GoBD Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD GoBD Klarstellende Anforderungen oder Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? missverständliche Änderungen? Dipl.-Finanzwirt (FH) Martin Henn Sachgebietsleiter im Finanzamt Köln Altstadt Dipl.-Finanzwirt (FH) Martin Henn Dozent undim(Mit)Verfasser derAltstadt GoBD Sachgebietsleiter Finanzamt Köln Dozent und (Mit)Verfasser der GoBD Agenda: Roever Broenner Susat Mazars Agenda : Ausgangslage GmbH & Co. KG Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG Rechtsfolgen bei Missachtung der Ordnungsvorschriften Ausgangslage Form und der aufzeichnungsund Rechtsfolgen beiUmfang Missachtung der Ordnungsvorschriften aufbewahrungspflichtigen Unterlagen Form und Umfang der aufzeichnungs- und Allgemeine Anforderungen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen Aufbewahrung Allgemeine Anforderungen Aktuelle Rechtsprechung zu den Themen und Aufbewahrung Auswirkungen für die Praxis Aktuelle Rechtsprechung zu den Themen und Auswirkungen für die Praxis 2 2 2 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Ausgangslage 3 Ordnungsvorschriften (§§ 145 – 147 AO) seit 2002 im Wesentlichen unverändert (Einführung Datenzugriffsrecht, Erfordernis der maschinellen Auswertbarkeit) Seit Jahrzehnten müssen Buchungen / Aufzeichnungen nachvollziehbar / nachprüfbar, vollständig, richtig, zeitgerecht (früher: fortlaufend), geordnet und unveränderbar (bzw. Änderungen protokolliert) sein. Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? 3 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Handelsrechtliche GoB / Ordnungsvorschriften (§§ 145 – 147 AO) BMF 1995 2001 GoBS GDPdU 2013 FAQ 2014 14.11. GoBD Entwurf GoBiT AWV IDW RS FAIT … … Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? GoBD Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? 4 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Unterschiede zwischen handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Ordnungsvorschriften (Auswahl) Ordnungsvorschrift Inhalt Nur im Steuerrecht § 145 Abs. 2 AO Allgemeine Anforderungen an Aufzeichnungen § 146 Abs. 1 S. 2 AO Tägliches Festhalten der Kasseneinnahmen und Kassenausgaben § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO Sonstige Unterlagen, soweit für die Besteuerung von Bedeutung § 147 Abs. 2 Nr. 2 AO Maschinelle Auswertbarkeit § 147 Abs. 6 AO Datenzugriffsrecht § 146 Abs. 2a AO Verlagerung der Buchführung in das Ausland § 146 Abs. 2b AO Verzögerungsgeld Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? Zielsetzung FinVerw: Einhaltung und Auslegung der Ordnungsvorschriften gem. §§ 145 - 147 AO § 146 Abs. 5 AO: Bücher / Aufzeichnungen dürfen auf Datenträgern geführt werden, soweit GoB und Besteuerungszweck erfüllt werden Zielgruppe: Prüfer/innen der Finanzverwaltung! Zielsetzung von Politik, Wirtschaft, Verbänden: Bürokratieabbau Anpassung des Rechts an aktuellen Stand der Technik Legitimation technischer Verfahren durch Gesetz oder FinVerw Durchsetzung wirtschaftlicher oder Verbandsinteressen Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? 5 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Fachliche Stellungnahmen bleiben unberührt, z.B.: IDW RS FAIT 1 bis 4 GoBIT der AWV Fokus: Handelsrecht (Technische) Stellungnahmen bleiben unberührt, z.B. : IT-Grundschutz (BSI – Bundesamt für Sicherheit in der IT) BSI TR-01201 „De-Mail“ BSI TR-03125 „Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente“ BSI TR-03138 „Ersetzendes Scannen (RESISCAN)“ Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? Aufbau und Regelungsinhalt der GoBD im Vergleich mit den GoBS / GDPdU GoBD GoBS / GDPdU 1. Allgemeines 1. Anwendungsbereich 2. Verantwortlichkeit 9. Verantwortlichkeit 3. Allgemeine Anforderungen 4. Belegwesen (Belegfunktion) 2. Beleg-, Journal- und Kontenfunktion 5. Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Ordnung (Grund(buch)aufzeichnungen, Journal- und Kontenfunktion 6. Internes Kontrollsystem (IKS) 2. Beleg-, Journal- und Kontenfunktion 7. Datensicherheit Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG 4. Internes Kontrollsystem (IKS) 5. Datensicherheit GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? 6 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Aufbau und Regelungsinhalt der GoBD im Vergleich mit den GoBS / GDPdU GoBD GoBS / GDPdU 8. Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen 9. Aufbewahrung 7. Aufbewahrungsfristen 8. Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen 6. Dokumentation und Prüfbarkeit 10. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit 11. Datenzugriff GDPdU 12. Zertifizierung und Software-Testate FAQ Datenzugriff 13. Anwendungsregelung Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? Kritik Die GoBD führen in zahlreichen Punkten zu Verschärfungen gegenüber der heutigen praktischen Übung, ohne dass hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht 12 7 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Verschärfungen können sich nur aus einer Gesetzesänderung ergeben oder aus geänderter Rechtsprechung resultieren. Ein BMF-Schreiben gibt die Verwaltungsauffassung wieder. Die GoBD legen die Ordnungsvorschriften der §§ 145 bis 147 AO aus. Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? Stichwort: „Verschärfungen gegenüber der heutigen praktischen Übung“ BFH-Urteil vom 12.05.1966 (BStBl III 1966, 372) Gewohnheiten und Bräuche der Kaufmannschaft sind dabei zwar von besonderer Bedeutung sofern sie sich nicht als Missbrauch, als Willkür oder als Lässigkeit in der Erfüllung der Buchführungspflichten darstellen oder mit positiv-rechtlichen Regelungen im Widerspruch stehen, können aus ihnen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung hergeleitet werden. Sie sind aber nicht ohne weiteres selbst schon dann den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung gleichzusetzen, wenn sie von den meisten Kaufleuten lange Zeit hindurch unangefochten geübt werden. Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? 8 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Beweiskraft von Buchführung und Aufzeichnungen Rechtsfolgen bei Missachtung der GoBD 15 Beweiskraft von Buchführung und Aufzeichnungen / Darstellung von Beanstandungen durch die FinVerw Typische Einwendungen: „Das System ist sicher.“ „Das System lässt keine Fehleingaben zu.“ „Programmfehler würden bei der großen Anzahl von Installationen und Anwendern auffallen.“ „Das System wurde durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft begutachtet und mit einem Testat versehen.“ Richtige Ergebnisse nur bei richtigen und vollständigen Stamm- und Bewegungsdaten richtigen und sachlogischen Verarbeitungsgängen Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? 9 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Beweiskraft von Buchführung und Aufzeichnungen / Darstellung von Beanstandungen durch die FinVerw Prüfungserfahrungen bei DV-gestützten Büchern und Aufzeichnungen: Fehlendes Problembewusstsein bei Softwarehäusern und Anwendern Unvollständige oder nicht zeitgerechte Buchungen oder Aufzeichnungen Fehlverwendung oder Missbrauch von Menüfunktionalitäten Einsatz von Phantomware, Zappern Löschung von Daten innerhalb der Aufbewahrungsfrist Fehlende oder unvollständige Verfahrensdokumentation bei Zweifeln an der Ordnungsmäßigkeit Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? Keine Einführung neuer Rechtsfolgen durch ein BMF-Schreiben (GoBD), aber Beachtung der geltenden Rechtlage Gemäß § 158 AO ist die Buchführung, die den Vorschriften der §§ 140 bis 148 AO entspricht, der Besteuerung zu Grunde zu legen, soweit nach den Umständen des Einzelfalles kein Anlass besteht, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden. (vgl. BFH-Urteil vom 24.06.1997, VIII R 9/96, BStBl II 1998, 51) Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? 10 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 § 162 Abs. 1 und 2 AO (1) Soweit die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen nicht ermitteln oder berechnen kann, hat sie sie zu schätzen. Dabei sind alle Umstände zu berücksichtigen, die für die Schätzung von Bedeutung sind. (2) Zu schätzen ist insbesondere dann, wenn der Steuerpflichtige über seine Angaben keine ausreichenden Aufklärungen zu geben vermag oder .... Das Gleiche gilt, wenn der Steuerpflichtige Bücher oder Aufzeichnungen, die er nach den Steuergesetzen zu führen hat, nicht vorlegen kann, wenn die Buchführung oder die Aufzeichnungen der Besteuerung nicht nach § 158 zugrunde gelegt werden oder …. ... Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? Eine Verletzung der Mitwirkungspflicht (Stpfl.) rechtfertigt eine Minderung der Sachaufklärungspflicht (FinVerw) Sicherheitszuschlag als griffweise Schätzung, die in einem vernünftigen Verhältnis zu den erklärten oder nicht verbuchten Umsätzen steht (BFH-Beschluss vom 01.12.1998, III B 78/97, BFH/NV 1999, 741; BFH-Urteil vom 26.10.1994, X R 114/92, BFH/NV 1995, 373; BFH-Beschluss vom 05.12.2007, X B 4/07; BFH/NV 2008, 587; BFH-Beschluss vom 02.06.2014, III B 101/13, juris) Bei einer Schätzung bejaht der BFH eine „objektive Willkür“ nur dann, wenn das gefundene Schätzungsergebnis schlechthin unvertretbar (wirtschaftlich unmöglich) ist oder krass von den tatsächlichen Gegebenheiten abweicht und in keiner Weise erkennbar ist, dass überhaupt Schätzungserwägungen angestellt worden sind (BFH-Beschluss vom 04.08.2010, X B 198/09, BFH/NV 2010, 2102; BFH-Beschluss vom 02.06.2014, III B 101/13 - Sicherheitszuschlag in Höhe von 15% der Außer-Haus-Umsätze). Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? 11 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen 21 Außersteuerliche Aufzeichnungspflichten, Rz. 3 „…die für die Besteuerung von Bedeutung sind…“ (§ 140 AO) UStG gewerberechtlich Steuerliche Aufzeichnungspflichten, Rz. 4 USDV EStG branchenspezifisch EStDV LStDV HGB AO Kostenstellen Mengen- oder Wertangaben Unterlagen zu Geschäftsvorfällen und zum Verständnis und zur Überprüfung gesetzlich vorgeschriebener Aufzeichnungen, Rz. 5 Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? 12 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Außersteuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten GoBD Rz. 3 Zu den außersteuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten gehören u. a. …HGB, …Aktiengesetz, … GmbH-Gesetz, … Genossenschaftsgesetz sowie zahlreiche gewerberechtliche oder branchenspezifische Vorschriften wie z. B. Apothekenbetriebsordnung, Eichordnung, Fahrlehrergesetz, Gewerbeordnung, § 26 Kreditwesengesetz, § 55 Versicherungsaufsichtsgesetz. Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? Abgabenordnung § 90 Abs. 3 AO §§ 141 bis 142 AO: Buchführungspflicht bestimmter Stpfl. §§ 143 bis 144 AO: Aufzeichnung Wareneingang / Warenausgang Einzelsteuergesetze (Auswahl) § 22 UStG, §§ 63 ff. UStDV: Aufzeichnungspflichten § 12 UStG: Steuersatz § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen § 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen §§ 31 ff. UStDV: Angaben in der Rechnung, Vereinfachungsregelungen § 4 Abs. 3 S. 5, 4 Abs. 4a S. 6, Abs. 5 S. 1 Nr. 1 bis 4, 6b, 7 und Abs. 7 EStG § 5b EStG: Elektronische Übermittlung von Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen § 41 EStG: Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug § 4 LStDV: Lohnkonto Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? 