Vielschichtige Anforderungen kompromisslos erfüllen OS|ECM als

business process ideas & solutions
Vielschichtige Anforderungen
kompromisslos erfüllen
OS|ECM als unternehmensweite Informationsund Prozess-Steuerungsplattform
bpi solutions
success story
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Deutschlands drittgrößter Küchenmöbelhersteller
Häcker Küchen nutzt das ECM-System von
OPTIMAL SYSTEMS für seine Produktion
Die Verkaufssachbearbeitung der Häcker Küchen
GmbH & Co. KG, dem drittgrößten Küchenmöbelhersteller Deutschlands, arbeitete bereits seit 1990
weitgehend papierarm. Allerdings wurde rechtzeitig
erkannt, dass die bisher eingesetzte Software die vom
Unternehmen gesetzten Ziele in den kommenden
Jahren hinsichtlich des benötigten Funktionsumfangs
nicht mehr erfüllen kann. Der Wechsel auf ein neues
Produkt wurde notwendig. Gesucht wurde ein umfassendes Enterprise Content Management System, das
die vielschichtigen Anforderungen von Häcker Küchen
kompromisslos erfüllt.
Die Häcker Küchen GmbH & Co. KG
1938 als Bautischlerei in Rödinghausen gegründet,
hat sich im Laufe der Zeit zu einem Industrieunternehmen mit heute 1.250 Mitarbeitern entwickelt.
Auf einer Produktionsfläche von 113.800 m2 und
16.000 m2 Verwaltungsfläche werden hochwertige
Küchen gefertigt. Über den Vertrieb in 62 Ländern
bei einem Exportanteil von 38 %, erzielte das Unternehmen 2014 einen Umsatz von 405 Mio. €.
Da das ursprüngliche, Anfang der neunziger Jahre
angeschaffte EDV-System, nicht mehr mit den gestiegenen Anforderungen von Häcker Küchen Schritt
halten konnte, wurde ein umfassendes EnterpriseContent-Management System gesucht. Als wesentliche Voraussetzung an das neue System wurden
eine hohe Flexibilität, Skalierbarkeit und Modularität
der Software definiert, um den unternehmensweiten
Einsatz sukzessive ausbauen zu können. Ferner legte
der Küchenspezialist großen Wert auf eine kurzfris-
Häcker Küchen
tige Projektumsetzung bei genauer Einhaltung des
Kostenplans. Deshalb wurde die Realisierung von
einem Projektteam vollzogen, dem Administratoren
von Häcker Küchen, der Implementierungspartner
sowie Vertreter des Herstellers angehörten.
Intensiver Auswahlprozess
Häcker Küchen entschied sich für die EnterpriseContent-Management-Software von OPTIMAL SYSTEMS. „OS|ECM bietet uns die erforderliche Flexibilität mit allen gewünschten Funktionalitäten und
gewährleistete eine reibungslose Migration vom
Alt- auf das Neusystem. Dabei konnte OPTIMAL
SYSTEMS gegenüber dem Wettbewerb auch hinsichtlich unserer Preisvorstellung für Software und
Dienstleistungen überzeugen“, so Volker Sundermeier, Geschäftsleiter Verwaltung.
Umstieg und Migration
OS|ECM ist mittlerweile zum zentralen Informationslieferant für alle Unternehmensdaten geworden und beschleunigt Bearbeitungs- und Entscheidungsprozesse. Bereits in der ersten Projektphase
wurde der Umstieg von der Papier- zur elektronischen Personalakte vollzogen. Vorhandene Papierakten wurden gescannt und automatisiert an
der richtigen Stelle in OS|ECM abgelegt. Neben
einem schnellen und übersichtlichen Zugriff über
die komplette Akte eines Mitarbeiters sind Funktionen zur Wiedervorlage von Dokumenten integriert. Die Einhaltung von Fristen ist hiermit gewährleistet.
