Merkblatt zur Überprüfung von Personenstandsurkunden im Wege

Anschrift: 29, Tran Phu, Hanoi,
SR Vietnam
Tel.:
+84 4 38453836
Fax:
+84 4 38439969
E-Mail: [email protected]
Internet: www.hanoi.diplo.de
Merkblatt zur Überprüfung von Personenstandsurkunden im Wege der Amtshilfe
Vietnam gehört zu den Ländern mit fehlenden Legalisationsvoraussetzungen für öffentliche Urkunden. Daher wurde die
Legalisation mit Billigung des Auswärtigen Amts eingestellt. Deutsche Behörden und Gerichte können mittels
Amtshilfeersuchen vietnamesische Urkunden durch die Botschaft auf formale und inhaltliche Echtheit prüfen lassen.
Aus diesem Ersuchen ergibt sich unmittelbar nach § 8 AKostG, der eine mit § 8 VwVfG identische Regelung enthält, die
Kostenpflicht der ersuchenden Behörde gegenüber der Botschaft.
Eine Privatperson kann keine Urkundenüberprüfung veranlassen. Bitte haben Sie auch Verständnis dafür, dass die Botschaft
ausschließlich mit der ersuchenden Behörde kommuniziert.
Die Botschaft behält sich ferner vor, Amtshilfeersuchen unter Vorlage unvollständiger und/oder fehlerhafter Dokumente
unbearbeitet zurückzusenden. In diesem Fall ist ein neues Amtshilfeersuchen zu stellen.
Es können nur in Vietnam ausgestellte Personenstandsurkunden überprüft werden. Heiratsurkunden und
Ehefähigkeitszeugnisse einer Auslandsvertretung der SR Vietnam in Deutschland können daher nicht überprüft werden.
Das Amtshilfeersuchen kann über den Kurierweg des Auswärtigen Amtes versandt werden und ist wie folgt zu adressieren:
Auswärtiges Amt/Botschaft Hanoi
Kurstraße 36
10117 Berlin
Nur Behörden sind berechtigt, den Kurierweg zu benutzen.
Für die Urkundenüberprüfung werden benötigt:
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Originalurkunde („Bản Chính“) oder Abschrift ("Bản Sao“) im Original mit deutscher Übersetzung. Einfache oder
beglaubigte Kopien von Urkunden genügen nicht!
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Komplett ausgefüllte Anwaltsvollmacht mit beglaubigter Unterschrift des Urkundeninhabers. Die Unterschriftbeglaubigung
kann bei der ersuchenden Stelle oder -sofern der Urkundeninhaber in Vietnam aufhältig ist- bei der Botschaft vorgenommen
werden. Mit der Anwaltsvollmacht stimmt der Urkundeninhaber der formalen und inhaltlichen Prüfung seiner Urkunden zu.
Die letzte Meldeanschrift und tatsächliche Wohnadresse in Vietnam müssen unbedingt und möglichst detailliert angegeben
werden (in vietnamesischer Sprache)!
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Kopie des Reisepasses des Urkundeninhabers, bei Bedarf (insbesondere bei Prüfung von Ledigkeitsbescheinigungen)
noch eine Kopie des Familienbuchs („Sổ Hộ Khẩu“) zum Datenabgleich. Das Familienbuch ist eine Art Meldebuch und wird
nur für in Vietnam gemeldete Personen ausgestellt.
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Kostenübernahmeerklärung der ersuchenden Stelle. Die ersuchende Stelle kann die Kosten dem Urkundeninhaber zur
Erstattung aufgeben und um Hinterlegung einer Sicherheitsleistung bitten. Die ersuchende Stelle erhält mit dem Prüfbericht
der Botschaft eine Kostenrechnung.
