Checkliste für Veranstaltungen an der TU Chemnitz Wann? Was? Wer? Stand? 1) Konzeption vor der Veranstaltung 14 Wochen (bei Kongressen >1 Jahr) - - □ Verantwortliche(r) Organisation, - Konzept erstellen mit folgenden Inhalten: Hintergrund, Ziele der Veranstaltung, Indikatoren festlegen, Zielgruppen, Botschaften, Programm: Fach- und Unterhaltungs-programm, Ablauf und Termine (Konkurrenzveranstaltungen in der Region prüfen) Organisationsrahmen, Kommunikation, Kosten, Nachhaltigkeit, Personaleinsatz Abstimmung (Wer entscheidet? Wer ist einzubeziehen? Wer ist zu informieren?) → Kooperationspartner Ort (muss zum Ziel der Veranstaltung passen, unbedingt besichtigen) / Location buchen bzw. anmieten (bspw. „Altes Heiz-haus“ / Hörsaalgebäude) → Verfügbarkeit über Dez. 5.0 klären in Abstimmung Dez. 4.0, Abt. 4.1 (Raumvergabe) ggf. Verlegung von Lehrveranstaltungen bei Prorektor für Lehre, Studium und Weiterbildung (PLS) beantragen Verantwortlichkeiten klären Dezernat 5.0 / Dez. 4.0, Abt. 4.1 / ggf. PLS - □ □ □ □ (Sichtung durch Bereich Universitätskommunikation möglich) - Form (Brief, Karte, Internet, Social Media), Häufigkeit (Nachfassaktionen?) / Mehrsprachigkeit? Kurzbeschreibung des Programms Kleiderordnung? (smart casual, business casual, black tie etc.) Korrekter Name, Vorname, Funktion im Anschreiben Antwortmöglichkeit (Antwortkarte, nur bei Absage?, elektronisch), Anfahrtskizze, Übernachtungen klären VIP`s so zeitig wie möglich anfragen (Minister, OB etc.) Verteiler: (Fach-)Presse einladen oder nicht? Versand, Aushang, persönliche Einladungen? Informationen im Internet (z.B. Sonderseiten) Bei internen Veranstaltungen: Informationen an Rektor, Kanzler, Dekane, Prorektoren, Zentrale Einrichtungen... Rücklauf kontrollieren Datenschutz beim Handling der Teilnehmer- / Gästedaten beachten Anmeldebestätigungen versenden □ Verantwortliche(r) Organisation, vor der Veranstaltung - Design zur Sichtung ggf. Grafikbereich UK 12-13 Wochen (bei Kongressen ca. > 11 Monate) 1a) Einladung und Ankündigung □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ Wann? Was? Wer? Stand? 1b) Finanzen vor der Veranstaltung vor der Veranstaltung 12-13 Wochen (siehe 1a) 12-13 Wochen (bei Kongressen ca. > 11 Monate) Verantwortliche(r) Organisation, - getrennte Betrachtung des wissenschafltichen Teils der Veranstaltung und des Rahmenprogramms bezüglich der Erhebung von Teilnehmerentgelten bzw. Ermittlung der Ausgaben erforderlich - Akquise Mittel Dritter: Zuschüsse öffentlicher Geldgeber Spenden Sponsoringmittel (passives oder aktives Sponsoring, ggf. juristische Prüfung und Unterzeichnung von Sponsoringverträgen veranlassen) - Eigenmittel - wenn unbedingt notwendig, Zuschuss der Universität beantragen - Projektkonten in Abstimmung mit dem Dezernat Haushalt und Wirtschaft, Abt. 3.1einrichten - Soll-/Ist-Vergleich der Kosten - notwendige Einbeziehung des Dezernates Haushalt und Wirtschaft, Sachgebiet 3.2.1 - Zentrale Beschaffung bei Aufträgen > 500 EUR netto prüfen - Verfahren der Vereinnahmung der Teilnehmerentgelte klären - Rechnungslegung - Barzahlung - Zahlung per girocard/Kreditkarte Verantwortliche(r) Organisation, - Dezernat 3.0 (u.a. Abt. 3.1) - Beachtung der Hinweise zur Planung, Durchführung und Abrechnung von wissenschaftlichen Veranstaltungen im Hinblick auf die Berücksichtigung der finanziellen Aspekte unbedingt notwendig → https://www.tu-chemnitz.de/verwaltung/haushalt/service.php vor der Veröffentlichung von Tagungsankündigungen oder Flyern mit dem Dezernat Haushalt und Wirtschaft, Abt. 3.1 in Verbindung setzen kostendeckende Kalkulation erstellen: Grundlage hierfür: Kostenkalkulation für wissenschalftiche Veranstaltungen → https://www.tu-chemnitz.de/verwaltung/haushalt/formulare. php Dezernat 3.0 (u. a. Abt. 3.1) - □ □ □ □ □ □ □ Was? Wer? Stand? 