarkter nach Laden schluss nicht mehr akribisch Kassenbe richte und Zählprotokolle schreiben, sondern drucken einfach einen Bon aus, der Auskunft gibt über die Tagesum sätze (Fachwort: Tagesendsummenbon oder Z-Bon, Z steht für Zero, also Null). Trotz stärkerer Dokumentation ver mutet das Finanzamt auch hier steuerli che Tricks und prüft intensiv. Misstrau isch wird der Prüfer vor allem, wenn 38 top agrar 10/2013 Foto: Heil 7. Excel-Tabellen: Möchten Sie Ihre Neue Kassensysteme speichern alle Einnahmen 10 Jahre lang. • bei der Prüfung der Geldbestand in der Kasse nicht mit dem Bestand über einstimmt, der gemäß der in der Kasse gespeicherten Daten drin sein müsste. • im Laden zwei Kassen stehen. Die Vermutung liegt nahe, dass Sie nur die Einnahmen der einen Kasse versteuern. • er feststellt, dass Sie nur auf ausdrück lichen Wunsch der Kunden einen Bon ausdrucken. Das könnte bedeuten, dass viele Umsätze an der Kasse vorbeilaufen. • aus der Uhrzeit auf dem Z-Bon her vorgeht, dass Sie ihn vor Ladenschluss erstellt haben. Der Prüfer könnte dann unterstellen, dass Einnahmen fehlen. Ältere Registrierkassen: Diese kon trollieren die Prüfer besonders intensiv. Die Kassen erfassen zwar erst alle Ein nahmen und Ausgaben einzeln, löschen Achtung bei Hoffesten! Richten Sie in Ihrem Hofcafé Feste aus, z. B. Betriebs- oder Hochzeitsfeiern, sollten Sie diese separat aufzeichnen. Führen Sie also den erhaltenen Geldbetrag, den Inhalt des Geschäfts sowie Name und Anschrift des Vertrag partners auf. Es reicht nicht, wenn Sie die Einnahmen lediglich im Kassenbericht berücksichtigen. Viele Direktvermarkter verkau fen in Ihrem Hofladen zugekaufte Waren wie z.B. Spargelschneider oder Produkte anderer landwirt schaftlicher Betriebe. Diese unter liegen der Regelbesteuerung von 7 oder 19 % und nicht der Durch schnittssatzbesteuerung von 10,7 %. Dem Prüfer müssen Sie dann nachweisen, dass Sie die Besteue rung richtig anwenden. Achten Sie daher darauf, dass in der Registrier kasse für die einzelnen Waren gruppen die richtigen Steuersätze hinterlegt sind. Dann kann der Prüfer anhand des Z-Bons oder der in der Kasse gespeicherten Daten die Zuordnung sehen. sie beim Ausdruck des Z-Bons aber wie der. Das erlaubt es grundsätzlich, die eingegebenen Daten zu manipulieren. Die vorgelegten Z-Bons weisen dann weniger als die tatsächlichen Tagesum sätze aus, ohne dass das Finanzamt dies nachweisen kann. In der Vergangenheit boten die Verkäufer der Kassen entspre chende Manipulations-Software oft di rekt mit an. Da die Finanzverwaltung die Manipulationsmöglichkeiten seit Langem kennt, drängte sie auf die Ein führung neuer Systeme, die alle Daten zehn Jahre lang elektronisch speichern. Die alten Kassen, die das nicht kön nen, dürfen Sie allerdings noch bis zum 31.12.2016 weiter verwenden. Dann müs sen Sie bei der Betriebsprüfung fol gende Unterlagen parat haben, wie Steuerberater Stephany erklärt: • Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende Z-Nummer zur Überprüfung der Voll ständigkeit der Kassenberichte) inklu sive Stornobuchungen, Retouren, Ent nahmen und Angaben über Zahlungs wege (bar, Scheck, Kredit). • Alle weiteren abgerufenen Auswer tungen (betriebswirtschaftliche Aus wertungen, Ausdrucke der Trainings speicher, Kellner-, Spartenberichte etc.). • Alle zur Kasse gehörenden Organisa tionsunterlagen, insbesondere Bedie nungsanleitung, Programmieranleitung und sonstige