Einblick in die praktische Umsetzung von COST Actions

Einblick in die praktische Umsetzung
von COST Actions
WEBINAR COST – Projektantrag und -ablauf
Mag.(FH) Martina PÖLL (Forschungs- und Konferenzmanagement)
Institut für Mechanik der Werkstoffe und Strukturen
Technische Universität Wien
Bisherige persönliche
Einbindung in COST Aktivitäten
•  Grant Holder der COST Action FP0802: Experimental and
computational micro-characterization techniques in wood
mechanics (2008-2012)
•  Vice-Chair & Grant Holder des COST Targeted Network
TN1302: The voice of research administrators – building a
network of administrative excellence (BESTPRAC)
(2013-2017)
•  Darüber hinaus ist mein Institut an der TU Wien als ViceChair bzw. MC-Member in diversen COST-Actions
involviert (zB MP1005, MP1301, FP1402, TU1404)
www.bestprac.eu
COST TN1302: BESTPRAC
•  Aufbau eines Netzwerkes und Austausch von Erfahrungen
(best practices) im Bereich der administrativen, finanziellen
und rechtlichen Verwaltung von europäischen
Forschungsprojekten
•  BESTPRAC will jene Personen erreichen, die die tagtägliche
Arbeiten erledigen à keine Manager, sondern
Administratoren!
•  bis dato Aufbau eines europaweiten Netzwerkes mit ca. 400
Forschungsadministratoren
•  In Österreich kein nationales Netzwerk von Forschungsadministratoren, daher auch potentielle Mitglieder schwerer
anzusprechen à bei Interesse bitte um Kontaktaufnahme
Erfahrungsbericht - Inhalt
•  Antragstellung & Initialphase
•  Gremien
•  Organisation
•  Early Stage Researcher & Gender
•  Inclusiveness Target Countries
•  Grant Holder
•  Nutzen einer Teilnahme
COST-Erfahrungsbericht
Antragstellung & Initialphase
•  aus administrativer Sicht unproblematisch
•  wissenschaftliche Aspekte, Networking bzw. Impact der
COST Action im Vordergrund
•  Budget wird aus der Anzahl der teilnehmenden Länder
kalkuliert (ca. € 4.500 - 5.000 pro Land)
à bereits im Antrag eine große Anzahl an potentiellen
teilnehmenden Wissenschaftlern aus den COST-Ländern
anführen, um ein entsprechendes Budget zu erhalten
à wissenschaftliche Partner über Genehmigung zeitnah
informieren, um so den Prozess des offiziellen MoU-Approval
bzw. der Teilnahme zu beschleunigen
COST-Erfahrungsbericht
Antragstellung & Initialphase
1st Management Committee (MC) Meeting
•  1st MC-Meeting immer in Brüssel bei der COST Association
•  gute Vorbereitung des Meetings durch Antragsteller notwendig!
à Funktionäre sollen schon vorab definiert sein (Chair, ViceChair, Working Group Leader, STSM Manager, Grant Holder),
um Diskussion im großen Plenum zu vermeiden
à Aktivitäten für das 1. Jahr (Meetings, Training Schools)
sollen schon im Detail geplant sein
•  Ein gut geplantes 1st MC-Meeting hinterlässt nicht nur einen
guten Eindruck beim Science Officer, es erspart auch
zukünftige mögliche Interventionen durch die COST
Association.
COST-Erfahrungsbericht
Gremien
Management Committee (MC) als offizielles Entscheidungsgremium
•  bis zu 2 Mitglieder pro teilnehmenden Ländern
•  MC-Member repräsentieren das entsprechende Land und nicht nur die
jeweilige Institution
à zu groß, um (wissenschaftliche und organisatorische) Leitlinien für
die COST Action tatsächlich vorgeben zu können
à meist nur formale Entscheidungen
Core Group (CG) als tatsächliches Entscheidungsgremium
•  Leitungsorgan einer COST Action; Teil des Management Committee
[Chair, Vice-Chair, Working Group Leader, STSM-Manager, (Grant
Holder)]
à Core Group legt die Leitlinien fest und trifft die tatsächlichen
Entscheidungen
COST-Erfahrungsbericht
Gremien
Working Group (WG) Member als „einfache“ Mitglieder
•  keine Entscheidungsbefugnis, aber wichtig um Arbeit in den
einzelnen Working Groups voranzutreiben
à formal können pro WG nur 2 Mitglieder pro Land nominiert
werden
à Teilnahme weiterer nicht-offizieller Vertreter jederzeit möglich
(große Flexibilität seitens COST)
Arbeitsaufwand
•  begrenzter Arbeitsaufwand für MC- und WG-Member ohne Funktion
à aktive Beteiligung an den Aktivitäten wird jedoch von allen offiziell
nominierten Personen erwartet
•  Funktionäre vermehrter Personalaufwand, der nicht vergütet wird
à Gestaltungsmöglichkeit und Sichtbarkeit als Kompensation
sehen
COST-Erfahrungsbericht
Organisation
Management Committee Meetings (max. 2-3 Stunden im
Rahmen eines WG-Meetings)
•  meist nur formale Präsentation & Genehmigung der
vergangenen und zukünftigen Aktivitäten
Working Group Meetings (1-2 Tage) – unterschiedliche
Ausrichtungsmöglichkeiten
•  als reine Diskussionsrunde in dessen Rahmen zu bestimmten
Action-relevanten Themen diskutiert wird
•  als eine Art Konferenz mit Oral-/Postervorträgen und
ausreichend Zeit für Diskussionen
•  begrenzte Möglichkeit von invited speakers (über COSTLändergrenzen hinweg) zu bestimmten Themen
COST-Erfahrungsbericht
Organisation
Training Schools (TS)
•  meist eine Woche zu ausgewählten Spezialthemen
•  Trainees sollten vorwiegend ESRs sein
•  Trainer aus den eigenen Reihen à es kann keine Trainer
Fee bezahlt werden
Short Term Scientific Missions (STSM)
•  mind. eine Woche Aufenthalt an einer anderen
Forschungsinstitution
•  auch hier sollten die Teilnehmer vorwiegend ESRs sein
COST-Erfahrungsbericht
Organisation
Budget – reicht meist nur für folgende Aktivitäten pro Jahr aus:
•  2 Working Group Meetings (inkl. 1-2 Management
Committee Meetings)
•  1 Training School (mit ca. 20 Trainees)
•  10-15 STSMs (je nach Dauer der Aufenthalte)
Enthusiasmus und Kreativität für mögliche Aktivitäten im
Rahmen der COST Action meist sehr groß.
