Eine Gesellschaft der Unternehmensgruppe Fiducia & GAD IT AG IT IT-Lösungen & Services // IT-LÖSUNGEN MIT LEIDENSCHAF T Scan- & Dokumenten-Services // Sensible Daten scannen, aufbereiten, archivieren. Scan- & Dokumenten-Services // Personal-Systeme & Services // IT-Systemhaus // www.ratiodata.de EFFIZIENTES DOKUMENTEN-MANAGEMENT // PAPIERBELEGE UND ELEKTRONISCHE DATEN // GESCHÄFTSPROZESSE OPTIMIEREN, POTENZIALE NUTZEN OPTIMAL ARCHIVIEREN Moderne Dokumenten-Management-Systeme optimieren heute Informationsfluss und Arbeitsabläufe in Unternehmen. Das Resultat: mehr Qualität, sichere Prozesse und spürbare Kostensenkungen. Informationen automatisch erfassen, sicher aufbewahren, komfortabel wiederfinden – die Ratiodata stellt ihren Kunden diese Dienstleistungen mit modernster Technik und langjähriger Erfahrung schneller, besser und günstiger zur Verfügung. Die Ratiodata ist einer der führenden IT-Dienstleister im Bereich Scan- & Dokumenten-Services und für Unternehmen verschiedenster Branchen kompetenter Partner für diese Aufgabenstellung. Als Dienstleister der genossenschaftlichen FinanzGruppe erfüllen wir höchste Anforderungen in puncto Sicherheit, Technologie und Organisation. Unternehmen haben eine Vielzahl an Papierdokumenten und elektronischen Informationen zu bewältigen – angefangen vom Management des Post eingangs über die Rechnungsverarbei tung bis hin zur Archivierung und Nutzung der Daten. Durch eine digita le Speicherung aller Informationen lassen sich Bearbeitungsprozesse straffen und effizient gestalten. Aktuelle Daten können direkt in die jeweiligen Arbeitsabläufe integriert und Papier archive kurzfristig abgebaut werden. Durch eine sichere und intelligente Archivierung kann jederzeit auch von mehreren Personen auf die Datenbestände zugegriffen werden. UMFASSENDE SCANDIENSTLEISTUNGEN Die Ratiodata unterstützt Unternehmen bei der wirtschaftlichen Bewältigung ihrer vielfältigen Informationen. 2 // Scan- & Dokumenten-Services Durch den Einsatz technisch moderns ter Scan-, Bearbeitungs- und Archivie rungsmethoden können in den Scan- Centern der Ratiodata jährlich mehr als 100 Millionen Dokumente im Mehr schicht-Betrieb für ein elektronisches Archiv verarbeitet werden. Jedes Unternehmen ist bestrebt, seine Dokumente und DV-Daten einerseits dem Anwender schnell und zuverlässig zur Verfügung zu stellen und andererseits kostengünstig und gesetzeskonform zu archivieren. Gefragt sind hoch technisierte und flexible Archivie rungsleistungen, die weit über Standard-Anwendungen hinausgehen. Die Ratiodata hat mit langjährigen Erfahrungen im Dokumenten-Management, der Schriftgutverwaltung und der Op timierung von Workflow-Prozessen sowie in Zusammenarbeit mit leistungs- starken Technologiepartnern innovative Produktlösungen erarbeitet. Die Leistungen, die wir für unsere Kunden erbringen, sind vielfältig – und erfüllen höchste Qualitätsansprüche. VORTEILE FÜR KUNDEN ■ kostengünstige Nutzung modernster Techniken – keine Investition in Hard- und Software erforderlich – günstige Produktionskosten durch die Ratiodata Scanfabrik ■ kurzfristige elektronische Bereitstellung aller verarbeiteten Daten – direkte Integration in Arbeitsprozesse – Vermeidung von Suchzeiten – Dokumenten-Verfügbarkeit für mehrere Personen ■ Abbau und Einsparung von Papierarchiven Scan- & Dokumenten-Services // Hochvolumige ScanProjekte // Digitale Signatur // Scannen zum Festpreis // Scan on Demand // Elektr. Rechnungseingangsbearbeitung // Digitale Kunden- und Kreditakte // Digitale Poststelle // MailingService // WebArchiv // Mikrofilm // Dokumenteneinlagerung // COLD/COM/ Hybrid // Digitale Personalakte // 3 // TAGESAKTUELLES SCANNEN IN HÖCHSTER QUALITÄT // DIE SCAN-SERVICES DER RATIODATA Mit dem professionellen Scan-Service der Ratiodata können Unternehmen innerhalb kürzester Zeit auf digitalisierte Informationen und Belege zugreifen. Briefe, Akten, Rechnungen, Formulare, Zeichnungen, kurz gesagt, Papierbelege