2) Programm vor der Veranstaltung - - - Absprache mit Referenten (Thema, Termin, Zeit, Unterlagen, Technik, Abstimmung mit anderen Referenten, Anreise und Unterkunft, Honorar, Übersetzungen?, Gebärdendolmetscher?) ggf. Reden / Präsentationen abstimmen (bspw. mit Büro des Rektors) Unterhaltungsprogramm (Betreuung Künstler, Abrechnung Künstler, umfassende Information der Künstler über Gesamtprogramm und Ziele der Veranstaltung, Wegbeschreibungen, Zeiten) Schriftliche Aufträge Generalprobe (Zeiten festlegen und kommunizieren) Empfang / Anmeldung / Tagungsbüro reibungslos organisieren (Garderobe besetzt) Start detailliert planen und inszenieren Verantwortliche(r) Organisation 12 Wochen (bei Kongressen ca. 10 Mon.) Wann? □ □ □ □ □ □ □ vor der Veranstaltung - Konzept entwerfen (Wo werben?, Zielgruppen spezifisch) Außenwerbung (Plakate, Leuchtreklame, City Cards etc.) Einträge in Veranstaltungskalendern, Internetseiten, Social Media Portalen der Universität (Xing, Facebook, Twitter, YouTube, Linkedin) Anzeigenschaltung in Zeitungen und Hörfunk Direct Mailings: Anschreiben, Flyer Pressearbeit abstimmen (Pressemitteilung(en)?) Information auf der eigenen Internetseite, z.B. Veranstaltungskalender bzw. Veranstaltungsseite UK Informations- und Werbematerialien, Rundbriefe (Newsletter) Information von Nachbarn / Ordnungsamt (Lärm etc.) Rechtzeitige und umfassende Information der eigenen Studierenden / Mitarbeiter/innen / Prorektoren / Dekane etc. Dankesschreiben, Nachbereitungsschreiben Tagungsband bzw. Bildband der Veranstaltung? Verlosungen (Tombola) während oder vor Veranstaltung Bilddokumentationen von der Veranstaltung □ □ □ Verantwortliche(r) Organisation, - Dezernat 3.0 (u.a. Abt. 3.1) 10-12 Wochen (bei Kongressen ca. > 9-10 Monate) 2a) Kommunikation □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ Was? Wer? Stand? 3) Personal (Meldung aller Mitarbeiter/innen an Personalrat für Einsätze am Wochenende, an Feiertagen, außerhalb der Gleitzeit und ggf. bei Nachtdiensten) Veranstaltung Verantwortliche(r) Organisation, - □ Verantwortliche(r) Organisation, - Unterstützung im Dez. 5.0 bzw. extern beantragen: Hausmeister, audiovisuelle Techniker, Elektriker, Klempner, Servicemitarbeiter, Feuerwehr, Ersthelfer, Polizei, Ordner, Dolmetscher, Fahrbereitschaft (Dez. 3.0, Abt. 3.2), Sicherheits- / Kassen- / Auf- & Abbau- / Garderoben- und Sanitärpersonal, Parkplatzeinweiser, Fotografen Reserven einplanen Personal einweisen / klare Aufgabenverteilung / Beteiligte über Ziele der Veranstaltung informieren Exakte Daten zum Ort und zu den Zeiten ausgeben Liste mit Telefonnummern (aller Beteiligten + Notruf etc.) Veranstaltungsleitung frei von operativen Aufgaben ggf. einheitliche Kleidung (farbige Westen zum Auf- und Abbau) Namensschilder (Druck, auf Schriftgröße und CD achten!) Betreuung VIPs, fachlicher Ansprechpartner bei Medienanfragen Fahrer von VIPs betreuen Externer