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rza®fakt/basic kasse Version 2016
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HINWEIS: Wenn Sie das Update 2016 installiert haben, kommt nach dem neuerlichen Öffnen der rza®fakt/basic
kasse die Meldung, dass sich die Datenbankstruktur geändert hat. Bestätigen Sie diese Meldung mit JA, damit
die Strukturanpassung vorgenommen werden kann und Sie weiterarbeiten können! Bestätigen Sie diese Meldung nicht mit JA, können Sie in rza®fakt/basic kasse NICHT WEITERARBEITEN!!!
WICHTIGE ÄNDERUNG
IN DER KASSA: In der Kassa muss nun immer ein TAGESABSCHLUSS durchgeführt werden sobald es an dem Tag Bewegungen gibt, bevor an einem darauffolgenden Tag Belege erfasst werden. Den Tagesabschluss führen Sie unter „Kassa“, Zeile „Tagesjournal/Kassastand/Tagesabschluss“, Register „Tagesabschluss/Ausdruck/Export“ durch. Wird kein Tagesabschluss gemacht, können keine Belege auf darauffolgenden
Tagen erfasst werden.
1. ERWEITERUNGEN IM GRUNDMODUL (RZA®FAKT)
1.1
Kleinunternehmerregelung
Sind Sie Kleinunternehmer im Sinne des § 6 Abs 1 Z 27 UStG, so können Sie die Abfrage „Kleinunternehmer im Sinne des § 6 Abs 1 Z 27 UStG“ unter „Extras“, Zeile „Einstellungen Allgemein“, Register „diverse
Einstellungen“ aktivieren.
Bei den Erlösekonten (unter „Extras“, Zeile „Erlösekonten“) können Sie nach dem Aktivieren dieser Abfrage nur mehr Konten mit 0 % anlegen, alle anderen Steuersätze stehen nicht mehr zur Auswahl. Gibt
es bereits Artikel, bei welchen ein Erlösekonto mit Steuer hinterlegt ist, muss dies händisch in den Artikelstammdaten geändert werden. Solange das Erlösekonto nicht geändert wurde, ist ein Speichern des
Artikels nicht möglich.
Auf den Belegen (zB. Rechnung) wird keine Steuer ausgewiesen und unterhalb des Rechnungsbetrages
wird „Die Kleinunternehmerregelung des § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 wird in Anspruch genommen. Der
oben ausgewiesene Rechnungsbetrag enthält daher keine gesetzliche Umsatzsteuer“ angezeigt. Am
Kassenbon wird „Kleinuntern. §6/1/Z27 UStG“ angeführt.
Möchten Sie die Kleinunternehmerregelung wieder deaktivieren, so kann dies nur mit Eingabe des Administratorpasswortes (standardmäßig ‚admin‘) erfolgen. Nach der Deaktivierung erfolgt keine automatische Änderung der Artikel, dies muss manuell durchgeführt werden.
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1.2
Steuersatz 13 %
Mit der Steuerreform 2015/2016 gibt es eine Erhöhung des ermäßigten Steuersatzes von 10 % auf 13 %
für folgende Lieferungen, Leistungen und Einfuhren ab dem 01.01.2016:
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Lieferungen und Einfuhr der in Anlage 2 des § 10 Abs. 3 UstG 1994 aufgezählten Gegenstände,
beispielsweise lebende Tiere und Pflanzen, Blumen, Futtermittel
Einfuhr von Kunstgegenständen, Sammlungsstücken
Lieferungen von Kunstgegenständen durch Urheber, Rechtsnachfolger, Wiederverkäufer
Aufzucht, Mästen und Halten von gewissen Tieren (Rinder, Schweine, Schafe, Ziegen, Hausgeflügel etc.) und Anzucht von Pflanzen sowie Leistungen, die unmittelbar der Vatertierhaltung,
der Förderung der Tierzucht oder der künstlichen Besamung der genannten Tiere dienen
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Künstler
Schwimmbäder und Thermalbehandlungen
Film- und Zirkusvorführungen sowie Schausteller
Personenbeförderung mit Luftverkehrsfahrzeugen
Jugend-, Erziehungs-, Ausbildungs-, Fortbildungs- und Erholungsheime (sofern diese nicht befreit
sind oder der Steuersatz von 10 % anzuwenden ist)
Wein ab Hof (bisher 12 %)
Eintrittsberechtigungen zu sportlichen Veranstaltungen
Achtung: Darüber hinaus ist der ermäßigte Steuersatz von 13 % ab 1. Mai 2016 für folgende Umsätze anzuwenden:

Beherbergung in eingerichteten Wohn- und Schlafräumen sowie Vermietung (Nutzungsüberlassung) von Grundstücken für Campingzwecke

Theater, Musik- und Gesangsaufführungen, Museen, botanische oder zoologische Gärten bzw.
