Seniorenstiftung Prenzlauer Berg und

TltE
[llDtTcflitPff{Y
BERICHT
2. Uberwachungsaudit
rso 900 1 .2008
Absch I ussbericht - Stich probenverfah ren
Seniorenstiftung Prenzlauer Berg und
Tochterunternehmen
Gürtelstraße 33
10409 Berlin
DATUM DES AUDITS
VOM: 17. Jun 2015
BIS: 18. Jun 2015
AZ= 292838
DQS GmbH Deutsche Gesellschaft zur Zeftifizierung von Managementsystemen
August-Schanz-Str. 21, 60433 Frankfurt a. M., Germany
W
nGrDficiltxt
1.
Zertftizierungsempfehlung
Wir danken lhnen für die vertrauensvolle Zusammenarbeit im Rahmen des küzlich abgeschlossenen Audits
in lhrem Unternehmen. Der vorliegende Bericht beinhaltet die Ergebnisse des Audits, inklusive aller Stärken,
Chancen und Schwächen. Der Unternehmensleitung wurde dieAuswertung bereits in der
Abschlussbesprechung des Audits vorgestellt. Sie kann nun von lhnen zur Verbesserung der Effektivität
lhres Managementsystems verwendet werden. Wir freuen uns, Sie auf dem Weg zu einem nachhaltigen
Unternehmenserfolg begleiten zu dürfen.
Das Auditteam empfiehlt der DQS für das Regelwerk
ISO 9001:2008
tr
n
X
I
I
die Erteilung des Zertifikats
die Erteilung des Zertifikats, sobald die Umsetzung der Korrekturmaßnahmen nachgewiesen ist
dieAufrechterhaltung des Zertifikats
die Aufrechterhaltung des Zertifikats, sobald die Umsetzung der Korrekturmaßnahmen nachgewiesen ist
trifft nicht zu, da außerordentlicher Bericht
Bitte denken Sie daran, die DQS frühzeitig über wesentliche Anderungen des Managementsystems zu
informieren, damit wir gemeinsam geeignete Maßnahmen zurAufrechterhaltung der Zertifizierung
vereinbaren können.
ln diesem Audit wurden folgende Auditschwerpunkte betrachtet:
Gesamtsystem im Stichprobenverfahren
Sti ch probenverfa
h
ren
(S PV)
-
Aud
itierte Sta ndorte
ln diesem Audit wurden folgende Standorte des Geltungsbereiches der Zeftifizierung auditiert:
AZ
Firma
Bereich
292838
Seniorenstiftung Prenzlauer Berg und
Tochterunternehmen
Geschäftsstelle Gürtelstr. 33
302974
Seniorenstiftung Prenzlauer Berg und
Tochterunternehmen
Seniorenheim Gurtelstr. 32
302975
Seniorenstiftung Prenzlauer Berg und
Tochterunternehmen
Seniorenheim Gürtelstr. 32 a
Sti ch probenverfa
h
ren
(S
PV)
- Gesamtü
bers icht
Der Geltungsbereich der ZeräÍizierung umfasst insgesamt folgende Standorte:
AZ
Firma
Bere¡ch
292838
Seniorenstiftung Prenzlauer Berg und
Tochterunternehmen
Geschäftsstelle Gürtelstr. 33
302974
Seniorenstiftung Prenzlauer Berg und
Tochterunternehmen
Seniorenheim Gtirtelstr. 32
302975
Seniorenstiftung Prenzlauer Berg und
Tochterunternehmen
Seniorenheim Gürtelstr. 32 a
446065
Seniorenstiftung Prenzlauer Berg und
Tochterunternehmen
Pflege Wohnen Gürtelstr. 33
302976
Seniorenstiftung Prenzlauer Berg und
Tochterunternehmen
Seniorenheim Stavangerstr. 26
FlNAL.pdf
Alle Aspekte des Audits werden vertraulich bêhandelt
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2t15
W
IfitÐÍcmilr
2.
Das Managementsystem
2.1
Bewertung
DQS-Begutachtungen nutzen Plan - Do - Check -Act, kurz den PDCA-Zyklus. Er kann auf einzelne
Prozesse, ein System oder eine geführte Organisation angewendet werden.
a
Plan:
Aktivitäten werden mit Zielen, Prozessen und Ressourcen geplant.
Do:
Die Planung wird verwirklicht.
Check: Ergebnisse werden mit Zielen und Enruartungen verglichen.
.;t)
-€"
.s#
Act:
Benötigte Verbesserungen und Veränderungen werden definiert
und geplant - siehe 1. Schritt ,,Plan".
