Richtlinie Geschenke, Essenseinladungen und sonstige

Richtlinie Geschenke, Essenseinladungen und sonstige Zuwendungen
1. Geltungsbereich
Diese Richtlinie findet Anwendung auf alle von oder im Namen der Lufthansa Technik
(„LHT“) und/oder ihren Tochterunternehmen (gemeinsam „LHT Gruppe“) getätigten
Essenseinladungen, gewährten Geschenke und sonstigen Zuwendungen an Kunden,
Vertragspartner oder sonstige Personen, die nicht Mitarbeiter oder Organmitglieder der
LHT Gruppe sind. Geschenke im Sinne dieser Richtlinie sind jegliche Art von Zuwendungen, für die der Empfänger keine oder nur eine geringfügige, nicht marktübliche
Gegenleistung erbringen muss. Neben Sachgegenständen können also auch Dienstleistungen (z.B. Flüge, auch in Form von ID/AD Tickets) und sonstige materielle Vorteile
Geschenke darstellen.
Nicht von dieser Richtlinie erfasst sind Einladungen zu Veranstaltungen (hierfür gilt eine
separate Richtlinie Veranstaltungen).
Diese Richtlinie gilt auch nicht für die Annahme von Geschenken, Essenseinladungen
oder sonstigen Zuwendungen. Regelungen hierzu finden sich in der Conflict of Interest
Richtlinie.
Diese Richtlinie Geschenke, Essenseinladungen und sonstige Zuwendungen kann
durch Richtlinien auf Ebene der jeweiligen Tochtergesellschaften, bestimmter
Jurisdiktionen oder besonderer Konstellationen modifiziert werden. Erleichterungen
bedürfen der vorherigen Zustimmung in Textform durch das zuständige Gremium nach
der Konzernrichtlinie Compliance.
2. Grundsätze
In vielen Ländern sind Geschenke und Essenseinladungen Bestandteil des Geschäftsalltags und stellen eine Form der Höflichkeit dar. Sie müssen jedoch mit dem geltenden
Recht und der Geschäftsethik der LHT Gruppe vereinbar sein. Aufgrund der mitunter
schwierigen Abgrenzung erlaubter Zuwendungen zu möglicherweise strafbarer
Bestechung von Amtsträgern oder im geschäftlichen Verkehr nach deutschem oder
ausländischem Recht (z.B. gemäß Strafgesetzbuch [Deutschland], Foreign Corrupt
Practices Act [USA] oder UK Bribery Act [Großbritannien]) im In- und Ausland ist
besondere Umsicht im Umgang mit Geschenken und Essenseinladungen geboten.
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Stand: Juni 2015
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Geschenke und Essenseinladungen dürfen nicht dazu dienen, den Eingeladenen
in unlauterer Weise zu beeinflussen, wobei bereits der Anschein einer derartigen
Beeinflussung vermieden werden muss. Dies gilt umso mehr, als Verstöße gegen
gesetzliche Regelungen und/oder die in dieser Richtlinie enthaltenen Vorgaben sowohl
für die LHT Gruppe als auch für ihre Mitarbeiter erhebliche rechtliche und wirtschaftliche
Konsequenzen haben können. Für Mitarbeiter umfasst dies beispielsweise die
Kündigung des Arbeitsverhältnisses, die Geltendmachung von Regressansprüchen und
mögliche strafrechtliche Konsequenzen.
3. Vorgaben für Geschenke und Essenseinladungen
Geschenke im Geschäftsalltag sind nur in begrenztem und gesellschaftlich üblichem
Umfang zulässig (Grundsatz der Sozialadäquanz). Sie sollen lediglich eine Geste der
Höflichkeit und der Wertschätzung darstellen und dürfen nicht als Instrument der
Einflussnahme auf geschäftliche oder behördliche Entscheidungen genutzt werden.
Deshalb sind Geschenke mit unangemessen hohem Wert zu unterlassen, damit von
vornherein der Anschein des Versuchs einer solchen Einflussnahme ausscheidet.
Ungeachtet vom Wert eines Geschenks darf kein Mitarbeiter der LHT Gruppe
Geschenke folgender Art anbieten: Geld, Darlehen, Provisionen oder ähnliche Vorteile,
die Geldcharakter haben.
Wiederholte und zeitnahe Geschenke an dieselben Personen sollen vermieden werden.
Ein Geschenk darf auch nicht im Hinblick auf eine bestimmte Vertragsverhandlung,
Vergabeentscheidung oder einen konkreten Geschäftsabschluss erbracht werden. Auch
hier kann jedoch der Grundsatz der Sozialadäquanz im Einzelfall eine abweichende
Beurteilung zulassen (so etwa bei der Gewährung eines geringwertigen Geschenks zu
Beginn von Vertragsverhandlungen, wenn der Vertragspartner aus einem Kulturkreis
stammt, in dem ein solches Begrüßungsgeschenk üblich ist und eine Geste der Höflichkeit darstellt).