13 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind Kostenstellen, soweit sie zur Erläuterung steuerlicher Sachverhalte benötigt werden (Bewertung von Wirtschaftsgütern, von Rückstellungen oder als Grundlage für die Bemessung von Verrechnungspreisen). (vgl. Urteil FG Münster vom 22.08.2000; EFG 2001, 4; Urteil FG Rheinland-Pfalz vom 13.06.2006, 1 K 1743/05, EFG 2006, 1634) Protokolle über die Sitzungen des Vorstands und des Aufsichtsrats. Eine Vorlegung en bloc wird im Allgemeinen nicht in Betracht kommen. (vgl. BFH-Urteil GrS vom 13.02.1968; GrS 5/67, BStBl II 1968, 365; BFH-Urteil vom 27.06.1968, VII 243/63, BStBl II 1968, 592) Zweifelhaft: Vollständige Vorlage eines Due-Diligence-Berichts mit nur einer möglicherweise steuerlich relevanten Aussage. (vgl. Beschluss FG Münster vom 18.08.2014, 6 V 1932/14 AO, juris) Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? Aufzeichnungen für Forschung und Entwicklung ohne Bezug zum Rechnungswesen Interne betriebliche Statistiken Personalakten mit Inhalten ohne Bezug zur Lohnbuchhaltung oder zum Rechnungswesen Technische Anleitungen ohne Bezug zur Verfahrensdokumentation Private E-Mails oder Schriftstücke Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? 14 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 BDE COM COLD EDI E-Mail EBPP E-Fax Internet Aufbereitung Eingabe Belege Verarbeitung Speicherung Archivierung Belegfunktion Grundaufzeichnungsfunktion Journalfunktion Kontenfunktion Ausgabe Nachbereitung EDI E-Mail E-Fax Internet Kasse Lager Personal PC-Kasse Scannerkasse … Warenwirtschaft Materialwirtschaft Inventur Kundendaten Personaldaten Lohnbuchhaltung Bestellwesen Fakturierung Zeiterfassung E-Billing Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG COM COLD DMS Archiv GoBD Rzn. 20, 161 Vertrieb Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Buchungsjournal Sach- / Personenkonten Bilanz / GuV, Steuerdaten GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? Qualifizierung der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? 15 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Qualifizierung der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? Qualifizierung der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? 16 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Qualifizierung der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? Vorlagepflicht? Buchführung einer Genossenschaftsbank / Volksbank (§§ 102 und 104 AO gelten nicht! - § 30a Abs. 3 AO kein Hinderungsrund) Urteil FG Rheinland-Pfalz vom 20.01.2005, 4 K 2167/04; Urteil FG Sachsen vom 20.08.2009, 1 K 246/08 Steuerberater mit Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 1 EStG (Revision, Az. BFH VIII R 44/09 - erledigt durch Beschluss vom 09.04.2013) Urteil FG Nürnberg vom 30.07.2009, 6 K 1286/2008 GmbH mit Krankenhausbetrieb (Revision, Az. BFH VIII 44/09 - erledigt durch Beschluss vom 09.04.2013) Urteil FG Baden-Württemberg vom 16.11.2011, 4 K 4819/08 Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? 17 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 BFH-Urteile vom 16.12.2014 (Az. X R 29/13, X R 42/13 und X R 47/13) Das Erstqualifikationsrecht obliegt dem Steuerpflichtigen (Bezugnahme auf Rzn. 160 ff. GoBD). Sind in der Datei patientenbezogene Daten abgelegt, deren Herausgabe der Steuerpflichtige nach § 102 Abs. 1 AO verweigern darf, kann er diese aus der Datei entfernen. Ist ihm das nicht möglich, kann er den Zugriff auf die Verkaufsdatei mit den Kasseneinzeldaten nicht verweigern. Der Steuerpflichtige trägt das Risiko, wenn er steuerrelevante und nicht steuerrelevante Daten ununterscheidbar vermengt haben sollte. Ermessensfehler sind nicht erkennbar und wurden nicht geltend gemacht. Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? BFH-Urteile vom 16.12.2014 (Az. X R 29/13, X R 42/13 und X R 47/13) Eine detaillierte Auflistung der einzelnen Datensätze würde voraussetzen, dass die Finanzverwaltung nicht nur den Anbieter sowie das System bzw. Programm mit seinem Inhalt und der jeweiligen Arbeitsweise, sondern bspw. auch die Programmversion im Einzelnen kennt. Bei der Vielzahl der auf dem Markt vorhandenen unterschiedlichen Systeme und Programme und ihrer Schnelllebigkeit wird der Finanzverwaltung dies regelmäßig nicht möglich sein. Die Anforderungen an die Verwaltung würden überspannt. Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? 18 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Eindeutige Belegnummer Belegaussteller und -empfänger Betrag Währungsangabe und Wechselkurs bei Fremdwährung Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls Belegdatum Verantwortlicher Aussteller Umsatzsteuersatz Steuerschlüssel soweit vorhanden Umsatzsteuerbetrag Umsatzsteuerkonto Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Steuernummer Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG Erfassungsdatum Mengen-/Wertangaben zur Erläuterung des Buchungsbetrags Einzelpreis Valuta, Fälligkeit Angaben zu Skonti, Rabatten Zahlungsart (bar, unbar) Angaben zu einer Steuerbefreiung GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? Eindeutige Belegnummer Belegaussteller und -empfänger Buchungsbetrag Währungsangabe und Wechselkurs bei Fremdwährung Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls Belegdatum Verantwortlicher Aussteller Umsatzsteuersatz Steuerschlüssel soweit vorhanden Umsatzsteuerbetrag Umsatzsteuerkonto Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Steuernummer Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG Erfassungsdatum Buchungsdatum Autorisierung (soweit vorhanden) Buchungsperiode/Voranmeldungszeitraum Konto und Gegenkonto Buchungsschlüssel (soweit vorhanden) Soll- und Haben-Betrag eindeutige Identifikationsnummer des Geschäftsvorfalls GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? 