Zusammenfassend haben wir lhr Managementsystem wie folgt bewertet:
PLAN: Das Managementsystem und Ziele
2.2
Folgende Faktoren zum Stichprobenverfahren waren 2015 nachweislich erfüllt
o
o
o
o
o
o
ein übergeordnetes Managementsystem,
mit zentraler Verwaltung durch den QMB,
interne Audits für alle Standorte,
eine alle Standorte einschließende Managementbewertung,
rechtliche/ vertragliche Bindung an die Zentrale,
die Weisungsbefugnis der Zentrale.
Führungs- und Managementprozesse - Stärken und Ghancen
Das Managementsystem nach ISO 9001: 2008 der Seniorenstiftung Prenzlauer Berg und
Tochterunternehmen, mit den Geltungsbereichen Wohnen, Pflege und Betreuungsleistungen für
Senioren, verfügte über einen sehr hohen Reifegrad. Neben der ISO 9001 wird seit Jahren eine
EFQM- Orientierung verfolgt.
Marktführerschaft in Kundenorientierung, Kompetenzförderung und lnnovation sowie die
Prozesssteuerung mit der Balanced Scorecard (BSC) sind nur einige Erfolgsfaktoren des
Unternehmens.
Stetige Betriebsanalysen führen zu neuen Strategien, neuen Projekten oder zu neuen Kompetenzen.
So wurde in der Vergangenheit das Dienstleistungsangebot für gehörlose Bewohnern ausgebaut und
gestärkt. 60 Fortbildungsstunden zum Thema Hörschädigung sind in 2014 z.B zu vezeichnen.
Der zentral gesteuerte Schulungsprozess basiert auf der Analyse von stiftungsrelevanten, gesetzlichen
und individuellen Anforderungen. Hiezu wird der Schulungsbedarf für die Führungskräfte und
Mitarbeiter aus Mitarbeitergesprächen, Anforderungen der neuen Stellenbeschreibungen, Ergebnissen
der Altersstrukturanalyse und Wünschen von Mitarbeitern ermittelt. Zielgerichtet wird daraufhin der
Schulungsplan erstellt. Für das Jahr 2015 werden 73 Themen in 12 Monaten mit insgesaml l42
Terminen angeboten. Die Wirksamkeit wird anschließend beurteilt. lm Durchschnitt nahmen die
Mitarbeiter an drei Fortbildungen pro Jahr teil.
39 bereichsübergreifende Pflegevisiten wurden im Testverfahren realisiert, bevor sie von den
Leitungen zu einem lnstrument festgelegt wurde.
Eine Betriebsanalyse zu einer extern vergebenen Dienstleistung fÍ.ihrte zum Strategiewechsel, die
Kompetenzen nach innen zu holen. Als Folge dessen benannten die Mitarbeitenden in den
Wohnbereichen spontan sechs Vorteile und kein Nachteil, was auf eine umfassend hohe Wirkung
schließen lässt.
Das Unternehmen ist aktiv an einem bundesweiten Entbürokratisierungsprojekt beteiligt.
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Alle Aspekte des Audits werden vertraulich behandelt
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3l
15
rutmcotnüI
Der Ausbau der Palliativ- Dienstleistung wird mit weiteren Schulungen aktiv verfolgt.
Zur internen Orientierung wurde eine sehr nutzbringende Expertenliste ins System eingestellt.
Zur e><zellenten Führungskultur gehörte die "Mitarbeiterpflege" als integrierter Bestandteil. Über 10
angewandte lnstrumente/ Methoden wurden dazu benannt. Darunter die bewährten Prämien für "Beste
Wohnbereiche" oder die neue Betriebsvereinbarung für Funktionszulagen. Von den Mitarbeitern
gewünschte "Logo- Shirts" wurden beschafft. Zum Thema Fairness des Arbeitgebers wurden vom
Team spontan neun Punkte benannt, darunter Mitbestimmung, Wertschätzung oder die Selbstkritik des
Vorstandes.
Aus einer Risikobetrachtung wurden Maßnahmen, wie z.B. die vermehrte Qualifizierung von
Praxisanleitern als neuen Ziel abgeleitet. (i.S. ISO 9001:2015)
Gezielte Öffentlichkeits- und lmagearbeit gehörte zum Alltag der Geschäftsführung. So wurde und wird
ein sehr guter Kontakt zur regionalen Pofitik gefördert und gepflegt.
Zu den externen Gremien gehören verschiedene Netzwerke oder der Bundesverband für
Hörgeschädigte.
