ANHANG 5 LEISTUNGSVERZEICHNIS 2016 Agenturleistung Veranstaltungs- und Gästemanagement der Falling Walls Conference und Rahmenveranstaltungen Gästemanagement der Teilveranstaltungen Falling Walls Lab, Circle und Venture Beschreibung Anzahl Tage Einheitspreis Geschäftsführung Anzahl Tage Einheitspreis Projektleiter 1. Agenturleistung Konferenz 1.1 Konferenz, 9.11.2016 1.1.1 Vorbereitung der Konferenz Monatlicher / Wöchentlicher Jour-Fixe Erstellung der Zeit- und Ablaufpläne Generierung ständig aktueller Budgetschätzungen/Budgetverwaltung sowohl für Agentur- als auch Fremdkosten Vorbereitung der Vergabe, Mitwirkung bei der Vergabe/Beauftragung von Leistungen Dritter Überwachung der Leistungen und Prüfung der Abrechnungen von Leistungen Dritter Kreative Weiterentwicklung des Nutzungskonzepts der Flächen im Radialsytem Koordination der Location (u.a. Bühne inkl. Rückwand, Zeltanbauten für Catering und Garderobe/Akkreditierung, Brain Dating Lounge, Forum Stage, Schiff, Raumbelegung, Toilettenwagen, Sicherheit, Sanitäter, Dekoration, Müllentsorgung) ANHANG 5 Seite 1 2016 Anzahl Tage 2016, (alle Preise sind in € netto anzugeben) Einheitspreis sonst. Mitarbeiter Anzahl Tage Einheitspreis Fachkraft Gesamtpreis ANHANG 5 LEISTUNGSVERZEICHNIS 2016 Beschreibung Anzahl Tage Einheitspreis Geschäftsführung Anzahl Tage Einheitspreis Projektleiter Durchführung von Site Inspections Konzeption, Entwurf, Gestaltung und Koordination der Print-Produktion (Bühnenrückwand, Beschilderung/ Wegeführung in allen Locations, Logos, Rollups, Counterbeschriftungen, MenukartenAufsteller für Vorabendempfang und Konferenz, Sponsorenaufsteller, Pressewand, Gestaltung Brain Dating Lounge, Forum Stage, Schiff) ohne Produktion und Druck Buchung und Koordination der gesamten Regie Koordination der über den VA-Partner gebuchten Technik (Konferenztechnik, Übersetzungskabinen, Konferenzempfänger, Technik Videoraum und Presselounge, zusätzl. Präsentationen im Saal) Planung des gesamten Caterings inkl. Crewcatering Buchung und Koordination von Personal (Dolmetscher, Fotografen, Hostessen, Künstler, Stylistin, Toilette, Sicherheit, Sanitäter) ANHANG 5 Seite 2 Anzahl Tage Einheitspreis sonst. Mitarbeiter Anzahl Tage Einheitspreis Fachkraft Gesamtpreis ANHANG 5 LEISTUNGSVERZEICHNIS 2016 Beschreibung Anzahl Tage Einheitspreis Geschäftsführung Anzahl Tage Einheitspreis Projektleiter Anzahl Hostessen, pro Tag Stylist, pro Tag Personal (Sicherheit,Garderoben, Toilettenpersonal etc.) Sicherstellen der Übertragung der Veranstaltung in weitere Räume des Hauses inkl. Sicherstellen der Übersetzung Zwischensumme Vorbereitung 1.1.2 Durchführung der Konferenz auftragsbezogene Projektleitung vor Ort an Veranstaltungstagen Überwachung der Gewerke während Aufbau und Abbau Koordination der Raumbelegung Briefing und Koordination aller Gewerke und Beteiligten Koordination und Umsetzung des Bühnenkonzepts & Brandingmaterials Überwachen des Gesamtevents Überwachung der Leistungen und Prüfung der Abrechnung von Leistungen Dritter Zwischensumme Durchführung 1.1.3 Nachbereitung der Konferenz Feedbackgespräch Aussicht und Optimierung Konferenz Zwischensumme Nachbereitung ANHANG 5 Seite 3 Anzahl Tage Einheitspreis