Komplexe Datenwelten beherrschen

THEMA: ERP
Echtzeitanalysen direkt im ERP-System
Komplexe Datenwelten
beherrschen
Durch stetig wachsende Datenmengen
und zunehmenden Entscheidungsdruck
wird es für kleine und mittelständische
Unternehmen immer schwieriger, den
Überblick über die ausschlaggebenden
Informationen zu behalten.
bwohl die verfügbare Informationsbasis direkt die
Qualität von Entscheidungen beeinflusst, lassen sich
in der Praxis deutliche Defizite in der
Standardisierung, Aggregation und
Auswertung von Daten feststellen. In
diesem Fall können Pivot-Tabellen und
Diagramme ein pragmatischer Weg
sein, um das Problem der mangelnden
Datenübersichtlichkeit ohne größeren
Aufwand zu bewältigen.
Gerade kleinere Betriebe und Mittelständler haben in der Regel keine ITBudgets für umfangreiche Business Intelligence (BI)-Lösungen und sind auf
alternative Datenanalysenmethoden angewiesen. Als eine mögliche Lösung zur
systematischen und gleichzeitig einfachen Darstellung wichtiger Daten können Pivot-Tabellen und Pivot-Charts
(Diagramme) dienen: Mit diesen Instrumenten lassen sich große Datenmengen
schnell auf aussagekräftige Größen reduzieren, überschaubar visualisieren und
mit nur wenigen Klicks auswerten.
Um dies zu veranschaulichen, werden die beiden Techniken beispielhaft
anhand des Enterprise Resource Planning (ERP)-Systems caniasERP der Industrial Application Software GmbH
(IAS) dargestellt. Damit die anwendenden Unternehmen ihre komplexen Datenwelten beherrschen können, wurden
Pivot- und Diagrammfunktionalitäten
in den Standard dieser Lösung aufgenommen.
O
WEB-TIPP:
www.caniaserp.de
30
In der vorgestellten ERP-Software werden Daten, wie z.B. Vertriebsbelege, in
temporären Tabellen über einen Select
auf eine Datenbank dargestellt. Diese Tabellen enthalten beispielsweise im Vertriebsmodul des ERP-Systems den Namen des Kunden, die Kundennummer
sowie viele weitere Vertriebsbeleginformationen. Für jede dieser Datentabellen
existieren drei verschiedene Ansichten:
herkömmliche Tabelle, Pivot-Tabelle
und Pivot-Chart. Besonders die PivotTabellen-Ansicht ist gut dafür geeignet,
SEPTEMBER 2015
„Benutzerfreundliche
Analysetools verschaffen
dem Management eine
verlässliche Informationsbasis für schnellere
Entscheidungen und
erhöhen die Agilität
des Unternehmens.“
Anna Seel, PR-Managerin und
Pressesprecherin bei der Industrial
Application Software GmbH
effiziente Datenanalysen durchzuführen.
Typisch für den Vertrieb sind beispielsweise eine Übersicht der verkauften Materialien, gruppiert nach Region oder
Vertriebsabteilung, sowie eine Auswertung des Umsatzes pro Monat. Wie der
Name schon sagt (pivot = Dreh- und
Angelpunkt), lassen sich am Bildschirm
angezeigte Daten dynamisch verschieben und drehen, ohne dabei die Ausgangsdaten zu verändern. Erstellte Analysevorlagen werden auf dem Server
gespeichert, sodass jeder berechtigter
Benutzer stets die Möglichkeit hat, aktuelle Echtzeitwerte abzurufen. Das Vorgehen zur Erstellung von Pivot-Tabellen
und -Charts in caniasERP wird im
Nachfolgenden am Beispiel „Auswertung des Umsatzes im 1. Quartal“ Schritt
für Schritt beschrieben.
Pivot-Tabellen erstellen
Um eine Umsatzauswertung in einer
Pivot-Tabelle in caniasERP zu erstellen,
muss im ersten Schritt die Datenbasis
für die Analyse festgelegt werden. Relevante Daten lassen sich hierfür in der
Ansicht „Tabelle“ über die Suchfelder
im Kopfbereich der Analysemaske
schnell selektieren. Entsprechend der
W W W . I T - D A I L Y. N E T
THEMA: ERP
zwar im Hintergrund ausgewählt, aber
nicht angezeigt werden. Darüber hinaus
erlaubt ein Rechtsklick auf die Zeilen
oder Spalten, den aufsummierten Gesamtbetrag zu sehen, verschiedene Objekte auf- und zuzuklappen sowie aufund absteigend zu sortieren.
Im letzten Schritt gilt es, einen Namen für die fertig gebaute Vorlage im
Menü für Konfigurationen zu vergeben
und diese zu speichern.