Einige Vorhaben, Projekte und Ziele ab 2015:
- Ein fehlendes Vorstandsmitglied wieder neu besetzen
- Eine große Lieferantenbewertung/ -analyse abschließen
-
Große Mitarbeiter- und Bewohnerbefragung (912015)
modifizieren (bottom up - Viele Leitlinien zu Prozessgruppen festlegen und
eine Prozesslandschaft entwickeln)
Externes Energieaudit nach DIN EN 16247-1 (KMU)
Weiterfii h ru n g des Projektes zu r Lebensweltorientieru n g
Weitere Erneuerung der Fußbodenbelege
- Prozessorientierung
-
2.3
.
DO: Prozesse ¡n der Praxis
Vorhaben zur Systematisierung der Handbuch- Dokumente im Sinne der Prozessorientierung der
neuen ISO 9001:2015:
Das beschriebene Managementsystem ist über die Jahre sehr gewachsen. lm wesentlichen wurden
Handlungsleitlinien als lnstrument eingesetzt. lm Sinne der geforderten Prozessorientierung werden in
2015 alle Dokumente den drei Prozessgruppen Management- Kern- und UnterstüÞungsprozessen
zugeordnet. Zunächst werden die Kernprozesse als Prozesse beschrieben. Parallel wird eine
Prozesslandschaft entwickelt und transparent gemacht.
Mit diesem Vorgehen sollte das Managementsystem auf einem Blick transparent sein und die Planung
interner Systemaudits an allen Standorten innerhalb eines Zertifizierungszyklus sollte vereinfacht
werden. Dieses Vorhaben sollte im Sinne der Prozessorientierung verfolgt werden.
Kern- und Unterstützungsprozesse
-
Ausgewählte Stärken und Chancen:
Haustechnik - Gürtelstr. 32:
Der sehr kompetente und engagierte Haustechniker präsentierte sein neues internes Prüfsystem sowie
die Steuerung und Überwachung der efernen Prüfung und Wartung in Zusammenarbeit mit der
Einrichtungsleitung. Sieben eingesehene Stichproben ergaben einen sehr fähigen Prüf- und
Wartungsprozess.
Eine Risikobetrachtung ergab sechs spontan genannte Risiken sowie wertvolle Vorschläge zur
Risikominimierung, die im Sinne der neuen ISO bearbeitet werden können. Darunter die zum Teil
schlechte Mulltrennung auf den Wohnbereichen oder die zu schweren Wäschesäcke für die externe
Wäscherei.
Das Gefahrstoffmanagement war von der Beschaffung bis zur Unterweisung fehlerfrei und somit hoch
wirksam umgesetzt.
Ergänzungsimpulse
s. u.
Hausgestaltung
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Alle Aspekte des Audits werden verlraul¡ch behandelt
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4t15
W
ilcmfronür
Die Foto- Wand unter Beteiligung aller freiwilligen (Vorstand, Mitarbeitende und Bewohner) im
Eingangsbereich eines Hauses, war ein einzigartiges Beispiel für die fachkompetente Umsetzung von
Biographiearbeit.
Pflegedienstleitung (PDL):
Das Controlling und die damit verbundene Fachaufsicht der PDL war ein sehr professionalisierter
Prozess bei dem zum Beispiel das SOLL/IST der Pflegevisiten überwacht wurden, die Ergebnisse der
Fallbesprechungen, das Pflegerisikomanagement oder nicht zuletzt die Dienstbese2ung überwacht
wurde.
Die täglichen Wohnbereichsbegehungen der PDL wurden von den Teams als sehr positiv bewertet
und dienten somit nicht nur der lnformationssicherung.
Zum Timing der Mitarbeitereinarbeitung, lmpuls s.u.
Externe Anforderu ngen zeitnah erm itteln/prüfen/ wirksam umsetzen :
Die zeitnahe AuseinanderseÞung externer Anforderungen kann u.a. Marktvorteile sichern.
Ein Einrichtungsleiter zeigte dies anhand des HPG- Entwurfes mit einer Stellungnahme kuz nach der
Veröffentlichung.
Ü berg reifende Pflegevisiten :
Nach einer Testphase und einem internen Abstimmungsprozess setzte sich die übernahme der
übergreifenden Pflegevisiten durch, was weiter verfolgt werden sollte, da Unabhängigkeit generell
effektivere Prüfergebnisse zu Folge haben.
Einzelbetreuung - Berichte:
Zu Betreuungsleistungen einer Einzelbetreuung gehörten nachweislich beispielsweise Musik hören,
Gedichte oder Geschichte vorlesen, massieren, beim Essen unterstützen.
Neben dem "was wurde gemacht" wurde im Bericht das "wie wurde es angenommen" bzw. "wie waren
die Reaktionen", sehr schön beschrieben. lmpuls s.u.
