Instrument Rollenmatrix

Instrument
Rollenmatrix
Ziel
Die Rollenmatrix ermöglicht es, alle für die erfolgreiche Erbringung einer Dienstleistung notwendigen
Rollen sowie deren Aufgaben und notwendigen Qualifikationen systematisch entlang des Dienstleistungsprozesses aufzunehmen.
Sie legt damit die Grundlage zur lückenlosen Aufnahme notwendiger personeller Ressourcen, der
Ermittlung entstehender Kosten und der Planung evtl.
notwendiger Qualifizierungsmaßnahmen.
nehmen. Im Ergebnis entstehen so detaillierte Rollenbeschreibungen. Damit wird deutlich, welches
Qualifikationsprofil an welcher Stelle notwendig ist.
Sie erleichtern die Planung,
> welche personellen Ressourcen für die Erbringung einer Dienstleistung benötigt werden,
> welche Mitarbeiter dafür in Frage kommen,
> welche Personalkosten sich dadurch ergeben und
> wo noch Qualifizierungs- oder Rekrutierungsbedarf besteht.
Nutzbar bei den Modulen
II. Entwicklung und Vermarktung
6. Ressourcen planen
Die Erarbeitung von Rollensteckbriefen mit der Rollenmatrix erfolgt in zwei Schritten:
Aufwand
> Aufnahme der Rollen je Prozessschritt
> Zusammenführen der einzelnen Aufgaben zu
Rollensteckbriefen
1-2 Stunden
Vergleich
Vorteile
> vollständiges Bild aller Rollen
> vollständiges Aufgabenprofil aller Rollen
> Systematische Übersicht entlang des Prozesses
zeigt mögliche personelle Überschneidungen und
Probleme auf, wie z.B. die Überschreitung von
Arbeitszeitgrenzen.
Für jede Rolle wird daraufhin definiert, wie oft sie
vorhanden sein muss und welche Aufgaben sie jeweils zu erfüllen hat.
Nachteile
> Prozesskonzept voraussetzend
> Erhebungsaufwand
Vorgehensweise
Bevor konkrete Mitarbeiter eingeplant werden, empfiehlt es sich, zunächst nur „Rollen“ zu definieren.
Eine Rolle beschreibt eine spezifische Aufgabe mit
den dafür notwendigen Kompetenzen.
Die Rollenmatrix erleichtert es, die Rollen und deren
Aufgaben und Qualifikationen systematisch aufzu-
Instrument: Rollenmatrix
Aufnahme der Rollen je Prozessschritt
Ausgehend vom aufgenommenen Dienstleistungsprozess (vgl. Modul Geschäftsprozesse aufnehmen
und gestalten) wird jeder einzelne Arbeitsschritt
dahingehend durchleuchtet, welche Rollen im Unternehmen für die Erbringung der Dienstleistung notwendig sind.
Prozessschritt für Prozessschritt wird die Liste vervollständigt, bis eine komplette Übersicht aller Rollen
und ihrer Aufgaben entstanden ist.
Dabei werden sämtliche identifizierten Rollen pro
Prozessschritt aufgenommen, unabhängig davon, ob
sie später gemeinsam mit anderen Rollen von einer
Person ausgefüllt werden oder ob eine Rolle bei
mehreren Prozessschritten Aufgaben erfüllt.