Dienstleister / Hotel - Dezernat 2.0, 3.0 (Abt. 3.2) & 5.0 4) Catering der Veranstaltung (genaue Abstimmung über Personenanzahl reicht meist 2-3 Wochen zuvor) - Art des Essens (Buffet/Menü, passend zum Eventmotto?) Anzahl der Gäste / Nachfüllen / Abräumen klären Equipment (Gläser, Besteck, Teller etc., Tischwäsche) Getränke Zeitpunkt der Anlieferung / Ablauf klären Servicepersonal, Sonderservice für bestimmte Gruppen Besondere Anforderungen: z.B. Vegetarier, Diabetiker, Allergiker, kein Schweinefleisch etc. ggf. Probeessen Wischeimer in der Nähe bereit halten Wasseranschluss oder Starkstromanschluss Vorort notwendig? □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ 5) Unterkunft - Sonderkonditionen der TU Chemnitz beachten, Kooperationshotels und Preise hier Zimmer und Hotel vorher besichtigen Bedarf der Teilnehmer abfragen (Raucher, Nichtraucher, DZ, EZ, behindertengerechtes Zimmer) Individuelle Buchungen, Voranreise, Verlängerungen Reservierung durch Teilnehmer Rücktrittsfristen klären und klären, wer Stornokosten trägt □ Verantwortliche(r) Veranstaltung - Organisation, Hotel 9 Wochen (bzw. 7-8 Mon.) vor der 9 Wochen (bei Kong. 5 Monate) vor 8-10 Wochen (bei Kongressen ca. 8-9 Monate) vor der Wann? □ □ □ □ □ Wann? Was? Wer? Stand? 6) Räume, Veranstaltungsort - - - □ □ □ □ □ □ Verantwortliche(r) Organisation, - □ Dezernat 2.0, 3.0 (Abt. 3.2) & 5.0 8-10 Wochen (bei Kongressen ca. 8-9 Monate) vor der Veranstaltung - Veranstaltungsräume und alle wichtigen Nebenräume (WC`s, Zimmer, Garderobe, Künstlergarderoben etc.) besichtigen; geeignet für Verwendungszweck (inhaltlich, organisatorisch)? sicherstellen das Location Behinderten-/ Kinder & Seniorengerecht ist (Barrierefreiheit!) Räume bzw. Hörsaalgebäude reservieren (1 Tag vor & nach Event) Fremdveranstaltungen in unmittelbarer Nähe (z. B. Mensa)? Ansprechpartner vor Ort klären gründliche Reinigung der Räume (Fenster/Fußböden/Abstreicher) bei externen Locations mit Vertretern Vorort Abrechnung der Teilnehmerkosten klären Beschilderung Verkehrsleitsysteme, GPS-Koordinaten Absprechen Hausmeister/Technik Dez. 5.0 W-LAN Beantragung bzw. Bereitstellung durch das URZ Tagungs-telefonie (WLAN) beim URZ reservieren (bis zu 6 Stück) Kabelgebundenes Datennetz beim URZ beauftragen Werbung auf Digitalen Displays schalten Parkplätze sperren (Dez. 5.0) Kinderzimmer bzw. Betreuung einrichten (z. B. mit TV & Video) Heizung, Kühlung, Lüftung, Beleuchtung, Lautsprecher prüfen (bspw. nach Wochenenden vorheizen etc.) Stromanschlüsse, Kabel, Kabelbrücken verlegen lassen (Dez. 5.0) Entsorgung des Mülls / Zwischenreinigung (Dez. 5.0) Abbau am selben Tag der Veranstaltung oder später? Anfahrt / Abfahrt von bspw. externen Ausstellern regeln Sicherheit (Security am Einlass etc.) / Sanitäter Fluchtwege abgehen, Rettungswege freihalten, Ersthelfer Vorortbereitschaft und Anwesenheit von Technikern / Hausmeistern / audiovisuellen Technikern etc. (Dez. 5.0) ggf. Genehmigungen einholen (z.B. Ordnungsamt / GEMA) Räume ausschildern (Raumbeschriftungen etc.) Raum für Kinderbetreuung erforderlich? → Hinweis: Angebot einer Kurzzeit-Kinderbetreuung oder Mobile Spielkiste ausleihen (Abstimmung mit Familienservice) □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ vor der Veranstaltung 3 Wochen (bei Kongressen ca. 4-5 Monate) - Veranstaltung mit oder ohne Tischen? Stehtische? (Anordnung beachten) Stühle farblich passend zur restlichen Dekoration? Ersatzstühle einplanen bei Abendveranstaltungen: Form der Tische beachten, Personenzahl pro Tisch Reservierung für bestimmte Gruppen (Universitätsleitung, VIP`s, Sponsoren etc.) Sitzplan erstellen (z. B. mit Beteiligung Büro des Rektors / Kanzlers) Menge und Verfügbarkeit (externe Ausleihe erforderlich?) Aufbau: „Wann?