Beschäft igu ng mobiler Bewohner:
Auf die Frage nach dem Akkordeon gab es eine Antwort die zeigte, dass neue Bewohner und ihre
Neigungen am ersten Tag bereits bei dem Beschäftigungsteam bekannt sind und diese frühzeitig zu
möglichen individuellen Beschäftigungsangeboten führen - eine Stärke zur lntegration in die
Einrichtung, die beibehalten werden sollte.
Empfang:
Eine Stärke zum Service und zur Kundenorientierung war die zeitliche und personelle BeseÞung des
Empfangs.
Haus Gürtelstr. 32:
Der gekonnte Umsatz im Alltag mit der weit gereiften Balanced Scorecard trägt sehr zur Transparenz
und Mitwirkung der Ziele bei.
Querschnittsanalyse zu MDK-relevanten Dokumenten: Die erneute Erweiterung und der systematische
EinsaÞ des Prüfrasters zeigt schon positive Trends.
Der veränderte Ablauf zur Verwahrgeldabrechnung aus der Umsetzung wurde beispielhaft
demonstriert. (Nutzung durch EDV-Software Sinfonie und neue umfassende Ablaufbeschreibung).
Das Bestreben zur ständigen Verbesserung und rasche Umsetzung neuer geseÞlicher Vorgaben wie
z.B. Pflegestärkungsgeselz ab 1.1.15 wurde sehr deutlich durch die lmplementierung des neuen
Betreuungskonzeptes Stand 8.6.201 5.
Wie in den begutachteten Pflege- und Betreuungsbereichen sind auch im Sozialdienst engagierte und
motivierte Mitarbeiter mit hoher Unternehmensidentität beschäftigt.
Haus Gürtelstr.32 a:
Das Konzept zum Ehrenamt und dessen praktische Durchführung durch eine Ehrenamtskoordinatorin
tragen spürbar zur Entlastung der Pflege im Alltag bei und bringt den Bewohnern noch mehr
persönliche Zuwendung.
Die hohe Beratungskompetenz zum Thema Demenz der Pflegedienstleitung im Haus Gürtelstr. 32a
wird sowohl unternehmensintern auch von außen gern in Anspruch genommen.
Das professionelle Vorgehen zur Fallbesprechung mit dem Prüfschemazu freiheitsentziehenden
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Alle Aspekte des Audits werden vertraulich
behandelt
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S
t 15
llErüIooil?ilr
Maßnahmen leistet einen wertvollen Beitrag zur Handlungssicherheit und Rechtssicherheit für die
Mitarbeiter.
Die Umsetzung eines Verbesserungspotenzials der DQS zur Pflegevisite zeigt deutliche Optimierung
bei der konsequenten Qualitätssicherung in der Pflege.
Verifizierung der Auditierung aller Schichten
cürtelstraße 33
Auditzyklus
10409 Berlin
Name
Ausführende
Produktionsprozess
Schicht
l. Schicht
00:00
Erst-/
l. überz. ÜberRezertifizier wachungs- wachungsungsaudit
audif
audit
3. Liber-
4. Über-
5. Über-
wachungs-
wachungsaud¡t
wachungs-
audit
audit
00:00
Verifizierung der Auditierung aller Schichten
Auditzyklus
Name
Produktionsprozess
l. Schicht
Erst-/
l. über2. überAusführende
Rezertifizier wachungs- wachungsSch¡cht
ungsaudit
audif
audit
00:00
3. Überwachungs-
audit
4. Über-
5. Über-
wachungsaudit
wachungs-
audit
00:00
Verifizierung der Auditierung aller Schichten
Auditzyklus
Name
Produktionsprozess
L Schicht
2.4
Erst-/
t. Überz. ÜberAusführende
Rezertifizier wachungs- wachungsSchicht
ungsaudit
audif
audit
00:00
3. Über-
4. Über-
5. über.
wachungs-
wachungsaudit
wachungs-
audit
audit
00:00
CHECK: Ergebnisse und Bewertung
Kundenrückmeldungen inkl. Beschwerden:
Die hohe Anzahl eingegangener'Anregungen und Wünsche" aus 2014 zeigten einen wirksamen
Prozess zur Erfassung dieser.
Beschwerde- Häufungen wurden analysiert und deren Ursachen wurden zeitnah bearbeitet.
(2.8. Essen, Wäsche, Hygiene)
Zu den Ergebnissen einer Arbeitsgruppe "Beschwerdemanagement" in 2014 gehörten klarere lnfoWege, minimierte Erfassungshürden oder die zentrale Auseinandersetzung mit den lnhalten im F2Gremium.
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Alle Aspekte des Aud¡ts werden vertraulich behendelt
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ltEtDrcomilÍ
Ermittlung Kundenzufriedenheit:
Eines der bewährten lnstrumente im Unternehmen war z.B. das Dementia Caremapping (DCM),
welches in 2014 zur Steigerung der effektiven Anwendung optimiert wurde.
