ELOas Automation Service - ELO Digital Office GmbH

ELOas Automation Service
Automatisierung von Abläufen im Archiv
Sebastian Hanisch
Trainer ELO Akademie
[email protected]
ELOas Automation Service
Einsatzmöglichkeiten des ELOas
Der ELOas Automation Service soll den Anwendern die tägliche Arbeit erleichtern
und helfen Fehler zu vermeiden bzw. zu korrigieren.
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Automatisches Verschieben im Archiv
Befüllen der Verschlagwortung
Setzen der Zugriffsrechte (ACL)
Zugriff auf externe Datenquellen
Korrektur von fehlerhaften Daten
Vererbung von Informationen
Erweiterungen durch Java-Script
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ELOas Beispiel 1 Verschieben
Unsortiert abgelegte Dokumente automatisch verschieben
Anhand eines Beispiels können Sie sehen, wie ELOas nach Dokumenten sucht,
diese verschiebt und zur gleichen Zeit die Zugriffsrechte einrichtet.
Ablage und Verschlagwortung des Dokuments
ELOas sucht nach Kriterien die einen Regelfall auslösen z.B.:
ein Schlagwort
ELOas verschiebt das Dokument im Archiv und erstellt wenn
nötig die erforderlichen Strukturelemente. Die ACL wird
ebenfalls von ELOas nach unseren Vorgaben verändert.
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ELOas Beispiel 1 Verschieben
Unsortiert abgelegte Dokumente automatisch verschieben
Das abgelegte Dokument wird durch die ELO Dropzone voll verschlagwortet abgelegt.
Im Zuge dessen wird auch ein Indexfeld mit einem Suchwert für den ELOas befüllt.
Ablage und Verschlagwortung des Dokuments
ELOas sucht nach Kriterien die einen Regelfall auslösen
z.B.: ein Schlagwort
ELOas verschiebt das Dokument im Archiv und erstellt
wenn nötig die erforderlichen Strukturelemente. Die ACL
wird ebenfalls von ELOas verändert.
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ELOas Beispiel 1 Verschieben
Unsortiert abgelegte Dokumente automatisch verschieben
Der Suchwert für ELOas lautet in diesem Fall „unbearbeitet“.
Findet ELOas ein Dokument mit diesem Wert wird eine Aktion (Regel) ausgelöst.
Ablage und Verschlagwortung des Dokuments
ELOas sucht nach Kriterien die einen Regelfall auslösen
z.B.: ein Schlagwort
ELOas verschiebt das Dokument im Archiv und erstellt
wenn nötig die erforderlichen Strukturelemente. Die ACL
wird ebenfalls von ELOas verändert.
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ELOas Beispiel 1 Verschieben
Unsortiert abgelegte Dokumente automatisch verschieben
Findet ELOas Dokumente mit „unbearbeitet“ wird das Dokument verschoben
und die Zugriffsrechte werden neu vergeben.
Ablage und Verschlagwortung des Dokuments
ELOas sucht nach Kriterien die einen Regelfall auslösen
z.B.: ein Schlagwort
ELOas verschiebt das Dokument im Archiv und erstellt
wenn nötig die erforderlichen Strukturelemente. Die ACL
wird ebenfalls von ELOas verändert.
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ELOas Beispiel 2 externe Datenquellen
Zugriff auf eine SQL Datenbank und austauschen der Verschlagwortung
In diesem Beispiel sehen Sie wie ELOas Verschlagwortungsinformationen austauscht
und dafür auf eine Datenbank als Quelle zugreift.
Ablage und Verschlagwortung der Dokumente.
ELOas sucht nach Kriterien die einen Regelfall
auslösen z.B.: ein Schlagwort
Durch eine Skripterweiterung greift ELOas auf eine
Datenbank zu und tauscht die Verschlagwortung aus.
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ELOas Beispiel 2 externe Datenquellen
Zugriff auf eine SQL Datenbank und austauschen der Verschlagwortung
Es werden Dokumente mit dem Barcodemodul abgelegt.
Die Informationen aus dem Barcode werden in die Verschlagwortungsmaske eingetragen.
Ablage und Verschlagwortung der Dokumente.
ELOas sucht nach Kriterien die einen Regelfall
auslösen z.B.: ein Schlagwort
Durch eine Skripterweiterung greift ELOas auf eine
Datenbank zu und tauscht die Verschlagwortung aus.
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ELOas Beispiel 2 externe Datenquellen
Zugriff auf eine SQL Datenbank und austauschen der Verschlagwortung
ELOas findet die Dokumente anhand eines Schlagworts im Archiv.
Die Regel für das austauschen der Verschlagwortung wird ausgeführt.
Ablage und Verschlagwortung der Dokumente.
ELOas sucht nach Kriterien die einen Regelfall
auslösen z.B.: ein Schlagwort
Durch eine Skripterweiterung greift ELOas auf eine
Datenbank zu und tauscht die Verschlagwortung aus.
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ELOas Beispiel 2 externe Datenquellen
Zugriff auf eine SQL Datenbank und austauschen der Verschlagwortung
ELOas gleicht die alten Werte in der Verschlagwortung mit einer Datenbank ab.
Die Verschlagwortung wird danach ausgetauscht und die Dokumente verschoben.
Ablage und Verschlagwortung der Dokumente.
ELOas sucht nach Kriterien die einen Regelfall
auslösen z.B.: ein Schlagwort
Durch eine Skripterweiterung greift ELOas auf eine
Datenbank zu und tauscht die Verschlagwortung aus.
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