Naturparks (sofern diese nicht befreit sind oder der Steuersatz von 10 % anzuwenden ist)
Unter „Extras“, Zeile „Erlösekonten“ müssen Sie sich erst
den 13%igen Steuersatz hinterlegen, danach können
Sie sich Ihre entsprechenden Erlösekonten mit 13 % anlegen. Es wurde nun auch die Eingabe der Steuersätze
erhöht, bisher waren nur sechs Steuersätze zulässig.
Um die Konten und Preise bei den Artikelstammdaten relativ einfach und rasch zu ändern, gibt es unter
„Sonstiges“, den Punkt „Preise und Konten ab 1.1.2016“ (bei Verwendung des Lagermoduls finden Sie
den Punkt unter „Lagerverwaltung“).
In dieser Liste können Sie die Artikel nach verschiedenen Auswahlmöglichkeiten suchen und anzeigen
lassen. Zu jedem Konto und Preis gibt es eine zusätzliche leere Spalte. In dieser leeren Spalte können die
neuen Werte (Konten, Preise) selbst eingegeben werden. Gibt man zB. in einer Zeile der Spalte
„Erl.Konto“ eine Kontonummer ein und drückt anschließend F5, wird dieses Konto auf alle darunterliegenden Zeilen übertragen.
Haben Sie die Liste entsprechend bearbeitet, müssen Sie die Schaltfläche „Speichern“ betätigen, um
die Liste zu speichern. Bevor Sie die neuen Werte in die Stammdaten übernehmen, fertigen Sie bitte
unbedingt eine Datensicherung unter „Datei“, Zeile „Ordner sichern“ an. Solange die Werte noch
nicht übernommen wurden, kann die Liste jederzeit bearbeitet und neu gespeichert werden und es
können die Belege mit Belegdatum VOR dem 1.1.2016 mit den alten Preisen erfasst werden, alle Belege
AB Belegdatum 1.1.2016 haben automatisch die neuen Preise.
Sobald die neuen Werte in die Stammdaten übernommen wurden (Schaltfläche „Werte in Stammdaten übernehmen…“), ist der Menüpunkt inaktiv.
Werden die Werte bis 16.2.2016 nicht übernommen, kommt ab diesem Datum ein Hinweis, dass die
Werte übernommen werden müssen.
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1.3
Barfaktura (mit Verwendung des Kassenmoduls)
Unter „Extras“, Zeile „Einstellungen Allgemein“, Register „Konditionen“ können Sie sich eine Zahlungskondition mit der Art „Barfaktura“
anlegen. Wurde die Zahlungskondition beim Kunden im Adressenstamm hinterlegt, so wird diese Zahlungskondition beim Schreiben
einer Rechnung automatisch vorgeschlagen. Ist diese Zahlungskondition als „Standard-Zahlungskondition“ definiert, so wird diese automatisch bei jeder Rechnung vorgeschlagen.
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Erfassen der Barfaktura:
Wird beim Schreiben einer Rechnung im Formularabschluss die Abfrage „Barfaktura“ aktiviert, so wird
diese Zahlungskondition automatisch ausgewählt (natürlich sofern die Zahlungskondition angelegt ist).
Bei Verwendung des Kassenmoduls wird durch die Abfrage „Barfaktura“ die Rechnung nicht automatisch aus den OP ausgetragen.
Durch das Drucken der Barfaktura öffnet
sich automatisch das Fenster „Kundenzahlungen“, wenn für diesen PC eine Kassa
eingerichtet ist. Es ist automatisch die gerade erfasste Rechnung ausgewählt und
der Zahlbetrag sowie der Text automatisch eingetragen. Die Zahlung muss mit
der Schaltfläche „Abschluss (F5)“ abgeschlossen und der Beleg ausgedruckt
werden. Teilzahlungen von Barfakturen
sind nicht möglich.