verschiedenster Art und Größe werden von uns präzise zu elektronischen Daten verarbeitet. Akten in Papierform haben entscheidende Nachteile für einen schnellen und wirtschaftlichen Informationsfluss: Sie sind teuer in der Aufbewahrung, aufwändig in der Verwaltung, langsam in der Recherche, altern im Zeitablauf und binden Informationen an einem Standort. beitet. Ob es sich um Altarchive, Tages geschäft oder um Kapazitätsspitzen handelt – wir garantieren, dass alle Dokumente sowohl termingerecht und verlässlich in digitale Informationen umgewandelt als auch sicher und langf ristig archiviert werden. SCANNEN DIVERSER BELEGARTEN PROFESSIONELLE SCAN-DIENSTLEISTUNGEN Die Scan-Center der Ratiodata schaffen hier Abhilfe. Sie zählen zu den modernen und effektiven Dienstleis tungsbetrieben Deutschlands. Mit hoch technisierten Produktionsstraßen und qualifiziertem Personal werden jährlich rund 100 Millionen Belege verar- VORTEILE FÜR KUNDEN ■ planbare Kosten und definierte Realisationszeiträume ■ Bereitstellung erforderlicher Produktions- und Personal kapazitäten durch Ratiodata Formulare, Quittungen, Faxeingänge, technische Zeichnungen, Pläne, Bauakten, strukturierte und unstrukturierte Dokumente, wie beispielsweise Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestäti gungen und Kundenakten: Unterlagen der unterschiedlichsten Materialien, Farben und Formate – ob übersichtli ches oder großes Belegvolumen – wer- den von uns tagesaktuell in höchster Produktqualität verarbeitet. BESCHLEUNIGTE PROZESSE UND BESSERER INFORMATIONSFLUSS Der Ratiodata Scan-Service arbeitet präzise, wirtschaftlich, sicher und schnell. Er ist systemunabhängig und bedient alle marktüblichen Dokumen ten-Management-Systeme. Bei Bedarf stellt die Ratiodata ihren Kunden auch ein eigenes Web-Archiv zur Verfügung, über das sie authentifiziert auf die eige nen, digitalisierten Dokumente schreibgeschützt zugreifen können. Zusätzlich oder alternativ erhalten unsere Kunden die Daten zusammen mit einer Archiv software auf CD-ROM oder DVD. HOHE QUALITÄT BEI JEDEM FORMAT UND JEDER GRÖSSENORDNUNG Der Qualitätssicherungsprozess der Ratiodata beginnt bereits beim ersten Arbeitsschritt: Nach umfassender Beleganalyse wird grundsätzlich bei jedem neuen Job die Scan-Einstellung an der Maschine optimiert. Beim Einzug der Belege wird bei Bedarf eine manuelle Sichtprüfung durchgeführt. Zusätzlich erfolgt eine Einzugskontrolle über die Scan-Systeme. Auf die- se Weise werden doppelte Einzüge vermieden und alle Belege optimal gescannt. Die Digitalisierung erfolgt wahlweise über Farbscanning oder in Schwarz-Weiß (bitonal). INTELLIGENTE RECHERCHE DURCH VERNETZUNG VON SUCHBEGRIFFEN Indizes, voraus. Es könn en mehrere Indizes gebildet werden, sodass ein späterer Zugriff über unterschiedlichste Suchbegriffe möglich ist, wie beispielsweise Datum, Kunden-, Auftrags- oder Rechnungsnummer. Die Indizierung erfolgt entweder automatisch über Barcode und OCR/ICR- Technologie oder manuell. Ein erfolgreiches Wiederfinden von Informationen setzt eine eindeutige Zuordnung der gescannten Belege durch spezielle Suchbegriffe, sogenannte ■ vereinbarte Service-Level im Tagesgeschäft 4 // Scan- & Dokumenten-Services 5 // DIGITALE SIGNATUR Papiergebundene Belege können nach dem Scannen, Sig n ieren und der elektronischen Archivierung in einem Dokum enten-Management-System durch ihre digitalisierte Fassung rechts sicher ersetzt werden. Die Digitale Signatur macht es möglich. Für jedes elektronische Dokument wird in einem hochperformanten Massens ignatur verfahren jeweils eine personengebundene qualifizierte Digitale Signatur erzeugt. Hierbei wird aus den zu signierenden Dokumenten mit einem mathematischen Verfahren eine spe- zifische Prüfsumme gewonnen. Dieser sogenannte Hash-Wert wird mit dem privaten Signaturschlüssel verschlüsselt. Auf diese Weise entsteht die Digi tale Signatur. Die Ratiodata stellt ihren Kunden neben Images und Indexdaten auch die entsprechende