Richtlinien

Zuerkennung und Richtlinien
von Eurasia-Pacific Uninet Projekten
für das Jahr 2016
1. Projektnummer:
Bei sämtlichen Zuschriften, betreffend die Abrechnung, ist unbedingt die Projektnummer anzuführen.
2. Auszahlung
Die Auszahlung der Fördermittel erfolgt entsprechend den Angaben auf Ihrer Annahmeerklärung.
3. Bericht
Zusammen mit der Projektabrechnung ist ein Abschlussbericht in englischer Sprache (unter Beilage
von Fotos) für die Verwendung im nächsten EPU-Jahresbericht zu übermitteln. Die Vorlage für die
Berichterstellung ergeht mit der Projektzuerkennung und ist für die Berichtserstellung heranzuziehen.
4. Eurasia-Pacific Uninet Logo
Die Förderung durch das Eurasia-Pacific Uninet muss bei Durchführung des Projekts angeführt
werden. Das EPU-Logo muss auf schriftlichen Aussendungen beziehungsweise Materialien zum Projekt
sichtbar sein.
5. Abrechnung
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Die Fördermittel dienen ausschließlich der Deckung von Reise- und Unterkunftskosten sowie
weiterer im Zusammenhang mit dem Projekt stehender Kosten (z.B.: Seminare, Kongresse,…)
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Alle mit Ihrem Projekt im Zusammenhang stehenden organisatorischen Aktivitäten sind
selbst durchzuführen (z.B.: Reiseorganisation, Visaorganisation, Einladungsschreiben,
Projektabwicklung, Projektabrechnung,..).
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Die Projektaktivitäten können ausschließlich nur in jenen Ländern stattfinden, in welchen EPUPartnerinstitutionen situiert sind.
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Der/ die FördernehmerIn ist für alle Ausgaben des Projektes verantwortlich. Die vollständige
Projektabrechnung (inkl. des Berichts) ist bis spätestens 31. Juli 2017 beim EPU/OeAD
einzureichen. Adresse: OeAD, Eurasia- Pacific Uninet, Ebendorferstrasse 7, 1010 Wien. Nach
Ablauf der oben genannten Frist sind keine weiteren Auszahlungen mehr möglich. Die für ein
Projekt erhaltenen Vorschüsse, welche bis zu diesem Datum noch nicht mit EPU/OeAD
abgerechnet wurden, müssen zur Gänze zurücküberwiesen werden.
5.1 Pauschale Auszahlung
Es gibt die Möglichkeit von pauschalen Auszahlungen mittels dem Formular „Receipt Travel- and
Accommodation Grant“:
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Bei inländischen wie ausländischen Projektpartnern können angefallene Reise- und
Unterkunftskosten auch pauschal bis zu einer Höhe von max. 1.500,-€/Person/Projekt
verrechnet werden! Für eine solche pauschale Verrechnung ist die Word-Vorlage „Receipt Travel- and
Accommodation Grant“ heranzuziehen. Diese muss ausgefüllt und vom Letztempfänger
unterschrieben sein, um als Beleg/Rechnung zu gelten. (Nicht anerkannt werden Bestätigungen des
Erhalts durch Dritte/Übermittler)
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Die Festlegung der Höhe der Pauschalsumme muss sich an den tatsächlich angefallenen Kosten
für Reise- und Unterkunft orientieren und darf 1.500,-€/ Person/ Projekt nicht überschreiten.
Wenn der „Receipt Travel- and Accommodation Grant“ verwendet wird, können für den
Empfänger dieses Receipts keine weiteren Reise- und Unterkunftskosten geltend gemacht werden.
Der Receipt Travel- and Accommodation Grant kann innerhalb eines Projektes pro Person jeweils
nur einmal ausgestellt werden.
Mit der Verwendung des „Receipt Travel- and Accommodation Grant“ müssen keine weiteren
Belege zu Flug und Unterkunft vorgelegt werden.