Bereits bei der Planung der Aktivitäten sollte jedoch darauf
geachtet werden dass hierfür keine Personalkosten finanziert
werden!
COST-Erfahrungsbericht
Early Stage Researcher &
Gender
beide Aspekte für Berichtslegung und Evaluierung sehr wichtig!
Early Stage Researcher (ESR)
•  max. 8 Jahre nach Ph.D.
à oftmals nicht Mitglieder von MC & CG
à teilweise Mitglieder der WGs
à hoher Anteil an ESRs sehr wichtig für „Drive“ in einer Action
Gender
•  Frauen-/Männeranteil in MC, CG, WG, Teilnehmer von Meetings
à wissenschaftsdisziplin-adäquate Repräsentanz
à Frauenanteil in BESTPRAC erwartungsgemäß bei ca. 85 %
COST-Erfahrungsbericht
Inclusiveness Target Countries
EU Member States (Bulgaria, Cyprus, Czech Republic, Estonia, Croatia, Hungary,
Lithuania, Latvia, Luxemburg, Malta, Poland, Portugal, Romania, Slovenia, Slovakia),
Associated Countries to H2020 (Bosnia and Herzegovina, Serbia, Turkey, the former
Yugoslav Republic of Macedonia
“COST will dedicate 50 % of its overall budget to activities
involving researchers from Inclusiveness Target Countries”
•  nach heutigem Infostand noch unklar, wie dies seitens
COST umgesetzt bzw. evaluiert wird
•  Bestreben Workshops & Training Schools in ITCs abzuhalten
•  STSMs mit ITC-Involvierung
•  kann einige COST Actions vor Herausforderungen stellen die
50 % Grenze zu erreichen
COST-Erfahrungsbericht
Grant Holder
Der Grant Holder ist für das administrative Management bzw. die
Koordination einer COST Action verantwortlich („administrative
Drehscheibe“)
•  Administrative Unterstützung der COST Action in allen
Belangen, wie Organisation der Meetings, Training Schools, ....
•  Webpage, Folder, ...
•  Unterstützung bei der Erstellung des Scientific Reports
•  Budgetverwaltung und finanzielle Abwicklung der
Refundierungen, Erstellung Finanzbericht
à strong authentication in e-cost brachte Vereinfachung
à Refundierungen aufgrund interner institutioneller Regelungen
(seitens des Grant Holders) oft langwierig
COST-Erfahrungsbericht
Grant Holder – Aufgaben
•  Grant Holder meist beim Chair einer Action angesiedelt
à empfehlenswert, da dann Wege einfacher und kürzer sind
•  max. 15 % Overhead für Grant Holder Tätigkeit
(in COST Action Budget inkludiert)
à Grant Holder wird man nicht aus finanziellen Überlegungen
(15 % = ca. € 15-20.000 pro Jahr)
à Zeitaufwand wird durch Overheadzahlung nicht abgedeckt
à Verankerung in bzw. Einflussmöglichkeit auf COST Action als
Kompensation sehen!
COST-Erfahrungsbericht
Nutzen einer Teilnahme
•  COST als perfekte Möglichkeit sich europaweit zu
vernetzen und (wissenschaftliche) Erkenntnisse
auszutauschen
•  Partner für weiterführende Forschungsprojekte finden
•  gemeinsame Publikationen
•  vor allem für junge Wissenschaftler eine perfekte Möglichkeit
zu Networking, kurzfristigen Forschungsaufenthalten
(STSM) und Einbindung in die Scientific Community
Danke für Ihre Aufmerksamkeit!
Für Rückfragen stehe ich jederzeit gerne unter zur
Verfügung.
[email protected]
01/58801-20211
www.imws.tuwien.ac.at

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