Besprechungen sicher und sinnvoll protokollieren

Soziale Kompetenz
Organisieren und Strukturieren
Gertrud Zeller
Besprechungen sicher und
sinnvoll protokollieren
Verlag Dashöfer
Gertrud Zeller
Besprechungen sicher und sinnvoll
protokollieren
© 2007 Dashöfer Holding Ltd., Zypern & Verlag Dashöfer GmbH, Hamburg.
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Inhalt
1
Allgemeines ......................................................................................................1
1.1
Protokollieren - oft ein leidiges Thema.............................................................1
1.2
1.2.1
1.2.2
Berichte? Protokolle? .........................................................................................2
Das Protokoll ........................................................................................................2
Der Bericht ...........................................................................................................2
2
Die verschiedenen Protokollarten............................................................3
2.1
Das Wortprotokoll..............................................................................................3
2.1.1 Was bedeutet dies für den Protokollführer? .........................................................3
2.1.2 Wann wird ein Wortprotokoll eingesetzt?............................................................3
2.2
2.2.1
2.2.2
Verlaufsprotokoll (ausführliches Ergebnis-Protokoll) ...................................4
Was bedeutet dies für den Protokollführer? .........................................................4
Wann wird ein Verlaufsprotokoll eingesetzt? ......................................................4
2.3
Kurzprotokoll - Ergebnisprotokoll (verkürzte Form des ausführlichen
Ergebnisprotokolls) ............................................................................................4
Was bedeutet dies für den Protokollführer? .........................................................5
Wann wird ein Kurzprotokoll eingesetzt? ............................................................5
2.3.1
2.3.2
2.4
Gedächtnisprotokoll ...........................................................................................5
2.4.1 Was bedeutet dies für den Protokollführer? .........................................................5
2.4.2 Wann wird ein Gedächtnisprotokoll eingesetzt? ..................................................6
2.5
Mischformen .......................................................................................................6
3
Der Protokollführer ......................................................................................7
3.1
3.1.1
Anforderungen an den Protokollführer ...........................................................7
Protokollbestätigung.............................................................................................8
4
Praxistipps zur Vorbereitung von Besprechungen ...........................9
4.1
Wer nimmt an der Besprechung teil?...............................................................9
4.2
Wann findet die Besprechung statt?.................................................................9
4.3
Wo findet die Besprechung statt? ...................................................................10
4.4
Was steht auf der Tagesordnung? ..................................................................10
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5
Praxistipps zur Protokollführung..........................................................11
5.1
Das sollten Sie als Protokollführer wissen......................................................11
5.2
Das sollten Sie als Protokollführer mitbringen..............................................11
5.3
Das sollten Sie als Besprechungsteilnehmer mitbringen ..............................11
5.4
Praxistipps für Sie als Protokollführer vor und
während der Besprechung ...............................................................................12
6
Praxistipps für Sie als Protokollführer
nach der Besprechung................................................................................13
7
Praxistipps zur Gestaltung eines Protokolls ......................................14
8
Der Protokollrahmen .................................................................................15
8.1
Der Protokollkopf .............................................................................................15
8.2
Der Hauptteil ....................................................................................................15
8.3
Der Protokollschluss.........................................................................................15
8.4
Was muss sonst noch beachtet werden? .........................................................15
8.4.1 Was muss bei einer Telefonkonferenz beachtet werden?...................................16
8.4.2 Was muss bei einer Videokonferenz beachtet werden? .....................................16
9
Die zehn Gebote eines Protokolls ...........................................................17
10
Formulierungshilfen für den Protokoll-Alltag..................................18
10.1
10.1.1
10.1.2
10.1.3
10.1.4
10.1.5
10.1.6
10.1.7
10.1.8
Kurze Wörter – kurze Redewendungen.........................................................18
Kurze Sätze.........................................................................................................18
Weniger „dass-Sätze“ .........................................................................................19
Mehr Zeitwörter (Verben) – weniger Hauptwörter (Substantive)......................19
Keine überflüssigen Eigenschaftswörter (Adjektive).........................................20
Keine Doppelaussagen (Pleonasmen/Tautologien) ............................................20
Keine falschen Höchststufen (Superlative) ........................................................21
Überflüssige Füllwörter vermeiden ....................................................................21
Keine Papierwörter (Bürokratismen)..................................................................21
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11
Checklisten .....................................................................................................22
11.1
Checkliste Protokollführer ..............................................................................22
11.2
Checkliste Vorbereitung ..................................................................................23
11.3
Checkliste Notiztechnik....................................................................................24
12
Protokoll Beispiele .......................................................................................25
12.1
Sitzungsprotokoll ..............................................................................................25
12.2
Sitzungsprotokoll ..............................................................................................25
12.3
Sitzungsprotokoll ..............................................................................................27
13
Literatur .........................................................................................................28
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1
Allgemeines
1.1
Protokollieren - oft ein leidiges Thema
In den meisten Unternehmen werden regelmäßig Meetings und Konferenzen abgehalten. In einigen dieser Unternehmen wird Protokoll geführt. In den wenigsten jedoch
gibt es „Freiwillige“, die das Protokoll schreiben wollen. Wenn es darum geht, Protokoll zu führen, hat plötzlich niemand Zeit. Kaum jemand ist wirklich darauf vorbereitet
und weiß nicht:
•
wozu ein Protokoll geschrieben wird
•
dass es verschiedene Protokollarten gibt
•
wie formuliert werden sollte
•
welche Technik hilfreich ist
•
und wie umfangreich das Protokoll abgefasst werden muss.