Fehleranalysen:
Neben den großen Betriebsanalysen sollten auf der Mitarbeiterebene Fehleranalysen, nicht nur nach
Beschwerden, erfolgen. VP dazu s.u.
lnterne Audits:
lnterne Leitlinienaudits werden jährlich realisiert. lnterne Systemaudits lassen sich aufgrund der
geringen Prozessorientierung schwerlich planen, umsetzen und bewerten. Daher wird bis Ende 2015
das Leitliniensystem bottom up in Kern- und Supportprozesse verteilt. Am Ende soll eine
Prozessübersicht den Überblick über Management- Kern- und Unterstutzungsprozesse sichern, um
Systemaudits planen, umsetzen und bewerten zu können. Dieser Weg sollte verfolgt und beibehalten
werden, da in der neuen ISO 9001:2015 die Prozessorientierung zur Anforderung wird. Zwei Hinweise
dazu s.u.
Datenanalyse und Managementbewertung:
Die Datenanalyse ist ein exzelenter Prozess und lnput für die Managementbewertung.
Die Bewertung des Managementsystems von Mai 2014bis Mai2015 und deren Outputs wurden von
der obersten Leitung präsentiert. Die sehr ausführliche Managementbewertung (Umfang 153 Seiten)
ließ den hohen Reifegrad des Systems erkennen. Die lnhalte waren ausführlich reflektiert und gingen
über die geforderten Mindesteingabe weit hinaus. Sie ft¡hrten zu neuen Strategien, Projekten, zu
neuen Arbeitsgruppenthemen sowie zu neuen operativen Zielen.
2.5
AGT: Verbesserung
Externe Überprüfungen:
Aus 2014 sind neun externe Prüfungen zu vezeichnen, die zu keine nennenswerten Maßnahmen
führten, wobei alle Hinweise in den Verbesserungsprozess einflossen.
ldeen managen:
Aus dem etablierten lnstrument "Aktionspapier" wurden systematisch Mitarbeiterideen generiert,
geprüft und ggf. umgesetzt. lmpuls dazu s.u.
Verbesserungen wurden weiterhin aus Projekten, Arbeitsgruppen aus externen lmpulsen oder nicht
zulelzt aus internen Analysen generiert.
2.6
Weitere Stärken, Verbesserungspotenziale undAbweichungen
Auflistung der Feststellungen, wie im Schlussgespräch erläutert.
Forderung
Nr.
Regelwerk
(dreiZiffern
Prozess
Feststellung
Bewertung
falls zutreffend)
1
Bewertungsschlüssel:
1 = Stärke - Übertr¡ffi die Forderung des jeweiligen Regelwerks
2 = Erfüllt die Forderungen des Regelwerks, es wurde jedoch Verbesserungspotential festgestellt.
3 = Nebenabweichung
4 = Hauptabweichung die die Gesamtfunktion des Managementsystems in Frage stellt oder z.B. zum
wahrscheinlichen Versand eines nichtkonformen Produkts an den Kunden führt.
Ve rb es se r u n g s p
FlNAL.pdf
ote nti a I e :
Alle Aspekte des Audits werden vertraulich behandelt
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Ítttrrrclllnil
lnterne Audits:
Die Anlehnung an DIN 19011 ist empfohlen, um die Stichprobenfâihigkeit aufrecht zu erhalten.
Mit der anstehenden Prozessorientierung sollten efforderliche Systemaudits teichter falten.
Fehleranalysen:
Fehleranalysen nach Beihnahfehlern oder nach intern bemerkten Fehlern sotlten auf der Mitarbeiterebene
instrumentalisieñ und angewandt werden (lSO 8.3) Zum Beispiet sottten Abweichungen bei internen Audits
analysiert werden.
Arbeitssicherheit:
Die technischen Sicherheitsbeauftragten (Haustechnik) sollten um die fachtichen (Pftege etc.) ergänzt
werden, s. neue externe Anforderung.
Beiden iährlichen Pflichtunterweisungen sollten die Begriffe auf den Nachweisen vottständig sein.
Jährliche Pflichtunterweisungen gibt es zum Arbeitsschutz, zum Brandschutz und atte zwei Jahre zum
I nfektionsschutz (Leben smittel bereich).
Ergänzungen - Wäscherei:
Die Raumkennzeichnung rein/ unrein wurde für eine sichere Trennung z.B. im Vertretungsfatt empfohten.
Neue Waschmittel, Aushang war separat, sollten auf der zentralen Übersicht aufgenommen werden.
Datenschutz (EL):
Die Ablagen von Personalakten, in denen z.B. Rückkehrgespräche tiegen, sottten verschlossen
aufbewah¡t werden.
