Informationen über die Organisation: Hauptaufgaben:

Stellenausschreibungsnummer: UPOV/15/G4/FT0119
Datum der Veröffentlichung: 28. Oktober 2015
Stellenbezeichnung: SEKRETÄR I
Bewerbungsfrist: 18. November 2015
Stufe: G4
Bereich der Organisation: UPOV
Anstellung/Vertragsart: befristete Anstellung
Dienstort: Genf, Schweiz
Dauer: ein Jahr *
Stellennummer: U008/10001011
.
Die Weltorganisation für geistiges Eigentum (WIPO) unterstützt die UPOV bei Einstellungsverfahren.
Diese Stellenausschreibung ist auf der UPOV-Website (www.upov.int) auch auf Spanisch und Deutsch verfügbar.
Die Kandidaten werden gebeten, ihre Bewerbung über das elektronische Bewerbungssystem der WIPO
(www.wipo.int/erecruitment) einzureichen.
Informationen über die Organisation:
Die Stelle betrifft den Internationalen Verband zum Schutz von Pflanzenzüchtungen (UPOV).
Gemäß dem UPOV-Übereinkommen sind die hauptsächlichen Ziele der UPOV (i) Bereitstellung und Entwicklung der rechtlichen,
administrativen und technischen Grundlage für die internationale Zusammenarbeit auf dem Gebiet des Sortenschutzes;
(ii) Unterstützung von Staaten und Organisationen bei der Ausarbeitung von Rechtsvorschriften und der Umsetzung eines
wirksamen Sortenschutzsystems; und (iii) Sensibilisierung und Erhöhung des Verständnisses der Öffentlichkeit für das
UPOV-Sortenschutzsystem. Das UPOV‑Sekretariat ist das Verbandsbüro, das alle Aufgaben erledigt, die ihm der Rat der UPOV
als dessen leitendes Organ zuweist.
Der Stelleninhaber führt verschiedene regelmäßig anfallende Verwaltungsaufgaben und Funktionen zur Unterstützung des
Büromanagements aus, um zu einem reibungslosen und effizienten Ablauf im Verbandsbüro beizutragen.
Der Stelleninhaber arbeitet mit einem breiten Spektrum an Kollegen innerhalb des Verbandsbüros und der Weltorganisation für
geistiges Eigentum (WIPO), um regelmäßig anfallende Verwaltungsaufgaben und Aktivitäten zur Unterstützung des Büros
durchzuführen, sowie mit Beamten außerhalb der Organisation, um Standardinformationen auszutauschen, zusammen.
Der Stelleninhaber arbeitet unter der Aufsicht des Stellvertretenden Generalsekretärs.
Hauptaufgaben:
Der Stelleninhaber hat folgende Hauptaufgaben:
a) Verfassung von Standardkorrespondenz; Verarbeitung und Formatierung verschiedener Dokumente (amtliche
Korrespondenz, Tabellen, Berichte, Vorträge, Veröffentlichungen usw.) mittels der entsprechenden Software; Korrektur von
Inhalt, Grammatik und Stil und Sicherstellung der Einhaltung von Standards der Organisation: gegebenenfalls Erstellung und
Formatierung von Dokumenten zur Veröffentlichung im Internet.
b) Eingabe, Bezug, Strukturierung und Aktualisierung von Informationen und Daten in verschiedene/aus verschiedenen Quellen;
Verwaltung und Aktualisierung der Datenbanken des Bereiches und der Geschäftsberichtsysteme und Beaufsichtigung von
Fortschritt und Erstellung von Arbeitsplänen.
c) Anlegung und Pflege von Akten und Referenzsystemen gemäß entsprechenden Verfahren; Recherche, Zusammenstellung
und Organisation von Informationen und Referenzmaterialien von verschiedenen Quellen für Berichte, Korrespondenz,
Programmpläne.
d) Sortierung, Registrierung, Weiterleitung und Bearbeitung von eingehender Post und Korrespondenz; Beaufsichtigung und
Verfolgung von laufenden und ausstehenden Aktivitäten und Fristen.
e) Initiierung und Verfolgung von Verwaltungsaufgaben in den computerbasierten Finanz/Reise/Beschaffungs/
Personalsystemen, einschließlich der administrativen Bearbeitung von Beraterverträgen, Stellenausschreibungen,
Reisebewilligungen, Beschaffungsbedarf usw.
f) Terminvereinbarungen; Empfang von Besuchern; Tätigen und Prüfen von Telefonanrufen und Beantwortung von regelmäßig
anfallenden Anfragen nach Informationen.
g) Administrative und logistische Unterstützung bei Tagungen, Ausschüssen, Konferenzen usw. einschließlich der logistischen
Umsetzung, Verfassung von Einladungen, Bearbeitung, Zusammenstellung und Verteilung von Arbeitsdokumenten und
sonstigen Materialien; Organisation von Reise- und Hotelbuchungen, Verfassung von Reisebewilligungen/Ansprüchen von
Personal/Teilnehmern und Verfassung von Kostenvoranschlägen; Führung und Verfassung von Protokollen und/oder
Mitschriften von internen Sitzungen.
h) Kalkulation und Verfassung von Standardkostenvoranschlägen, z. B. Druckaufträge, Beratungen, Reisen; Verfolgung der
Mittel/Ausgaben aus Treuhandgeldern.
i) Gegebenenfalls Vergabe von Aufgaben an Zeitbedienstete/Nachwuchs- und Hilfskräfte der Abteilung, Erklärung von
Arbeitsabläufen, Unterstützung bei regelmäßig anfallenden Problemen und Überprüfung von laufenden Aufgaben, um die
Einhaltung von entsprechenden Verwaltungsbestimmungen zu gewährleisten.
j) Ausübung weiterer mit der Stelle verbundener Tätigkeiten.
