Neuerungen in den einzelnen Versionen von Neo 2016 Version 2016.08.0011 vom 17.04.2016 Zusammenfassung im Leistungsbericht Im Leistungsbericht steht für die Zusammenfassung eine neue Darstellungsart zur Verfügung (gruppiert nach Honorar, Spesen, Kostenvorschuss, Durchlaufposten), in der die Durchlaufposten von den übrigen Kosten getrennt ausgewiesen werden, was v.a. bei Notaren gebräuchlich ist: Seite 1 Neuerungen in den einzelnen Versionen von Neo 2016 Signieren von PDFDateien mit Open eGov LocalSigner Mit Neo können Sie künftig ganz einfach PDF-Dateien mit dem kostenlosen Open eGov LocalSigner signieren. Den Open eGov LocalSigner können Sie bei der Bundesverwaltung unter https://www.eservice.admin.ch/wiki/display/openegovdoc/LocalSigner+Download downloaden. Die neue Funktion setzt voraus, dass Sie den Open eGov LocalSigner im Standardverzeichnis installieren (C:\Programme). Rechnungen Der Vorgang beim Markieren und Demarkieren von Leistungen bei der Rechnungsstellung wurde deutlich beschleunigt. Ebenfalls beschleunigt wurden die Berechnungen eines Vorschlags für die Rechnungspositionen. Seite 2 Neuerungen in den einzelnen Versionen von Neo 2016 Version 2016.08.0010 vom 05.03.2016 Rechnungen Fehlerbehebung: Unter bestimmten Konstellationen konnte es vorkommen, dass in der Word-Rechnung bei der Textmarke TabelleLeistungen die Leistungen nicht korrekt aufgelistet wurden. Dieser Fehler ist behoben. Kostenvorschuss Neu steht im Assistenten zur Erstellung eines Kostenvorschussbegehrens auch die Möglichkeit offen, den Kostenvorschuss im Feld MWST-Satz als Durchlaufposten zu qualifizieren. Kostenvorschuss Neu steht im Assistenten zur Erstellung eines Kostenvorschussbegehrens auch die Möglichkeit offen, den Kostenvorschuss im Feld MWST-Satz als Durchlaufposten zu qualifizieren. Seite 3 Neuerungen in den einzelnen Versionen von Neo 2016 Kontakt Wenn Sie im Feld Anrede Signor oder Signora erfassen, schlägt Ihnen Neo neu im Feld Briefanrede die passende italienische Briefanrede vor (z.B. Egregio signor Muster) Seite 4 Neuerungen in den einzelnen Versionen von Neo 2016 Version 2016.08.0009 vom 30.01.2016 Scan-Ordner Neu besitzt Neo einen Scan-Ordner, mit dessen Hilfe Sie ganz einfach eingescannte Dokumente aufnehmen können. Dank der integrierten Dokumentenvorschau können Sie den eingescannten Dateien einfach einen aussagekräftigen Namen geben und dem richtigen Projekt/Mandat zuordnen. Aufnahme von Dokumenten und E-Mails Die Aufnahme von bestehenden Dateien und E-Mails wird noch einfacher: ein Mausklick genügt, um den Explorer für die Suche nach den aufzunehmenden Dateien oder den E-Mail-Ordner von Outlook zu öffnen. Fremdsprachen Alle PDF-Hilfen (Menü Hilfe) sind neu auch auf Französisch und Italienisch verfügbar. Die PDF-Hilfe wird jeweils in der Sprache angezeigt, die der Benutzer für die Programmoberfläche wählt. Seite 5 Neuerungen in den einzelnen Versionen von Neo 2016 Bereich „Kontakte“ Fehlerbehebung: wenn Sie im Bereich Kontakte die Gruppe Mandatskontakte bzw. Projektkontakte ausgewählt haben, fehlten in der aufklappbaren Liste des Feldes Funktion die Einträge Klient (System), Rechnungsadresse (System) und Korrespondenzadresse (System). Dieser Fehler ist jetzt behoben. Seite 6 Neuerungen in den einzelnen Versionen von Neo 2016 Version 2016.08.0008 vom 01.01.2016 Office 2016 Business und Office 2016 Home & Business Unter Office 2016 Business und Office 2016 Home & Business konnte aufgrund eines Fehlers dieser Office-Versionen Neo nicht gestartet werden bzw. nach dem Start stürzte das Programm ab. Dieser Fehler in Office konnte durch eine Anpassung von Neo umgangen werden, so dass Neo nun auch unter diesen Office-Versionen gestartet werden kann. Seite 7 Neuerungen in den einzelnen Versionen von