19 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 eindeutige Identifikationsnummer des Geschäftsvorfalls „Atomisierung“ von Geschäftsvorfällen In ERP-Systemen werden teilweise die Geschäftsvorfälle so „atomisiert“, dass eine Zuordnung schwer fällt oder unmöglich wird. Beispiel: Umsatzsteuerpflichtiger Warenverkauf an einen Kunden auf Ziel. Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? eindeutige Identifikationsnummer des Geschäftsvorfalls Buchungssatz (in einem FiBu-System): Forderung an Warenverkauf und Umsatzsteuer Darstellung im ERP-System: Forderung ID11 ID11 ID11 ID11 Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG … Verrechnungskonto 1 … Sammelkonto … Verrechnungskonto 2 an Verrechnungskonto 1 an Sammelkonto an Verrechnungskonto 2 an Warenverkauf und Umsatzsteuer GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? 20 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Allgemeine Anforderungen 39 Ordnungsvorschriften, §§ 145 bis 147 AO Bücher, Aufzeichnungen Belege Angebot Ordnungsmäßigkeit nach den gleichen Prinzipien! Lieferschein Rechnung Aufbewahrung Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? 21 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Allgemeine Anforderungen Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit 41 Das Jahrhundertproblem der Informatik besteht in der Bewältigung des Datenchaos, das infolge historisch, mitunter auch hysterisch und archaisch, sicher aber unkontrolliert gewachsener Datenbestände fast überall entstanden ist. Quelle: Vetter, Max: Das Jahrhundertproblem der Informatik, in: Müller-Ettrich (Hrsg.): Effektives Datenbankdesign, Köln 1989, S. 11-31 Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? 22 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Probleme im Rahmen der steuerlichen Außenprüfung - ERP-Systeme Keine Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen (keine ID, halbe Buchungssätze, Interimskonten, Zusammenfassung des Buchungsstoffs in großen Batches, keine hinreichende Erläuterung) Keine Nachvollziehbarkeit der USt (USt-Berechnung in diversen Vorsystemen, kein Schlüsselungssystem, keine Nachvollziehbarkeit einzelner USt-Vorgänge im Hauptbuch) Schwer oder nicht nachvollziehbare Überleitungen, Konsolidierungen (fehlende Abstimmbarkeit mit deutscher Steuerbilanz) Fehlendes Nebenbuch / Nebenbuch nicht rekonstruierbar Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? Journal Vorsystem Journal Hauptsystem Steueranmeldung Grundaufzeichnung Konto Steuererklärung Beleg Bilanz GuV progressiv retrograd Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? 23 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Beispiele: Progressive Prüfbarkeit ohne Kontierung oder eindeutigen Index oder andere eindeutige Merkmale? DokID 100062009 Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? Retrograde Prüfbarkeit ohne Belegnummer oder Buchungstext oder andere eindeutige Merkmale? Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? 24 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Progressive / retrograde Prüfung - Wechsel der Ordnungskriterien Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG System A System B Konto A Konto 1 Konto B Konto C Konto D Konto 2 Konto E Konto 3 Konto 4 Konto 5 GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? Progressive / retrograde Prüfung - Wechsel der Ordnungskriterien Kontenplan System A Salden System A Kontenplan System B EB-Werte System B Differenz 10000 500.000,00 12345 500.000,00 0,00 20000 30000 800.000,00 100.000,00 23456 750.000,00 150.000,00 40000 50000 200.000,00 300.000,00 34567 500.000,00 0,00 60000 900.000,00 45678 56789 200.000,00 300.000,00 400.000,00 Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? 25 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Konsolidierung im Konzern ERP-System mit - eigenen Konsolidierungs-Werkzeugen - Werkzeugen von Drittanbietern M T1 E11 Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG T2 E12 E21 GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? IDW RS FAIT 4 - „Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit IT-gestützter Konsolidierungsprozesse“ Tz. 7 Für die Aufstellung von Konzernabschlüssen mit einer überschaubaren Anzahl einzubeziehender Einzelabschlüsse und einer geringen Anzahl konsolidierungsbedingter Anpassungsmaßnahmen werden in der Praxis häufig keine speziellen IT-Anwendungen zur Konsolidierung, sondern bspw. Tabellenkalkulationsprogramme oder allgemeine Datenbankanwendungen eingesetzt. Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? 26 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 IDW RS FAIT 4 - „Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit IT-gestützter Konsolidierungsprozesse“ Ordnungsmäßigkeit nach den gleichen Prinzipien? Tz. 7 Diese Programme verfügen i.d.R. über keine programmierten Konsolidierungslogiken oder -funktionen für eine (weitgehende) automatisierte Durchführung von konsolidierungsbedingten Anpassungsmaßnahmen. Soweit solche Programme eingesetzt werden, handelt es sich aufgrund der lediglich unterstützenden Funktionalitäten der eingesetzten IT um manuelle Konsolidierungsverfahren, für die die Regelungen dieser IDW-Stellungnahme zur Rechnungslegung nicht anzuwenden sind. Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? Allgemeine Anforderungen Vollständigkeit 52 27 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Maschinelle Auswertbarkeit, Datenzugriffsrecht Datenextrakt unter Verletzung der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten unzulässig Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? 