“ und „Wer?“ Rednerpult (Logo deutsch od. englisch, mit oder ohne Mikro?) Vorschriften für Abweichung von genehmigten Bestuhlungsplänen beachten (ab 200 Personen) Fluchtwege einhalten Büro für Arbeitssicherheit und Umweltschutz - Verantwortliche(r) Organisation, Dezernat 5.0, 7) Bestuhlung □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ 8) Logistik und Transport - □ □ □ □ □ □ □ □ 8a) Technik (Anfrage Dez. 5.0) (Dolmetscher Anfrage ca. 12 Wochen zuvor) - Mikrofone (Anzahl, Art) Präsentationsmedien: Projektor, Pinnwand, Flipchart Fotograf – exakte Vorgaben formulieren Mitschnitt? Andere Form der Dokumentation? Digitalkamera, Sofortbildkamera für Organisationsteam Beleuchtung? (Funktion überprüfen) Anwesenheit Techniker Vorort regeln Bühnenaufbau erforderlich? Dolmetscher erforderlich? Mit welcher Technik? Simultandolmetscher (Barrierefreiheit!) immer Ersatztechnik, wenn möglich, bereithalten (Laptop, Projektor, Leuchtmittel etc.) Give-aways für Gäste bestellen (über Printservice bzw. online hier) → Hinweis: Individualisierte Konferenzartikel, wie z.B. Veranstaltungsshirts, Konferenztaschen, Schlüsselbänder etc. sind über [email protected] bestellbar Verantwortliche(r) Organisation, vor der Veranstaltung - Dezernat 5.0 / Externe DL 3-4 Wochen (bei Kongressen ca. 4-5 Monate) bzw. operativ - individuelle Anreise / organisierte Anreise Transfer Flughafen, Bahnhof – Veranstaltungsort Taxiservice nach der Veranstaltung Transport von Materialien, Größe der Objekte und verfügbare Ladefläche beachten Sondertransporte (z.B. Klavier oder Flügel) → Hinweis: Klavier oder Flügel sollte nach Transport immer gestimmt werden Flächen für Abladen und Anlieferung kennzeichnen Zugänge, auch außerhalb der üblichen Öffnungszeiten, klären bspw. im Hörsaalgebäude (Wachdienst informieren) Verpflegung Fahrer / Dolmetscher etc. Verantwortliche(r) Organisation, - Dezernat 3.0, Abt. 3.2 (Fahrbereitschaft) (Anreise bspw. Flüge etc. mind. 10 Wochen zuvor) □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ Wer? 9) Ausstellungsstände - Bewirtschaftung (Strom, Wasser, Bewirtung, Deko) Technik (Beleuchtung, PCs, Projektor/Beamer) Kommunikation (Internet) Reinigung, Versicherung (bspw. für Ausstellungsgegenstände), Bewachung Ersatz bereithalten (Laptop, Leuchtmittel etc.) Anzahl verfügbarer Messesysteme beachten (Wegweiser A3; Kundenstopper A1; Posteraufsteller A0 "oversize" 92,5x126,5) → Hinweis: Anfrage & Bestellung über Bereich Universitätskommunikation oder hier Verantwortliche(r) Organisation, 2 Monate) vor der Veranstaltung Was? Dezernat 5.0 2-3 Wochen (bei Kongressen Wann? Stand? □ □ □ □ □ □ vor der Veranstaltung - Hinweisschilder, Namensschilder (Printgenerator nutzen) Menükarten, Programme, Lagepläne / Aufbauplan Dekoration (Blumen, Tischdecken etc.) Corporate Design (Logos, Fahnen, Schilder, Plakate) Geschenke für Referenten / Helfer etc. bereithalten Mappe mit Veranstaltungsunterlagen Gästebuch Bürokiste konkrete Abstimmung der