Signaturdatei zur Verfügung. SCANNEN ZUM FESTPREIS Die Ratiodata digitalisiert ganze Ordner zum Festpreis von jeweils nur 25,00 Euro in ein rechtssicheres PDF/ A-Dokument – wahlweise per Farbscanning oder in Schwarz-Weiß (bito- nal). Die Vorteile von PDF/A liegen auf der Hand. Zum einen ist das Datei format als Standard für die Langzeitarchivierung definiert. Zum anderen ermöglicht das Dateiformat eine optimale Übersicht: 1 Ordner = 1 PDF/ A-Datei. Gegen Aufpreis kann die Beschriftung der Ordner als Dateiname übernommen werden, sodass die PDF/A-Dokumente die gleiche individuelle Ordner-Registerstruktur als Lesezeichen (Bookmark) aufweisen wie die vormaligen Papierordner. Schließlich ermöglicht das Dateiformat aufgrund des OCR-Scanprozesses die komfortable Volltextrecherche. Bei die- sem Service, der sich vor allem durch Kostentransparenz und praktische Handhabung auszeichnet, erhält der Kunde die Daten auf CD-ROM/DVD inklusive einer komfortablen Archivsoft ware. SCAN ON DEMAND Das Ratiodata Servicemodul „Scan on Demand“ bietet einen optimalen Kos tenmix durch physische Einlagerung einerseits und Digitalisierung anderer seits. Ratiodata holt die Akten beim Kunden ab und lagert sie in Sicher heitsarchiven eines Partners entspre chend der gesetzlichen Aufbewah rungsfristen. Es werden ausschließlich die Belege digitalisiert und anschlie ßend online oder auf CD-ROM/DVD bereitgestellt, für welche der Kunde es während der Aufbewahrungszeit wünscht. Der Kunde kann die Scans komfortabel online vom Schreibtisch aus bestellen. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist erfolgt unter der Ein haltung höchster Sicherheitsstandards die Vernichtung aller physisch eingelagerten Dokumente. VORTEILE FÜR KUNDEN // Sicherheit als oberstes Prinzip Die Ratiodata Sicherheitsstandards gewährleisten höchste Sicherheit für Technik und Daten. Die speziellen Data-Service-Center an den Standorten Duisburg und Münster verfügen über … ■ ... Sicherheitszonen mit differenzierter Zutrittskontrolle ■ ... professionelle Security-Konzepte gegen unberechtigte Zugriffe (DMZ, Firewall) ■ ... Rechnerzellen mit autonomer Technik, Brandschutz und netzunabhängiger Notstromversorgung ■ ... erprobte Backup- und Recovery-Strategien für den Katastrophenfall 6 // Scan- & Dokumenten-Services 7 // RECHNUNGEN WIRTSCHAFTLICH VERARBEITEN UND KOSTEN SENKEN // DIE ELEKTRONISCHE RECHNUNGSEINGANGSBEARBEITUNG Die Dienstleistungen der Ratiodata ermöglichen kurzfristig die elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen bis hin zur vollständig automatisierten Rechnungsprüfung und -zahlung. Rechnungsdaten werden elektronisch erfasst und anschließend an ein Workflow-System zur Freigabe oder Weiterverarbeitung übergeben. Zentrales Resultat der Umstellung von manueller auf elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung ist eine signifikante Kostensenkung innerhalb kürzester Zeit. Und: Personalaufwand, Fehlerquote und Laufzeit von Rechnungen sinken erheblich. Die Ratiodata bietet Lösungen, die die zeit- und kostenaufwändige manuelle Rechnungsbearbeitung durch einen elektronischen Prozess ablösen. VORTEILE FÜR KUNDEN ■ Abbau und Einsparung von Papierarchiven Dieser umfasst: ■ die automatische Verarbeitung und Verbuchung von Eingangsrechnun gen ■ den automatischen Genehmigungsprozess ■ die Integration in gängige ERP- und Buchungssysteme ■ die schnelle und redundante Bereitstellung von Informationen ■ verkürzte Durchlaufzeiten von Rechnungen ■ niedrige Bearbeitungskosten ■ k eine Skonto-Verluste ■ schnelleres Reagieren auf Kundenanfragen ■ Reduzierung der Anzahl von Mahnungen / Rückfragen ■ t ransparenter Bearbeitungsstatus ■ strukturierter Überblick über alle Rechnungsdaten PROZESSOPTIMIERUNG DURCH AUTOMATISIERUNG Im Vergleich zur manuellen Rechnungs verarbeitung lassen sich mit der elektronischen Bearbeitung massive Ein sparpotenziale realisieren. Der Grund: Das aufwändige händische Sortieren, Kopieren und Verteilen von