28 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 BFH-Urteile vom 16.12.2014 (Az. X R 29/13, X R 42/13 und X R 47/13) Einzelaufzeichnungspflicht ergibt sich aus § 238 Abs. 1 S. 1 HGB (Handelsgeschäfte sind ersichtlich zu machen) Über § 140 AO gelten die Kaufleuten obliegenden handelsrechtlichen Buchführungspflichten auch für die Besteuerung Zumutbarkeit gegeben, wenn entsprechende Vorsysteme eingesetzt werden, in denen Kassenvorgänge einzeln und detailliert aufgezeichnet und aufbewahrt werden Durch § 145 AO wird die Geltung der (handelsrechtlichen) GoB im Steuerrecht nicht eingeschränkt – die steuerrechtlichen Anforderungen sind mit den handelsrechtlichen GoB abgestimmt Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? BFH-Urteile vom 16.12.2014 (Az. X R 29/13, X R 42/13 und X R 47/13) Die mittels der PC-Kasse gefertigten Aufzeichnungen unterliegen der Aufbewahrungspflicht des § 147 Abs. 1 Nr.1 AO (d.h. Grundaufzeichnungen – keine „freiwilligen“ Aufzeichnungen) Davon unabhängig sind gem. § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO auch die Tagesendsummenbons als Beleg über die Buchung der verdichteten Tagessummen aufzubewahren. Das FA durfte im Rahmen der Außenprüfung gem. § 147 Abs. 6 S. 2 Alternative 2 i.V.m. Abs. 1 Nr. 1 AO die mit Hilfe des DV-Systems (PC-Kasse) erstellten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Prüfung anfordern. Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? 29 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 BFH-Urteile vom 16.12.2014 (Az. X R 29/13, X R 42/13 und X R 47/13) Dem Datenzugriff unterfallen grundsätzlich auch die Daten aus vorgeschalteten Systemen oder Nebensystemen Das ist jedenfalls dann der Fall, wenn die in einem Vorsystem erzeugten Daten in verdichteter Form in das eigentliche Buchführungssystem übergeben werden (Bezugnahme auf GoBD, Rz. 20) Datenzugriffsrecht setzt voraus, dass die zunächst „flüchtigen“ Daten systematisch in einer Datei abgelegt werden und so erhalten bleiben. Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? Allgemeine Anforderungen Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung 58 30 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Unterscheide hier zwischen Entstehung eines Geschäftsvorfalls Erfassung des Geschäftsvorfalls Buchung des Geschäftsvorfalls Nach seiner Entstehung ist der unbare Geschäftsvorfall unmittelbar (max. 10 Tage) journalmäßig in den Grund(buch)aufzeichnungen zu erfassen Belegsicherung, Unverlierbarkeit des Geschäftsvorfalls Nach grundbuchmäßiger Erfassung ist der Geschäftsvorfall dann zeitnah (innerhalb des Folgemonats) zu buchen Quelle: Gerd Achilles, Kassenführung in bargeldintensiven Unternehmen Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? Erfassung Grund(buch)aufzeichnungen Unbarer Geschäftsvorfall <= 10 Tage - unbedenklich > 10 Tage - prüfen Buchungszeitpunkt Journal FiBu § 146 I AO / § 146 IV AO: - vollständig, richtig, zeitgerecht ... - unveränderbar (bzw. Änderungen protokolliert) Belegsicherung, Unverlierbarkeit der Geschäftsvorfälle Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? 31 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Barer Erfassung Geschäftsvorfall Grund(buch)aufzeichnungen Buchungszeitpunkt Journal FiBu < 1 Tag unbedenklich § 146 I AO / § 146 IV AO: >= 1 Tag - prüfen - vollständig, richtig, zeitgerecht ... - unveränderbar (bzw. Änderungen protokolliert) Belegsicherung, Unverlierbarkeit der Geschäftsvorfälle Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? Allgemeine Anforderungen Unveränderbarkeit 62 32 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Beispiel Inanspruchnahme des Gehilfen einer Steuerhinterziehung (hier Softwarehersteller von Kassensystemen einschließlich Manipulationstool für Kassensoftware) durch Haftungsbescheid ist zulässig. Nach § 71 AO 1977 haftet für verkürzte Steuern, wer eine Steuerhinterziehung begeht oder an einer solchen Tat teilnimmt. Er kann gemäß § 191 AO durch Haftungsbescheid in Anspruch genommen werden. Beschluss FG Rheinland-Pfalz vom 07.01.2015, 5 V 2068/14, juris – zum Kassensystem Ariadne NT (Eiscafés) Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? Beispiel: Elektronisch aufbewahrte Rechnungen werden lesbar gemacht Zeitpunkt 01 Zeitpunkt 02 Debitor A Debitor V Debitor B Debitor C Debitor D Debitor W Debitor E Debitor X Debitor Y Debitor Z Rechnung Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG - Umfirmierung - Verschmelzung - Spaltung Rechnung GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? 33 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Beispiel: Informationen zur Umsatzsteuer in einem SAP-System Mandant Schlüssel TEXT 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 001 AMO AMU01 AMU02 Umsatzsteuer 0% Umsatzsteuer 15% Umsatzsteuer 16% UEG01 UEG02 EUST01 EUST02 VOST00 VOST01 VOST02 Umsatzsteuer 15% EG-Erwerbe Umsatzsteuer 16% EG-Erwerbe Einfuhrumsatzsteuer 15% Einfuhrumsatzsteuer 16% Vorsteuer 0% Vorsteuer 15% Vorsteuer 16% Wirtschaftsjahre nach 2006? Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? 34 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Beispiel für Sicherstellung der Unveränderbarkeit durch „Versionierung“ in einem DMS Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? Aufbewahrung 68 35 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Keine Pflicht zur Digitalisierung! Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? Pflicht zur Aufbewahrung des Scanergebnisses! Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? 