Teams optimieren ihre Prozesse – Durchführung einer kleinen Zukunftswerkstatt Dr. Rebecca Brauchli & Dr. Désirée Füllemann [email protected] / [email protected] Abteilung für Public & Organizational Health Institut für Epidemiologie, Biostatistik und Prävention der Universität Zürich Lean Thinking & Teamwork – Wie gelingt beides? Tagung des UniversitätsSpitals Zürich, 04. Februar 2016 Ziele: • Sie haben einen Überblick über unseren Ansatz zur Optimierung von Teamklima und Arbeitsprozessen in Teams (Zukunftswerkstatt) • Sie wissen, wie wir Gesundheit im Betrieb messen • Sie reflektierten über Ihre eigene Arbeitsbelastungen und -ressourcen • Sie lernen Methoden zur partizipativen Verbesserung der Arbeitssituation und des Teamklimas kennen • Sie „brainstormen“ Lösungsvorschläge zu einer vorgegebenen Belastungs- und Ressourcensituation 04.02.2016 EPBI – UZH: Rebecca Brauchli & Désirée Füllemann Seite 2 Gesundheit im Betrieb messen Motivation Stress Arbeitszufriedenheit Unfälle Work-Life Balance Burnout Engagement Krankheitsabsenzen Hohe Fluktuation Attraktiver Arbeitgeber 04.02.2016 EPBI – UZH: Rebecca Brauchli & Désirée Füllemann Seite 3 ArbeitsBelastungen ArbeitsRessourcen ê Erschöpfung, Erkrankung ê Engagement, Energie Basis des Corporate Health (CH) Index: zwei Gesichter der Arbeit 13.01.16 4 Wirkmodell (Landkarte) Der Kern des Wirkmodells besteht aus Arbeitsressourcen und Arbeitsbelastungen und ihrer eigenständigen Wirkung auf die positive und negative Gesundheit. • Klar definierte Rollen • Handhabbare Anforderungen • Handlungsspielraum • Soziale Unterstützung und Wertschätzung durch KollegInnen und Vorgesetzte • Transparenz & Kommunikation bei Veränderungen • Qualitative & quantitative Überforderung • Organisatorische Probleme (zu wenig Pausen, unerreichbare Fristen und Unvereinbarkeiten) 23.11.2015 EPBI – UZH: Alice Inauen & Désirée Füllemann Seite 5 CH-Index! - Zusammenhänge Corporate Health Index I Gesundheitsindex Betrieblicher Gesundheitsindex ! 1.00! 1.50! 1.25! 1.75! 2.00! 2.25! 2.00! − − −! 2!1! − −! 12! 14! − / +! −! 21! +! + +! 18! 0! + + +! 33! 50! 100! Prozentuale Verteilung im Bereich (% Mitarbeitende) Sind dieZusammenhang Ressourcen stärker als dieZusammenhang Belastungen... mit Zusammenhang mit mit hoch! normal normal reduiziert reduiziert mittel mittel Belastungen! Ressourcen! " #! stärker! stärker! hoch! hoch! hoch! Arbeitsleistung gering mittel gering gering Belastungen! Ressourcen! " #! stärker! stärker! stark! stark! mittel 7 T.! 5 T. 3 T. 1 Tag Arbeitsengagement gering Erschöpfung Belastungen! Ressourcen! " #! stärker! stärker! Abgebildet sind die Zusammenhänge bei 3'500 Personen aus dem SWiNG-Projekt! (vgl. www.gesundheitsfoerderung.ch/swing).! ...sinkt die Absenzdauer ...veringert sich die (-1.5 Tage / halbes Jahr) Erschöpfung bei der Arbeit 04.02.2016 ...erhöht sich das Arbeitsengagement Der CH-Index widerspiegelt das Kräfteverhältnis von Ressourcen und EPBI – UZH: Rebecca Brauchli & Désirée Füllemann Belastungen innerhalb einer Organisation. Sind die Ressourcen stärker als die ...steigt die Arbeitsleistung (+10%) Seite 6 Quelle: Evaluationsbericht Projekt SWiNG, Jenny et al. 2011, available at www.gesundheitsfoerderung.ch/swing 0.75! Ressourcen sind stärker! Belastungen sind stärker! Aktuelle Ausprägung im Bereich (!) und Benchmark (✕) Details zum CH-Index CH-Index Health Index) Der CH-Index wird in ihrem Betrieb anhand der(Corporate folgenden, zentralen Arbeitsressourcen und -belastungen berechnet. Details Arbeitsressourcen Erläuterung Durchschnitt Bewertung (auf einer Skala von 1-5) (im Verhältnis zum Vergleichswert) Kontrolle (mehr oder weniger) selber entscheiden, wann man was 2.84 verbesserungsfähig 4.52 aufrechterhalten 3.85 aufrechterhalten 3.41 normal 3.99 aufrechterhalten Mitentscheidungsrecht. Rollenklarheit Es ist allen klar, was sie warum machen müssen. Sie wissen, wie man vorgeht und was die Erwartungen und Ziele sind Kompetenzentwicklung Bei der Arbeit kann man Neues lernen und sich weiterentwickeln. Sie schafft gute Möglichkeiten, im Beruf weiterzukommen. Vielfalt Die Arbeit ist abwechslungsreich und es gibt jeden Tag etwas anderes zu tun. Unterstützung durch KollegInnen Man unterstützt sich und hört einander an, auch bei Schwierigkeiten. Grundsätzlich herrscht gegenseitiger Respekt. Unterstützung durch Vorgesetzte Man wird vom 4.40 unbedingt aufrechterhalten Vorgesetzten ermutigt, kann über Probleme reden und EPBI – UZH: Rebecca Brauchli & Désirée Füllemann Seite 7 erhält 04.02.2016 Hilfe und Feedback zur Arbeit. Unterstützung durch KollegInnen Man unterstützt sich und hört einander an, auch bei Schwierigkeiten. 