Zeitung/Zeitschrift

Arbeitshilfen Öffentlichkeitsarbeit
Zeitung/Zeitschrift
Wer regelmäßig Informationen, Termine und/oder Artikel veröffentlichen möchte, der hat verschiedene Möglichkeiten. Die gebräuchlichsten sind der Einsatz einer Internethomepage oder von Zeitungen/Zeitschriften.
Einsatz finden diese Medien auf allen Ebenen der Verbände (Stamm, Bezirk, Diözese oder Bund). In dieser
Arbeitshilfe konzentriere ich mich auf die Herstellung und Herausgabe von Zeitungen und Zeitschriften.
Eine Zeitung/Zeitschrift ist technisch recht einfach herzustellen. Es genügt eigentlich schon ein Stift, ein Blatt
Papier und eine Vervielfältigungsmöglichkeit. Heutzutage ist aber eher die Herstellung am Computer mittels
Text- oder Layoutprogramm die Regel. Zeitungen/Zeitschriften lassen sich einfach vervielfältigen, indem man
sie kopiert, druckt oder digital anbietet. Dabei ist die digitale Form wohl z.Zt. die umweltfreundlichste.
Bevor man mit der Herausgabe einer Zeitung/Zeitschrift beginnt, sollte man sich ein Konzept hierfür erarbeiten. In der Regel benötigt eine Zeitung/Zeitschrift die Genehmigung eines Entscheidungsgremiums, wie dem
Stammesvorstand, der Stammes-, Bezirks-, Diözesan-, oder der Bundesversammlung. Da kann ein gut
durchdachtes Konzept sehr hilfreich sein. Das Konzept dient aber auch der Selbsteinschätzung, ob so ein
Projekt überhaupt zu verwirklichen ist. Wer die Möglichkeit hat, sollte das fertige Konzept nochmals von jemandem mit Erfahrung in diesem Bereich überprüfen lassen. Möglicherweise erhält man noch einige gute
Tipps oder es wird auf Konzeptfehler aufmerksam gemacht.
Das Konzept
Ein Zeitungs-/Zeitschriftenkonzept enthält u.a.:
Den Namen: Nach dem Inhalt ist der Name der Zeitung/Zeitschrift meistens das Zweite in der Liste der
Überlegungen. Der Name sollte, wegen des Wiedererkennungswertes, kurz und einprägsam sein. Auch sollte er mit dem Inhalt der Zeitung/Zeitschrift in Zusammenhang stehen. So wurde z. B. die Stammeszeitung
des Stammes St. Meinolf, Paderborn "K-I-M" genannt. Dieser Name hat mit Pfadfindertum zu tun, da er der
Name einer Hauptfigur aus einem der Lieblingsbücher von Baden-Powell ist. Auch das zu einer Zeitschrift
gehörende Logo ließ sich damit recht einfach und optisch ansprechend umsetzen.
Ein Tipp: Wer keine Idee für einen passenden Namen hat, kann ja ein Namenswettbewerb ins Leben rufen.
So kommt schnell eine passende Auswahl an Namensvorschlägen zusammen. Nebenbei wird Werbung für
die neue Zeitung/Zeitschrift gemacht und es wird schon mal auf die erste Ausgabe neugierig gemacht.
Die Zielgruppe: Um sich vor späteren "bösen" Überraschungen zu schützen, sollte schon im Vorfeld etwas
über die möglichen zukünftigen Leser (= Zielgruppe) herausgefunden werden. Der Inhalt für einen Leser im
Grundschulalter muss anders aufbereitet werden, als für einen Leser mit Studienabschluss.
Versucht herauszufinden, wie groß eure Leserschaft ist, wer dazugehört und wie deren soziales Umfeld (Alter, Beruf, Bildung, Freizeitverhalten, ...) ist. Das hilft euch später u.a. bei der Gestaltung und der Bestimmung der Auflagenhöhe. Statistische Angaben hierzu könnt ihr z. B. im Internet, in Stadt-, Gemeinde-, Kirchenverwaltungen oder im Diözesanbüro erfragen. Vielleicht helfen auch die Lokalzeitungen vor Ort.