Neo 2016 Version 2016.08.0007 vom 21.12.2015 Benutzeroberfläche in Italienisch Neu können Sie Neo auch mit einer italienischen Benutzeroberfläche benutzen. Somit steht Neo auf Deutsch, Französisch und Italienisch zur Verfügung, wobei in einer Mehrplatzumgebung jeder Benutzer seine eigene Sprache wählen kann. Rabatte Neu können Sie einfach eine Rabatt-Position in Ihre Rechnung einfügen. Dabei haben Sie die Möglichkeit, entweder den gewünschten Rechnungsbetrag zu erfassen, womit der Rabatt automatisch berechnet wird, oder den Rabatt in Prozenten anzugeben. Kostenvorschuss Im Assistenten zum Erfassen eines Kostenvorschusses ist jeweils der Betrag exklusive MWST einzutragen. Kennt man nur den Betrag inklusive MWST, kann man diesen durch Klicken auf das Rechner-Symbol in exklusive MWST umrechnen. Wegen eines Nachkomma-Problems konnte es bei bestimmten Zahlen (z.B. 2‘500) passieren, dass diese im Assistenten eine unschöne Nachkommastelle erhielten (im genannten Beispiel: 2‘500.01). Neu wird bei solchen Konstellationen so gerundet, dass der Betrag inklusive MWST wieder exakt gleich erscheint, wie vom Benutzer eingegeben. Auslagen verrechnen Fehlerbehebung: Wenn unter den Persönlichen Einstellungen im Feld „Auslagen verrechnen“ die Auswahl „Auslage exklusive Vorsteuer + MWST“ ausgewählt ist, wurde diese Vorwahl beim Erfassen eines neuen Mandats nicht übernommen. Dieser Fehler ist nun behoben. Seite 8 Neuerungen in den einzelnen Versionen von Neo 2016 Version 2016.08.0003 vom 19.11.2015 Rechnungen Fehlerbehebung: Rechnungen, die auf mehrere Adressaten verteilt wurden, konnten im Formular Rechnung nachträglich nicht bearbeitet werden (im Assistenten zur Erstellung von Rechnungen jedoch schon). Zudem wurden bei allen Rechnungen die bei den Persönlichen Einstellungen definierten Rundungseinstellungen nicht berücksichtigt. Diese beiden Fehler sind nun behoben. Seite 9 Neuerungen in den einzelnen Versionen von Neo 2016 Version 2016.08.0001 vom 14.11.2015 Kompatibel mit Office 2016 Neo 2016 ist mit Office 2016 kompatibel. Es gibt jedoch noch keine Langzeiterfahrungen mit Office 2016, weshalb wir einen Wechsel auf Office 2016 erst im Verlaufe des Jahres 2016 empfehlen. Französische Benutzeroberfläche Neo 2016 besitzt neu auch eine französische Benutzeroberfläche. In einer Mehrplatzumgebung kann jeder Benutzer frei wählen, mit welcher Sprachversion er arbeiten möchte. Die Hilfe zum Erstellen von Word-Dokumenten steht ebenfalls auf Französisch zur Verfügung. Die übrigen Hilfen sind aber nur auf Deutsch verfügbar. Begriffe Mandat/Projekt In Neo 2016 kann jeder Benutzer individuell festlegen, welche Begriffe er verwenden will (Projekt/Auftraggeber oder Mandat/Klient). In den Vorgängerversionen konnte man dies nur für alle Benutzer gemeinsam einstellen. Schnittstelle zu externer Buchhaltungssoftware Neo 2016 besitzt eine FiBu-Schnittstelle zu den Buchhaltungsprogrammen Sage 50 und Banana. Eine Schnittstelle zu weiteren Programmen ist geplant. Mit Hilfe dieser Schnittstellen können die Buchhaltungsdaten in eine TextDatei exportiert werden. Die Daten in dieser Textdatei können anschliessend in Sage 50 und Banana importiert werden. Die Schnittstelle übergibt die Daten nach vereinnahmtem System (also, was tatsächlich eingenommen wurde). Seite 10 Neuerungen in den einzelnen Versionen von Neo 2016 Achtung: Der Export funktioniert nur mit den Rechnungen und Zahlungen, die Sie mit Neo 2016 erfasst haben. Bei unter Neo 2014 erfassten Einträgen fehlen für den Export wichtige Angaben. Anhänge für Know-How-Einträge In Neo 2016 können Sie neu Ihren Know-How-Einträgen auch Dokumente anhängen. Die angehängten Dokumente können per Mausklick geöffnet und auf Wunsch wieder gelöscht werden. Bei einem Import Ihrer Daten in eine