Bild bzw. Screenunterschrift
Bild bzw. Screenunterschrift
Gleichzeitig wurde OS|ECM in der Abteilung Finanzbuchhaltung eingeführt. In dieser Abteilung wurden
kurzfristig 22 Mio. Dokumente aus dem Altsystem
migriert und dieses damit vollständig abgelöst. Die
Organisation der Kreditorenakte wurde ebenfalls neu
gegliedert. Hier erleichtern Funktionen wie E-MailImport und -Versand die Korrespondenz mit dem Lieferanten. Alle Stammdaten und Dokumente werden
direkt aus SAP R/3 übernommen. Personalakten,
Lohnabrechnungen, Zeitnachweise, Rechnungen,
Lieferscheine sowie Kontoauszüge stehen auf Knopfdruck sofort am Bildschirm zur Verfügung.
Hoher Wirkungsgrad durch Automatisierung
Um einen noch höheren Wirkungsgrad zu erreichen,
hat Häcker Küchen sich 2013 für die automatisierte
Rechnungseingangsprüfung mit OS|CLASSIFY entschieden. Eingehende Rechnungen werden identifiziert, Kreditoren und Rechnungspositionen mit den
Bestelldaten abgeglichen und ggf. automatisch verbucht. Bei Differenzen kann der Sachbearbeiter über
eine intuitive Benutzeroberfläche eingreifen und
Korrekturen vornehmen. Das ECM-System ist dabei
soweit anpassbar, dass sich aus dem hauseigenen
ERP-System, basierend auf Oracle-Datenbanken,
zahlreiche Schnittstellen in das ECM-System ergeben. So können die Dokumente direkt aus anderen
Anwendungen heraus aufgerufen werden, ohne vorher den OS|CLIENT starten zu müssen.
Erleichterung im Tagesgeschäft
Wesentliche Erleichterung brachte die Einführung
von OS|ECM der Verkaufsabteilung. Die Betreuung
der Handelspartner durch den Häcker-Kundenservice
wurde dank der Einführung der Lösung OS|“CRM“
drastisch optimiert. Die sofortige Auskunftsfähigkeit am Telefon über sämtliche Dokumente eines
Geschäftsganges schafft nicht nur bei den Handelspartnern sondern auch bei den Endkunden Zufriedenheit. Mit OS|ECM hat Häcker Küchen zudem
einen permanenten Überblick über den Status der
Kundenbetreuung. Jeder Kundenkontakt wird mit einem Klick dokumentiert. Der Zugriff auf bestimmte
Geschäftsdokumente über den OS|WebCLIENT ist
für die Außendienstmitarbeiter von Häcker Küchen
sowie für Handelspartner und Kunden schon längst
gängige Praxis. Dem Trend der Zeit folgend ermöglicht Häcker Küchen jetzt auch den Zugriff per Smartphone und Tablet.
Flexibe Steuerung nach individuellem Bedarf
Durch das flexible Rechtemanagement stehen an
über 250 Arbeitsplätzen – von der Produktion bis
zur Geschäftsleitung – die Funktionalitäten von
OS|ECM zur Verfügung und ermöglichen den Zugriff auf aktuell über 34 Mio. Dokumente. OS|ECM
ist damit die unternehmensweite Informations- und
Prozess-Steuerungsplattform der Häcker Küchen
GmbH & Co. KG.
Überzeugen mit Know-how und best practice
bpi solutions gmbH & co. kg übernimmt die Bereitstellung aller zum Einsatz ergänzend notwendigen
Produkte inklusive Integration, Inbetriebnahme und
die weitere Betreuung.
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• Abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeit durch zentrales
Dokumentenmanagement
• Prozessbeschleunigung durch schnellere und einfachere Abstimmungsmöglichkeiten auf Grund zentraler Datenverwaltung
• Revisionssichere Archivierung von Belegen zu SAP-Buchungssätzen
• Verringerung des Aufwandes für Informationssuche durch EnterpriseSearch-Lösung
• Einhaltung von Fristen dank Wiedervorlagefunktion von Dokumenten
• Sicherung unternehmenskritischer Daten durch ausgefeiltes Rechtesystem
Gerne informieren wie Sie detailliert über unsere Lösungen und
zeigen Ihnen diese im praktischen Einsatz. Bitte nehmen Sie
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