Dem Receipt ist eine Passkopie des Empfängers beizulegen.
Es wird auf eine mögliche Steuerpflicht für einen etwaigen Differenzbetrag, der sich aus dem
pauschalen Zuschuss und den tatsächlich angefallenen Kosten ergibt, hingewiesen.
5.2 Abrechnung gegen Belegsvorlage
Werden die Kosten für Flug und Unterkunft nicht pauschal abgegolten, sind alle
Rechnungen zu Flug und Unterkunft im Original (inkl. Zahlungsbestätigung) einzureichen.
Bei Flugrechnungen:
 ist die Originalrechnung des Reisebüros bzw. die Buchungsbestätigung inkl. Zahlungsbestätigung
(=Kontoauszug/ bzw. Kopie des Kreditkartenauszuges mit der entsprechenden Abbuchung)
vorzulegen.
 Alle Boardingpässe zum Flug (im Original oder Ausdruck) sind einzureichen. Im Falle eines
Verlusts des Boardingpasses ist dies zu vermerken.
 Bei Flügen können nur jene in Economy Klasse anerkannt werden!
Bei Rechnungen von Bahn- oder Busfahrt:
 Schalterticket:
Hierbei ist das Originalticket vorzulegen (Bei Bahnfahrten können ausschließlich Kosten der 2.
Klasse anerkannt werden)
 Online-Tickets:
Hierbei ist der Ausdruck des Tickets inkl. Zahlungsbestätigung (=Kontoauszuges/ Kopie des
Kreditkartenauszuges mit der entsprechenden Abbuchung) einzureichen
Bei Fahrten mit dem PKW:
 Bei Fahren mit dem Pkw kann kein Kilometergeld verrechnet werden! Für die Strecke können
die Kosten für die Bahnfahrt 2. Klasse (Normalpreis) in Rechnung gestellt werden. Der Preis
ist zu belegen (z.B.: Ausdruck OEBB-Homepage) und der Abrechnung beizulegen.
Bei der Benützung eines Taxis:
 Bei der Benützung eines Taxis ist zu begründen, warum die Benützung eines öffentlichen
Verkehrsmittels nicht möglich bzw. zweckmäßig war. Es ist die Fahrtstrecke, die Uhrzeit und
der Name der beförderten Person anzugeben. Die Gegenverrechnung von Trinkgeldern ist
nicht zulässig.
Bei Unterkunftsrechnungen:
 Ist die Originalrechnung des Hotels/ der Unterkunft einzureichen. (Kosten für Minibar können
nicht anerkannt werden)
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Als Zahlungsbestätigungen gelten:
 Bei Zahlungen mit Kreditkarte: Kopie des Kreditkartenauszuges mit der entsprechenden
Abbuchung beilegen
 Bei Überweisungen: Kopie des Kontoauszugs mit der entsprechenden Abbuchung beilegen
 SAP- Auszug: wenn die Verrechnung über eine österreichische EPU-Mitgliedsinstitution
abgewickelt wird, die ein SAP- oder SAP-ähnliches Abrechnungssystem anwenden und die
Belege bei der Institution verbleiben müssen, sind Kontoausdrucke (SAP-Ausdruck) und
Kopien der Belege an das EPU zu übermitteln mit dem Vermerk, dass die Belegskopien mit
den Originalen gleichlautend sind. Auf dem SAP-Auszug ist ein Stempel der Universität
anzubringen. Die am SAP Auszug ausgewiesenen Beträge müssen mit den in der
Kostenaufstellung angeführten Beträgen ident sein. Im Falle von Gesamtbetragsabbuchungen
am SAP- Auszug ist auf selbigem ein Vermerk anzubringen, auf welche Positionen in der
Kostenaufstellung sich dieser bezieht bzw. genau anzugeben wie sich ein etwaiger
Gesamtbetrag zusammensetzt (oder umgekehrt).