Maßnahmenlenkung:
Die Aufbewahrung von Medikamenten im Lebensmittelkühlschrank (WB 6) ist schon im
Begehungsprotokoll mit Fotodokumentation ersichtlich. Eine zeitnahe Bearbeitung sollte veranlasst
werden.
Aushänge:
Von der Fa. Ecolab ist ein sehr umfangreicher (über 200 Seiten) Hygienerahmenplan für die Stiftung
erarbeitet worden. ln den Bereichen sind teilweise noch Hautschutzpläne, Desinfektionsptäne für den
Wohn- und Pflegebereich aus dem Jahr 2009 ausliegend. lm Zusammenhang mit der Neugestattung der
Dienstzimmer sollte dies berücksichtigt werden.
Es wird empfohlen, bereichsübergreifend das Thema ,,Aushänge" in Bezug auf tnhalte, Anzaht und
Aushangoft noch einmal zu prüfen. Dies würde die Übersichtlichkeit und Vereinheittichung fördern.
Ergänzungsimpulse:
ISO 9001 :201 5 - Analyseinstrumente:
Dem Thema Zukunftssicherung widmet sich das Unternehmen schon in besonderem Maße, da es
Gegenstand der Strategietage ist. Die Verwendung der SWOT-Analyse könnte als ein weiteres lnstrument
zur Analyse von Stärken und Schwächen, Chancen und Risiken auch noch wertvolle Dienste leisten.
Prävention und Vorbeugung sind in der neuen ISO verstärkt im Fokus. Daher sind auch weitere QMlnstrumente wie die FMEA oder lshikawa zu empfehlen.
ISO 9001:2015 - Risiken und Chancen :
Das Bewusstsein für Risiken und Chancen und vor allem für die entsprechenden Maßnahmen zur
Vermeidung oder Stärkung war deutlich vorhanden. Die Auseinandersetzung mit den Maßnahmen kann
zum Beispiel bei Klausuren oder in Workshops erfolgen.
Stellenbeschreibungen
:
Stellenbeschreibungen können in eine regelmäßigen Prüfrhythmus eingepflegt werden, um diese auf
Aktualität zu prüfen und ggf. zu ergänzen. (Haustechnik von 7/2009)
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Alle Aspekte des Audits werden vertraulich behandelt
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15
ÍEtnfico$ttf
M
itarbeiterei narbeitu ng :
ln einer Stichprobe gab es eine Differenz von ca. 5 Wochen bis zur nachweislichen Pflichtunterweisung
zum Arbeits- und Brandschutz, was beiArbeitsbeginn umgesetzt, zu mehr Rechtssicherheit führen kann
lnterne Audits:
Die Maßnahmen aus internen Audits wurden bei der GBL S gelenkt. Die Verteilung der Maßnahmen auf
die Maßnahmenpläne der Leitungen wurde empfohlen, da diese einen zentralen Plan mit diversen
Maßnahmen bereits führen.
ldeen managen:
Die beste ldee des Jahres prämieren oder/ und veröffentlichen wurde empfohlen, um durch Anreiz zu
mehr ldeen zu mobilisieren/motivieren.
Haustechnik:
Die Einhaltung der Telefonkette nach Havarien sollte überprüft und ggf. bewusst gemacht werden
(1. EL, 2. HT so die Vorlage und nicht umgekehrt)
Die korrekte Kennzeichnung des Haupthahns (an Tür und am Gerät) wurde empfohlen.
Wäscherei:
Ein Ablauf für den Wäschekreislauf wurde empfohlen.
Die Klärung der Reinigung schwer zugänglicher Gegenstände, wie oben auf den Rohren wurde
empfohlen.
Beschäft igungsleistung
Nachweise:
- Einzelbetreuung - 2x Essen
- Zwischendienst bis 18 Uhr - Abendessen
- Berichte - Unterstützen beim Essen
Bei der Planung und Dokumentation kam das "beim Essen unterstützen" etc. sehr oft vor. Da die
"UnterstüÞung bei der Nahrungsaufnahme" nicht zum Beschäftigungsangebot gehört, sollte dahingehend
das Angebot eindeutiger bzw. unmissverständlich geplant werden.
Die Marke "Mitarbeiterpflege":
Als Abgrenzung und zur Personalsicherung kann die wertvolle und außergewöhnliche Mitarbeiterpflege als
Marke entwickelt und für potentielle Pflegekräfte transparent gemacht werden.
Externe Überprüfungen:
Da fast alle efernen Prüfberichte so mündlich "mängelfrei" sind, können diese ins lnternet eingestellt,
möglichen Vertrauensvorschuss bewirken.