Das Redaktionsteam: Die Herausgabe einer Zeitung/Zeitschrift ist sehr arbeits- und zeitintensiv. Da ist die
Arbeit mit einem Redaktionsteam sehr empfehlenswert. Da kann eine sinnvolle Aufgabenverteilung sehr helfen. Eine Zeitung benötigt einen Herausgeber, Redakteure, Reporter, Fotografen, Layouter, Grafiker, Leute
für die Finanzen und den Vertrieb, um nur einige zu nennen. Diese Aufgaben können - bis auf den Herausgeber - nach Können oder Neigung vergeben werden. In diesem Team kann es Mitglieder geben, die sich
auf eine Aufgabe spezialisieren (z. B. Finanzierung) oder auch mehrere Aufgaben (z. B. Text und Fotografie)
übernehmen. Der Herausgeber sollte aber aus rechtlichen Gründen (z. B. die Haftung) immer der Vorstand
bzw. eine rechtliche Person sein.
Die Redakteure sind für die ganze Organisation und die Zusammenstellung des Inhaltes zuständig. Die Reporter recherchieren die in den gemeinsamen Redaktionstreffen festgelegten Themen, schreiben die Artikel
und arbeiten vor Ort. Die Fotografen liefern die dazugehörigen Fotos. Der oder die Layouter gestalten die
Zeitungen/Zeitschriften am PC. Fügen dort Text und Fotos zu einem Ganzen zusammen. Die Buchhaltung
kümmert sich um die Finanzen des Projektes. Bezahlt Rechnungen, rechnet die geschalteten Anzeigen ab,
verwaltet das Zeitungs-/Zeitschriftenkonto. Der Vertrieb kümmert sich darum, dass die Zeitungen/Zeitschriften den Lesern pünktlich zur Verfügung stehen, sorgt für den Verkauf von Anzeigen usw.
Im Redaktionsteam mitmachen kann eigentlich jeder vom Wölflinge bis zum Fördervereinsmitglied. Wobei
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jüngere Mitarbeiter sicherlich mehr Unterstützung und Hilfestellung benötigen als ältere. Hierfür sollte eine
Begleitung zur Verfügung stehen, die hilfreich unter die Arme greifen können.
Der Inhalt: Wie der Inhalt der geplanten Zeitung/Zeitschrift aussehen soll, bleibt jeder Redaktion letztendlich
selber überlassen. Bei einer Stammeszeitung werden sich die Artikel wohl hauptsächlich auf die Geschehnisse im und rund um den Stamm beziehen und nur vereinzelt werden sich dort Berichte aus den anderen
Ebenen wiederfinden. Eine Zeitschrift auf Bezirksebene wird überwiegend über Aktivitäten und Ereignisse
aus dem jeweiligen Bezirk enthalten, usw. Wichtig ist nur, dass der Inhalt auch die zukünftigen Leser interessiert. D. h. die Inhaltsgestaltung sollte sich überwiegend nach dem Wissensbedürfnis der Leser richten, nicht
nach dem Mitteilungsbedürfnis der Macher. So beinhaltet die Stammeszeitschrift von St. Meinolf, Paderborn
hauptsächlich Berichte aus den Erlebnissen (Lager, Fahrten, Aktionen ...) der Gruppen. Hinzu kommen noch
Termine des Stammes, einige Witze, eine Kochecke für leckere Lagerküche. Und wenn noch Platz ist, die
Zeitung besteht aus 8 Seiten DIN A5, werden noch wichtige Punkte aus dem Bezirk, der Diözese oder dem
Bund behandelt.
Das Format: Als Formate bieten sich sowohl die gedruckte, als auch die digitale Form an. Ausschlaggebend
für das Format sind verschiedene Faktoren, wie z. B. Druckkosten, Farbausgabe oder schwarz-weiß, zur
Verfügung stehendes Budget, Seitenumfang, Vervielfältigungsverfahren, wer ist der Leser, ...). Wer möchte,
kann die Zeitung/Zeitschrift auch in beiderlei Formaten anbieten. So, wie es auch in St. Meinolf, Paderborn
geschieht. Dort wird die "K-I-M" für die Stammesmitglieder und einige Auslagen gedruckt. Gleichzeitig steht
sie aber auch auf der Homepage als PDF zum Lesen und downloaden bereit.