5.3 Weitere Angaben zur Abrechnung
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Alle Belege sind zu nummerieren. Analog zu dieser Nummerierung sind die Belege als einzelne
Positionen in der Kostenaufstellung (Vorlage Excel Sheet „EPU Projektabrechnung“) anzuführen.
Kleine Belege (wie z.B.: Taxirechnungen, ...) müssen übersichtlich auf DIN A4-Blätter aufgeklebt,
nummeriert und mit dem Verwendungszweck beschriftet werden. Enthält die Abrechnung eine
größere Anzahl von Belegen, sind diese in Gruppen nach dem Ausgabenzweck zu ordnen.
Kosten für Projektbesprechungen können nur unter der Bedingung anerkennt werden, dass eine
TeilnehmerInnenliste beigefügt wird. Die Verrechnung von Trinkgeldern ist nicht zulässig.
Gasthauszettel oder Kassenbons sind nicht zulässig. Es muss eine Mehrwertsteuerrechnung
vorgelegt werden.
Belege in Fremdwährung sind – sofern kein Wechselbeleg oder keine Kreditkartenabrechnung mit
Währungsumrechnung
vorliegt
–
mittels
dem
OANDA-Währungsumrechner
(http://www.oanda.com/convert/classic) mit der „Interbank Rate ±0%“ zum Datum der
Ausstellung des Beleges umzurechnen; das Ergebnis ist auszudrucken und dem Originalbeleg
beizulegen.
Belege, die aus Fördermittel bezahlt wurden, dürfen bei keiner anderen Stelle zur Förderung
eingereicht werden.
Spätestens 30 Tage nach Projektende ist dem EPU die vollständige Abrechnung des Projektes
zu übermitteln. Unvollständige Abrechnungen werden nicht akzeptiert! Eine Kostenaufstellung ist
mit der Abrechnung miteinzureichen. Hierbei ist das Formular „EPU Projektabrechnung“ zu
verwenden.
Beilage je nach Art des Projektes: Programm der Konferenz, Abstract-book und Bestätigung der
Projektdurchführung (ausgestellt vom ausländischen Projektpartner)
Die sachliche und rechnerische Richtigkeit der Kostenaufstellung (auf dem Formular „EPU
Projektabrechnung“) muss durch den/die AntragstellerIn sowie den/die institutionelle/n EPUKoordinatorIn mit deren Unterschrift bestätigt werden. Wenn EPU-KoordinatorInnen selbst
AntragstellerInnen sind, benötigt die Kostenaufstellung die Gegenzeichnung durch den
Präsidenten des Eurasia-Pacific Uninet.
Es sind die Grundsätze der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit zu beachten.
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5.4 Nicht verrechenbare Kosten
Im Rahmen von Reise und Unterkunftsaufwendungen können folgende Kostenarten jedenfalls nicht
anerkennt werden:
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Impfungen
Ordinationsgebühren
Overheadkosten
Tag- oder Nächtigungsgebühren (Ausnahme: die interne Personalabteilung der jeweiligen
Institution verrechnet für die Dienstreise Tages- und Nächtigungsgebühren gemäß der RGV, die
Abgeltung erfolgt in diesem Fall in der Höhe, wie dies die Institution handhabt.)
Lebenshaltungskosten
Minibar
Trinkgelder
Kilometergeld
Eintritte in Ausstellungen, Museen, Galerien etc.
Honorarnoten
6. VISUM:
Zur Visaorganisation verweisen wir auf: http://www.visum-support.at/
7. Zurückzahlung
Ein gemäß Abrechnung nicht verbrauchter Betrag ist nach Freigabe des EPU/OeAD auf folgendes
Konto zurück zu überweisen:
Bank: Erste Bank
lautend auf: OeAD-GmbH
IBAN: AT47 2011 1000 0122 0160
BIC: GIBAATWWXXX
Betreff: EPU…../2016
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