VIDEO Barfaktura
Damit Sie den Programmpunkt bestmöglich und effizient nutzen können, haben wir ein Video für Sie erstellt, welches Sie über folgenden Link öffnen können: https://www.youtube.com/watch?v=hNavfA_5XgI
2. ERWEITERUNGEN IM KASSENMODUL/BASIC-KASSA
2.1
Tagesabschluss
Bevor an einem darauffolgenden Tag Kassenbons erfasst werden können, muss nun immer ein Tagesabschluss durchgeführt werden, bevor an einem darauffolgenden Tag Kassenbons erfasst werden
können. Den Tagesabschluss führen Sie unter „Kassa“, Zeile „Tagesjournal/Kassastand/Tagesabschluss“,
Register „Tagesabschluss/Ausdruck/Export“ durch.
Der Tagesabschluss ist natürlich nur durchzuführen, wenn Kassenbons erfasst wurden. Achten Sie bitte
darauf, dass der Tagesabschluss je Kassennummer gemacht werden muss.
Führen Sie keinen Tagesabschluss durch, kommt beim Einstieg in einen darauffolgenden Tag die Meldung, dass noch kein Tagesabschluss durchgeführt wurde und ob dieser nun durchgeführt werden soll.
Führen Sie keinen Tagesabschluss durch, so können keine neuen Belege auf darauffolgenden Tagen erfasst werden.
Wurde der Tagesabschluss durchgeführt, gilt dieser Tag (in der jeweiligen Kassa) als gesperrt und es
können keine Belege in der Kassa (Barverkäufe / Kundenzahlungen /
Ausgaben / Bareinlagen / Barentnahmen) erfasst werden.
Solange für keinen darauffolgenden Tag Belege erfasst wurden, kann
der Tagesabschluss mit der Schaltfläche „Tagesabschluss aufheben“
aufgehoben werden und es können wieder Belege erfasst werden.
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Erlaubte Korrekturen nach dem Tagesabschluss:
Nach dem erfolgten Tagesabschluss können grundsätzlich keine Belege mehr bearbeitet bzw. hinzugefügt werden, es gibt aber die Möglichkeit noch folgende Änderungen vorzunehmen:

Bareinlagen/Barentnahmen: der Text kann noch bearbeitet werden

Ausgaben: der Text und der Lieferant können bearbeitet werden

Kundenzahlungen: der Text kann bearbeitet werden und der Zahlbetrag der bezahlten Rechnungen in der Tabelle, sofern der Zahlbetrag in Summe ident bleibt
Arbeitszeit nicht 0-24 Uhr:
In diversen Branchen (zB. Gastgewerbe) endet ein Tag nicht um Mitternacht (24 Uhr), sondern zB. erst
um 5 Uhr früh. Daher gibt es die Möglichkeit, die Arbeitszeiten einzustellen um somit den Tageabschluss
erst nach Mitternacht durchführen zu müssen.
Trifft dies in Ihrem Unternehmen zu, so können Sie die Abfrage „Tagesabschluss nach 24 Uhr“ in den Kassa-Einstellungen (unter „Kassa“,
Zeile „Barverkäufe“ aufzurufen) aktivieren.
Nach dem Aktivieren können Sie die Uhrzeit festlegen, zu der der Tagesabschluss spätestens gemacht werden muss. Der Tag muss bis zu dieser Uhrzeit abgeschlossen werden, bevor weitere Bons für einen darauffolgenden Tag erfasst werden können.
Ein Deaktivieren ist nur möglich, solange es keinen abgeschlossenen Tag gibt.
Alle Auswertungen sind dann auf diese Uhrzeit abgestimmt. Im Tagesjournal sind dann ebenfalls die
Umsätze nach Mitternacht enthalten.
Auf dem Kassenbon wird immer das Systemdatum (Datum und Uhrzeit angeführt).