Rech nungsbelegen entfällt; das Erfassen, Kontrollieren, Korrigieren und Freigeben von Informationen zu einzelnen Rechnungsparametern wird optimiert. De tailpositionen, wie beispielsweise Stückzahlen und Rabatte, erfolgt automatisch. Standardschnittstellen leiten die Rechnungsdatensätze taggleich an Workflow- beziehungsweise Buchhaltungssysteme weiter. Dadurch kann ein durchgängig elektronischer, dezentraler und image basierter Ge nehmigungsprozess stattfinden. Dank des gewählten Archivsystems ist die Dokumentenablage unveränderbar, rechts- und revisionssicher. AUTOMATISCH WIRTSCHAFTLICH REDUZIERTE KOSTEN DURCH ERHÖHTE TRANSPARENZ Alle Eingangsrechnungen werden von der Ratiodata aufbereitet und gescannt. Bei der elektronischen Datenerfassung werden die erforderlichen Werte auf den gescannten Rechnungen gefunden, gelesen und validiert. Die Ex trak t ion der Rechnungsdaten und Mit der Ratiodata Lösung behält das zentrale Rechnungswesen des Kunden zu jeder Zeit den vollen Überblick über den Stand der zu bearbeitenden Rechnungseingänge – einschließlich der Kontierung und Kommentare durch die Fachabteilungen sowie der Skon- to-Fristen. Dank der Automatisierung und der erhöhten Transparenz werden Fehlbuchungen vermieden und Fristen eingehalten. Die Kosten werden schon nach kurzer Zeit spürbar verringert. SCANNEN, RECHNUNGSBEARBEITUNG, ARCHIV-HOSTING POSTBEARBEITUNG // WORKFLOW // ELEKTRONISCHES AUSLESEN FREIGABE, GENEHMIGUNG Stammdaten, Bestellungen E-Mail-/Web-Server ARCHIV // ERP-System KUNDE 8 // Scan- & Dokumenten-Services 9 // PROFESSIONELLES DOKUMENTENMANAGEMENT IM HR-BEREICH // MIT DER DIGITALEN PERSONALAKTE SYNERGIEN ERZEUGEN Die Organisation der Personaldaten gehört zu den sensibelsten Bereichen eines Unternehmens. Mitarbeiterinformationen können durch die Digitale Personalakte einfach, sicher und kostengünstig archiviert und verwaltet werden. Schnittstellen zu verschiedenen Personalabrechnungssystemen erlauben den schnellen und unkomplizierten Zugriff – auch per Web – auf Daten und Dokumente. Mit der Digitalen Peronalakte bietet die Ratiodata eine Komplettlösung, die den Prozess der Digitalisierung, Archivierung und des Zugriffs auf Personalakten deutlich optimiert: angefangen von der Bereitstellung einer elektronischen Akte über das Archiv- Hosting bis hin zur Personalabrechnung. ELEKTRONISCHE AKTE: DIGITALISIEREN STATT KOPIEREN Mit der Digitalen Personalakte gehören Unzulänglichkeiten wie begrenzter Lagerplatz in der Personalabteilung, Risiken des unberechtigten Datenzugriffs und eingeschränkte Recherchemöglichkeiten der Vergangenheit an. Die Personalakten werden in den Scan-Centern der Ratiodata unter Ein haltung strengster Sicherheitsvorkeh rungen kurzfristig digitalisiert und indiziert. Angewandte OCR- und ICR- Technologien ermöglichen die spätere komfortable Datenrecherche. Nach dem Scanvorgang werden die Papierakten nach Kundenwunsch entweder gesetzeskonform vernichtet, zurückgesendet oder in den Sicherheitsarchi ven der Ratiodata eingelagert. ZENTRALES ARCHIV-HOSTING, DEZENTRALES BEARBEITEN Die digitale Aktenlösung von aconso wird auf den Servern der Ratiodata in Münster zentral gehostet. Für den Kunden steht sie mit flexibel einstellbaren Zugriffs berechtigungen im Web zur Verfügung, sodass die Akten standortübergreifend und zeitgleich eingesehen und bearbeitet werden können. Die Benutzeroberfläche der Digitalen Personalakte ist einfach, verständlich und intuitiv bedienbar. Die Anordnung der Elemente mit den Daten zur Person, dem Mitarbeiterfoto und der Ak tenvorschau entspricht der Registerstruktur der vertrauten Papierakte. PERSONALABRECHNUNGSSYSTEM: HR-MANAGEMENT UND PERSONAL ABRECHNUNG IN EINEM WORKFLOW Abrechnungsrelevante Papiere – Gehaltsänderungen oder Fehlzeiten etwa – müssen nicht mehr aufwändig gesucht, kopiert und an die Personalabrechnung versendet werden. Denn neben dem webbasierten Zugriff er mög lichen standardisierte Archiv- Schnittstellen auch den Zugang