Oft werden Protokolle zu Hilfe genommen, die die Vorgänger geschrieben haben. Dass
diese vielleicht auch nicht wirklich wussten, wie sie es richtig machen, wird nicht bedacht. Selten gibt es firmeninterne Vorgaben, auf die Sie bei der Protokollierung zurückgreifen könnten.
Wenn es heißt: „Frau Müller, Sie müssen heute protokollieren!“ fängt schon die Nervosität an.
Damit Sie künftig mit mehr Sicherheit und Selbstvertrauen Ihre Protokolle schreiben,
haben wir für Sie dieses Skript erstellt.
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1.2
Berichte? Protokolle?
Welche Protokollarten gibt es überhaupt? Wo liegt der Unterschied?
1.2.1
Das Protokoll
Das Protokoll ist eine förmliche Niederschrift über den Verlauf einer Sitzung, Verhandlung oder Tagung. Die Verwertung eines Protokolls kann folgenden Zwecken dienen:
•
Beweismittel
•
Kontrollinstrument
•
Grundlage für eine Diskussion
•
Grundlage für eine Dokumentation
•
Grundlage für die weitere Vorgehensweise
•
Gedächtnisstütze
Ein Protokoll wird in der Gegenwartsform geschrieben. Die Darstellung muss objektiv
sein und wird während der Veranstaltung aufgezeichnet.
1.2.2
Der Bericht
Der Bericht ist eine nachträglich verfasste Niederschrift über den Verlauf einer Sitzung, Verhandlung oder Tagung.
Die Darstellungszeit ist überwiegend die Vergangenheit. Subjektive Eindrücke können
aufgezeichnet werden. Der Bericht wird nachträglich verfasst.
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2
2
Die verschiedenen Protokollarten
Heute wird zu verschiedenen Anlässen protokolliert. Bei Verhandlungen, Diskussionen,
bei Politikern, wissenschaftlichen Versuchen, Konferenzen (auch Video- und Telefonkonferenzen), bei Gerichtsverhandlungen, Tagungen und vielen anderen Gelegenheiten.
Da das Informationsbedürfnis eines späteren Lesers über den Verlauf einer Sitzung
unterschiedlich sein kann, ergeben sich auch verschiedene Protokollarten. In einigen
Firmen wird festgelegt, welches Protokoll zu welchem Zweck geschrieben werden soll
- meistens jedoch ergibt sich eine Mischform.
2.1
Das Wortprotokoll
Die Wortprotokolle sind die ausführlichsten und umfangreichsten Protokolle überhaupt.
Neben den Ausführungen der Redner werden auch alle anderen Vorgänge während der
Sitzung festgehalten. Dies können Zwischenrufe, Beifall sowie jede Wortmeldung sein.
Alles wird wörtlich wiedergegeben.
2.1.1
Was bedeutet dies für den Protokollführer?
Er muss sich extrem konzentrieren und darf nichts überhören. Deshalb ist es erforderlich, dass der Protokollführer eine sehr hohe Schreibgeschwindigkeit hat. Hilfreich sind
auch Stenographiekenntnisse. Lassen Sie ein Tonband mitlaufen, so können Sie anschließend wichtige Stellen noch einmal nachhören. Diese Art der Protokollführung
erfordert einen sehr hohen Arbeitsaufwand.
2.1.2
Wann wird ein Wortprotokoll eingesetzt?