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2.2
Bon wiederholen/stornieren/Beleg-Nachdruck
Wurde ein Bon abgeschlossen, kann dieser zwar wiederholt und nochmals gedruckt werden, jedoch
können keine Positionen mehr bearbeitet oder hinzugefügt werden. Die Bearbeitung der Zahlungen ist
noch möglich, jedoch ist ein Druck/erneutes Speichern nur möglich, wenn der gesamte Zahlbetrag
aufgeteilt/erfasst wurde. Am neuen Ausdruck steht immer das ursprüngliche Datum und die Uhrzeit.
Bons können über die Erfassung der Kassenbons wiederholt und gedruckt
werden oder über die Auswertungen (Journal oder Kundenkartei). Mittels
Doppelklick auf die gewünschte Zeile im Journal („Kassa“, Zeile „Tagesjournal/Kassastand/Tagesabschluss“, Register „Verkäufe“ oder „Sonstige
Einnahmen/Ausgaben) bzw. „Kassa“, Zeile „Monatsjournal“, Register
„Übersicht“ oder „Sonstige Einnahmen/Ausgaben“) oder in der Kundenkartei kann der Bon wiederholt
werden.
Möchten Sie den Bon nur drucken,
gibt es im Journal einen eigenen Button „Beleg-Nachdruck“.
Wird der Bon nochmals ausgedruckt,
kommt die Rückfrage „Soll der Bon
als Kopie gedruckt werden?“. Antworten Sie mit JA, wird am Beleg „Kopie“ angedruckt, wird mit NEIN
geantwortet, wird der Bon wie ursprünglich (ohne Kopie) ausgedruckt.
Bareinlage/Barentnahme können nur über das Journal wiederholt werden.
Bei den Ausgaben/Bareinlagen/Barentnahmen können die Belege wie gewohnt bearbeitet werden,
solange kein Tagesabschluss durchgeführt worden ist.
Möchten Sie einen Bon stornieren, müssen Sie den Bon
wiederholen und anschließend die Schaltfläche „Storno/Gutschrift“ betätigen. Danach können Sie einen
Stornogrund erfassen.
Es wird automatisch eine neue Gutschrift mit dem
Verweis auf die stornierte Bonnummer erstellt.
Möchten Sie einzelne Positionen gutschreiben, müssen
Sie diese in einem neuen Bon mit Minusmenge erfassen, der Verweis auf die Beleg-Nr. kann als beschreibender Text erfasst werden.
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2.3
Verkaufsübersicht
In der Basic-Kassa und im Kassenmodul wurde nun auch eine Verkaufsübersicht integriert. Verwenden
Sie bereits das Lagermodul, haben
Sie diese Auswertung schon und es
ändert sich nichts für Sie.
Es kann nach bestimmten Kriterien
gefiltert werden und Sie können
auswerten, wie oft welcher Artikel in
welchem Zeitraum verkauft wurde.
Es gibt auch die Möglichkeit, einen
gewünschten Zeitraum einzugeben,
für den Sie die Summen sehen möchten. Außerdem können Sie eine bestimmte Artikelgruppe, Untergruppe oder einen Teil der Artikelnummer als Suchkriterium eingeben. Im Feld "Wiedergabe" können Sie
wählen, ob Sie die "Summe nach Artikel" sehen möchten oder nur die "Summen nach Artikelgruppen"
bzw. "Summen nach Untergruppen" oder aber auch nach Kunden.
Möchten Sie die angezeigte Liste ausdrucken oder exportieren, so können Sie dies unter „Datei“, Zeile
„Drucken“ bzw. „Exportieren“ oder über das Druckersymbol in der Symbolleiste darunter.
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2.4
Kundenzahlungen
Bei der Erfassung einer Kundenzahlung mit Kundenauswahl (Kunde wird ausgewählt) ist die Erfassung
wie bisher.
Es gibt nun auch die Möglichkeit eine Kundenzahlung ohne Kundenauswahl zu erfassen.
Die Kundenzahlungen rufen Sie über „Kassa“, Zeile „Kundenzahlungen“ auf. Haben Sie keine Kundenadressen angelegt, so gelangen Sie gleich in das Eingabefenster (Einnahmen Kassa). Haben Sie Kundenadressen angelegt, können Sie einen Kunden oder die erste Zeile „Ohne Kundenauswahl“ auswählen.