Die Gestaltung: Zeitungen/Zeitschriften werden heute normalerweise mit einem Text- oder DTP-Layoutprogramm am Computer erstellt. Als Größenformat für eine Zeitung/Zeitschrift eignet sich sehr gut das DIN A4Format, egal, ob die Zeitung/Zeitschrift gedruckt oder digital verbreitet werden soll. Die fertige Vorlage wird
dann in eine PDF-Datei umgewandelt. Das hat mehrere Vorteile. 1. Die Datei lässt sich problemlos in der
Druckerei oder im Copyshop vervielfältigen. 2. Sie kann direkt in die Homepage eingebunden werden. Es ist
auch möglich, die A4-Vorlage im Format DIN A5 vervielfältigen zu lassen. Eine Größenumwandlung sollte
bei neueren Kopierern kein Problem darstellen. PDF-Datei einlesen und die gehefteten Exemplare kommen
aus dem Kopierer.
TIPP: Achtet bereits bei der Gestaltung, dass die Seiten in der richtigen Reihenfolge erstellt werden. Nachdem das Format feststeht, muss die Seitenzahl feststehen. Die Anzahl der Seiten sollte gerade sein. Als
Faustregel für geheftete Zeitungen/Zeitschriften gilt: Die Seitenanzahl muss durch 4 teilbar sein!
Wichtig ist auch die Farbauswahl. Achtet darauf, dass die Kontraste gut zu erkennen sind. Die Farben von
Text und Papier sollten nicht zu kräftig sein. Alle verwendeten Druckfarben sollten auf dem Papier naturgetreu zu erkennen sein. Natürlich sollten die ausgewählten Farben auch zum Thema passen. Denkt daran,
das verbandseigene Corporate Design mit einzubinden.
Eine Zeitungs-/Zeitschriftenseite besteht horizontal meistens aus 3 Teilen. Der obere Teil wird "Header" genannt. Hier befindet sich z. B. das Zeitungs-/Zeitschriften-Logo, das Ausgabedatum und die Ausgaben-Nr.
In der Mitte befindet sich der eigentliche Textteil. Hier kommen eure Texte und Fotos/Grafiken hinein. Dieser
Mittelteil kann vertikal in Spalten eingeteilt werden. Mehr als 3 Textspalten sind aber nicht ratsam, da sonst
die Textblöcke zu schmal werden und das Lesen des Textes schwierig wird. Die Texte bestehen aus der
Hauptüberschrift, die Fett und etwas größer hervorgehoben wird und auf den Text aufmerksam machen soll.
Wenn notwendig, folgt noch eine kleinere Überschrift, die erklärend wirkt. Der Haupttext kann mit dem Namen oder dem Kürzel des Verfassers beginnen. Dann folgt der Haupttext. Das wichtigsten Aussagen des
Textes befinden sich immer am Anfang des Textes. Danach folgen die Erklärungen. Bei längeren Texten
oder bei Texten mit verschiedenen Themenschwerpunkten sind Zwischenüberschriften sehr hilfreich. Sie zeigen an, dass hier etwas neues beginnt oder ein wichtiger Punkt beschrieben wird. Am Schluss des Textes
stehen dann die nicht so wichtigen Information.
Als Schriftgröße für den Haupttext empfiehlt sich eine Größe von 11 oder 12 Punkt. Bei Überschriften 16
oder 14 Punkt. Verwendet eine leicht lesbare Schrift. Gebräuchlich sind da Schriften, wie z.B. Times New
Roman, Arial oder Verdana.
Beim Einsatz von Fotos ist darauf zu achten, dass sie eine verhältnismäßige Größe haben. Also nicht zu
groß, aber dennoch gut erkennbar. Zu den Fotos gehört immer eine erklärende Bildunterschrift und die Quelle, woher das Foto stammt. Die Bildunterschrift ist meistens 2 Punkt kleiner, als der Haupttext.
Am Fuß einer Zeitungs-/Zeitschriftenseite befindet sich der "Footer". Hier befinden sich u.a. die Seitenzahl
und wenn notwendig einige Fußnoten.
Bei der Veröffentlichung von Texten, Fotos und Grafiken spielt auch immer das Urheberrecht eine große Rol-2-
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le. Texte, Fotos und Grafiken, müssen immer mit dem Namen desjenigen versehen werden oder die Quelle
enthalten, woher das Material entstammt. Mehr dazu im Punkt "Die rechtlichen Punkte".