Anweisungen zur Pro grammierung, alle Programmabrufe nach jeder Änderung sowie Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeicher. Foto: landpixel.de Neue Registrierkassen: Jetzt im Han Bewahren Sie bei Betriebsfesten in Ihrem Hofcafé alle Aufzeichnungen auf. Wichtig: Bewahren Sie alle Unterla gen mindestens zehn Jahre lang auf, und zwar vollständig. Insbesondere wenn Z-Bons fehlen, wird es gefährlich. Da sie durchnummeriert sein müssen, er kennt der Prüfer fehlende Bons schnell. Vorzeitig aufrüsten?Können Sie Ihre Kasse so aufrüsten, dass diese alle Daten zehn Jahre speichern kann, müssen Sie dies jetzt, nicht erst 2017 tun. Fragen Sie Ihren Kassenhersteller, ob und zu wel chen Kosten eine Aufrüstung möglich ist: Bei nicht ganz so alten Kassen kön nen Sie meist kostenlos die Speicherka pazität erhöhen oder Software-Updates durchführen. Bei älteren Modellen ist eine Aufrüstung oft kostenpflichtig. Das lohnt meist nicht, gibt es eine neue Kasse doch schon für 200 bis 700 €. Zwingend ein Kassenbuch? Direktvermarkter mit Einnah men-Überschuss-Rechnung müssen kein Kassenbuch führen. Aber Sie müssen ihre Bareinnahmen und -ausgaben nachvollziehbar nachwei sen. Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Sie sich daher bei I hren Kassenaufzeichnungen an die glei chen Regeln halten wie buchfüh rungspflichtige Unternehmen. del erhältliche Kassen erfüllen zumeist die Anforderungen der Finanzverwal tung: Sie speichern alle bei der Nutzung entstehenden elektronischen Daten über zehn Jahre. Achten Sie dennoch beim Kauf gezielt darauf, dass die Kasse den sogenannten Grundsätzen zum Da tenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) entspricht. Dann sind Sie bei Steuerprüfungen auf relativ sicherer Seite: Das Finanz amt geht generell davon aus, dass solche Kassen den Grundsätzen ordnungsge mäßer Buchführung entsprechen. Ist die Speicherung aller Daten nicht im Gerät möglich, müssen Sie diese auf einem externen Datenträger wie einer CD, DVD oder einem USB-Stick spei chern. Der Prüfer liest die Daten dann aus der Kasse aus oder vom externen Datenträger ab. Sie müssen zudem nur noch Organisationsunterlagen wie Be triebs- und Programmieranleitungen parat haben. Ausdrucke wie Z-Bons müssen Sie nicht mehr aufbewahren. Achtung: Bei solchen Kassen sieht der Prüfer in der Regel alle nachträglichen Änderungen, auch uralte Stornos. PC-Kassen: Auch wenn Sie eine PC- Kasse nutzen, müssen Sie alle Daten zehn Jahre speichern und in einem aus wertbaren Format vorlegen. Bei der ho hen Speicherkapazität von Festplatten ist das kein Problem. Das Finanzamt will aber auch bei PC-Kassen sicher sein, dass Sie Daten nicht unbemerkt verändern. Spätere Änderungen müssen also als Stornos ausgewiesen werden. Um dies zu gewährleisten, sollten Sie vom Hersteller einen Nachweis verlan gen, dass die Kasse den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ent spricht. Sonst besteht die Gefahr, dass das Finanzamt Umsätze zuschätzt. Johanna Garbert Schnell gelesen • Bei offener Ladenkasse sollten Sie möglichst täglich Kassenberichte schreiben. • Eine Registrierkasse erspart Ihnen diese Arbeit. • Neuere Kassen speichern alle Vorgänge 10 Jahre lang. • Der Steuerprüfer sieht dann selbst uralte Stornos. • Kassen, die nicht elektronisch speichern, dürfen Sie noch bis zum 31.12.2016 nutzen. top agrar 10/2013 39
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