Pressearbeit mit der Pressestelle Liste mit Handynummern aller Personen, die an der Organisation der Veranstaltung mitwirken anfertigen (Planungsteam, externe Dienstleister, Sicherheitsdienst, Ersthelfer, Hausmeister, Techniker...) und am Veranstaltungstag an Beteiligte ausgeben → Hinweis: Rufnummern für Havarie- bzw. Notfall 0371 / 531 44111 Universitätsnotruf / Wache 0371 / 531 44112 Havarienotruf der Gebäudeleitzentrale 0371 / 531 19100 Wache UT Reichenhainer Straße 70 0371 / 531 19200 Wache UT Straße der Nationen 62 Verantwortliche(r) Organisation / Grafik, - Caterer / Externe DL / Pressestelle 1-2 Wochen (bei Kongressen 1 Monat) 10) Materialien □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ 11) Ablauforganisation während der Veranstaltung - □ Verantwortliche(r) Organisation, - Letzte Instruktionen an das Team kurz vor dem Eventstart /(Ablaufplan mind. 3 Tage vorher ausgeben) Sicherheit beachten: Warnwesten beim Auf- und Abbau tragen WLAN-Telefon oder Operativhandy nutzen Backoffice Vorort einrichten (mit Fax, Drucker, PC) Betreuung Dolmetscher / Redner etc. Pausenraum einrichten bei langen Veranstaltungen Beziehungen zu Ausstellern pflegen, Nachfragen etc. Checkliste: „Was?“, „Wer?“, „Wann?“, „Wo?“ Telefonliste verteilen Pausen einplanen Ständige Informationen an Entscheider sowie interne Akteure, aber auch an externe Dienstleister Notdienst (Zentrale, Technik, Wachdienst), Notfallpläne bereitlegen AGB`s für Veranstaltungen an der TU Chemnitz aushängen (bspw. an der Garderobe) DOWNLOAD: hier Letzter Check: Räume, Material kontrollieren, Funktionsprüfung Technik (Ansprechpartner immer Vorort) evtl. Auswertung am Abend, Personalgespräch am nächsten Morgen, Stimmung abfragen und Störungen klären Dezernat 5.0 / alle Beteiligten Show Down - □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ Wann? Was? Wer? Stand? 12) Nachbereitung nach der Veranstaltung 2-4 Tage - URZ - Organisation und Kontrolle des Abbaus, Material kontrollieren (Vollzähligkeit, Funktionsfähigkeit) ggf. Versand Teilnahmebescheinigungen, Dokumentation Aufbereitung für Internet / Social Media Kanäle Dankesbriefe an Akteure (Referenten, Künstler, Helfer, Mitarbeiter, Dienstleister) Reisekosten-, Honorarabrechnung Brief an Gäste, evt. mit Fotos oder Tagungsunterlagen Ordnungsgemäße Übergabe der Räumlichkeiten (z. B. Mensa) Akten archivieren Verantwortliche(r) Organisation, - □ □ □ □ □ □ □ □ 12a) Auswertung nach der Veranstaltung - Nachbesprechung mit Organisationsteam Nachbesprechung mit Referenten Nachbesprechung mit Dienstleistern Stimmen der Gäste ggf. Einsatz von Fragebögen Zielerreichung prüfen, wenn nicht direkt messbar schriftliche Auswertung (inkl. Fazit) nach Veranstaltung Abrechnung erstellen - Grundlage hierfür: Kostenkalkulation für wissenschaftliche Veranstaltungen → https://www.tu-chemnitz.de/verwaltung/haushalt/formulare. php Themen für Auswertungsgespräche: Wurden die Veranstaltungsziele erreicht? Waren die avisierten Zielgruppen anwesend? Organisatorischer Ablauf Wirkung des Programms Reaktion Gäste Neue Ideen für Folgeveranstaltungen? Neue Ideen für Arbeitsalltag? Verantwortliche(r) Organisation, - alle Beiteiligten 2-4 Tage (Bericht bspw. an Rektor oder Rektorat?) □ □ □ □ □ □ □ □ □ KONTAKT [email protected] Stand 09.06.2015 Änderungen vorbehalten.
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