Sofern ein Amtshilfeersuchen vorliegt und die ersuchende Stelle zustimmt, können alle Unterlagen für die
Urkundenüberprüfung auch direkt bei der Botschaft abgegeben werden. Dafür ist eine Terminvereinbarung
erforderlich. Die ersuchende Stelle sollte daher bereits im Ersuchen eine (Mobil-)Telefonnummer angeben,
unter der die Person, welche die Urkunden bei der Botschaft einreichen wird, in Vietnam kontaktiert werden
kann.
Die Kosten betragen für einen Auftrag pro Person:
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€ 249,00 für die Überprüfung einer Urkunde (inkl. € 3,00 Portoauslagen)
€ 368,00 für die Überprüfung von zwei Urkunden (inkl. € 3,00 Portoauslagen)
€ 460,00 für die Überprüfung von drei Urkunden (inkl. € 3,00 Portoauslagen)
€ 552,00 für die Überprüfung von vier Urkunden (inkl. € 3,00 Portoauslagen)
Stand: November 2015
Bearbeitungsdauer:
In der Regel dauert eine Urkundenüberprüfung ca. 4 Monate.
Vordrucke:
Die Vordrucke für die Anwaltsvollmacht und ein Muster für eine Ledigkeitsbescheinigung sind auf der Webseite der Botschaft
verfügbar:
http://www.hanoi.diplo.de/Vertretung/hanoi/de/06-Rechts-_20und_20Konsularwesen/06-09_20Urkunden/Urkunden.html
Zuständigkeit:
Die Botschaft ist für die Überprüfung der Urkunden aus folgenden vietnamesischen Provinzen zuständig:
Bac Giang (früher Ha Bac), Bac Kan (früher Bac Thai), Bac Ninh (früher Ha Bac), Cao Bang, Ha Giang, Ha Nam (früher Na
Nam Ninh), Hanoi, Ha Tinh (früher Nghe Tinh), Hai Duong (früher Hai Hung), Hai Phong, Hoa Binh (früher Ha Son Binh), Hung
Yen (früher Hai Hung), Lai Chau, Lang Son, Lao Cai, Nam Dinh(früher Ha Nam Ninh), Nghe An (früher Nghe Tinh), Ninh Binh
(früher Ha Nam Ninh), Phu Tho (früher Vinh Phu), Quang Binh, Quang Ninh, Quang Tri, Son La, Thai Binh, Thai Nguyen (früher
Bac Thai), Thanh Hoa, Thua Thien-Hue, Tuyen Quang, Vinh Phuc, Yen Bai
Die Zuständigkeit für die Überprüfung der Urkunden, die aus Provinzen südlich von Hue stammen, liegt beim Deutschen
Generalkonsulat Ho-Chi-Minh-Stadt. Ersuchen um Überprüfung von südvietnamesischen Urkunden sind direkt dorthin zu
richten.
Ergänzende Hinweise
Geburtsurkunde („Giấy Khai Sinh“):
Spätregistrierung der Geburt („Đăng Ký Trễ“ oder „Đăng Ký Quá Hạn“):
Um eine Spätregistrierung der Geburt handelt es sich, wenn die Urkunde als solche gekennzeichnet ist und/oder die
Registrierung der Geburt des Urkundeninhabers erst nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Frist von 60 Tagen nach
Geburt erfolgt ist.
Wiederregistrierung der Geburt („Đăng Ký Lại“):
Um eine Wiederregistrierung der Geburt handelt es sich, wenn die Urkunde als solche gekennzeichnet ist und/oder die
Registrierung wesentlich später als das Geburtsjahr des Urkundeninhabers vorgenommen wurde (Bsp.: Geburtsjahr = 1984 /
Registrierung = 2009). Eine Wiederregistrierung ist möglich, wenn sowohl das Original der Geburtsurkunde als auch das
Geburtenregister der Erstregistrierung nicht mehr existieren oder so beschädigt sind, dass eine Verwendung nicht mehr möglich
ist.
Achtung:
Die Überprüfung der Urkunde der Erstregistrierung der Geburt ist ausgeschlossen, wenn die Urkunde der
Wiederregistrierung der Geburt bereits geprüft wurde.