36 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Pflicht zur Aufbewahrung des Scanergebnisses! Pflicht zur Aufbewahrung der Volltextinformationen mit denen per OCR-Verfahren die gescannten Dokumente angereichert worden sind! Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? Pflicht zur Aufbewahrung im Format des Eingangs!! Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? 37 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Pflicht zur Aufbewahrung im Format des Eingangs!! Pflicht zur Aufbewahrung der Volltextinformationen mit denen per OCR-Verfahren die eingegangenen elektronischen Dokumente angereichert worden sind! Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? Pflicht zur Aufbewahrung im Format des Eingangs!! Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? 38 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Pflicht zur Aufbewahrung im Format der Entstehung! Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? 39 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation / von Organisationsunterlagen am Beispiel elektronischer Registrierkassen Bedienungsanleitung, Programmieranleitung u.ä. (Urteil FG München vom 29.10.2009, 15 K 219/07) Organisationsunterlagen, um Manipulationen aufdecken zu können (Urteil FG Münster vom 26.07.2012, 4 K 2071/09 E, U) Alle Dokumentationsunterlagen einer EDV-Registrierkasse über die Kasseneinstellungen, Bedienerprogrammierung, Artikeleinstellungen und Warengruppeneinstellungen und vor allem auch Bedienerberichte aus der Abrechnung mit dem kassierberechtigten Personal. (Beschluss FG Hessen vom 24.02.2014, 4 V 84/13; Urteil FG Hessen vom 24.03.2014, 4 K 2340/12, juris - Fehlen diese Unterlagen, ist nicht gewährleistet, dass die erfassten Umsätze vollständig sind zustande kamen und ob insoweit Manipulationen der Summe möglich waren) Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation / von Organisationsunterlagen am Beispiel elektronischer Registrierkassen Bei einem programmierbaren Kassensystem stellt das Fehlen der aufbewahrungspflichtigen Betriebsanleitung sowie der Protokolle nachträglicher Programmänderungen einen formellen Mangel dar, dessen Bedeutung dem Fehlen von Tagesendsummenbons bei einer Registrierkasse oder dem Fehlen von Kassenberichten bei einer offenen Ladenkasse gleichsteht und der daher grundsätzlich schon für sich genommen zu einer Hinzuschätzung berechtigt. (BFH-Urteil vom 25.03.2015, X R 20/13, juris - Das Gewicht dieses Mangels tritt allerdings zurück, wenn der Steuerpflichtige für den konkreten Einzelfall darlegt, dass die von ihm verwendete elektronische Kasse trotz ihrer Programmierbarkeit ausnahmsweise keine Manipulationsmöglichkeiten eröffnet) Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? 40 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Grenzen der Speicherung - Ausübung des pflichtgemäßen Ermessens Daten des Steuerpflichtigen dürfen nur in seinen Geschäftsräumen oder an Amtsstelle erhoben und verarbeitet werden Nach dem tatsächlichen Abschluss der Außenprüfung dürfen die überlassenen Daten bzw. die entsprechenden Datenträger nur noch in den Diensträumen der Finanzverwaltung gespeichert bzw. aufbewahrt werden, soweit und solange sie noch für Zwecke des Besteuerungsverfahrens (z.B. bis zum Abschluss etwaiger Rechtsbehelfsverfahren) benötigt werden. (BFH-Urteil vom 16.12.2014, VIII R 52/12, juris) Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? Zusammenfassung 80 41 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Die Ordnungsvorschriften (§§ 145 – 147 AO) bleiben unverändert Die GoBD fassen die Aussagen aus zwei BMF-Schreiben („GoBS“, „GDPdU“) und aus dem FAQ des BMF zum Datenzugriffsrecht in einer Stellungnahme zusammen Durch die GoBD tritt keine Änderung der materiellen Rechtslage bzw. der Verwaltungsauffassung ein Zwischen Finanzverwaltung und Unternehmen verbleiben Diskussionspunkte, die ggf. durch die Rechtsprechung (BFH) geklärt werden müssen Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? © Raven17 - Fotolia.com - Möwe © Scanrail - Fotolia.com - Modern mobile devices © M. Schuppich - Fotolia.com - D-Mark © Artur Marciniec - Fotolia.com - NFC - Near field communication © thanatip - Fotolia.com - Using a credit card. 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Oktober 2015 Powermac9500 2/2 http://commons.wikimedia.org/wiki/File%3APowermac9500.jpg By Alexander Schaelss (Own work) [GFDL (http://www.gnu.org/copyleft/fdl.html) or CC-BY-SA-3.0 (http://creativecommons.org/licenses/bysa/3.0/)], via Wikimedia Commons from Wikimedia Commons IBM 370-145 http://commons.wikimedia.org/wiki/File%3AIBM_370-145_2.png von Oliver.obi (Eigenes Werk) [CC-BY-SA-3.0 (http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0)], via Wikimedia Commons vom Wikimedia Commons Quorion concerto.jpg https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Quorion_concerto.jpg?uselang=de#filelinks von Tokaito (Eigenes Werk) [CC BY-SA 3.0 (http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0)], via Wikimedia Commons Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? ▪ Die zur Verfügung gestellten Informationen können naturgemäß weder allumfassend noch auf die speziellen Bedürfnisse eines bestimmten Einzelfalls zugeschnitten sein. Sie begründen keine Beratung, keine andere Form rechtsverbindlicher Auskünfte oder ein rechtsverbindliches Angebot meinerseits. ▪ Die Präsentation gibt meine Interpretation der relevanten steuergesetzlichen Bestimmungen, die hierzu ergangene Rechtsprechung sowie die hierzu ergangenen Verlautbarungen der Finanzverwaltung wieder. ▪ Die vorliegende Präsentation beruht auf dem Rechtsstand zum Zeitpunkt des Datums der