Hauptsächlich dann, wenn der Inhalt später für Politiker, Historiker oder Juristen bis
zum letzten Wort von Interesse ist. Ein Wortprotokoll ist von großer Bedeutung.
So werden in Parlamentssitzungen Wortprotokolle erstellt, die von Interessierten regelmäßig bezogen werden können. Denn ein normaler Staatsbürger nimmt sehr selten
direkt an einer Sitzung teil und kann sie auch dann nicht über mehrere Stunden hinweg
verfolgen.
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3
2.2
Verlaufsprotokoll (ausführliches Ergebnis-Protokoll)
Die wesentlichsten Ausschnitte werden wiedergegeben, jedoch nicht wörtlich, sondern
sinngemäß.
Der Verlauf der Verhandlung ist genauso wichtig wie die Argumente, auf denen die
Entscheidungen beruhen. So entsteht eine strukturierte Übersicht über den Sitzungsablauf. Nebensächlichkeiten werden bewusst weggelassen.
2.2.1
Was bedeutet dies für den Protokollführer?
Er muss die Fähigkeit besitzen, das Wesentliche herauszufiltern und jederzeit die Übersicht zu bewahren. Der Leser dieses Protokolls muss in die Lage versetzt werden zu
erkennen: Was spricht für diese Entscheidung und warum? Was spricht gegen eine Argumentation und warum? Was wurde geklärt? Was ist noch offen?
2.2.2
Wann wird ein Verlaufsprotokoll eingesetzt?
Hauptsächlich dann, wenn ein Wortprotokoll den Rahmen sprengen würde und dieses
auch nur schwer zu lesen wäre. Deshalb ist es überall dort geeignet, wo eine gewisse
Beweiskraft gefordert ist. Besonders beliebt bei Hauptversammlungen, Arbeitssitzungen und Konferenzen.
Verlaufsprotokolle zeigen auf, welche Argumente bei der Beschlussfindung eine Rolle
gespielt haben bzw. welche Punkte außer Acht gelassen wurden. Das „Für“ und „Wider“ der Debatte wird deutlich, außerdem werden weitere Informationen festgehalten.
Meinungsäußerungen sollen namentlich wiedergegeben werden.
2.3
Kurzprotokoll - Ergebnisprotokoll (verkürzte Form des ausführlichen Ergebnisprotokolls)
Ein Kurzprotokoll enthält nur kurze Angaben über den Inhalt der Sitzung und deren
Ergebnisse. Kurzprotokolle geben die wesentlichen Äußerungen der Teilnehmer stichwortartig wieder und machen dadurch die Zusammenhänge deutlich, die zu einem bestimmten Beschluss geführt haben.
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4
Die Kürze des Protokolls kommt der meist knapp bemessenen Zeit der Teilnehmer entgegen und hält doch alles Wesentliche fest. Dieses Protokoll ist kurz, knapp und sehr
strukturiert und enthält im Wesentlichen diese 4 Punkte:
1. Der derzeitige Stand der Dinge
2. Die weitere Vorgehensweise
3. Die Zuteilung der Aufgaben
4. Die Termine
2.3.1
Was bedeutet dies für den Protokollführer?
Er achtet auf die Ergebnisse und fasst diese kurz zusammen. Er ist sehr konzentriert
und filtert die Informationen.
2.3.2
Wann wird ein Kurzprotokoll eingesetzt?
In einigen Fällen werden Kurzprotokolle zusätzlich zu Verlaufs- oder Wortprotokollen
angefertigt.
2.4
Gedächtnisprotokoll
Ein Gedächtnisprotokoll ist oft eine Notlösung. Es wird nachträglich „aus dem Gedächtnis“ angefertigt, weil z. B. keine Vereinbarung über die Protokollführung getroffen wurde oder weil sich erst später herausstellt, dass vielleicht doch ein Protokoll gebraucht wird oder der Versammlungsleiter selbst das Protokoll schreibt. Gedächtnisprotokolle sind nicht selten unvollständig und weisen häufig Lücken bei der Wiedergabe
der behandelten Tagesordnungspunkte und Zusammenhänge auf.
2.4.1
Was bedeutet dies für den Protokollführer?
Er muss nachträglich die wichtigsten Punkte zusammentragen, also ein sehr gutes Gedächtnis haben. Ist der Protokollant gleichzeitig der Sitzungsleiter, wird das Protokoll
sehr wahrscheinlich nicht neutral verfasst, sondern mit den für den Sitzungsleiter wichtigen Punkten geschrieben. Es ist somit nicht objektiv.
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