sonst. Mitarbeiter Anzahl Tage Einheitspreis Fachkraft Gesamtpreis ANHANG 5 LEISTUNGSVERZEICHNIS 2016 Beschreibung Anzahl Tage Einheitspreis Geschäftsführung Anzahl Tage Einheitspreis Projektleiter 1.1.4 Nebenkosten pauschal (durch die Nebenkostenpauschale sind alle Nebenkosten, insbesondere Kosten für Schreibarbeiten, Telekommunikationsleistungen, Fotokopien, Vervielfältigungskosten, Porto, Versendung, Kurierfahrten, Botendienste, Parkgebühren und Fahrten innerhalb von Berlin abgedeckt) Gesamt Zwischensumme Organisation der Konferenz 1.2 Welcome Reception, 8.11.2016 1.2.1 Vorbereitung Koordination der vom Auftraggeber ausgewählten Location inkl. aller Gewerke in Abstimmung mit dem Auftraggeber Vorbereitung der Vergabe, Mitwirkung bei der Vergabe/bei der Beauftragung von Leistungen Dritter Akquise, Vorbereitung der Vergabe, Mitwirkung bei der Vergabe/Beauftragung und Auswahl, Koordination des Caterers in Abstimmung mit dem Auftraggeber und Durchführung eines Probeessens Konzeption der Ausstattung und Dekoration (angepasst an den Ort) ANHANG 5 Seite 4 Anzahl Tage Einheitspreis sonst. Mitarbeiter Anzahl Tage Einheitspreis Fachkraft Gesamtpreis ANHANG 5 LEISTUNGSVERZEICHNIS 2016 Beschreibung Anzahl Tage Einheitspreis Geschäftsführung Anzahl Tage Einheitspreis Projektleiter Buchung und Koordination der Hostessen Anzahl Hostessen, pro Tag Erstellung eines Zeit- und Ablaufplans inkl. Koordination der Redner Überwachung der Leistungen und Prüfung der Abrechnungen von Leistungen Dritter Zwischensumme Vorbereitung 1.2.2 Durchführung auftragsbezogene Projektleitung während der Veranstaltung Briefing und Koordination von Location & Gewerken (Catering, Ausstattung, Dekoration, Technik, Fotograf, Hostessen, Redner) Supervision des Personals Personal (Sicherheit, Garderoben, etc.) Überwachung des Auf- und Abbaus Überwachung der Leistungen und Prüfung der Abrechnungen von Leistungen Dritter Zwischensumme Durchführung 1.2.3 Nebenkosten pauschal (durch die Nebenkostenpauschale sind alle Nebenkosten, insbesondere Kosten für Schreibarbeiten, Telekommunikationsleistungen, Fotokopien, Vervielfältigungskosten, Porto, Versendung, Kurierfahrten, Botendienste, Parkgebühren und Fahrten innerhalb von Berlin abgedeckt) Gesamt Zwischensumme Organisation Welcome Reception ANHANG 5 Seite 5 Anzahl Tage Einheitspreis sonst. Mitarbeiter Anzahl Tage Einheitspreis Fachkraft Gesamtpreis ANHANG 5 LEISTUNGSVERZEICHNIS 2016 Beschreibung Anzahl Tage Einheitspreis Geschäftsführung Anzahl Tage Einheitspreis Projektleiter 1.3. Festive Dinner, 9.11.2016 1.3.1 Vorbereitung Koordination der vom Auftraggeber ausgewählten Location inkl. aller Gewerke in Abstimmung mit dem Auftraggeber Konzeption der Ausstattung und Dekoration, angepasst an den Ort Planung eines Busshuttle vom Radialsystem zur Location und des Taxirufs nach der Veranstaltung Vorbereitung der Vergabe, Mitwirkung bei der Vergabe/bei der Beauftragung von Leistungen Dritter Akquise, Vorbereitung der Vergabe, Mitwirkung bei der Vergabe/Beauftragung und Auswahl, Koordination des Caterers in Abstimmung mit dem Auftraggeber und Durchführung eines Probeessens Buchung und Koordination der Hostessen Anzahl Hostessen, pro Tag Erstellung