Präsentation. Im Zeitablauf treten Änderungen bei Steuergesetzen, Verwaltungsanweisungen, der Interpretation dieser Rechtsquellen sowie in der Rechtsprechung ein. Derartige Änderungen können die Gültigkeit der Aussagen dieser Präsentation beeinflussen. ▪ Ich bin nicht verpflichtet, Sie auf Änderungen in der rechtlichen Beurteilung von Themen hinzuweisen, die ich in dieser Präsentation behandelt habe. ▪ Ich übernehme keine Gewährleistung oder Garantie für Richtigkeit oder Vollständigkeit der Inhalte dieser Präsentation. Soweit gesetzlich zulässig, übernehme ich keine Haftung für ein Tun oder Unterlassen, das Sie allein auf Informationen aus dieser Präsentation gestützt haben. Dies gilt auch dann, wenn diese Informationen ungenau oder unrichtig gewesen sein sollten. ▪ Der Vortrag sowie das Handout ersetzen keine Steuerberatung. ▪ Für Inhalte der in dieser Präsentation enthaltenen aber nicht von uns erstellten Folien ist nur der jeweilige in ihr genannte Urheber verantwortlich und nicht wir. ▪ Copyright: Dirk-Peter Kuballa und Martin Henn ▪ Die Wiedergabe, Vervielfältigung, Verbreitung und/oder Bearbeitung sämtlicher Inhalte und Darstellungen des Beitrages sowie jegliche sonstige Nutzung ist nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung unsererseits gestattet. Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG GoBD: Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? 43 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff Rainer Vedder, Ralph Krüger Dresden, 01. Oktober 2015 2 Inhalt 1. Umsetzung der GoBD im Unternehmen 2. Typische Situation im Unternehmen 3. Highlights der Betriebsprüfung 4. Konkretisierungen Primärqualifikationsrecht des Steuerpflichtigen Zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Grundaufzeichnungen Unveränderbarkeit von Aufzeichnungen und Buchungen Aufbewahrung von elektronischen Belegen Verfahrensdokumentation Maschinelle Auswertbarkeit 5. RBSM-Leistungsspektrum 6. Podiumsdiskussion 44 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 3 Umsetzung der GoBD im Unternehmen Relevante Teilbereiche des Unternehmens Vorgehensweise ■ Transparenz schaffen ■ Anforderungen interpretieren Geschäftsprozesse Richtlinien Finanzen ■ Projekt definieren ■ Verantwortliche bestimmen ■ Dokumentieren Wissensverwaltung Mitarbeiter ■ Kontrollieren Anwendungssysteme Konkretisierung/Änderung der Anforderungen zu ■ Nachvollziehbarkeit ■ Verfahrensdokumentation ■ Unveränderbarkeit ■ Beleg-, Journal- und Kontenfunktion ■ Aufbewahrung ■ Zeitnahe Erfassung ■ IKS Prämissen ■ „Anforderungen der Finanzverwaltung nicht beeinflussbar“ ■ „Umsetzung so gut wie nötig, nicht so gut wie möglich“ ■ „Professionalisierung“ ■ „Chancen zur Prozessoptimierung/Digitalisierung nutzen“ Typische Situation im Unternehmen | 1 4 ■ Unsicherheit über gesetzliche Anforderungen/GoBD (z. B. E-Mailarchivierung, ersetzendes Scannen, Behandlung elektronischer Rechnungen) ■ Zunehmende Verbreitung elektronischer Dokumente ■ Heterogener Informations- und Belegfluss mit Medienbrüchen (Anwendungssoftware, MS Excel, Papierbelege) ■ Informelle Verfahrensfestlegungen/lückenhafte Dokumentation ■ IKS nicht ausreichend dokumentiert/nicht durchgeführt ■ Hohe Komplexität und Umfänge der Geschäftsvorfälle (z. B. USt und Bestandsbewertung) ■ Auslagerung (z. B. Buchhaltung, Zentralregulierung und Logistik) 45 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Typische Situation im Unternehmen | 2 5 ■ Trennung zwischen technisch orientierter IT- Abteilung und Fachabteilungen ■ Heterogene und komplexe Software-Struktur (häufig „historisch gewachsen“) ■ Einsatz von „End-User-Computing“ und „Cloud-Nutzung“ („MS Excel“-Nutzung) ■ Wechsel von Software-Systemen/Altsystem- abschaltung ■ Fehlende Software-Funktionen für Erfüllung der GoBD-Anforderungen ■ Beanstandungen bei laufender Betriebsprüfung (zeitkritisch) Highlights der Betriebsprüfung | 1 Buchhaltung im Inland 6 46 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Highlights der Betriebsprüfung | 2 Maschinelle Auswertbarkeit 7 Highlights der Betriebsprüfung | 3 Verfahrensdokumentation 8 47 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Highlights der Betriebsprüfung | 4 Datenträgerüberlassung 9 Highlights der Betriebsprüfung | 5 Datenträgerüberlassung 10 Inhalte der Verfahrensdokumentation anhand des GDPdU-Fragebogens der Finanzverwaltung Hessen 48 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Highlights der Betriebsprüfung | 6 Datenträgerüberlassung 11 Highlights der Betriebsprüfung | 7 Datenanalyse 12 49 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 13 Konkretisierungen | 1 Primärqualifikationsrecht des Steuerpflichtigen GoBD-Anforderungen ■ Identifikation von relevanten Haupt- und Nebensystemen ■ Bestimmung aufbewahrungspflichtiger Dokumente/Daten über Geschäftsvorfälle der zum Verständnis und zur Überprüfung erforderlichen Unterlagen ■ Abgrenzung von schutzwürdigen nicht vorlagepflichtigen Daten Betroffene Unternehmensbereiche ■ Sämtliche Unternehmensbereiche mit Bezug zu Geschäftsvorfällen ■ E-Mail-, Archivierungs- und DMS-Systeme ■ Belegablage/Archivierung RBSM ■ GoBD-Check ■ Verfahrensdokumentation ■ BP-Betreuung Konkretisierungen | 2 Zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Grundaufzeichnungen 14 GoBD-Anforderung ■ Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von zehn Tagen als Orientierung („ist unbedenklich“) ■ Tägliche Aufzeichnung bei Bargeschäften (§146 AO) ■ Journalbuchung/-festschreibung bis zum Ende des Folgemonats ■ Belegerfassung in Grundaufzeichnungen (geordnete Belegablage, Sicherung gegen Verlust oder unprotokollierte Änderungen) Betroffene Unternehmensbereiche ■ Alle Geschäftspost (Papier/elektronisch) empfangenden/erzeugenden Bereiche ■ Organisation des Informations- und Belegflusses ■ Ausgelagerte Rechnungswesen-Funktionen ■ Verfahrensfestlegung RBSM ■ Einführung skalierbarer Prozesse im Rechnungswesen ■ Verfahrensdokumentation ■ Übernahme von Buchhaltungsleistungen 50 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 Konkretisierungen | 3 Unveränderbarkeit von Aufzeichnungen und Buchungen 15 GoBD-Anforderung ■ Unveränderliche Belegerfassung ab dem Zeitpunkt der erstmaligen Aufzeichnung (nicht zwingend IT-gestützt) ■ Festschreibung der Buchung bis zum Ablauf des Folgemonats (Termin der UStVoranmeldung) ■ Änderungshistorie für Stammdaten ■ Unveränderbare und indexierte Aufbewahrung von digitalen Belegen Betroffene Unternehmensbereiche ■ Haupt- und Nebenbuchhaltungssysteme (z. B. Warenwirtschaft, Lohnabrechnung) ■ „End-User-Computing“ ■ IT-Betrieb (Datensicherung und Zugriffsschutz) ■ Belegablage/Archivierung ■ Stammdatenprotokollierung ■ Verfahrensfestlegung RBSM ■ GoBD-Check ■ Einführung/Zertifizierung DMS-System ■ Software- und Schnittstellenzertifizierung ■ Verfahrensdokumentation 16 Konkretisierungen | 4 Aufbewahrung von elektronischen Belegen GoBD-Anforderungen ■ Unveränderbare Aufbewahrung sämtlicher im Unternehmen entstandener oder in digitaler Form eingegangener aufzeichnungs-/aufbewahrungspflichtiger Daten, Datensätze und elektronischer Dokumente ■ Einzelaufzeichnungspflicht ■ Sicherstellung der maschinellen Auswertbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist ■ Verbot unprotokollierter Änderungen von Belegen, Aufzeichnungen und Buchungssätzen Betroffene Unternehmensbereiche ■ Haupt- und Nebenbuchhaltungssysteme ¬ Bewegungsdaten/Einzelaufzeichnungen ¬ Stammdaten ¬ Datenstrukturen ■ Belegablage/Archivierung RBSM ■ Einführung/Zertifizierung DMS-System ■ Durchführung von BPSimulationen/GDPdUCheck ■ Verfahrensdokumentation 51 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 17 Konkretisierungen | 5 Verfahrensdokumentation GoBD-Anforderungen ■ Nachvollziehbarkeit des Gesamtverfahrens ■ Anwender-, System- und Betriebsdokumentation ¬ Aufbewahrungspflicht ¬ Versionierung ¬ Aktualität ■ Unternehmensspezifische Richtlinien, Verfahren und Kontrollen (IKS) Betroffene Unternehmensbereiche ■ Alle Unternehmensbereiche mit Bezug zu Geschäftsvorfällen ■ IT-Systeme und -Verfahren ■ Outsourcing RBSM ■ Einführung skalierbarer Prozesse im Rechnungswesen ■ Einrichtung Kontrollsystem ■ Vertragsgestaltung ■ Verfahrensdokumentation 18 Konkretisierungen | 6 Maschinelle Auswertbarkeit GoBD-Anforderungen ■ Anforderung zur Aufbewahrung von elektronischen Daten im Ursprungsformat und ggf. konvertierten Formaten ■ Verlustfreie Aufbewahrung auch nach Konvertierung („Inhouse-Format“) ■ Systemwechsel und Migration ■ Altsystem-Abschaltung Betroffene Unternehmensbereiche ■ Alle Unternehmensbereiche mit Bezug zu Geschäftsvorfällen ■ Archivierungs- und DMS-Systeme ■ Dateiablage RBSM ■ GoBD-Check ■ Verfahrensdokumentation ■ BP-Betreuung ■ Einführung/Zertifizierung DMS-System 52 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 19 RBSM-Leistungsspektrum Prozessreorganisation Prozessberatung Buchhaltung Buchhaltungsleistungen Erstellung von Organisationshandbüchern Interne Festlegungen Wissensverwaltung Geschäftsprozess Finanzen Anwendungssysteme Mitarbeiter Simulation der Betriebsprüfung Prüfung von USt-Risiken Erstellung von Verfahrensdokumentationen Einführung/Zertifizierung relevanter IT-Systeme (DMS, Archiv, Fibu,...) Podiumsdiskussion Betreuung der Betriebsprüfung 20 53 GoBD | Dresden/Radebeul, 1. Oktober 2015 21 Ihre Ansprechpartner Rainer Vedder Ralph Krüger Diplom-Kaufmann, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater Partner Dipl.-Inform./Dipl.-Finanzw. CISA Roever Broenner Susat Mazars Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft Auguste-Viktoria-Straße 118 Rankestrasse 21 14193 Berlin 10789 Berlin T +49 30 208 88-1450 T +49 30 208 88-1160 F +49 30 208 88-1187 F +49 30 208 88-1190 E [email protected] | www.mazars.de E [email protected] | www.mazars.de Ramona Neumann Uwe Ehrsam Steuerberaterin Managerin Diplom-Kaufmann, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater Partner Roever Broenner Susat Mazars Roever Broenner Susat Mazars GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft Petersstraße 1 - 13 Postplatz 6 04109 Leipzig 01067 Dresden T +49 341 6003-2280 T +49 351 45 15-0 F +49 341 6003-2262 F +49 351 45 15-2250 E [email protected] | www.mazars.de E [email protected] | www.mazars.de 22 Standorte Berlin Düsseldorf Nürnberg Auguste-Viktoria-Straße 118 14193 Berlin Tel: +49 30 208 88-0 Bennigsen-Platz 1 40474 Düsseldorf Tel: +49 211 83 99-0 Längenstraße 14 90491 Nürnberg Tel: +49 911 60 07-0 München Stuttgart Bernhard-Wicki-Straße 7 80636 München Tel: +49 89 216 36-0 Friedrichstraße 10 70174 Stuttgart Tel: +49 711 60 17 87-0 Herzog-Heinrich-Straße 22 80336 München Tel: +49 89 350 00-0 Dresden Hausvogteiplatz 10 10117 Berlin Tel: +49 30 20 07 74-0 Rankestraße 21 10789 Berlin Tel: +49 30 208 88-0 Hamburg Leipzig Domstraße 15 20095 Hamburg Tel: +49 40 288 01-0 Petersstraße 1–13 04109 Leipzig Tel: +49 341 60 03-0 Frankfurt am Main Riemannstraße 29 b 04107 Leipzig Tel: +49 341 12 63-0 Gervinusstraße 15 60322 Frankfurt am Main Tel: +49 69 500 60-0 Theodor-Stern-Kai 1 60596 Frankfurt am Main Tel: +49 69 967 65-0 Postplatz 6 01067 Dresden Tel: +49 351 45 15-0 Greifswald Steinbeckerstraße 10 17489 Greifswald Tel: +49 3834 885 33-40 Köln Potsdam Aachener Straße 75 50931 Köln Tel: +49 221 28 20-0 Hebbelstraße 27 14469 Potsdam Tel: +49 331 73 04 07-70 54
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