Kompetenzen:
Kernkompetenzen
1. Gute Kommunikationsfähigkeit.
2. Berücksichtigung individueller und kultureller Unterschiede.
3. Teamfähigkeit.
4. Eigenständiges Arbeiten.
5. Ergebnisorientiertes Arbeiten.
6. Flexibilität.
7. Wahrung von Grundsätzen und Werten.
ERFORDERLICHE QUALIFIKATIONEN
Ausbildung:
Erforderlich:
Sekundarschulabschluss.
Erfahrung:
Erforderlich:
Wenigstens drei Jahre Erfahrung mit Büroverwaltung.
Erwünscht:
Erfahrung mit einem ERP-System.
Kenntnisse:
Erforderlich:
Fähigkeit zur Einhaltung der anzuwendenden Regeln, Vorschriften und Verfahren.
Fähigkeit zur Priorisierung von Aufgaben, zu eigenständigem Zeitmanagement, selbständiger Durchführung von regelmäßig
anfallenden Aufgaben, Einhaltung von Fristen; Fähigkeit zu effektiver Teamarbeit.
Fähigkeit zur Verfassung regelmäßig anfallender Korrespondenz und Korrektur von Dokumenten gemäß vorgegebenen
Standards und Anforderungen.
Genauigkeit und Gründlichkeit.
Sicherer Umgang mit Microsoft Office Anwendungen einschließlich Word, Excel, Outlook und PowerPoint sowie dem Internet
und Fähigkeit zur Arbeit mit Datenbanken und zur schnellen Einarbeitung in neue Software.
Gute kommunikative und soziale Kompetenz sowie Fähigkeit zum Aufbau guter zwischenmenschlicher Beziehungen und
Arbeitsbeziehungen in einem interkulturellen Umfeld mit Einfühlungsvermögen und Achtung vor Vielfalt.
Erwünscht:
Kenntnisse des Wesens und der Arbeit der UPOV wären von großem Vorteil.
Sprachen:
Erforderlich:
Ausgezeichnete Kenntnis zwei der offiziellen Sprachen der UPOV (Englisch, Französisch, Spanisch und Deutsch).
Erwünscht:
Kenntnis einer oder beider der weiteren offiziellen Sprachen der UPOV.
Jahresgehalt:
(ohne Steuern)
68.611 CHF
Zusatzinformation:
Sollten Sie in die nähere Auswahl kommen, werden Sie um Einreichung von
gescannten Kopien Ihres Ausweises sowie Ihrer für diese Stelle maßgebenden
Abschlüsse/Diplome/Zeugnisse im Voraus gebeten werden. Die WIPO berücksichtigt
ausschließlich höhere Bildungsabschlüsse von Instituten, die von der World Higher
Education Database (WHED), einer von der Internationalen Vereinigung von
Universitäten (IAU) / Organisation der Vereinten Nationen für Erziehung, Wissenschaft
und Kultur (UNESCO) aktualisierten, zugelassen/anerkannt sind. Die Liste finden Sie
unter: http://www.whed.net/. Bestimmte berufsspezifische Abschlüsse, die nicht bei
der WHED aufgelistet sind, werden individuell geprüft.
* Einjähriger Erstvertrag, der vorbehaltlich einer zufriedenstellenden Leistung
verlängert werden kann. Bei einer befristeten Stelle oder einer Verlängerung
derselben kann weder erwartet oder von einem Recht auf (weitere) Verlängerungen
oder einer Übernahme in Festanstellung ausgegangen werden.
Familienzulagen
6.526 CHF pro Jahr pro unterhaltsberechtigten Ehepartner; 5.025 CHF pro Jahr für
jedes unterhaltsberechtigte Kind.
Sprachzulagen
Arabisch, Chinesisch, Deutsch, Englisch, Französisch, Japanisch, Koreanisch,
Portugiesisch, Russisch und Spanisch: 4.788 CHF pro Jahr für zwei dieser Sprachen
und 3.192 CHF pro Jahr für eine davon. Die Zulage wird nicht für die Muttersprache
oder die Hauptarbeitssprache des Mitarbeiters gezahlt. Diese Zulage wird nur
vorbehaltlich einer Prüfung gewährt.
Stellen im allgemeinen Dienst werden lokal rekrutiert. Mitarbeiter in der Kategorie
allgemeiner Dienst werden im Gastland oder in einer zumutbaren Entfernung vom
Hauptsitz rekrutiert.
Diese Stellenausschreibung kann auch zur Besetzung gleichrangiger Stellen mit
ähnlichen Funktionen gemäß Bestimmung 4.9.4 der Personalordnung verwendet
werden.
Für das Auswahlverfahren können weitere Prüfungen/Bewerbungsgespräche angesetzt werden.
** Detailliertere Informationen über Gehälter, Leistungen und Zulagen finden Sie in der Personalordnung und ihren
Durchführungsbestimmungen der WIPO.
** Die Organisation behält sich das Recht vor, die Stelle mit einer niedrigeren Gehaltsstufe als ausgeschrieben zu vergeben.
** Die Ersteinstellung erfolgt vorbehaltlich eines zufriedenstellenden Ergebnisses einer ärztlichen Untersuchung.
** Gilt nicht für Praktikanten und Erbringer vereinbarter Sonderdienste.
Für weitere Anleitung zum Online-Bewerbungsverfahren gehen Sie bitte auf die Internetseite der WIPO:
http://www.wipo.int/erecruitment/en/

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