Sie gelangen in das Erfassungsfenster „Einnahmen Kassa“. Haben Sie keinen Kunden ausgewählt, gibt es nun ein Feld „Kunde“, welches Sie
mit dem Kundennamen befüllen können, dies ist
jedoch nicht zwingend notwendig.
Erfassen Sie die Zahlung mit Skonto/Rabatt, so
muss die Eingabe in der Tabelle erfolgen, ansonsten können Sie selbst einen Text und Betrag erfassen. Wird in der Tabelle etwas eingetragen, wird
der Text automatisch gebildet und der Zahlbetrag errechnet sich, solange er nicht manuell eingegeben wurde.
Mit „Abschluss (F5)“ können Sie die Daten speichern und den Beleg ausdrucken.
VIDEO Kundenzahlungen
Damit Sie den Programmpunkt bestmöglich und effizient nutzen können, haben wir ein Video für Sie erstellt, welches Sie über folgenden Link öffnen können: https://www.youtube.com/watch?v=Ik_SIvt8oyU
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2.5
Gutscheine
Bei den Gutscheinen wird zwischen Wertgutscheinen und Waren-/Leistungsgutscheinen unterschieden.
Von Wertgutscheinen spricht man, wenn ein Gutschein über einen bestimmten Wert ausgegeben wird
(zB. Gutschein im Wert von 50,-). Ein Waren-/Leistungsgutschein ist ein Gutschein für eine bestimmte,
genau definierte Ware oder Dienstleistung (zB. Funktastatur). Der große Unterschied dieser Gutscheinarten liegt in der Versteuerung, der Wertgutschein muss erst beim Einlösen versteuert werden und der Waren-/Leistungsgutschein ist bereits bei der Ausgabe zu versteuern.
Unter „Extras“, Zeile „Einstellungen Allgemein“, Register „Module/Sonstiges“, Register „Kassa“ können die entsprechenden Abfragen aktiviert werden.
An der Funktion der Waren-/Leistungsgutscheine ändert sich im Programm
nichts – diese funktioniert wie bisher.
Waren-/Leistungsgutscheine:
Die Ausgabe der Waren-/Leistungsgutscheine erfolgt wie bisher über den Barverkauf. Beim Verkauf des
Gutscheines, muss darauf geachtet werden, dass das richtige Erlösekonto (richtiger Steuersatz) hinterlegt ist.
Das Einlösen/Rückrechnen der Waren/Leistungsgutscheine kann über ein Erlösekonto bzw. einen Artikel erfolgen (gleicher Steuersatz wie der verkaufte Gutschein!), je nachdem wie dies in den Einstellungen zuvor definiert wurde. Beim Abschluss des Bons gibt es eine eigene
Schaltfläche „Warengutschein“.
Im Tagesjournal gibt es eine eigene Zeile „Rückrechnung Warengutscheine“ mit dem Wert des rückgerechneten Gutscheins.
Im Monatsjournal werden die Verkäufe um die eingelösten Gutscheine reduziert.
Am Buchungsbeleg wird das Rückrechnungskonto der Gutscheine angeführt.
Wertgutscheine:
Die Ausgabe von Wertgutscheinen können Sie
unter „Kassa“, Zeile „Ausgabe (Verkauf) Wertgutscheine“ erfassen. Nach dem Aufruf muss
die Anzahl und der Einzelwert der ausgegebenen Gutscheine erfasst werden. Der Betrag errechnet sich automatisch. Mittels der Schaltfläche „Abschluss (F5)“ kann das Zahlungsmittel
ausgewählt und der Bon gedruckt werden.
Für das Einlösen der Wertgutscheine muss ein
Barverkauf erfasst und anschließend beim Abschluss das Zahlungsmittel „Wertgutschein“
ausgewählt werden.
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Im Tagesjournal wird im Register „Sonstiges/Kassastand“ eine Zeile „- verr. mit Wertgutscheine“ angeführt.
Im Monatsjournal ist die Ausgabe der Wertgutscheine in
der Spalte „sonst. Einn.“ dargestellt und die Einlösung in der
Spalte „Guth./Gutsch.“.