andere Neo-Datenbank (z.B. bei einem neuen Büro, das ebenfalls mit Neo arbeitet) werden auch diese Anhänge importiert. Die Anhänge (wie übrigens alle in Neo aufgenommenen Dokumente)) können auch mit den üblichen Windows-Programmen, wie z.B. Windows Explorer, durchsucht und geöffnet werden. Leistungsbeschrieb in Rechnungen Mit Neo 2016 können Sie direkt in Ihrer Word-Rechnung eine Liste mit den verrechneten Leistungen einfügen. In früheren Versionen von Neo konnten Sie die Leistungen entweder separat ausdrucken oder in einer vereinfachten Form in die Word-Rechnung einfügen (bei der Textmarke Leistungsbeschrieb). Fügen Sie dazu einfach in Ihren vorhandenen Rechnungsvorlagen eine Tabelle mit sechs Spalten ein und fügen Sie in der ersten Spalte dieser Tabellen (nach Seite 11 Neuerungen in den einzelnen Versionen von Neo 2016 einer allfälligen Überschriftzeile) eine Textmarke mit der Bezeichnung TabelleLeistungen. Die einzelnen Spalten können Sie bei Bedarf mit Überschriften versehen, z.B.: Datum | Text | Von | Zeitaufwand | Honorar | Spesen. Eindeutige Nummern für Projekte/Mandate In Neo 2016 können Sie jedem Projekt/Mandat eine eindeutige Nummer (ID) geben. Auf Wunsch können Sie unter den Persönlichen Einstellungen auch Ihre bisherigen Projekte/Mandate mit einer eindeutigen Nummer nachnummerieren. Im Suchfeld oben links im Bereich Dossier können Sie neu auch nach dieser Nummer suchen. Bereich Dossier Im Bereich Dossier werden Ihnen im oberen Bereich neu auch die Projekt/Mandatsnummer und das Aktenzeichen angezeigt. Seite 12 Neuerungen in den einzelnen Versionen von Neo 2016 Zudem wurde die Breite der Suchergebnisliste vergrössert, damit auch lange Projekt-/Mandatsnamen gut lesbar sind. Vorschau beim Erstellen von Briefen Beim Erstellen von Briefen und anderen Dokumenten findet man neu eine Vorschau von den wichtigsten Daten, die in das Word-Dokument eingefügt werden (z.B. Postanschrift, Betreff, Briefanrede und Unterschrift). Sie erkennen damit auf einen Blick, welche Angaben noch nicht erfasst wurden. Ein Klick auf den gewünschten Eintrag genügt, um ihn zu erfassen. Seite 13 Neuerungen in den einzelnen Versionen von Neo 2016 Feld Unterordner bei Dokumenten Bei den Dokumenteigenschaften wurde die Breite des Feldes Unterordner vergrössert, damit lange Namen besser lesbar sind. Zusatz zur Unterschrift In Neo 2016 kann jeder Benutzer unter den Persönlichen Einstellungen neben seiner Unterschrift (z.B. Dr. Max Muster, Rechtsanwalt) auch einen Zusatz definieren (z.B. Fachanwalt Erbrecht). Damit dieser Zusatz in neue WordDokumente eingefügt wird, ist in den Word-Vorlagen an der gewünschten Stelle je nach Wunsch die Textmarke ProjektinhaberUnterschriftZusatz oder Seite 14 Neuerungen in den einzelnen Versionen von Neo 2016 VerfasserUnterschriftZusatz einzufügen Zudem wurde das Feld Unterschrift vergrössert. Neu kann dieses Feld bis zu 250 Zeichen enthalten (bisher 50). Analoge Textmarken für Projektinhaber und Verfasser Für den Projekt-/Mandatsinhaber existieren neu die analogen Textmarken wie für den Verfasser. Bisher gab es nur für die Unterschrift eine analoge Textmarke. Somit stehen Ihnen folgende Textmarken für den Projektinhaber zur Verfügung: ProjektinhaberName ProjektinhaberAbkürzung ProjektinhaberUnterschrift (bisher) ProjektinhaberZusatz ProjektinhaberTelefonAllgemein ProjektinhaberTelefonPersönlich ProjektinhaberEMailAllgemein ProjektinhaberEMailPersönlich ProjektinhaberAbteilung Eigene Betreff für E-Mail Unter den Projekt-/Mandatseigenschaften können Sie für E-Mails neu eine eigene Betreff-Zeile definieren. Falls Sie dieses Feld leer lassen, wird für EMails der Text verwendet, den Sie unter Betreff Variante 1 definiert haben. Seite 15 Neuerungen in den einzelnen Versionen von Neo 2016 