Die Erscheinungsweise: Zeitungen/Zeitschriften können täglich, wöchentlich, monatlich, vierteljährlich,
halbjährlich oder jährlich erscheinen. Das hängt ganz davon ab, wie viel Zeit für die Redaktionsarbeit zur
Verfügung steht und wie groß der Themenvorrat ist. Möglich ist auch eine lose Erscheinungsweise. d. h. die
Zeitung/Zeitschrift erscheint immer dann, wenn genügend Material für eine Ausgabe vorhanden ist. Da kann
schon mal ein größerer Zeitraum dazwischen liegen. Bei dieser Form besteht allerdings die Gefahr, dass einige Leser wieder abspringen, wenn sie mal eine Ausgabe verpassen oder das Interesse verlieren, weil die
Erscheinungsabstände zu groß sind.
Die Auflagenhöhe: Hier kommen uns die Recherchen zu unserer Zielgruppe zu Gute. Aus den ermittelten
Zahlen lässt sich die Auflagenhöhe recht gut ermitteln oder grob einschätzen.
Bei der Stammeszeitung "K-I-M" aus St. Meinolf, Paderborn ermittelt sich die Auflagenhöhe z. B. folgendermaßen:
Je 1 Exemplar für jedes Stammesmitglied (90 Stammesmitglieder)
90 Exemplare
+ Je 1 Exemplar für Abonnenten (Eltern, Ehemalige, Gemeindemitglieder ...)
10 Exemplare
+ Auslegeexemplare für Kirchgänger im Kircheneingang
20 Exemplare
= Auflagenhöhe
120 Exemplare
Hinzu kommt noch, dass jede Ausgabe auch online auf der Homepage als PDF hinterlegt ist.
Fazit: Zunächst wird die Auflagenhöhe erst einmal grob geschätzt. Mit der Zeit findet man heraus, wie viele
von den Exemplaren übrig bleiben oder ob noch Nachfrage besteht. Je nach dem kann man dann entsprechend handeln.
Die Vervielfältigung: Zeitungen/Zeitschriften können auf die verschiedensten Arten vervielfältigt werden.
Die gebräuchlichsten Verfahren sind der Druck, das kopieren, die digitale Bereitstellung oder Verteilung über
das Internet, z. B. als PDF. Eine digitale Version der Zeitung/Zeitschrift kann auch als CD-ROM angeboten
werden.
Die Verteilung: Wie auch beim Vervielfältigungsverfahren, so gibt es auch hier mehrere Möglichkeiten, die
Zeitung/Zeitschrift an die Leserin bzw. den Leser zu bringen. Hier nur einige Beispiele:
Direktverteilung an den Empfänger
Auslegen an öffentlichen Orten (Kirche, Gemeindezentrum, Bank, Apotheke ...)
Verschicken per Post (Achtung: Kosten!)
Onlinebereitstellung zum Downloaden (z. B. auf der eigenen Stammeshomepage)
Verteilung über einen Abonnenten-E-Mail-Verteiler
Verteilung auf CD-ROM
...
Die Kosten und Finanzierung: Die Herstellung einer eigenen Zeitung/Zeitschrift kostet einiges. Wie viel,
das hängt von verschiedenen Faktoren ab. Hier einige, die dabei unbedingt zu berücksichtigen sind:
Auflagenhöhe (erst ab einer Auflage von 100 Exemplaren ist ein Offsetdruck günstiger als das Kopieren.),
Farb- oder einfarbiger Druck,
Papierkosten (z. B. erhöht farbiges Papier die Druckkosten, als weißes Papier),
Umfang der Zeitung/Zeitschrift (Seitenzahl),
Herstellungskosten (Layout, Fotokosten, Materialkosten, Kosten für die Vervielfältigung, ...),
Serviceleistungen (z. B. Rasterungen, Fotos einscannen).
Sinnvoll ist es daher, im Vorfeld entsprechende Angebote bei verschiedenen Druckereien oder Copyshops
einzuholen und in einem Finanzplan mal überschlagen, wie hoch die Kosten werden können.
