Softwarebesprechung Blue Ant 10.5

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Mit freundlicher Genehmigung des
www.projektmagazin.de
Projekte mit rollierenden Prozessen effizient steuern
Blue Ant 10.5
Flexible Ressourcenplanung für jede
Phase im Projektlebenszyklus
Elisabeth Wagner
proventis GmbH
Abb. 1: Startseite von Blue Ant mit individuell erstellbaren Quicklinks.
Die webbasierte PM-Software Blue Ant ist ein vollumfängliches Tool
für das unternehmensweite Projektmanagement. Dabei liegen die
Stärken der Rundum-Plattform besonders in der Planung sowie
dem Controlling: Die Funktionalität von Termin-, Ressourcen- und
Kostenmanagement ist darauf ausgelegt, Projektfortschritt und
Budget stets präzise im Blick zu behalten und die Rentabilität nicht
aus den Augen zu verlieren. Ein weiterer funktionaler Schwerpunkt
der Software liegt in der Einbindung und Unterstützung des gesamten Projektumfelds. Blue Ant verlinkt die Projektwelt mit der
Linie über ein gemeinsames Ressourcenmanagement und integriert die Einzelprojekte in ein umfassendes Multiprojektmanagement mit hochwertigen Auswertungs- und Berichtsfunktionen.
Für die aktuelle Version hat sich der Hersteller proventis u. a. darauf
fokussiert, die Abstimmungsprozesse zwischen Projekt und PMO sowie
Projekt und Ressourcenmanagement weiterzuentwickeln und zu verbessern. So wurden im Life Cycle Management die Workﬂows zwischen
Projekt und dem übergeordneten Projektmanagement Office (PMO)
ausgebaut. Zudem erweiterte der Hersteller die Ressourcenplanung
in Richtung eines rollierenden Prozesses zwischen Projekt und Linie.
Das Unternehmen wurde
2001 als Softwareund Beratungshaus in
Berlin gegründet und
beschäftigt zur Zeit 45
Mitarbeiter. Die Kernkompetenz liegt in der
ständigen Weiterentwicklung der webbasierten
Multiprojektmanagement-Software Blue Ant,
deren Schwerpunkte auf
Ressourcen- und Kostenplanung sowie auf dem
Multiprojektmanagement
liegen. Begleitend zur
Einführung von Blue Ant
beraten proventis und
seine Partner-Unternehmen die Kunden bei der
Erarbeitung von Projektmanagement-Werkzeugen und -Methoden.
Blue Ant ist inzwischen
bei rund 400 Unternehmen im Einsatz. Laut
Hersteller sind Projekte
mit bis zu 1.000 Vorgängen von Blue Ant gut
handhabbar. Die Anzahl
der Benutzer der derzeit
größten aktiven Anwendung liegt bei etwa 900.
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Phasendiﬀerenzierung im
Life Cycle Management
Jedes Projekt hat unterschiedliche Phasen. Blue
Ant ermöglicht es, diese klar voneinander abzugrenzen und Schutzmechanismen einzubauen,
die den Zugang zur nächsten Phase erst dann ermöglichen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt
sind. Zudem kann die Berechtigung für diese Freigabe an eine bestimmte Instanz gebunden sein.
Vom Vorschlag zur formellen
Projektidee
Am Anfang des Lebenszyklus kann das PMO
als Instanz eingesetzt werden, das alleine die
Berechtigung hat, eine Projektidee als solche
formell anzuerkennen. Der Antragsteller öffnet
dazu ein Ticket der Kategorie »Projekt-Idee«.
Anhänge, die tiefer gehende Informationen
das PMO den Vorschlag als hinreichend relevant für ein Projekt betrachtet, überführt es die
Idee elektronisch zur Genehmigung über den
Befehl Aktion / Projektidee zur Genehmigung
durch das PMO. Gibt es zu einer Projektidee
mehrere Ideen-Tickets, kann das PMO diese
markieren und über den Befehl markierte Tickets
als Aktivität kopieren zu einem Projekt bündeln.
Für schnelle Wege zu wichtigen Aufgaben und
Übersichten gibt es in Blue Ant die Liste der
Quicklinks, vergleichbar mit den Favoriten in den
marktüblichen Webbrowsern. Über den Quicklink »Aktuelle Projektideen« beispielsweise verschafft sich das PMO einen schnellen Überblick
über die aktuelle Ideenwelt. Die dort angezeigte
Tabelle listet Basisdaten wie Ticket-Nummer,
Bezeichnung, Ersteller, Erstelldatum usw. der
chronologisch geordneten Projektideen auf. Ein
Klick auf die Bezeichnung öffnet die Projektidee mit allen dahinterliegenden Informationen.