Analysen individuell gestalten
ausgewählten Kriterien (Zeitraum, Belegart, Währung, etc.) werden zutreffende Positionen angezeigt. Im zweiten
Schritt muss in der Ansicht „Pivot“–
wie in Bild 1 dargestellt – eine neue Abfrage, die sogenannte Konfiguration,
angelegt werden.
Im dritten Schritt ist die Struktur der
neu angelegten Auswertung zu definieren: Hierfür stehen mehrere Pivot-Objekte auf der rechten Seite der Maske
zur Verfügung. Um diese anzuwenden,
können sie einfach per Drag & Drop in
die noch leeren Zeilen-, Spalten-, Daten- und Filter-Felder gezogen werden.
Für die Analyse des Umsatzes ist die
Belegung der Zeilen-Felder mit der
„Kundennummer“ und dem „Namen“
des Kunden sinnvoll. Um die monatliche Aufteilung des 1. Quartals abzubilden, steht das Objekt „Gültig von“ zur
Verfügung. Dieses kann entsprechend
der gewünschten Zeitachsenskalierung
individuell benannt werden. Hierzu
wird das „Gültig von“ zunächst kopiert
und in die Liste der Pivot-Objekte aufgenommen. Anschließend wird das neu
hinzugefügte Objekt mit der auszuwertenden Zeitperiode überschrieben – bei
einer monatlichen Umsatzaufstellung
entsprechend mit „Monat“. Analog ist
W W W . I T - D A I L Y. N E T
Quelle: caniasERP
Pro Benutzer können beliebig viele
Konfigurationen angelegt werden. Er-
Bild 1: Pivot-Tabelle im ERP-System: Umsatz 1. Quartal 2015.
für das Jahr 2015 das neu erstellte Objekt „Monat“ zu kopieren und auf
„Jahr“ zu ändern. Ebenso sind diverse
andere Gruppierungsarten, wie beispielsweise „Quartal“, „Kalenderwoche“
oder „Kalendertag“ möglich. Nun werden die für die Zeitachse erstellten Objekte den Spalten-Feldern zugeordnet.
Abschließend wird das Objekt „Brutto“
– zur Abbildung der Umsatzwerte – in
das Daten-Feld gezogen. Damit ist die
gewünschte Pivot-Tabelle erzeugt.
Das Filter-Feld muss nicht zwangsweise gefüllt werden, wird jedoch im
vorliegenden Beispiel mit dem Objekt
„Material“ belegt und dafür genutzt, die
Ergebnisliste auf bestimmte Materialien
einzugrenzen. Genauso gibt es auch bei
den Zeilen-, Spalten- und Daten-Feldern die Möglichkeit, einen Filter zu
setzen. Der Unterschied hier ist lediglich, dass die Werte des Material-Feldes
stellte Vorlagen sind für jeden Mitarbeiter, der die entsprechenden Rechte besitzt, verfügbar: Sie können jederzeit
sowohl unverändert als auch in einer
benutzerspezifisch angepassten Form
wiederverwendet sowie dupliziert, importiert, exportiert (z. B. in eine ExcelDatei) und gelöscht werden. Da konfigurierte Pivot-Berichte nicht an einen
bestimmten Zeitraum gebunden sind
und die Kriterien jedes Mal individuell
festgelegt werden können, sparen sich
Unternehmen bei monatlich oder gar
täglich wiederkehrenden Auswertungen viel Zeit. Auch praktisch und hilfreich ist es für die Anwender, dass die
Suchkriterien der Analysemaske (siehe
Bild 1 oben) weiter eingegrenzt werden
können – z. B. auf eine bestimmte Belegart oder einen Vertreter. Dies führt zu
noch präziseren Ergebnissen. Darüber
hinaus kann über einen Klick auf die
SEPTEMBER 2015
31
Quelle: caniasERP
THEMA: ERP
Bild 2: Pivot-Chart im ERP-System: Umsatz 1. Quartal 2015.
Schaltfläche „Funktion einfügen“ (siehe
fx-Symbol rechts in Bild 1) eine eigene
Formel erstellt und die im Menü für Pivot-Objekte vorhandenen Auswerteparameter nach eigenem Bedarf erweitert
werden. Hierfür sind im Formelassistent der Name im Beschreibungsfeld
und die gewünschte mathematische Berechnung im Formelfeld zu hinterlegen.
Anschließend müssen für diese Formel
die Spalten als Variablen ausgewählt
werden. Ist die Formel erstellt, kann sie
mit einem Klick freigeschaltet und
direkt verwendet werden. Bei der Definition neuer Formeln können die Anwender auf die Hilfefunktion des Formelassistenten zurückgreifen, welche
alle darin enthaltenen mathematischen
Operatoren, Bedingungen und Funktionen erläutert.