Erstkontaktbogen:
Der dezeitige Einsatz des Erstkontaktbogens könnte besser genutzt werden, um detailliertere
lnformationen zur Herkunft von neuen lnteressenten zu erhalten (2.8. Krankenhaus, Rehaeinrichtung,
Azten etc.)
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Alle Aspekte des Audits werden vertraulich behandelt
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9115
Ír¡türcmil
3.
Ergebnisse des Audits
ISO 9001:2008
Geltungsbereich der Zertifizierung (Scope)
Wohn-, Pflege- und Betreuungsleistungen im
Seniorenbereich
Die oberste Ebene des ManagementsystemHandbuches wurde auditiert. Es wurde Konformität
mit den anzuwendenden Regelwerksanforderungen
festgestellt.
Die aktuelle Version des Handbuchs: 08.06.2015
O
Q nein
Das Managementsystem ist wirksam und erfüllt die
Forderungen.
Oja
Q nur teilweise - siehe Maßnahmenpläne
Q nein - siehe Maßnahmenpläne
Anzahl der Abweichungen
Hauptabweichungen: 0
Nebenabweichungen: 0
Vor-Ort-Verifizierung der Abweichungen, erforderlich
durch NachaudiVspezielles Audit:
Cia
Die Korrekturmaßnahmen des vorangegangenen
Audits sind:
Q
wirksam umgesetzt
Q
nicht wirksam umgeseÞt
ja
Bemerkungen
Q
nein
@ nicht anwendbar
Bemerkungen:
Das dezeit gültige Zertifikat wurde geprüft. Es ist
noch angemessen.
Ablauf der Gültigkeit: 08. Jul 2016
Oia
Die Nutzung des registrierten Firmensymbols in
Verbindung mit dem/den Akkreditierungslogo(s) ist
Oia
angemessen.
Bemerkungen
FlNAL.pdf
Q
nein
Q
nein
Bemerkungen
Alle Aspekte des Audils werden vertraul¡ch behandelt
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10115
W
IEttficttrxr
4.
Auftragsdaten und Angaben zum Audit
4.1
Auftragsdaten
Name des Unternehmens:
Seniorenstiftung Prenzlauer Berg und Tochterunternehmen
Hauptadresse:
Gürtelstraße 33
10409 Berlin
Aktenzeichen:
Auftragsnummer:
Datum des Audits:
292838
4269670DQS
17. Jun 2015
bis
18. Jun 2015
Anzahl Personentage (PT) insgesamt: 4
Audits:
SIC/|AF/EA/NACE/Code: (Haupt)
Datum des Stage 1
16. Apr 2004
bis
38.3
S lC/IAF/EA/NACE/Code: (weiterer,
falls zutreffend)
S
I
C/IAF/EA/NACE/Code: (weiterer,
falls zutreffend)
Ausschlüsse, falls
anwendbar: ffi keine
I
ja, s. Bemerkungen
Anzahl der Mitarbeiter am
Hauptstandort, die gegenwartig durch ö0
die Zertifizierung erfasst sind:
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Alle Aspekte des Audits werden vertraulich behandelt
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11t15
NEInlTCOTNllf
4.2
Oberste Leitung und Ansprechpartner
Leitung:
Telefon:
E-Mail:
Wilfried Brexel
Managementbeauftragte(r):
Marion Mehnert
Telefon:
E-Mail:
Leitende(r) Audito(in):
Telefon:
E-Mail:
Weitere(r) Auditor(in):
Telefon:
E-Mail:
DQS-Kundenbetreuung:
Telefon:
E-Mail:
+49 30 428447 11-22
Oberste
4.3
+49 30 428447 1102
[email protected]
[email protected]
Cornelia Peter
+49 30 78896480
[email protected]
Regina Wagnitz- Peters
+49 33203 22349
[email protected]
Çagla Tetik
+49 69 95427-274
[email protected]
Auditdaten
Auditierte Standorte und lnteruiewbasis
Standort: Gürtelstraße
33
AZ: 292838
Schichten: 0
10409 Berlin
Hau ptgeschäftstätig keiUP rozesse am Standort bitte ausfü
h
ren
:
Vorstandsvorsitz, GBL, BL QM, QB Pflege,
Verwaltung, Controlling, lT, Marketing,
Personalwesen
lst
in%
Davon interviewt
Führungskräfte:
1
1
100
Andere Mitarbeiter:
17
7
41
Mitarbeiter gesamt:
18
I
44
Standort:
Gürtelstr.23
HauptgeschäftstätigkeiUProzesse
AZ:
302974
Schichten: 3
am Standort bitte ausführen: Seniorenpflege und Betreuung
lst
Davon
interviewt
Führungskräfte:
2
1
50
Andere Mitarbeiter:
80
22
28
Mitarbeiter gesamt:
82
23
28
FlNAL.pdf
Alle Aspekte des Audits werden vertraulich behandelt
in
o/o
2015-06-23
12115
W
TtrTüICOTnïT
Standort: Gürtelstr. 32
a
AZ:
302975
Schichten: 2
HauptgeschäftstätigkeilProzesse am Standort bitte ausführen: Seniorenpflege und Betreuung
lst
Davon
interviewt
Führungskräfte:
2
1
50
Andere Mitarbeiter:
79
19
24
Mitarbeiter gesamt:
81
20
25
in
o/o
Remote Locations:
Keine zusätzlichen Standorte und/oder Remote-Locations werden zur Zeit durch diese Zertifizierung
abgedeckt.