eines Zeit- und Ablaufplans inkl. Koordination der Redner Erstellung eines Seating- und Tischplans für den Saal inklusive Tischführkarten Überwachung der Leistungen und Prüfung der Abrechnungen von Leistungen Dritter Zwischensumme Vorbereitung ANHANG 5 Seite 6 Anzahl Tage Einheitspreis sonst. Mitarbeiter Anzahl Tage Einheitspreis Fachkraft Gesamtpreis ANHANG 5 LEISTUNGSVERZEICHNIS 2016 Beschreibung Anzahl Tage Einheitspreis Geschäftsführung Anzahl Tage Einheitspreis Projektleiter 1.3.2 Durchführung auftragsbezogene Projektleitung während der Veranstaltung Koordination des Shuttleservice Briefing und Koordination von Location & Gewerken (Catering, Ausstattung, Dekoration, Technik, Fotograf, Hostessen, Platzierung, Redner) Supervision des Personals Personal (Sicherheit, Garderoben, Hands etc.) Überwachung des Auf- und Abbaus Überwachung der Leistungen und Prüfung der Abrechnungen von Leistungen Dritter Zwischensumme Durchführung 1.3.3 Nebenkosten pauschal (durch die Nebenkostenpauschale sind alle Nebenkosten, insbesondere Kosten für Schreibarbeiten, Telekommunikationsleistungen, Fotokopien, Vervielfältigungskosten, Porto, Versendung, Kurierfahrten, Botendienste, Parkgebühren und Fahrten innerhalb von Berlin abgedeckt) Gesamt Zwischensumme Organisation Festive Dinner ANHANG 5 Seite 7 Anzahl Tage Einheitspreis sonst. Mitarbeiter Anzahl Tage Einheitspreis Fachkraft Gesamtpreis ANHANG 5 LEISTUNGSVERZEICHNIS 2016 Beschreibung Anzahl Tage Einheitspreis Geschäftsführung Anzahl Tage Einheitspreis Projektleiter 2. Gästemanagement aller Teilveranstaltungen 2.1 Konferenz inkl. Reception & Dinner 2.1.1 Gästemanagement Konferenz 9.11.2016 Erstellen von Teilnehmerlisten getrennt nach Kontingenten/Gruppen, Dublettenabgleich Vorbereitung der Vergabe, Mitwirkung bei der Vergabe/bei der Beauftragung von Leistungen Dritter Gestaltung, Druck und Konfektionierung der Badges inkl. Lanyards Planung und Durchführung des Einlassmanagements vor Ort mit XING Events Software easy-entry, Ausgabe von Namensschildern und sonstigem Material, Betreuung Registrierungscounter, Help Desk & Garderobe Briefing und Einsatzplanung der Hostessen Seating von Ehrengästen Ausarbeitung und Bereitstellung der Teilnehmerstatistiken nach der Veranstaltung 2.1.2 Gästemanagement Welcome Reception 08.11.2016 Vorbereitung der Vergabe, Mitwirkung bei der Vergabe/bei der Beauftragung von Leistungen Dritter ANHANG 5 Seite 8 Anzahl Tage Einheitspreis sonst. Mitarbeiter Anzahl Tage Einheitspreis Fachkraft Gesamtpreis ANHANG 5 LEISTUNGSVERZEICHNIS 2016 Beschreibung Anzahl Tage Einheitspreis Geschäftsführung Anzahl Tage Einheitspreis Projektleiter Planung und Durchführung des Einlassmanagements vor Ort mit XING Events Software easy-entry, Ausgabe von Namensschildern und sonstigem Material, Betreuung Registrierungscounter, Help Desk & Garderobe 2.1.3 Gästemanagement Festive Dinner 09.11.2016 Vorbereitung der Vergabe, Mitwirkung bei der Vergabe/bei der Beauftragung von Leistungen Dritter Erstellung eines Seating- und Tischplans für den Saal inkl. Tischführkarten Unterstützung der Falling Walls Foundation bei der Suche nach einer geeigneten Platzierungssoftware Planung und Durchführung des Einlassmanagements