Das Wichtigste in Kürze ()

Das Wichtigste in Kürze
veganfach
04.–05.11.2016
Bitte beachten Sie hierzu unsere beiliegenden Teilnahmebedingungen.
Inhalt der Anmeldeunterlagen
Das Wichtigste in Kürze
1.10
Anmeldung für Hauptaussteller*
1.11
Anlage zur Anmeldung für Hauptaussteller
1.20
Anmeldung für Mitaussteller
1.21
Anmeldung für zusätzlich vertretene Unternehmen
1.30
Produktverzeichnis*
S.12
Komplettstand
Z.01
Ausstellerausweise, kostenpflichtig
*Einsendung obligatorisch
Teilnahmebedingungen – Besonderer Teil
Teilnahmebedingungen – Allgemeiner Teil
Verzeichnis der Koelnmesse Tochtergesellschaften, Repräsentanzen
und Auslandsvertretungen
1
Öffnungszeiten
Für Aussteller:
Täglich von 09:00 Uhr bis 19:00 Uhr
Für Besucher:
Täglich von 10:00 Uhr bis 18:00 Uhr
Freitag, 4. November 2016 von 10:00 Uhr bis 14:00 Uhr
Zutritt nur für Fachbesucher
2
Anmeldung
Das Formular 1.10 muss von jedem Hauptaussteller eingereicht werden. Dieses
Anmeldeformular bitte vollständig ausfüllen und mit Firmenstempel und einer
rechtsgültigen Unterschrift versehen. Es gilt nur zusammen mit dem
Produktverzeichnis Formular 1.30. Mitaussteller* bitte mit dem Formular 1.20
anmelden und für jede dieser Firmen ein separates Produktverzeichnis
Formular 1.30 ausfüllen.
*siehe „Allgemeiner Teil der Teilnahmebedingungen“, Punkt V
Beginn der Aufplanung: August 2016.
3
Beteiligungskosten/Frühbucherrabatt
Anmeldung
Anmeldung
bis 31.03.2016
ab 01.04.2016
138,00 Euro/m²
150,00 Euro/m²
Der Beteiligungspreis der Flächenmiete enthält keinerlei Aufbauten.
Basis der Preisstellung ist das Eingangsdatum der Anmeldung bei der
Koelnmesse. Zusätzlich zum Beteiligungspreis werden pro m² eine
Energiekostenpauschale in Höhe von
8,50 Euro sowie ein AUMA-Beitrag in Höhe von 0,60 Euro erhoben.
Koelnmesse GmbH ist berechtigt, für die zur Veranstaltung in Anspruch
genommenen Service-Leistungen – z.B. Elektro- und Wasseranschlüsse etc. –
eine Abschlagszahlung in angemessener Höhe zu erheben. Die NebenkostenAbschlagszahlung (NKA) für Service-Leistungen beträgt 13,00 Euro pro qm
zzgl. Mediapaket in Höhe von 250,00 Euro. Nach Beendigung der
Veranstaltung wird eine gesonderte Schlussrechnung für Service-Leistungen
ausgestellt; dann wird die Abschlagszahlung verrechnet (siehe Punkt 3 der
„Teilnahmebedingungen Besonderer Teil“).
Sämtliche Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen deutschen MwSt.
Die Mindestgröße beträgt 6m².
4
Bezugsfertige Stände/Koelnmesse Stände
Nutzen Sie das Angebot der Koelnmesse GmbH und mieten Sie einen
bezugsfertigen Messestand. Stände sind in verschiedenen Ausführungen
erhältlich. Weitere Informationen zum veganfach Komplettstand (inklusive
Flächenmietpreis, Komplettstand, Auf- und Abbau, Energiekostenpauschale,
AUMA-Gebühr, Standreinigung und Abfallentsorgung während der Messe)
erhalten Sie auf dem Formular S.12
Tel. +49 221 821-3998, E-Mail: [email protected];
http://stand.koelnmesse.de
5
Aufbauzeiten
Mittwoch, 02.11. 2016, 08:00 Uhr - 22:00 Uhr
Donnerstag, 03.11. 2016, 7:00 Uhr - 24:00 Uhr
Freitag, 04.11. 2016, 0:00 Uhr - 8:00 Uhr
Am Donnerstag, 03.11.2016 nach 20:00 Uhr müssen alle Gänge von
Aufbauten befreit sein. Der Aufbau muss am Freitag, 04.11.2016 um 8:00 Uhr
abgeschlossen sein.
6
Abbauzeiten
Mit dem Abbau des Standes und der Warenpräsentation darf nicht vor
Veranstaltungsende am 5. November 2016, 18:00 Uhr begonnen werden.
Samstag, 05.11.2016, 18:00 - 24:00 Uhr
Sonntag, 06.11.2016, 0:00 - 20:00 Uhr
Einlass Abbaupersonal ab 18:00 Uhr, Anfahrt LKW: ab 19:00 Uhr. Der Abbau
aller Stände und Exponate muss am Sonntag, 6. November 2016 bis 20:00
Uhr beendet sein.
