0048 B-1 - Abgeordnetenhaus von Berlin

Senatsverwaltung für Inneres und Sport
InnSport ZS C 2 -0653
Berlin, 03.06.2015
9(0)223-2144
[email protected]
An den
Vorsitzenden des Hauptausschusses
1291 B-1
über
den Präsidenten des Abgeordnetenhauses von Berlin
über
Senatskanzlei – G Sen –
Stellungnahme der Senatsverwaltung für Inneres und Sport zum Rechnungshofbericht
2014; T 88 – 96 - Unwirtschaftlichkeit eines IT-Projekts nach Aufgabe der damit verfolgten
strategischen Ziele
rote Nummer/n:
-
Vorgang:
15. Sitzung des Unterausschusses Haushaltskontrolle am 6.Mrz. 2015
Schreiben Abgeordnetenhaus III C von 03.2015
Ansätze:
entfällt
Gesamtausgaben: entfällt
Der Unterausschuss Haushaltskontrolle, der z.Zt. den Jahresbericht 2014 des Rechnungshofs, T
88 – 96 und die Stellungnahme des Senats zum Jahresbericht diskutiert, bittet die Senatsverwaltung für Inneres und Sport um einen aktuellen Sachstand zur Schaffung von Rahmenbedingungen
für den Einsatz von Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystemen (DMS/VBS).
Hierzu wird berichtet:
Der Rechnungshof erwartet, dass die Senatsverwaltung für Inneres und Sport den Auftrag des
Senats erfüllt, berlineinheitliche Rahmenbedingungen für den Einsatz von DMS-Systemen zu
schaffen. Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport sowie die Skzl. hatten in ihrer gemeinsamen
Stellungnahme zum RH-Bericht dargelegt, dass bereits rechtliche, organisatorische und technische Rahmenbedingungen für den Einsatz von DMS-Systemen in der Berliner Verwaltung geschaffen wurden und weitere noch geschaffen werden. U.a. wurden gemeinsam mit Behörden, die
den DMS-Dienst des ITDZ Berlin nutzen, mit dem ITDZ Berlin selbst sowie der Innenverwaltung
das Fachkonzept “Berlin-Standard DMS/VBS” erarbeitet, in dem Funktionalitäten und Konfigurationen aber auch technische Anforderungen sowie Schnittstellen, Performance und Ergonomie beschrieben sind.
Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport sieht die elektronische Aktenführung der Berliner Verwaltung als ein zentrales strategisches Element von landesweiter Bedeutung und deshalb wurde
sie auch in die Berliner E-Government-Strategie (BEGS) aufgenommen. Der Senat hatte sich mit
der BEGS im Februar 2015 erstmals befasst.
Die Umstellung auf eine elektronische Aktenführung und Vorgangsbearbeitung stellt nach Ansicht
der Senatsverwaltung für Inneres und Sport ein unverzichtbares Element einer modernen, leis-
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tungs- und zukunftsfähigen Verwaltung dar. Damit werden Voraussetzungen zur Nutzung digitaler
Potenziale geschaffen, um allen Beschäftigten ein effizientes, zeitgemäßes und vernetztes Arbeiten zu ermöglichen.
Der Senat hat sich zum Ziel gesetzt, die Digitalisierung der Geschäftsprozesse in der Berliner
Verwaltung kontinuierlich voranzubringen. So wird inzwischen auf ca. 2300 Arbeitsplätzen mit
elektronischer Aktenführung gearbeitet. Das am 1. August 2013 in Kraft getretene Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften (E-GovernmentGesetz des Bundes) ist eine Grundlage auch für die Bundesländer. Es ist der rechtliche Rahmen
für die fortschreitende Digitalisierung der Deutschen Verwaltung. Der Bundes-Gesetzgeber hat
sowohl neue Möglichkeiten für elektronische Zugänge zur Verwaltung geschaffen als auch die
Bundesverwaltung verpflichtet, ihre internen Prozesse zu digitalisieren und den konsequenten
Wechsel zur elektronischen Akte einzuleiten. Unter der Federführung der Senatsverwaltung für
Inneres und Sport wurde ein E-Government-Gesetz-Entwurf für das Land Berlin erarbeitet, in dem
Regelungen zur elektronischen Aktenführung enthalten sind. Der E-Government-Gesetz-Entwurf
öffnet die Option, Geschäftsprozesse der Berliner Verwaltung konsequent elektronisch abzubilden
und diese Prozesse für die Bürgerinnen und Bürger und die Wirtschaft einfacher, leichter und kostengünstiger anzubieten. Am 19.5.2015 hatte der Senat gebeten, den Gesetzentwurf dem RdB
vorzulegen. Am 21.5.2015 hatte der RdB die Vorlage in die Ausschüsse überwiesen.
Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport hatte mit Beschluss des Senats vom 16.08.2011 den
Auftrag enthalten, ein Umsetzungskonzept zur landesweiten Einführung der elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung in der unmittelbaren Berliner Verwaltung gemeinsam mit der
Hauptverwaltung und den Bezirken zu erarbeiten. Der Staatssekretärsausschuss zur Verwaltungsmodernisierung hatte am 14. Februar 2011 darüber hinaus darum gebeten, eine solche Einführungsstrategie zu erarbeiten, mit der 50% der Berliner IT- Büroarbeitsplätze innerhalb von 5
Jahren auf eine elektronische Aktenführung umgestellt werden könnten.
Das im Auftrag des Senats von der Senatsverwaltung für Inneres und Sport gemeinsam mit Vertretern aus neun Senats- und sechs Bezirksverwaltungen, drei nachgeordneten Behörden und dem
ITDZ Berlin sowie externen Unterstützung erarbeitete „Umsetzungskonzept zur Einführung der
elektronischen Akte“ zeigt auf, wie eine elektronische Aktenführung und Vorgangsbearbeitung in
der Berliner Verwaltung erreicht werden kann und welche finanziellen und personellen Aufwände
damit verbunden sind.
Nach einem sehr langen Klärungsprozess haben sich die Senatsverwaltung für Finanzen sowie die
Senatsverwaltung für Inneres und Sport im April/Mai 2015 entschieden, dass vor Implementierung
des o.g. Umsetzungskonzepts zur Einführung der elektronischen Akte die elektronische Aktenführung unter Nutzung vorhandener Lizenzen vorerst in 4 (weiteren) Behörden mit ca. 2.000 ITArbeitsplätzen eingeführt werden soll. Diese Behörden sind:
• die Senatsverwaltung für Inneres und Sport (Stammhaus ohne Abt. Verfassungsschutz)
• der Polizeipräsident in Berlin (ZS E -Personal, Finanzen, Recht)
• das Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten (Abt. II – Glücksspielwesen,
Abt. III - Fahrerlaubnisbehörde, Abt. V – Informationsmanagement/ITService/Personal/Finanzen)
• das Bezirksamt Tempelhof-Schöneberg von Berlin (Sozialamt).
Dieses Vorgehen erfolgt, weil die bisherigen Erfahrungen mit der Einführung von rd. 2.300 DMSSystemen in verschiedenen Berliner Behörden nicht ausreichen, um eine notwendige Sicherheit
zum landesweiten Vorgehen bei der Einführung der elektronischen Aktenverwaltung und Vorgangsbearbeitung zu erhalten. Insbesondere liegen kaum oder keine Erfahrungen mit der behördenübergreifenden elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung, mit der sicheren Nutzung elektronischer Akten auf mobilen Geräten, der systematischen Einbindung von IT-gestützten
Fachverfahren, dem Vorgehen bei der Digitalisierung des Posteingangs, bei der Langzeitspeicherung sowie der Archivierung von elektronischen Dokumenten und bei der Anbindung vorhandener
IT-Dienste vor.
Nach Einführung der eAkte auf den dann insgesamt ca. 4300 Arbeitsplätzen ist eine Evaluation
aller 4.300 Anwender von elektronischen Akten und Vorgangssystemen geplant (2.300 bestehen-
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de und 2.000 neue Pilotanwender). Mit den vorgesehenen Arbeiten ist noch keine Festlegung für
eine spätere Ausschreibung zur landesweiten Einführung von elektronischen Akten und Vorgangsbearbeitung getroffen, sondern es werden vielmehr die Voraussetzungen für eine Senatsentscheidung und eine anschließende Vergabe geschaffen.
Geplante Zeiträume:
1.
2.
3.
4.
Beginn der Arbeiten in den o.g. Behörden in 2. JH 2015
Erste Testinstallationen im Herbst 2016
Rollout in den o.g. Behörden (2.000 Plätze) bis Sommer 2017
Evaluierung aller elektronischen Aktenführungen im Land Berlin (Pilotbehörden und weitere
Behörden : ca. 4300 Plätze ) von Sommer 2017 bis Sommer 2018
5. Senatsentscheidung über den landesweiten Einsatz der elektronischen Aktenführung in der
Berliner Verwaltung im Herbst 2018
Eine entsprechende Senatsvorlage und ein Schreiben an den Hauptausschuss des Abgeordnetenhauses ist in Vorbereitung.
Die Wirtschaftlichkeit eines Dokumentenmanagement-/ Vorgangsbearbeitungssystems wurde bereits in der 2009 erstellten Wirtschaftlichkeitsbetrachtung nachgewiesen. Die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung kam zu dem Schluss, dass der Einsatz eines elektronischen Aktenführungs- und Vorgangsbearbeitungssystems in der Berliner Verwaltung, selbst unter sehr konservativen Annahmen,
wirtschaftlich ist, wenn die haushaltsunwirksamen Effekte berücksichtigt werden. Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport ist nicht der Auffassung, die strategischen Ziele des Projektes
SiDOK aufgegeben zu haben.
In Vertretung
Andreas Statzkowski
Senatsverwaltung für Inneres und Sport
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