zu Personalabrechnungs- und Verwaltungssystemen wie PAISY oder SAP R/3 HR. Der Workflow zwischen HR- Management und Personalabrechnung wird so erheblich erleichtert. Über die mobile Digitale Personalakte (iPad, iPhone) können mit der entsprechenden Berechtigung auch Mitarbei tergespräche unabhängig vom Unternehmensstandort geführt werden. ■ s tandortübergreifender Datenzugriff ■ gleichzeitige Akteneinsicht ■ Zugriffsschutz durch eindeutige Identifikation und Autorisation ■ fl exible Berechtigungsprofile ■ schnelle, komfortable Suche ■ garantierte Sicherheit der digitalen Ablage ■ automatische Aktenpflege durch nahtlosen Workflow zwischen HR-Management und Personalabrechnungssystemen ■ garantierte Sicherheit in der digitalen Ablage KOMPLETTLÖSUNG // PERSONALAKTEN ELEKTRONISCH VERWALTEN ELEKTRONISCHE AKTE // professionelles Scannen papierbasierter Personalakten 10 // Scan- & Dokumenten-Services VORTEILE FÜR KUNDEN ARCHIV HOSTING // unveränderbar rechtssicher revisionssicher Zugriff per Webclient Nutzung „on demand” PERSONALABRECHNUNGSSYTEM // Übernahme von Personalstammdaten aus dem führenden Person alabrechn ungs syst em 11 // BACK-OFFICE OPTIMIERUNG FÜR BANKEN // EFFIZIENZ UND QUALITÄT AUS EINER HAND // DIE DIGITALE KUNDEN- UND KREDITAKTE POSTEINGÄNGE UND MAILINGAKTIONEN ERFOLGREICH OUTSOURCEN Mit der Digitalen Kunden- und Kreditakte steigert die serviceorientierte Bank die Qualität ihrer Kundenbetreuung erheblich: Dank schnellerer Durchlaufzeiten und der abteilungsübergreifenden, dezentralen Einsicht basieren Entscheidungen auf zuverlässigen Informationen und können zeitnah getroffen werden. Mit der Auslagerung des Posteingangs an die Ratiodata reduzieren Unternehmen ihre Bearbeitungskosten und straffen ihre Verarbeitungsprozesse. Auch beim Rechnungsversand oder der Abwicklung von Mailingaktionen können sich Kunden auf die hohen Qualitätsstandards der Ratiodata verlassen. Viele Banken planen die Optimierung ihrer Backoffice-Prozesse: Abläufe sollen standardisiert und automatisiert werden, um Kosten und Projektlaufzeiten zu reduzieren. Durch die Einführung der Digitalen Kunden- und Kreditakte können alle Kundentransaktionen und der gesamte Kreditprozess elektronisch abgewickelt und auf Papierarchive verzichtet werden. Die Ratiodata übernimmt die Digitalisierung des gesamten Altbestandes und stellt eine schnelle Erfassung der Index daten für das Dokumenten-Manage ment-System des Kunden sicher. Doku mente aus dem Tagesgeschäft können entweder von der Bank selbst oder in Dienstleistung durch die Ratiodata ein gescannt werden. Die entsprechenden Dokumente stehen allen zugriffsb erechtigten Bankmitarbeitern für weitere Beratungs gespräche zur Verfügung, sodass auch während Urlaubs- und Krankheitsver- 12 // Scan- & Dokumenten-Services tretungen eine qualitative Ansprache des Kunden gewährleistet ist. Der Zugriff auf die digitalisierten Dokumente erfolgt über standardisierte Such masken. Somit werden zeitaufwändige Recherche- und Ablagearbeiten minimiert. Auch der Zugriff auf Akten aus den Filialen ist jederzeit auf Knopf druck möglich. VORTEILE FÜR KUNDEN ■ k ürzere Bearbeitungszeiten ■ arbeitsteilige und dezentrale Bearbeitung ■ unmittelbarer Überblick über den aktuellen Status von Kreditanträgen und des Engagements betreuter Kunden ■ variabel einstellbare Einsichten (Profile) ■ Entfall der üblichen Spiegelakten ■ spürbare Senkung der Kosten für Personal, Transport, Büro- und Lagerraum DIGITALE POSTSTELLE MAILING SERVICE Mit der Digitalen Poststelle bietet die Ratiodata Unternehmen eine effiziente Lösung für das Handling hochvolumiger Posteingänge an. Täglich holt ein Kurier die Post ab und transportiert sie sicher in eines der Scan-Center der Ratiodata. Taggleich werden die Briefe aufbereitet, gescannt und ausgelesen, bevor sie dem Kunden elektronisch per E-Mail oder Web zur Verfügung gestellt werden. Dank des protokollierten Workflows und des Qualitätsmanagements der Ratiodata wird