Abb. 2: Jeder Statuswechsel in eine andere Projektphase ist eine bewusste Entscheidung.
zur Projektidee enthalten, bleiben während
des gesamten Genehmigungsworkﬂows mit
dem Ticket verbunden. Alternativ kann der
Antragsteller auch eine E-Mail an das PMO
senden, das daraus selbst ein Ticket erstellt.
Projekt-Ideen schnell erstellt
Mit einem Klick auf das Ticket holt sich das PMO
die Projekt-Idee auf den Bildschirm. Rückfragen
werden über das Feld »Kommentar« gestellt und
dort auch vom Ideengeber beantwortet. Wenn
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Von der Projektidee zur Freigabe
Der nächste Schritt liegt darin, dass die Idee in die
Liste »Projekt zur PMO-Freigabe« aufgenommen
wird, die im PMO ebenfalls über einen Quicklink
abrufbar ist. Dafür müssen die Projektvorschläge
bestimmte Mindestanforderungen erfüllen, die
vom PMO vorgegeben sind, wie z. B. eine grobe Zeit-, Ressourcen- oder Kostenplanung. Ist
diese Hürde erfolgreich genommen, ist die
nächste Stufe erreicht: Das Projekt zur Freigabe
ist nun in den Dashboards der relevanten Per-
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sonen, wie dem Projektleiter, dem PMO oder den
Managern enthalten. Vom Dashboard aus können sich nun alle in der Projektakte bewegen.
Projektpriorisierung mit Scoringmodell
Soll die Projektpriorisierung mit einem elektronischen Scoringmodell unterstützt werden,
gibt es eine weitere Möglichkeit: Je nachdem, welche Informationen benötigt werden,
kann das PMO im Stammblatt entsprechende
Punkte zur Bewertung ergänzen, z. B. Eigenschaften wie Strategiebeitrag, Relevanz oder
rechtliche Aspekte. Werden diese Kriterien in
einem Scoring-Template nun noch gewichtet,
lässt sich automatisch eine Matrix erzeugen,
die eine Priorisierung unterstützt. Auch eine
grafische Aufbereitung, etwa die Platzierung
der Projekte auf einer Nutzen-DringlichkeitMatrix, lässt sich auf Knopfdruck erzeugen.
Projektart bestimmt den
Projekt-Life-Cycle
In Blue Ant sind für verschiedene Projektarten
Life-Cycle-Prozesse hinterlegt. Über die Zuordnung des Projekts zu einer Projektart wie
Organisationsprojekt, technisches Projekt, Bauprojekt etc. wird bestimmt, welchem Life Cycle
es unterworfen ist. Die entsprechenden Akteure,
die im Vorfeld vom Unternehmen für die jeweiligen Projektarten definiert wurden, werden
automatisiert in das Projekt eingebunden. Der
Projektstatus ist jederzeit einsehbar, wobei sich
auch im Rückblick nachvollziehen lässt, wer das
Projekt für welchen Status freigegeben hat und
welche Informationen dabei hinterlegt wurden.
Bei einem Statuswechsel können automatisch
vordefinierte E-Mails versandt werden, um Beteiligte über den Vorgang zu informieren.
Checklisten für erste Schritte
proventis empfiehlt dem PMO bei der Zuweisung des Projekts, den Projektleitern eine
zuvor als Vorlage definierte Checkliste bzw.
ToDo-Liste mitzugeben, die erste wichtige zu
erledigende Tasks zum Projektstart enthält.
Das PMO kann mit diesen Listen später weiterarbeiten und sich anzeigen lassen, ob alle
ToDos bearbeitet sind – eine nützliche Funktion auch für Freigaben wie Quality Gates.
Extra Meilensteine für das PMO
Interessant für das PMO ist die neue Möglichkeit, Projektinhalte punktuell mit einem LifeCycle-Controlling zu verknüpfen, indem es
z. B. einen Meilenstein der Kategorie »Quality
Gate« definiert und daran eine ToDo-Liste mit
den Bedingungen hängt, die für die Abnahme
erfüllt sein müssen. Auf Basis des Ergebnisses
kann das PMO dann z. B. entscheiden, ob die
nächste Phase oder ein Budget freigegeben
wird. Auch hat das PMO die Möglichkeit, sich die
Meilensteine eines bestimmten Typs aus allen
Abb. 3: Quality Gates können als Meilenstein mit Abnahmebedingungen verknüpft werden.
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Projekten anzeigen zu lassen, auf Verschiebungen zu achten und den jeweils relevanten
Projekten erhöhte Aufmerksamkeit zu widmen.
verschieben, um Ressourcenengpässe zu vermeiden – wobei dieses Angebot natürlich für
Projekte gilt, die noch nicht gestartet sind.