7
Standflächenbestätigung
Bei Zulassung Ihres Unternehmens erhalten Sie eine Standflächenbestätigung. Mit der Standflächenbestätigung kommt ein Vertrag zustande.
Bemaßte Standskizzen und Lagepläne erhalten Sie zusammen mit der
Standflächenbestätigung ab Mitte August 2016.
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Service-Leistungen/Technische Richtlinien
Die Technischen Richtlinien stehen Ihnen über die Veranstaltungs-Homepage
oder über www.koelnmesse-service-portal.de als Download zur Verfügung.
Unsere sämtlichen Serviceleistungen finden Sie in unserem Online-Bestellsystem, Koelnmesse-Service-Portal. Die Log-In Daten erhalten Sie im Zuge der
Standflächenbestätigung in einem separaten Schreiben.
9
Aufbauhöhe/Besondere Aufbauten
Die Aufbauhöhe (inkl. Schilder, Transparente und sonstiger Werbeträger) ist
einheitlich auf 3,50 m festgesetzt. Die Koelnmesse kann eine Überschreitung
der Aufbauhöhe auf Antrag genehmigen, sofern bauliche und technische
Belange nicht entgegenstehen. Rückwände sind neutral zu gestalten.
Sollten Sie einen abweichenden Standaufbau sowie sonstige besondere
Aufbauten (z. B. Deckenkonstruktionen, Besprechungskabinen) oder
doppelgeschossige Bauweisen planen, müssen der Koelnmesse (Abteilung
Veranstaltungstechnik) entsprechende Pläne zwecks Prüfung in zweifacher
Ausführung spätestens 6 Wochen vor Veranstaltungsbeginn eingereicht
werden.
Bitte beachten Sie hierzu den Besonderen Teil der Teilnahmebedingungen bzw.
die Technischen Richtlinien.
10 Rücktritt/Nichtteilnahme
Nach verbindlicher Anmeldung und Zulassung/Standbestätigung ist eine
Entlassung aus dem Vertragsverhältnis nicht mehr möglich. Dem Wunsch auf
Entlassung aus dem Vertragsverhältnis kann ausnahmsweise zugestimmt
werden, wenn die freiwerdende Standfläche anderweitig vermietet werden
kann. In diesem Fall wird ein pauschaler Ersatz der verursachten Kosten in
Höhe von 25 % des Beteiligungspreises erhoben. Kann die Fläche nicht weiter
vermietet werden, ist der Beteiligungspreis in voller Höhe zu entrichten.
Siehe dazu: „Allgemeiner Teil der Teilnahmebedingungen“, Ziff. II.
2
Das Wichtigste in Kürze
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Verkaufsregelung
Der Verkauf über das Auftragsbuch ist während der Öffnungszeiten für
Aussteller ebenso gestattet wie der Direktverkauf.
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Rechnung
Die Standmietenrechnung erhalten Sie ab September 2016 zusammen mit
Ihren kostenlosen Aussteller- und Arbeitsausweisen. Der Rechnungsbetrag ist
sofort nach Erhalt der Rechnung fällig. Bitte beachten Sie die
Zahlungsbedingungen in Ziffer IV der Allgemeinen Teilnahmebedingungen.
13 Medienleistungen (Mediapaket)
Die von der Koelnmesse angebotenen Medienleistungen sind die umfassende
und aufmerksamkeitsstarke Lösung für alle Phasen Ihrer
Messekommunikation. Die Inanspruchnahme der unter Ziffer 7 genannten
Medienleistungen ist für alle vertretenen Firmen, Mitaussteller und zusätzlich
vertretenen Unternehmen obligatorisch und kostet 250,00 Euro.
Sie erhalten von unserem offiziellen Vertragspartner, der Neureuter Fair
Media, alle Bestellinformationen und - unterlagen zu den angebotenen
Medienleistungen. Bitte beachten Sie, dass eine Teilnahme Ihres
Unternehmens erst mit Zulassung durch die Koelnmesse fixiert wird. Die
Angebote und Auftragsbestätigungen erfolgen daher unter der auflösenden
Bedingung, dass die Zulassung erfolgt.
Bitte beachten Sie: Redaktions- und Anzeigenschluss ist der 09.09.2016.
Hinweis auf inoffizielle Aussteller-Verzeichnisse
Bei zahlreichen Ausstellern führen sogenannte Eintragungsofferten für
anscheinend offizielle Ausstellerverzeichnisse zu Missverständnissen und
Rückfragen. Die Anbieter dieser Ausstellerverzeichnisse übersenden
unaufgefordert Formulare, die den Eindruck vermitteln, es handele sich um
Korrekturabzüge oder Rechnungen des mit der Herausgabe der offiziellen
Messemedien beauftragten Verlages. Tatsächlich handelt es sich bei den
sogenannten Eintragungsofferten um Auftragsformulare zur Eintragung in
Firmen-bzw. Ausstellerverzeichnisse, die die offiziellen Messemedien der
Koelnmesse GmbH nicht betreffen. Diese werden ausschließlich von der
Koelnmesse GmbH in Zusammenarbeit mit dem jeweils von Koelnmesse
GmbH beauftragten Medien-Verlag herausgegeben. Einträge in den offiziellen
Messemedien können nur bei der Koelnmesse GmbH oder dem jeweils von
Koelnmesse GmbH beauftragten Medien-Verlag bestellt werden.