eine schnelle, zuverlässige und lückenlose Informationsversorgung ge währleistet. Die Papierbelege werden je nach Wunsch des Kunden sicher gelagert, vernichtet oder digital archiviert. Die Durch laufzeiten verkürzen sich so auf bis zu 30 % – während transparente Preise pro Dokument die Kosten gering halten. Mit dem Mailing-Service ist die Ratiodata auch für hochvolumige Postausgänge der zuverlässige und qualitätsbewusste Partner. Die Ratiodata nimmt Druckdaten und Adressdateien zu jeder Zeit im Online-Betrieb elektronisch entgegen und produziert alle Printpro dukte auf modernsten, vollfarbfähigen Laserdrucksystemen. Als Großabneh mer erhält die Ratiodata spezielle Kon ditionen von Papierherstellern sowie Portorabatte. Hiervon profitieren auch die Kunden der Ratiodata. Schnelligkeit ist garantiert: Bei einer Daten übermittlung bis 12 Uhr verlassen die fertigen Sendungen die Ratiodata noch am selben Tag. 13 // MIT INTELLIGENTEN ARCHIVEN RAUM, ZEIT UND GELD SPAREN // DAS WEB-ARCHIV DER RATIODATA Durch die Digitalisierung von Belegen und Dokumenten werden nicht nur Räumlichkeiten für die Aufbewahrung eingespart. Elektronische Archive, wie das Web-Archiv der Ratiodata, ermöglichen auch den sofortigen, standortunabhängig zeitgleichen und autorisierten Zugriff auf alle digitalisierten Belege. Das spart Zeit und Geld – und bietet maximale Datensicherheit. OPTIMIERTE ARCHIVIERUNG, UNAB HÄNGIGER DOKUMENTENZUGRIFF Unsere Kunden erhalten ihre archivier ten Daten entweder direkt über das Datennetz, zusammen mit einer sys temunabhängigen Archivsoftware auf modernen Datenträgern oder als komfortable Online-Lösung mit dem Ratio data Web-Archiv. Das Web-Archiv ist besonders interessant für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen oder Außen dienstTeams. Authentifizierte Mitarbeiter können von verschiedenen Arbeitsplätzen und per Laptop oder Handy von jedem Ort aus auf das Archiv zugreifen und benötigte Informationen ab- 14 // Scan- & Dokumenten-Services rufen, wie beispielsweise Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen oder Konto auszüge. Alle Daten sind dabei grundsätzlich schreibgeschützt. Das Web-Archiv eignet sich auch für den Zugriff über ein firmeninternes Intranet. Für die langfristige und revisionssichere Archivierung der Kundendaten vertraut die Ratiodata auf die ausgereifte Technologie des d.3 Systems ihres Partners d.velop. Die Ratiodata trägt den personellen und technischen Aufwand für Wartung und Datensicherung sowie das Risiko bei Hardware-Ausfällen. Die Kunden sparen somit Geld, Zeit und Ressourcen und nutzen gleichzeitig die mo- dernste Technik und spezialisiertes Archivierungs-Know-how. Mit dem mobilen Web-Archiv (iPad, iPhone) bietet die Ratiodata ihren Kunden eine Applikation für den schnellen Zugriff auf die digitalisierten Unternehmensdokumente. RICOH MULTIFUNKTIONSGERÄTE: SCHNITTSTELLE ZWISCHEN UNTERNEHMEN, BELEGEN UND DEM WEB-ARCHIV DER RATIODATA Auch für Kunden mit kleinem Scan-Volumen oder vielen Unternehmensnie derlassungen bietet die Ratiodata eine passende Lösung: Mit einem Tastendruck auf die mit einem großen Display ausgestatteten Ricoh-Multifunktionsgeräte werden Dokumente beidseitig und in Farbe digitalisiert. Bildstörun gen werden automatisch entfernt und die Ausrichtung der Belege korrigiert. So gehen keine Informationen verloren und das Lesen und Separieren wird erleichtert. Mit der Indexierungsfunktion des Ricoh Multifunktionsgerätes lassen sich die Dokumente später schnell wiederfinden. Die digitalisier ten Dokumente werden vom Multifunktionsgerät automatisch über eine sichere Verbindung an die Ratiodata übertragen. Hier werden sie im von der Ratiodata gehosteten Web-Archiv revisionssicher abgelegt und können bei Bedarf auch weiterverarbeitet wer- VORTEILE FÜR KUNDEN ■ Effizienzsteigerung durch zentrales Archiv mit dezentralem Zugriff ■ Kostenoptimierung durch Nutzung der Hard- und Software von Ratiodata ■ Auslagerung der Archivverwaltung, -wartung