Pivot-Charts generieren
Weiterführende
Informationen:
www.it-daily.net
caniasERP
Der Button führt Sie
in der ePaper-Version
direkt zum Ziel. In der
Printversion nutzen Sie
bitte den QR Code.
Pivot-Charts (Diagramme) helfen den
Benutzern, detaillierte Tabellendaten
übersichtlich grafisch darzustellen und
einen Überblick darüber zu gewinnen.
Die Diagramme werden im beschriebenen Analysetool von caniasERP in der
Ansicht „Diagramm“ erstellt und beziehen sich auf Daten, die in der Ansicht
„Tabelle“ selektiert wurden. Wie aus Bild
2 ersichtlich, ist die Maske für PivotCharts ähnlich aufgebaut, wie die für Pivot-Tabellen: Auf der linken Seite werden Konfigurationen angelegt und auf
der rechten Seite ist der Diagrammassistent mit den einzelnen Diagrammoptionen zu finden. Über die Optionen wird
32
zu Beginn die Art des Diagramms (Säulen-, Balken-, Kreisdiagramm, u.a.) und
ein Effekt (flach, dreidimensional oder
angehoben) gewählt: In der vorliegenden Umsatzauswertung für das 1. Quartal wurde beispielsweise ein über den
Schattierungseffekt hervorgehobenes
3D-Kreisdiagramm angewendet.
Nachdem die Diagrammart festgelegt
wurde, ist zu entscheiden, ob die Summe, der Durchschnitt oder alle einzelnen Werte angezeigt werden sollen. Da
das Ergebnis den gesamten Umsatz pro
Kunde darstellen soll, wird die Option
„Summe“ aktiviert. Anschließend müssen im Diagrammassistenten die anzuzeigenden Werte der X- und Y-Achse
zugeordnet werden (auch wenn in einem Kreisdiagramm keine Koordinatenachsen zu sehen sind). Hier wird gewählt, dass die X-Achse die „Namen“
der Kunden und die Y-Achse die Umsatzwerte des Feldes „Brutto“ enthalten
sollen. Mit einem Klick auf den Button
„Zeichnen“ zeigt das Pivot-Chart sofort
an, welcher Kunde wie viel Umsatz im
1. Quartal getätigt hat. Dabei werden
die einzelnen Diagrammelemente unterschiedlich gefärbt, Datenreihen automatisch beschriftetet und die aufsummierten Werte mitangezeigt. Der Diagrammtitel lässt sich über die Beschriftungsoptionen in der Menüleiste (siehe
oben in Bild 2) hinzufügen. Ist das Diagramm erstellt, kann dieses mit dem
Mausrad beliebig gedreht werden, um
eine Ansicht aus einer anderen Perspektive zu erhalten. Mit einem Klick auf eines der Segmente – z. B. den Kunden
SEPTEMBER 2015
mit dem größten Umsatz – kann dieses
aus dem Kreis extrahiert und hervorgehoben werden. Wie bei der Pivot-Ansicht gibt es auch hier die Möglichkeit,
fertige Konfigurationen zu im-/exportieren und sich mehrere Diagramme
gleichzeitig neben- oder untereinander
anzeigen zu lassen. Generierte Charts
können über die Schaltfläche „Diagramm als Bild speichern“ als JPEG-,
PNG- oder GIF-Datei abgelegt und z. B.
für Präsentationen verwendet werden.
Fazit
Bevor sich Unternehmen für den Einsatz
bestimmter Analysemethoden und -instrumente entscheiden, sollten sie abwägen, wie umfangreich ihr Bedarf an Auswertungen ist: Bei häufigen, komplexen
Datenabfragen und großen Datenmengen über mehrere Jahre hinweg ist es
sinnvoll, die Anschaffung einer Business
Intelligence (BI)-Lösung in Betracht zu
ziehen. Die Anwendung von intuitiv bedienbaren Pivot-Tabellen und PivotCharts direkt im ERP-System kann dagegen ein eleganter und effizienter Weg
für die Unternehmen sein, die etwas
weniger umfassende Analysen auf monatlicher oder wöchentlicher Basis benötigen. Darüber hinaus greifen solche
nativ in die zentrale ERP-Software integrierten Analysetools, wie die Pivots in
caniasERP, auf alle im System vorhandenen Daten zurück und führen damit
zu bereichsübergreifenden Synergien
und besseren Analyseergebnissen.
ANNA SEEL, SEBASTIAN NEURUHR
W W W . I T - D A I L Y. N E T

Download Report