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Prozessschritt
Rollen des
Unternehmens
Anzahl
Aufgaben der Rolle
- Kundenbesuch
- Angebot
Rollen des Kunden
Akquise
Vertriebler
1
Informationsaufnahme
Moderator
1
Innovatoren
Vertriebler
1
Produktverantwortliche
Kalkulator
1
- Analyse des Produktes
Anzahl
Aufgaben der Rolle
Auftraggeber
Servicemitarbeiter
Fertigungsmitarbeiter
Strategischer Einkauf
QM
Analyse
Kalkulator
1
- Analyse des Produktes
Organisator
1
- Hotel
- Raum
- Verpflegung
- Geheimhaltung
- Dokumentation
Vertriebler
1
- Teilnehmer definieren
(lassen)
Vertriebler
1
Moderator
1
Dokumenter
1
Gastgeber
1
Vorbereitung
Konzeption
Innovatoren
Abendprogramm
Umsetzung
Präsentation
s.o. (Modifikation nach
Aufbereitung)
- Ideenfindung
- methodische Anleitung
- Ideenfindung
- Mitschrift
- Exceltabelle
- Zeichnungen
- Bilder
- Skizzen
- Vorbereitung
-- End-Dokumentation
Begrüßung
- Ideenfindung
Kalkulator
1
Organisator
1
- Begleitung Abendessen,
Transfer, Abendessen
Gastgeber
1
- Begleitung
Kalkulator
2
- Kalkulation
Produktionsmitarbeiter
1
- Fertigung
Konstrukteur
1
- Vorbereitung
Moderator
1
Dokumenter
1
Gastgeber
1
s.o. (Modifikation nach
Aufbereitung)
s.o. (Modifikation nach
Aufbereitung)
- Impulse geben
- konkretisieren
- skizzieren
Innovatoren
Kalkulator
1
Vertriebler
1
Nachbereitung Vertriebler
1
- Kostenanalyse
- Nachfassen
Abb. 1: Rollenmatrix am Beispiel einer Beratungsdienstleistung
Instrument: Rollenmatrix
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Prozessschritt
Rollen des Unternehmens
Anzahl
Aufgaben der Rolle
Notwendige Kompetenzen
Informationsaufnahme
Moderator
1
- Führung des Workshops - erstklassige Beherrschung von
Moderationstechniken
- genaue Methodenkenntnis
- gute Beherrschung von
Kreativitätstechniken
- gute Kenntnisse Material und -verarbeitung
- exzellente Englischkenntnisse
- Neutralität
Konzeption
Moderator
1
- methodische Anleitung
- Ideenfindung
Präsentation
Moderator
1
- Führung des Workshops
Abb.2: Rollensteckbrief am Beispiel einer Beratungsdienstleistung
Zusammenführen der einzelnen Aufgaben
zu Rollensteckbriefen
Im zweiten Schritt werden die Aufgaben jeder identifizierten Rolle des Unternehmens über den Gesamtprozess zusammengefasst.
Optional können bereits während der Aufnahme entlang des Dienstleistungsprozesses, ergänzend zu
den Rollen des Unternehmens, auch die Rollen der
Kunden und deren Aufgaben festgehalten werden
(vgl. Abb. 1). Dies schärft den Blick dafür,
Liegt das gesamte Aufgabenprofil vor, können daraus
Rolle für Rolle Rückschlüsse auf die benötigten Qualifikationen gewonnen werden. Das Ergebnis sind
Rollensteckbriefe, das heißt Beschreibungen der
benötigten Rollen.
> welche Kunden überhaupt für die Dienstleistung in
Frage kommen,
> wo mögliche Fehlerquellen liegen und
> welche Mitwirkungspflichten des Kunden in der
späteren Angebotsbeschreibung benannt werden
müssen (vgl. Modul Ergebnisse gestalten).
Weiterbearbeitung der Ergebnisse
Rollenmatrix und Rollensteckbriefe sind eine gute
Grundlage, um die notwendigen personellen Ressourcen sowie in Frage kommenden Mitarbeiter einzugrenzen und somit eine erste Schätzung der entstehenden Personalkosten vorzunehmen.
Die Rollensteckbriefe lassen sich zudem mit der
Kompetenzmatrix weiter konkretisieren. Die Kompetenzmatrix ist ein einfaches Hilfsmittel, um
> die Anforderungsprofile für Mitarbeiter zu definieren,
> passende Mitarbeiter festzulegen und
> deren Qualifikationsbedarfe und mögliche Qualifizierungsmaßnahmen abzuleiten.
Instrument: Rollenmatrix
Weiterführendes Material
> PROMIDIS-Excelformular „Rollenmatrix“
Impressum
Autor: Alexander Sonntag; RKW Kompetenzzentrum
Redaktion: Alexander Sonntag, Beate Schlink; RKW
Kompetenzzentrum
November 2015
Diese Publikation wurde im Rahmen des Projektes
„Produktivitätsmanagement für industrielle
Dienstleistungen stärken“ (PROMIDIS) erstellt.
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