und -pflege den. Das Web-Archiv ermöglicht nicht nur den Online-Zugriff auf alle Dokumente, sondern auch die Möglichkeit einer nachträglichen Indexierung. GARANTIERTE SICHERHEIT FÜR SENSIBLE DATEN Bei der Auslagerung von IT-Leistungen und der Überlassung hochsensibler Belege sind Zuverlässigkeit und Seriosität von entscheidender Bedeu tung. Als Dienstleister, u. a. für das Finanzwesen, ist die Ratiodata bes tens mit datenschutzrechtlichen Bestimmungen und gesetzlichen Vorschriften im Umgang mit sensiblen Daten vertraut und setzt diese durch höchste Sicherheitsstandards um. Die Prozesse innerhalb der Ratiodata unterliegen permanenten Kontrollen der konzerneigenen Revision sowie regelmäßigen Überprüfungen durch Kundenrevisionen. 15 // BELEGE KONVENTIONELL VERFILMEN UND AKTEN PHYSISCH EINLAGERN // DOKUMENTE FÜR DIE ZUKUNFT SICHERN Welche Speicherlösung verspricht auch bei künftigen technischen Entwicklungen eine hohe Lesbarkeit? Welche ermöglicht weiterhin einen schnellen Zugriff auf die Daten? Es gibt viele Anforderungen, wenn es darum geht einen Datenbestand langfristig zu archivieren. LANGFRISTIG SICHER: ARCHIVIERUNG PER MIKROFILM Die konventionelle Mikroverfilmung zählt zu den kostengünstigsten und sichersten Verfahren, wenn es um die Langzeitarchivierung von komplexen Dokumenten geht. Bei der Belegverfilmung wird das gesamte Schriftgut, unabhängig von Format, Farben, Grafiken oder Zeichnungen, durch die Ratiodata verfilmt. Jedes Einzelbild erhält dabei eine elektronische Markierung (Bildlichtpunkt), um die verfilm ten Belege zeitnah wiederzufinden. Ein weiterer Service ist die Filmentwicklung: Kunden liefern die zu verfilmenden Dokumente – und erhalten fertig entwickelte, bereits indizierte Mikrofilme. Als zertifizierter Partner des KODAK Image Guard-Programms garantiert die Ratiodata hierbei optimierte Entwicklungsqualität, geprüfte Haltbarkeit und umweltgerechte Entsorgung. AKTEN AUF ABRUF: DOKUMENTE EINLAGERN UND MIT MODERNSTER TECHNOLOGIE ANFORDERN Kunden, die darauf angewiesen sind, Papierarchive anzulegen und Papierdokumente einzulagern, können auf Sicherheitsarchive in ganz Deutschland, Österreich, der Schweiz und den Niederlanden zugreifen. Die in Zusam menarbeit mit unserem Partner angebotene Archivierungs-Dienstleistung garantiert eine anonymisierte physi sche Daten-Aufbewahrung, optimale Archivierungskosten, eine kostenstel lenbe zo gene Abrechnung und hohe Revisionssicherheit. INTELLIGENTE EINLAGERUNG FÜR EINEN SCHNELLEN DIGITALEN ZUGRIFF Werden Dokumente aus dem Sicherheitsarchiv benötigt, ist der Ablauf prozess denkbar einfach: Fordert der Kunde eine Akte oder ausgewählte Do kumente einer Akte an, werden die se gescannt und den Adressaten auf elektronischem Wege als TIFF-Datei zugesandt. Die vollständige Akte verbleibt im Sicherheitsarchiv und kann bei Bedarf auch physisch zur Verfügung gestellt werden. 16 // Scan- & Dokumenten-Services DIGITALE DATEN SICHER ARCHIVIEREN // DAMIT SIE AUCH MORGEN NOCH ZUGREIFEN KÖNNEN Spezialwissen für die sichere Archivierung großer Bestände von DV-Daten: Die Ratiodata stellt mit verschiedenen Produktionsmethoden sicher, dass Unternehmensdaten gespeichert und archiviert werden sowie langfristig verfügbar sind. Unseren Kunden stehen auch hier verschiedene technische Wege offen. COLD – COMPUTER OUTPUT ON LASER DISK: FÜR DEN HÄUFIGEN UND SCHNELLEN ZUGRIFF CD-ROM und DVD als moderne Daten träger eignen sich besonders für Daten bestände, auf die häufig und schnell zugegriffen werden soll. Die Daten werden per Fernübertragung oder auf ei nem beliebigen Datenträger an uns übermittelt. Anschließend erfolgt die Strukturierung und Indizierung sowie das Brennen der Daten inklusive Retrieval-Software auf CD-ROM oder DVD. Eine abschließende Qualitätssicherung garantiert den fehlerfreien Archivierungsprozess. COM – COMPUTER OUTPUT ON MICROFILM: LANGFRISTIG UNSCHLAGBAR Die rasante Entwicklung der Datenträger in den letzten Jahrzehnten