Rechnungen: Standard speichern Wenn Sie bei der Erstellung von Rechnungen auf Vorschlag klicken, können Sie jeweils zwischen verschiedenen Darstellungsvarianten auswählen. Neu können Sie Ihre bevorzugten Einstellungen als Standard speichern. Auch beim Leistungsbeschrieb können Sie zwischen verschiedenen Darstellungsvarianten wählen und die von Ihnen bevorzugten Einstellungen können Sie neu als Standard speichern. Kontakte nach Telefon-Nummer suchen Mit Neo 2016 können Sie auch nach der Telefonnummer eines Kontakts suchen. Geben Sie dazu die Telefonnummer im Feld Häufig benutzte Felder ein. Seite 16 Neuerungen in den einzelnen Versionen von Neo 2016 MWST Neu können Sie die MWST-pflicht oder nicht-pflicht näher definieren. Damit sind Sie in der Lage, eine MWST-Auswertung vorzunehmen, die Ihre Leistungen so aufschlüsselt, dass Sie die einzelnen Summen direkt auf das MWSTAbrechnungsformular übertragen können (mit den Nummern 200, 220, 221, 225, 230 und 280). Zudem stehen Ihnen zwei Varianten zur Verfügung, wie MWST-pflichtige Auslagen standardmässig weiterverrechnet werden sollen (entweder Auslagen inkl. Vorsteuer + MWST oder Auslagen exkl. Vorsteuer + MWST). MWST-Sätze In Neo 2016 stehen Ihnen die klassischen MWST- und Vorsteuersätze bei der Erstellung von Rechnungen und beim Erfassen von Zahlungen zur Verfügung. Damit sind Sie in der Lage, Ihre Buchhaltungsdaten in eine externe Buchhaltungssoftware zu exportieren (aktuell steht eine Schnittstelle für Sage 50 und Banana zur Verfügung; weitere Schnittstellen sind in Planung). Seite 17 Neuerungen in den einzelnen Versionen von Neo 2016 MWST-pflicht von Honorar- und Spesenarten In Neo 2016 können Sie bei jeder Honorar- und Spesenart festlegen, ob und welche MWST auf ihr geschuldet ist. Damit können Sie im gleichen Mandat Leistungen mit unterschiedlichen MWST-Sätzen abrechnen (Bsp. Beratung des im Ausland wohnhaften Klienten ohne MWST und Beurkundungsgebühr für Liegenschaftskauf dieses Klienten in der Schweiz mit MWST). Zahlungen verbuchen als In Neo 2016 lautet die Auswahl des Feldes Verbuchen als im ZahlungsFenster lautet neu wie folgt: Seite 18 Neuerungen in den einzelnen Versionen von Neo 2016 Zahlungen, die als Auslage (A) verbucht sind, werden mit oder ohne MWST weiterverrechnet, je nachdem ob das Projekt/Mandat als MWST-pflichtig oder nicht MWST-pflichtig deklariert ist. Zahlungen, die als Durchlaufposten (DP) verbucht sind, werden immer ohne MWST dem Auftraggeber/Klienten weiterverrechnet (dazu gehören alle Auslagen, die Sie im Namen und Auftrag des Klienten tätigen, wie z.B. Bezahlung der Gerichtskosten, Betreibungskosten oder Inkasso der von der Gegenpartei geschuldeten Parteientschädigung). Vorsteuersatz Wer für die MWST-Abrechnung die bezahlte Vorsteuer deklariert, kann nun bei jeder Auslage den jeweils passenden Vorsteursatz auswählen. Mitteilungen Neue Mitteilungen können Sie jetzt auch über die Schnelltaste Neu in den Bereichen Aktuell und Dossier erfassen. Seite 19 Neuerungen in den einzelnen Versionen von Neo 2016 Berichte mit Druckdatum Alle Berichte besitzen neu in der Fusszeile unten links das Druckdatum. MWST-Auswertung In der MWST-Auswertung werden die Leistungen neu zusätzlich nach den unterschiedlichen MWST-Sätzen und MWST-Befreiungsgründen gegliedert (bei MWST-freien nach den Nummern 220, 221, 225, 230 und 280 analog zum Abrechnungsformular der Steuerverwaltung). Damit sind Sie in der Lage, alle für das Ausfüllen des Abrechnungsformulars wesentlichen Daten einfach zu ermitteln. Die neue Auswertung steht nur für Rechnungen und Zahlungen zur Verfügung, die Sie mit Neo 2016 erfasst haben. Bei älteren Einträgen wird automatisch die bisherige Auswertung vorgenommen. Seite 20
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