Reporting auch mal ohne Mensch
Verschiedene Ansichten zur
Entscheidungsﬁndung
Ergänzend zum Life Cycle umfasst Blue Ant einen
Reporting-Prozess, der mit den Projektphasen
verknüpft ist. Dieser Prozess definiert, in welcher
Phase des Projekts welche Stelle einen Statusbericht erhalten soll und mit welchen Informationen. Für den Fall, dass die Projektleitung
einen Statusbericht – aus welchen Gründen
auch immer – einmal nicht abgibt, lässt sich
nun auch im System einstellen, dass er automatisch aus den aktuellen Projektdaten erzeugt
und versandt wird. Die persönliche Einschätzung der Projektleitung fehlt dann jedoch.
Durchaus hilfreich kann es sein, dass sich auch
Projekte einblenden lassen, die zwar gerade
nicht aktiv, aber doch hilfreich für die aktuellen
Planungen sind. Ihre Balken sind dann nicht blau,
sondern grau dargestellt, und damit gut von den
aktiven Projekten zu unterscheiden (Abb. 4). Um
Entscheidungen auf eine valide Grundlage zu
stellen, hat das PMO verschiedene Sichten zur
Auswahl. So kann es sich z. B. über den Unterpunkt »Auslastungen« im Menü »Controlling«
die Auslastungen je Skill anzeigen lassen. Auch
Abb. 4: Die Sicht »Projektlandschaft« bietet dem PMO Berichts- und Planungsfunktionen
gleichermaßen.
Neue Funktionen für die
Ressourcenplanung
Zu den Stärken von Blue Ant gehören die vielseitigen Möglichkeiten, das Zusammenspiel
zwischen Projektleitung, Mitarbeiter, Bereichsleiter und PMO zu verbessern. In der Version
10.5 hat proventis weitere Kundenwünsche
umgesetzt. So kann das PMO nun z. B. in der
Sicht »Projektlandschaft« im Controlling-Menü
nicht nur den aktuellen Stand einsehen, sondern
auch selbst agieren. Mit der Maus lassen sich
Balken in die Länge ziehen oder in die Zukunft
eine Ressourcen-Vorhersage (Forecast) mit Auslastungsgebirge hinsichtlich der unterschiedlichen Projektarten ist möglich. Eine weitere Sicht
zeigt die monatliche Ressourcenplanung aller
Projekte einschließlich der Angabe, mit welchen
Ressourcenarten geplant wurde. Dazu zählen:
• echte Ressourcen (reservierte Mitarbeiter)
• virtuelle Ressourcen (Rolle, aber
noch keine konkrete Person)
• simulierte Ressourcen (konkrete Person, die
eingeplant, aber noch nicht reserviert wurde)
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Teilweise oder komplette Überlastung werden
hier durch die Farben deutlich sichtbar. Eine
der hilfreichsten Features für die Multiprojektplanung besteht darin, dass die Zusammenhänge zwischen den Projekten gut erkennbar
sind und bei korrigierenden Eingriffen – Projektverschiebung, Ressourcentausch, Einplanung
weiterer Ressourcen, etc. – die Auswirkung auf
das Ressourcengebirge sofort zu sehen ist.
für die Bereichsleiter, die die Planungen in den
Projekten zwar sehen, aber erst bei verbindlicher Reservierung im System agieren können.
Blue Ant bietet hier nun die Möglichkeit, die
Reservierungen für geplante Ressourcen in
bestimmten Intervallen automatisch vorzunehmen. Ziel dabei ist es, dass die Ressourcenplaner Restverfügbarkeiten und Engpässe frühzeitig erkennen und somit steuern können.
Ressourcenabstimmung mit
Teilautomation
Automatisierung händisch vornehmen
Veraltete Plan-Daten sind eine Herausforderung
in jeder Projektlandschaft, in der es monatliche
bzw. sogar wöchentliche Verwerfungen gibt.
Ein wesentlicher Grund für dieses Problem ist
die Tatsache, dass die Projektplanung norma-
Wenn es für die Projektleiter und Abteilungsleiter doch zu viel Automatisierung ist, gibt
es zudem die Option, eine Automatisierung
händisch anzustoßen. Sieht z. B. der Bereichsleiter, dass Planung und Reservierung in einem
Projekt auseinandergehen, und geht er aus
Abb. 5: Das Ressourcengebirge mit farblicher Darstellung der Projektart.
lerweise deutlich granularer ist als das Ressourcenmanagement, also eine Trennung der beiden
Planungen erforderlich ist. Das Lösungskonzept
von Blue Ant setzt bei der Unterscheidung zwischen geplanten und reservierten Ressourcen
an. Erstere verwenden die Projektleiter, um
ihre Projekte personell zu planen, ohne diese
Ressourcen bereits anzufordern. Diese Option ist vor allem dann attraktiv, wenn es noch
größere Unsicherheiten in der Planung gibt.