VIDEO Gutscheine
Damit Sie den Programmpunkt bestmöglich und effizient nutzen können, haben wir ein Video für Sie erstellt, welches Sie über folgenden Link öffnen können: https://www.youtube.com/watch?v=3pAbPxg3mBc
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2.6
Ausgaben erfassen
Bei der Erfassung von Ausgaben (unter „Kassa“,
Zeile „Ausgaben“) gibt es nun kein Feld „Belegnummer“ mehr. Die Belegnummer wird nun automatisch vom Programm vergeben.
Sie müssen zwingend einen Text und einen Zahlbetrag eingeben um die Ausgabe zu erfassen bzw.
zu speichern, der Lieferantenname ist optional.
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2.7
Zweitschrift
Möchten Sie generell eine Zweitschrift ausdrucken, so muss in den Kassa-Einstellungen die Abfrage
„Vorschlag als „Zweitschrift“ wiederholen“ aktiviert werden.
Ist diese Abfrage nicht aktiviert, so kann direkt beim Erfassen von Kundenzahlungen und Barverkäufen
gewählt werden, ob eine Zweitschrift gedruckt werden soll – diese Einstellung wird gespeichert und
auch beim neuerlichen Erfassen vorgeschlagen.
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2.8 Tagesdatum ändern
Wird in der rza®fakt das Tagesdatum geändert („Extras“, Zeile „Tagesdatum ändern“) so bezieht sich
die Änderung nur mehr auf das Belegwesen (Kostenvoranschlag, Lieferschein, Rechnung,…), jedoch
nicht mehr auf den Barverkauf. Für den Barverkauf wird immer das Systemdatum herangezogen.
3. ERWEITERUNGEN TOUCH-OBERFLÄCHE
Hatten Sie bereits die Version 2015.2.0 installiert und die Touch-Oberfläche eingerichtet, gibt es nun folgende zusätzliche Funktionen.
3.1
Bon wiederholen/stornieren
Es kann nun auch ein bereits gespeicherter Bon wiederholt und nochmals ausgedruckt bzw. storniert werden.
Es wird eine Liste aller bereits erfassten Bons von dem ausgewählten Tag angezeigt. In dieser Liste kann der entsprechende Bon gewählt werden und zum Wiederholen ausgewählt oder storniert werden (Schaltfläche „Stornieren“).
Es wird automatisch eine neue Gutschrift mit dem Verweis auf die stornierte Bonnummer erstellt.
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3.2
Lieferschein erfassen
Möchten Sie in der Kassa (Touch-Oberfläche) einen Lieferschein erfassen, gibt es im Abschlussfenster eine Schaltfläche „Lieferschein“. Wurde noch kein Kunde ausgewählt, muss nun der Kunde ausgewählt
werden. Wurde der Kunde bereits beim Erfassen der Positionen ausgewählt, kann der Lieferschein gleich abgeschlossen werden.
Anstatt „Barverkauf“ wird dann „Lieferschein“ angeführt. Mit der Schaltfläche „Ausdruck“ wird der Lieferschein gespeichert und ausgedruckt.
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3.3
Lieferscheine abrechnen
Mit der Schaltfläche „Lieferscheine auswählen“ können nun auch
in der Touch-Oberfläche bereits geschriebene Lieferscheine abgerechnet werden. Voraussetzung dafür ist das Grundmodul und der
Lieferschein muss bereits erfasst sein.
Es muss der gewünschte Kunde aufgerufen werden und
anschließend der entsprechende Lieferschein ausgewählt
werden. Eine Teilabrechnung ist in der Kassa nicht möglich.
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3.4
Notizen zum Kunden
Wurde beim Barverkauf auch ein Kunde ausgewählt, können Sie rechts
oben über die Schaltfläche „Notizen“
Notizen zu diesem Kunden erfassen.
4. MOBILE DATENERFASSUNG
4.1. Touch-Oberfläche
Bei den frei definierbaren Buttons (links unten) können Sie nun auch
einen Button mit der Funktion „mobiler Scanner“ selbst festlegen (im
Config-Modus definierbar).
Mit dieser Funktion können die Artikel vom mobilen Scanner gelesen
werden.
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5. LAGERMODUL
5.1. Übernahme Bestellung in Lagerzugang – Anzeige der Preise/Rabatte
Übernehmen Sie eine Bestellung in einen Lagerzugang und aktivieren Sie die Abfrage „Positionen
abfragen“, wird Ihnen der Preis/Rabatt des Artikels angezeigt.
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