14 Ausstellerausweise
Als Aussteller erhalten Sie mit der Rechnung kostenlos Ausstellerausweise,
gültig für die Zeit vom ersten Aufbautag bis zum letzten Abbautag:
• 2 Ausweise für einen Stand bis 10 m² Größe
• 4 Ausweise für einen Stand bis 20 m² Größe
• je 1 Ausweis für jede weiteren angefangenen 10 m² bis zu einer
Standflächengröße von 100 m²
• Ab 100 m² erhalten Sie je 1 zusätzlichen Ausweis für jede weiteren
angefangenen 20 m²
Zusätzlich benötigte Ausstellerausweise für Standpersonal können bei der
Koelnmesse kostenpflichtig angefordert werden (Formular Z.01).
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Arbeitsausweise
Mit der Rechnung erhalten Sie für das während des Auf- und Abbaus
beschäftigte Personal kostenlose Arbeitsausweise zum Betreten des
Messegeländes:
• 2 Ausweise für einen Stand bis 10 m² Größe
• 3 Ausweise für einen Stand bis 30 m² Größe
• Je einen zusätzlichen Ausweis für jede weiteren angefangenen 20 m²
16 Koelnmesse-Vertretungen im Ausland
Die Koelnmesse hat Vertretungen in über 80 Ländern, an die Sie sich ebenfalls
wenden können. Eine entsprechende Liste finden Sie anbei oder im Internet
unter www.koelnmesse.de
17
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
ln der Regel erbringt Koelnmesse an Aussteller (Unternehmer) eine
einheitliche Leistung – sogenannte Veranstaltungsleistung – gemäß §3a.4.
Absatz (2) UStAE. Für diese Leistungen liegt der Ort der Leistung am Sitz des
Leistungsempfängers.
Koelnmesse wird demnach an ausländische Aussteller (Unternehmer) nach
dem Reverse Charge Verfahren ohne Ausweis deutscher Umsatzsteuer
fakturieren. Voraussetzung für die Annahme der Unternehmereigenschaft von
Ausstellern aus der Europäischen Union ist die Mitteilung einer gültigen
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer durch den Aussteller auf dem
Anmeldeformular. Der Aussteller ist verpflichtet, Änderungen der
Umsatzsteuer- Identifikationsnummer Koelnmesse unverzüglich schriftlich
mitzuteilen.
Werden in Ausnahmefällen Leistungen nicht im Rahmen einer einheitlichen
Leistung in obigem Sinn erbracht und fällt dabei gesetzliche Mehrwertsteuer
an, so können ausländische Aussteller (Unternehmer) die ihnen berechnete
Mehrwertsteuer erstattet bekommen, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen
vorliegen.
Nähere Informationen finden Sie unter www.bzst.bund.de.
Das Wichtigste in Kürze
18 Wichtige Kontaktstellen
Tel.: +49 221 821-
Fax: +49 221 821-
E-Mail
Projektteam veganfach
-2466, -2814 -2055, -2802-99 1356
[email protected]
Presse, Akkreditierung, Pressefächer, Fotografen
-3094
-3446
[email protected]
Protokoll
-2502
-3402
[email protected]
Finanzbuchhaltung Zahlungen, Posten, Konten
-2378
-3174
[email protected]
Kongresse, Sonderveranstaltungen,
Konferenzräume
-2223
-3430
[email protected]
Messewache Ost
-2550, - 2549
-3450
[email protected]
Standbau-Services
-2727
-2188
[email protected]
Ausstellerbetreuung:
Technik-Services (Strom, Wasser, Standreinigung,
Nebenkostenvorauszahlung etc.)
-3998
-3999
[email protected]
Eintrittskartengutscheine,
zusätzliche Ausstellerausweise
-2994
-3437
[email protected]
Veranstaltungstechnik
-2776
-3419
[email protected]
Marketing-Services
-3501
-2896
[email protected]
LKW/PKW-Parkplätze
-2838, -2927, -3588
-3999
[email protected]
– Kühne & Nagel
+49 221 981318821
+49 221 981318823
+49 221 2849242
+49 221 981318817
+49 221 2849243
[email protected]
[email protected]
Versicherungen
+49 221 77155834
0180 202505059
Wach- und Sicherheitsdienst
-2818 - 2579 - 2456
-3435
[email protected]
Personalvermittlung
– Hostessen/Service-Personal
– Auf- und Abbaupersonal
+49 221 28492-05/-06
-2882
+49 221 8800066
+49 221 45559636
[email protected] koeln.
[email protected]
Hotel-/Reise-Service
-2370
-3739
[email protected]
Koelnmesse-Service-Portal
-3666
-3999
[email protected]
+49 201 36547
+49 201 36547325
[email protected]
Speditionshof (Zollabfertigung/
Lagerung/Transport)
– Schenker
Medienleistungen
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