Wichtiger Hinweis:
Auf den Vordrucken für Geburtsurkunden ist oben rechts die Eintragung der Registrierungsnummer und der Nummer des
Registerbuches vorgesehen. Bei Urkunden älteren Datums fehlen diese Angaben häufig. In diesem Fall sollte der
Urkundeninhaber um Vorlage einer Abschrift aus dem Geburtenregister gebeten werden, aus der sich die fehlenden Angaben
ergeben. Andernfalls besteht für die Botschaft in der Regel keine Möglichkeit der erfolgreichen Nachschau im betreffenden
Register. Die Echtheit und formale Rechtmäßigkeit der Urkunde kann daher in diesen Fällen regelmäßig nicht verifiziert
werden.
Ledigkeitsbescheinigung („GIẤY XÁC NHẬN TÌNH TRẠNG HÔN NHÂN”)
Seit dem 01.07.2010 gibt es einheitliche Formulare. Nur für den Sonderfall, dass ein in Vietnam lebender
Vietnamese/Vietnamesin einen Ausländer/Ausländerin vor einem ausländischen Standesamt heiraten möchte, existiert seit
Anfang 2014 ein eigenes Formular. Es ist jedoch nicht ausgeschlossen, dass einzelne Standesbeamte auch in diesen Fällen
weiterhin den allgemeinen, älteren Vordruck verwenden.
Stand: November 2015
Aussagezeitraum der Ledigkeitsbescheinigung:
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Die Bescheinigung muss die Ledigkeit des Urkundeninhabers vom 18. Geburtstag bis zum Ausstellungstag bzw. bis zum Tag
der Ausreise aus Vietnam bestätigen.
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Wenn der Urkundeninhaber geschieden oder verwitwet ist, muss die Ledigkeit vom Tag der Scheidung bzw. des Todes des
Ehepartners bis zum Ausstellungstag bzw. Tag der Ausreise aus Vietnam bestätigt werden.
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Zuständig für die Ausstellung der Ledigkeitsbescheinigung für in Vietnam lebende Vietnamesen ist die Behörde des
aktuellen Wohnortes. Für im Ausland lebende Vietnamesen ist die Behörde des letzten Wohnsitzes in Vietnam zuständig,
um Aussagen zum Familienstand bis zur Ausreise der Person aus Vietnam zu treffen.
Gültigkeit der Ledigkeitsbescheinigung:
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Eine Ledigkeitsbescheinigung ist ab dem Ausstellungsdatum für 6 Monate gültig. Bei Beginn der Urkundenüberprüfung
sollte die Ledigkeitsbescheinigung daher mindestens noch 4 Monate gültig sein.
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Abgelaufene Ledigkeitsbescheinigungen müssen gegen eine gültige Ledigkeitsbescheinigung ausgetauscht werden. In der
Regel stellen die vietnamesischen Behörden eine neue Ledigkeitsbescheinigung erst nach Vorlage der alten
Ledigkeitsbescheinigung im Original aus. Sofern eine Ledigkeitsbescheinigung ausgetauscht werden muss, kann die alte
Ledigkeitsbescheinigung entweder bei der ersuchenden deutschen Stelle oder der Botschaft abgeholt werden.
Weitere Personenstandsurkunden:
Heiratsurkunde („Giấy Chứng Nhận Kết Hôn“)
Heiratsurkunden sind bei Scheidung der Ehe von Gesetzes wegen einzuziehen, was jedoch nicht in jedem Fall erfolgt.
Geschiedene Urkundeninhaber können daher oft keine Original-Heiratsurkunde vorlegen.
Scheidungsurteil („Quyết Định Công Nhận Thuận Tình Ly Hôn“)
Hier ist darauf zu achten, dass vollständige Urteile und nicht nur Auszüge vorgelegt werden. Das Scheidungsurteil muss mit
einem Rechtskraftvermerk versehen sein.
Sterbeurkunde („Giấy Chứng Tử“)
Stand: November 2015

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