Bei der Gewährung von Geschenken ist Transparenz ein wichtiges Gebot. Es muss
grundsätzlich nach außen erkennbar und nachprüfbar sein, wer welche Geschenke
erhält.
Auch Essenseinladungen sind stets am Grundsatz der Sozialadäquanz zu messen. Hier
gelten die für Geschenke geltenden Grundsätze entsprechend. Eine Essenseinladung
ist zulässig, wenn sie in einem geschäftlichen Zusammenhang geschieht, keinen
unangemessen hohen Wert hat und als sozialüblich anzusehen ist. Auch hier ist es
jedoch unzulässig und bereits der Eindruck zu vermeiden, dass die Einladung im Hinblick auf eine bestimmte Vergabeentscheidung oder einen konkreten Geschäftsabschluss erfolgt. Beispiele für zulässige Essenseinladungen sind etwa gemeinsame
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Essen während oder im Anschluss an Meetings oder sonstige geschäftliche Zusammenkünfte, die einen angemessenen Rahmen nicht überschreiten.
Lebenspartner und sonstige private Begleitpersonen der Eingeladenen (zusammen
„Begleitpersonen“) dürfen grundsätzlich nicht mit eingeladen werden.
In vielen Ländern sind Geschenke und Esseneinladungen ab einem bestimmten Wert
geldwerte Vorteile und damit steuerpflichtig. Es muss sichergestellt werden, dass die
entsprechenden Steuervorschriften eingehalten werden. Beachten Sie, dass Steuergesetze in unterschiedlichen Ländern einschlägig sein können (Land des Einladenden, des
Eingeladenen und der Einladung). Informationen zur steuerrechtlichen Behandlung der
Veranstaltung können Sie bei CGN CA/T erfragen.
4. Besonderheiten bei Essenseinladungen und Geschenken an Amtsträger
Im Hinblick auf das Beschenken und die Essenseinladung von Amtsträgern gelten
besonders restriktive Regeln und Gesetze. Geschenke und Essenseinladungen gegenüber Amtsträgern haben grundsätzlich zu unterbleiben; zulässig sind diese nur im
Geringfügigkeitsbereich im Rahmen der Sozialadäquanz.
Zu den „Amtsträgern“ im Sinne dieser Richtlinie zählen insbesondere folgende
Personen:
a) Beamte oder Richter;
b) Personen, die in einem sonstigen öffentlich-rechtlichen Amtsverhältnis stehen
(z.B. Minister, Staatssekretäre, Wehrbeauftragte, Parlamentspräsidenten, Träger
von Ehrenämtern wie die Beisitzer von Wahlausschüssen und -vorstände);
c) Personen, die sonst dazu bestellt sind, Aufgaben der öffentlichen Verwaltung
wahrzunehmen (z.B. Vorstandsmitglieder und Mitarbeiter von Landesbanken,
Mitarbeiter bei der Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit, Mitarbeiter
von Anstalten des öffentlichen Rechts, wenn diese Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wahrnehmen);
d) Personen auf allen Regierungsebenen (im In- und Ausland);
e) Mitarbeiter von Unternehmen die sich mindestens zu 50% in Staatsbesitz
befinden (z.B. Fluggesellschaften);*
f) Mitarbeiter öffentlicher internationaler Organisationen (z.B. die Vereinten
Nationen oder Luftfahrt-Organisationen);*
g) Kandidaten
für
öffentliche
Ämter,
Vertreter
politischer
Parteien
(Parteifunktionäre), Mitglieder von Königshäusern und ihre Angestellten;* und
h) alle anderen natürlichen und juristischen Personen, die in amtlicher Funktion für
eine Regierung tätig sind (z.B. mit der Zollabfertigung beauftragte privatwirtschaftliche Unternehmen, Mitarbeiter der Flugsicherung).
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In Zweifelsfällen wenden Sie sich bitte an das Group Compliance Office CJ/C.
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Das Group Compliance Office CJ/C oder vom Group Compliance Office beauftragte
Personen können für Einzelfälle oder allgemeingültige Sachverhalte Ausnahmen von
den Regelungen dieser Richtlinie erlassen, wenn die rechtliche Beurteilung dies
zulassen sollte.
* Die Regelung gilt im Grundsatz und vorbehaltlich weiterer Einzelregelungen insbesondere für bestimmte
Unternehmen, Organisationen und Konstellationen.
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