Doch in der Hektik des Projektalltags kann es
schon mal schnell geschehen, dass das verbindliche Reservieren vergessen wird, nachdem alle
Unsicherheiten beseitigt wurden – ein Problem
Erfahrung davon aus, dass die Planung zutrifft,
wandelt er per Knopfdruck alle Planungen in
Reservierungen um. Danach kann er mit der ITgestützten Ressourcenplanung fortfahren und
ggf. mit dem Projektleiter in einen formalisierten
Austausch treten, um die Reservierungen zuzusagen oder abzulehnen. Ähnliches gilt für die
Projektleitung: Auch sie kann eine Aktualisierung
anstoßen, ohne jede einzelne Ressource anzufassen. Sind manuelle Updates geplant, kann
wiederum der Bereichsleiter über einen Klick auf
Aktualisierung anfordern die Aufforderung zur
Aktualisierung an die Projektleitung senden.
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Orientierung anhand der HäkchenFarben
Damit in diesem rollierenden Prozess die Übersicht nicht verloren geht, gibt es unterschiedlich
eingefärbte Häkchen in den Ansichten von Projekt und Bereich. Ein grünes Häkchen bedeutet,
die Reservierung passt. Aus Projektleitersicht
heißt das konkret: Planung und Reservierungsanforderung sind synchron, ich kann damit planen.
Lehnt der Bereichsleiter nun die neue Reservierung ab oder gibt er seine Zusage nur für einen
Teil der geforderten Tage, wird das Häkchen
blau, was signalisiert: Es gibt Diskrepanzen zwischen Reservierungswunsch und Zustimmung.
Weitere Einfärbungen sind möglich, wenn Genehmigungsprozesse hinterlegt sind, z. B. wenn
der Projektleiter bestimmte Ressourcen nicht
sofort für die Planung verwenden kann, sondern
die gewünschten Tage als »angefragt« so lange
unter Vorbehalt stehen, bis sie genehmigt sind.
Noch zwei Erweiterungen bei den virtuellen
Ressourcen seien hier erwähnt. Zum einen
können diese jetzt auch mit konkreten Abteilungen verknüpft werden, z.B. nach dem Szenario: Ich benötigte drei Mitarbeiter aus dem
Bereich X. Das erhöht die Transparenz für die
Bereichsleiter und erleichtert es den Projektleitern, mehr mit Skills zu planen, statt gleich
konkrete Personen anzufordern. Zum anderen
lassen sich nun ToDos für virtuelle Ressourcen
hinterlegen und später, wenn eine konkrete
Person benannt ist, auf diese übertragen. Voraussetzung dafür ist, dass einzelne virtuelle
Ressourcen definiert werden, also z. B. Berater 1,
Berater 2, Berater 3 und nicht drei Berater.
Einbindung von Tickets
Tickets gingen bisher dann in die übergreifende Ressourcenplanung ein, wenn sie einer
Aufgabe im Projekt zugeordnet waren. Da jedoch der Ticketprozess immer häufiger z .B.
auch für Change Requests oder die Bewertung
von Projektideen verwendet wurde, sah proventis die Notwendigkeit, in den Tickets nicht
nur Zeitaufschreibungen zuzulassen, sondern auch Planungswerte vorzusehen und ins
übergeordnete Ressourcenmanagement zu
integrieren. Mit dieser Umsetzung in der neuen Version können die Ressourcenmanager
nun neben der Auslastung aufgrund der Linien- und Projektarbeit auch die Auslastung
durch die Tickets sehen und einplanen.
Fazit
Mit der Version 10.5 erfüllt Blue Ant erneut
die Kriterien einer ausgeklügelten PMSoftware für den Mittelstand. Neben dem
Rundum-Angebot für die Projektleiter bietet
sie für das Multiprojekt- und Ressourcenmanagement zahlreiche Möglichkeiten, den
Project-Life-Cycle zu überwachen. Blue
Ant bietet für das PMO standardmäßig die
Möglichkeit, die Projektlandschaft nach
unterschiedlichen Kriterien zu strukturieren.
Eine wertvolle Neuerung für das PMO in
dieser Version ist die Option, mit Hilfe von
divergenten Meilensteintypen und verknüpften ToDo-Listen verbindliche Vorgaben für
die Projektleiter und andere Projektbeteiligte
zu schaffen und diese zu überwachen. Mit
der Funktion eines rollierenden Ressourcenmanagements bietet Blue Ant eine effiziente Lösung für die Planung, Kontrolle und
Steuerung der Mitarbeiterkapazitäten im
Projekt- aber auch im Abteilungskontext an.
Die Bedienungsfreundlichkeit wurde in dieser Version weiter optimiert, was die Arbeit
mit der Software noch mehr vereinfacht.
proventis GmbH
Tel: +49 (0)30 293 63 99-0
www.proventis.net
Fax: +49 (0)30 293 63 99-50
www.blue-ant.de
[email protected]
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