Aber zum Glück gibt es auch hier viele Möglichkeiten einer Finanzierung. Hier nur einige Punkte als Anregungen:
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Komplette Selbstfinanzierung (z. B. Stammeskasse, Bezirkskasse ...),
Unterstützung durch den Förderverein,
Verkauf zum Selbstkostenpreis (wg. der MwSt.!),
Verkauf von Anzeigen in der Zeitung/Zeitschrift,
Sponsoring von kompletten Auflagen,
Spenden,
...
Die rechtlichen Punkte: Wer eine Zeitung/Zeitschrift herausbringen möchte, kann nicht einfach so darauf
losschreiben und machen, was er will. Bei der Herausgabe einer Zeitung/Zeitschrift sind einige Rechtsvorschriften zu beachten. Hier einige der Wichtigsten:
Das Impressum: Jede Zeitung/Zeitschrift benötigt eins. Darin sollten stehen:
Wer im Sinne des Pressegesetzes verantwortlich ist (V.I.S.D.P.G.)
Name und Anschrift des Herausgebers
Vor- und Zuname des Redakteurs
Vor- und Zunamen der Artikelverfasser
Weitere Angaben können in den verschiedenen Bundesländern unterschiedlich sein und sind in den jeweiligen Landespressegesetzen nachzulesen.
Quellennachweise: Jeder Artikel sollte den Namen des Verfassers enthalten. Das gleiche gilt auch für verwendete Fotos und Grafiken. Wenn die Texte und Fotos nicht selber erstellt worden sind, muss angegeben
werden, woher das Material stammt (Urheberrecht). Ist man nicht sicher, ob ein Text oder Foto/Grafik verwendet werden darf, so fragt besser schriftlich nach und wartet auf eine schriftliche Genehmigung zum
Nachdruck. Sollte der ursprüngliche Verfasser etwas gegen die Veröffentlichung haben und ihr habt nicht
dessen Genehmigung, so könnte dies bei Schadensersatzansprüchen unter Umständen ziemlich teuer für
euch werden.
Fotorechte: Nicht jedes gemachte Foto darf auch veröffentlicht werden. Da haben z. B. die darauf abgebildeten Personen das Recht, Einspruch zu erheben oder private, nicht öffentliche Orte dürfen nicht abgebildet
werden usw. Wie das genau geregelt ist und welche Ausnahmen es hierzu gibt, findet im deutschen Urheberrecht, insbesondere unter dem Punkt "Recht am eignen Bild"
Urheberrechte: Das Gleiche gilt auch für Texte, Grafiken oder sonstiges, welches in der Zeitung/Zeitschrift
veröffentlicht werden soll. Jedes erstellte Dokument unterliegt dem Urheberrecht. d. h. derjenige, der es erstellt hat, darf auch im Endeffekt darüber entscheiden, was damit geschieht. Im Internet findet ihr alles Wissenswerte zum Thema Urheberrecht auf der Webseite des Bundesjustizministeriums unter http://bundesrecht.juris.de/urhg/index.html oder im Internet unter http://www.fotorecht.de .
Wenn das Konzept fertiggestellt, vom Entscheidungsträger genehmigt wurde und das Redaktionsteam bereitsteht, kann es mit der Erstellung der Zeitung/Zeitschrift losgehen.
Eine Zeitung/Zeitschrift entsteht
Jeder Mitarbeiter ist in sein Aufgabengebiet eingewiesen und nun kann es losgehen. Zunächst wird in der
Redaktionskonferenz festgelegt, welche Themen in der zu produzierenden Ausgabe bearbeitet werden sollen. Dementsprechend werden Informationen gesammelt oder erstellt, Fotos gemacht, ausgewertet und zu
Artikel verfasst. Inzwischen können sich die Layouter bereits daran machen, den Rahmen der Zeitschrift (Logo, Spaltenaufteilung, Farbgebung, verwendete Schriften ...) zu gestalten Die Rohartikel werden dann nochmals in der Redaktion geprüft und besprochen, bevor sie in das endgültige Layout gehen. Dort werden dann
Text und Grafik zu einer Zeitung zusammengefügt. Ein Editor sollte dann die fertige Version nochmals zur
Kontrolle lesen. Am besten geschieht dies mit einem Probedruck. Die fertige und freigegebene Ausgabe
kann in ein. PDF-Dokument umgewandelt werden und an eine Druckerei zur Vervielfältigung oder ins Internet zum Downloaden gegeben werden. Die druckfrischen Exemplare stehen dann zur Verteilung bereit.
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