4.19(Corporate aufrechterhalten CH-Index Health Grundsätzlich herrscht gegenseitiger Respekt. ! Index) $ Details Arbeitsbelastungen Unterstützung durch Vorgesetzte Man wird vom Vorgesetzten ermutigt, kann über Probleme reden und erhält Hilfe und Feedback zur Arbeit.! Überlastung Die Arbeit wird unter grossem Zeitdruck erledigt. Die Menge und das Tempo ist zu hoch, und man muss andere Sachen vernachlässigen. ! Überforderung Die Arbeit ist zu schwierig und kompliziert, und man muss Dinge tun, für die man zu wenig ausgebildet ist.! Organisatorische Probleme Die Fristen sind nicht einhaltbar, Pausen werden vernachlässigt und verschiedene Gruppen verlangen Dinge, die sich nicht miteinander vereinbaren lassen. ! 4.16 aufrechterhalten $ 3.49 verbesserungsfähig & 2.06 normal % 2.37 normal % + + + + + +! 2.01! 1.70! 2.00! Seite 8 -/+ !1.50 EPBI – UZH: Rebecca Brauchli & Désirée Füllemann 1.97! 2.01! 2.00! 2.00 ! + + +! ++ + 04.02.2016 1.70! -/+ 2.00 ! .50 1.80! 1.79! Bereichsvergleich! Zeitlicher Verlauf! Übung 1: Reflexion über eigene Ressourcen und Belastungen bei der Arbeit Denken Sie an Ihre aktuelle Arbeitssituation: • Was ist Ihre aktuell wichtigste Ressource? Was hilft Ihnen bei Ihrer Arbeit? Was bereichert Sie bei der Arbeit? à Notieren Sie diese auf einem grünen Post-It • Was ist Ihre aktuell grösste Belastung? Für was verbrauchen Sie viel Energie? à Notieren Sie diese auf einem roten Post-It 04.02.2016 EPBI – UZH: Rebecca Brauchli & Désirée Füllemann Ihre urce o s s e R Ihre ung t s a l Be Seite 9 Arbeitssituation partizipativ verbessern 04.02.2016 EPBI – UZH: Rebecca Brauchli & Désirée Füllemann Seite 10 Rolle von Führung und Team für Arbeit + Gesundheit Einflussmöglichkeiten Teamleitende Einfluss der Teammitglieder Arbeitsressourcen Führung Team Arbeitsbelastungen Teamoptimierungs-Ansatz Ziel: Kompetenzaufbau im Team für nachhaltige Selbstoptimierung zum Thema Arbeit und Gesundheit 3 Grundprinzipien der Teamoptimierung: 1. Ressourcen- & Lösungsorientierung 2. Partizipation & Perspektivenübernahme 3. Gemeinsames Verständnis & Legitimität 13.01.16 Seite 12 1. Ressourcen- & Lösungsorientierung Wo sind unsere Stärken? Was läuft gut? Worin sind wir gut? Was sind unsere Möglichkeiten? Keine Problemtrance – neue Spuren suchen! Wo wollen wir hin? Wie wäre es perfekt? Wie kommen wir dorthin? 13.01.16 „Wenn nicht bald eine Weiche kommt, sind wir verloren.“ Seite 13 2. Partizipation & Perspektivenübernahme Wie sehen es die Anderen? Wieso sehen sie es so? Wie bereichert uns das? Wie gestalten wir gemeinsam Lösungswege? 13.01.16 Seite 14 3. Gemeinsames Verständnis & Legitimität Was muss man sehen? Wie hängt es zusammen? (Wie) Spricht man darüber? Was passiert, wenn man darüber spricht? Warum sollen wir darüber sprechen? 13.01.16 Seite 15 Ablauf Team-Workshop „Zukunftswerkstatt“ 1. Ausgangspunkt: Belastungen und Ressourcen aus der Mitarbeitendenbefragung 2. Team-Vision (Wunderfrage) 3. Belastungen und Ressourcen ergänzen und priorisieren 4. Belastungen umformulieren 5. Ressourcen konkretisieren 6. Brainstorming zu Lösungsvorschlägen 7. Massnahmen erarbeiten 8. Massnahmen priorisieren Wie weiter nach dem Team-Workshop? • Massnahmen-Umsetzungsphase • Nach ca. 6 Monaten: Qualitative Evaluation Verbesserungen seit dem TeamWorkshop • Verbesserungen seit dem Team-Workshop? • Wirksamkeit der Massnahmen beurteilen à Allenfalls neue Massnahmen formulieren 04.02.2016 EPBI – UZH: Rebecca Brauchli & Désirée Füllemann Seite 17 Wrap up Teams optimieren ihre Prozesse – Grundprinzipien unseres Ansatzes • Ressourcenorientierung und Lösungsorientierung: Fokus auf Belastungen UND RESSOURCEN, Probleme werden umformuliert • Partizipation und Perspektivenübernahme: Fördern von Eigenverantwortung und Selbstständigkeit, Perspektivenabgleich für besseres Verständnis • Gemeinsames Verständnis und Legitimität: Gesundheit als legitimes Thema à Nachhaltigkeit durch Kompetenzentwicklung 04.02.2016 EPBI – UZH: Rebecca Brauchli & Désirée Füllemann Seite 18 Danke für Ihre Mitarbeit! Bei Fragen und Interesse melden Sie sich bei: [email protected] 04.02.2016 EPBI – UZH: Rebecca Brauchli & Désirée Füllemann Seite 19
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