macht deutlich, dass die rein digitale Lang- zeitarchivierung Unsicherheiten mit sich bringen kann. Einflussfaktoren sind beispielsweise die physische Haltbarkeit heutiger Datenträger und ihre zukünftige Lesbarkeit. Die Archivierung digitaler Dateien auf Mikrofilm dagegen garantiert höchste Archivqualität und eine jeder zeitige systemunabhängige Redigitalisierung der Daten. Die analoge Speicherung der Daten auf Mikro fiches bringt Kunden den unschätzbaren Vorteil einer hohen Les barkeit – unabhängig von künftigen technischen Entwicklungen. langfristigen Archivierung relevanter Unternehmensdaten. Denn der Mikro film ist über Jahrzehnte ohne Qualitätsverlust und Verschlechterung der Wiedergabefähigkeit nutzbar. HYBRID-LÖSUNG: VORTEILE VERBINDEN Die Hybrid-Lösung vereint die Vorteile von digitalen und analogen Datenträgern: Die CD-ROM eignet sich hervorragend für kurz- und mittelfris tige Rechercheaufgaben. Der preiswerte, sichere und jederzeit kompatible Mikrofilm dient in erster Linie zur 17 // KUNDEN, DIE UNS VERTRAUEN // AUSZUG AUS UNSERER KUNDENLISTE ■ Rund 410 Volksbanken, Raiffeisenbanken sowie Spar- und Darlehns kassen ■ AGRAVIS Raiffeisen AG ■ Barmenia Krankenversicherung a. G. ■ BERESA-Automobil Gesellschaft ■ Debeka Krankenversicherungsverein a. G. ■ Deutsche Apotheker- und Ärztebank eG ■ DEVK Allgemeine Versicherungs-AG ■ ENERVIE Gruppe Mark-E Aktiengesellschaft ■ E.ON Fernwärme GmbH ■ Esprit Europe GmbH ■ HDI-Gerling Leben Betriebsservice GmbH ■ HOIST Kreditverwaltung AG ■ MAN Diesel & Turbo SE ■ RECTICEL SCHLAFKOMFORT GmbH – Schlaraffia ■ RWGV Rheinisch Westfälischer Genossenschaftsverband e. V. MIT SICHERHEIT // PROFESSIONELLE QUALITÄT VON RATIODATA Ratiodata bietet als kompetenter IT-Dienstleister innovative und zuverlässige Produkte und Leistungen. Die Ratiodata IT-Lösungen & Services GmbH zählt mit mehr als 600 Mitarbeitern zu den großen Systemhäusern und IT-Dienstleistern in Deutschland. Als Gesellschaft der Unternehmensgruppe Fiducia & GAD IT AG ist Ratiodata seit mehr als 40 Jahren im Markt. Der Name Ratiodata steht für professionelle Lösungen, die auf Innovation, Systemerfahrung und Datensicherheit setzen. Wir bieten herstellerübergreifende Dienstleistungen in den Bereichen IT-Systemhaus, Scan- & DokumentenServices sowie Personal-Systeme & Services. Bei der Auslagerung von IT-Leistungen ist die Zuverlässigkeit und Seriosität des Dienstleisters von großer Bedeutung. Ratiodata bietet diese Sicherheit mit erprobten Lösungen. Ziel aller Ratiodata Aktivitäten ist es, den Kunden von arbeitsintensiven und komplexen IT-Aufgaben zu entlasten. Gezielt werden technologische und ■ TARGOBANK AG & Co. KGaA IT-Systemhaus // Ob Arbeitsplatzausstattung, Netzwerk- oder Telekommu- ■ TNT Express GmbH nikationsservices: Die Ratiodata bietet überzeugende Produkte aus einer Hand. Dabei arbeiten wir mit namhaften Herstellern und Servicepartnern zusammen. ■ WGZ BANK AG Scan- & Dokumenten-Services // Profitieren Sie von den individuellen Möglichkeiten der digitalen Datenarchivierung und den damit verbundenen Vorteilen wie Kosteneinsparung, Sicherheit und Prozessoptimierung. Personal-Systeme & Services // Nutzen Sie die Vorteile unserer Personaldienstleistungen. Wir bieten effiziente Personalwirtschaftslösungen, wie beispielsweise das vollständige Auslagern der Lohn- und Gehaltsabrechnung. 18 // Scan- & Dokumenten-Services strukturelle Trends beobachtet, um diese nutzbringend in die Optimierung der Geschäftsprozesse beim Kunden einzubringen. Damit kann der Kunde sich auf das Wesentliche konzentrieren: auf sein Kerngeschäft und damit auf seinen Unternehmenserfolg. IT IT-Lösungen & Services // 19 // WWW. RATIODATA.DE // KONTAKT // Ratiodata IT-Lösungen & Services GmbH D-48155 Münster ∙ Gustav-Stresemann-Weg 29 D-48016 Münster ∙ Postfach 3029 Fon +49 251 7000-5210 ∙ Fax +49 251 7000-3201 www.ratiodata.de ∙ [email protected] Stand // Juli 2015
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