vor Ort mit XING Events Software easy-entry, Ausgabe von Namensschildern und sonstigem Material, Betreuung Registrierungscounter, Help Desk & Garderobe Platzierung der Gäste (ggf. mit Hilfe einer noch zu entwickelnden Platzierungssoftware) Zwischensumme Gästemanagement Konferenz inkl. Reception & Dinner ANHANG 5 Seite 9 Anzahl Tage Einheitspreis sonst. Mitarbeiter Anzahl Tage Einheitspreis Fachkraft Gesamtpreis ANHANG 5 LEISTUNGSVERZEICHNIS 2016 Beschreibung Anzahl Tage Einheitspreis Geschäftsführung Anzahl Tage Einheitspreis Projektleiter 2.2 Gästemanagement Falling Walls Circle 8.11.2016 Strategische Planung und Beratung Datenbereinigung bzw. Dublettenabgleich zu Teilnehmern anderer Veranstaltungsteile Vorbereitung der Vergabe, Mitwirkung bei der Vergabe/bei der Beauftragung von Leistungen Dritter Gestaltung, Druck und Konfektionierung der Badges inkl. Lanyards Buchung und Koordination der Hostessen Anzahl Hostessen, pro Tag Planung und Durchführung des Einlassmanagements vor Ort mit XING Events Software easy-entry, Ausgabe von Namensschildern und sonstigem Material, Betreuung Registrierungscounter, Help Desk & Garderobe Zwischensumme Gästemanagement Circle ANHANG 5 Seite 10 Anzahl Tage Einheitspreis sonst. Mitarbeiter Anzahl Tage Einheitspreis Fachkraft Gesamtpreis ANHANG 5 LEISTUNGSVERZEICHNIS 2016 Beschreibung Anzahl Tage Einheitspreis Geschäftsführung Anzahl Tage Einheitspreis Projektleiter 2.3 Gästemanagement Falling Walls Lab 8.11.2016 Gesamtkoordination/Abstimmung mit Falling Walls Datenbereinigung bzw. Dublettenabgleich zu Teilnehmern anderer Veranstaltungsteile Vorbereitung der Vergabe, Mitwirkung bei der Vergabe/bei der Beauftragung von Leistungen Dritter Gestaltung, Druck und Konfektionierung der Badges inkl. Lanyards Absprache mit Location und Gewerken für Counter und Internet Planung und Durchführung des Einlassmanagements vor Ort mit XING Events Software easy-entry, Ausgabe von Namensschildern und sonstigem Material, Betreuung Registrierungscounter, Help Desk & Garderobe Buchung und Koordination der Hostessen Anzahl Hostessen, pro Tag Shuttle-Koordination vor Ort Zwischensumme Gästemanagement Lab ANHANG 5 Seite 11 Anzahl Tage Einheitspreis sonst. Mitarbeiter Anzahl Tage Einheitspreis Fachkraft Gesamtpreis ANHANG 5 LEISTUNGSVERZEICHNIS 2016 Beschreibung Anzahl Tage Einheitspreis Geschäftsführung Anzahl Tage Einheitspreis Projektleiter 2.4 Gästemanagement Falling Walls Venture 8.11.2016 Datenbereinigung bzw. Dublettenabgleich zu Teilnehmern anderer Veranstaltungsteile Vorbereitung der Vergabe, Mitwirkung bei der Vergabe/bei der Beauftragung von Leistungen Dritter Gestaltung, Druck und Konfektionierung der Badges inkl. Lanyards Buchung und Koordination der Hostessen Anzahl Hostessen, pro Tag Planung und Durchführung des Einlassmanagements vor Ort mit XING Events Software easy-entry, Ausgabe von Namensschildern und sonstigem Material, Betreuung Registrierungscounter, Help Desk & Garderobe Zwischensumme Gästemanagement Venture Gesamt Zwischensumme Gästemanagement ANHANG 5 Seite 12 Anzahl Tage Einheitspreis sonst. Mitarbeiter Anzahl Tage Einheitspreis Fachkraft Gesamtpreis
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