Zeitplan an den
versendet am:
Ablauf des
Kunden
Audits:
Abschlussbesprechung
27. Apr 2015
I
I
Der Auditzeitplan wurde eingehalten.
DerAuditzeitplan wurde wie folgt geändert:
:
EineAbschlussbesprechung mit der obersten Leitung wurde durchgeführt. DieAuditergebnisse wurden
vorgestellt, erläutert und - soweit erforderlich - diskutiert. Korrekturmaßnahmen und Maßnahmenpläne
wurden, soweit erforderlich, mit den jeweils Verantwortlichen vereinbart.
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Alle Aspekte des Aud¡ts werden vertraulich behandelt
201 5-06-23
13115
IrIr0ftoolnil
5.
Nächste Schritte
5.1 Maßnahmen des Kunden
Korrekturmaßnahmen: I
!
Verbesserungspotentiale:
Korrekturmaßnahmen waren nicht erforderlich
Die geplanten Korrekturmaßnahmen werden wie vereinbart
umgesetzt und bis
auf Wirksamkeit geprüft.
zum
Die identifizierten Verbesserungspotentiale werden intern bewertet
und fließen ggf. in den kontinuierlichen Verbesserungsprozess ein,
soweit dies als hilfreich angesehen wird.
Abweichungen die während des Audits festgestellt wurden, müssen nachweislich und wirksam innerhalb
des festgesetzten Zeitrahmens geschlossen werden. Ansonsten kann es zurAusseÞung oder zum Entzug
des Zertifikates kommen.
5.2
Maßnahmen der DQS
!
I
f
Art des nächsten Audits:
ÜOenrvachungsaudit
Rezertifizierungsaudit
Außerordentliches Audit
Daten des nächsten Audits:
Geplanter Zeitpunkt für das nächste Audit: Mai 2016
(unverb¡ndlich abgeschätzter Aufr^,and)
(ggf. KW oder Monat)
mit
Voraussichtliche
Themenschwerpunkte:
Personentag(en)
durch 2
Audito(en)
Gesamtsystem im Stichprobenverfahren
Kunde wünscht:
!
lnformationen über
!
Angebot über
!
Telefonanruf durch Kundenbetreuer
Weitere Bemerkungen
5.3
ldentifizierterÄnderungsbedarf
Basisdaten
FlNAL.pdf
geändert?
C
ja
@ nein
Alle Aspekte des Audits werden vertraulich behandelt
2015-06-23
14115
W
I[tDllC0HtÍ
6.
n
Anlagen zum Bericht
Maßnahmenpläne
Anzahl:
(dem Kunden am Ende des Audits vom
Auditor übergeben)
Für den internen Gebrauch:
X
n
X
X
I
n
I
Anzahl: I
Basisdaten
Basisdaten
-
für Regetwerk(e)
Feststellungen
Teilnehmerliste(n) Abschlussgespräch
Geprüfte Zertifikatentwürfe
Anzahl
(sofern anwendbar)
Weitere Dokumente f. Regelwerk(e)
[sofern anwendbar für Medizin, Automotive...]
Sonstiges:
Bericht erstellt am:
01
Anzahl:
(sofern anwendbar)
29. Jun 2015
Auditleite(in)
Cornelia Peter
Regelwerk:
ISO 9001:2008
qh
.Jul 2015
Datum
fachliche Prüfung der
DQS
Dr. Beate Wagner
Vertraulichkeit
Der lnhalt dieses Berichts und alle im Zusammenhang mit dem Audit erhaltenen lnformationen über das
auditierte Unternehmen werden von den Mitgliedern des Auditteams und von der DQS vereinbarungsgemäß
vertraulich behandelt.
Verteiler:
DQS
Seniorenstiftung Prenzlauer Berg und Tochterunternehmen
FlNAL.pdf
Alle Aspekte des Audits werden vertraulich behandelt
Version 2
2015-06-23
15115

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