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QM
QM Dokumente mit dem
Computer gestalten.
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QM
QM Dokumente mit dem Computer gestalten
• Die Ordnung auf der Festplatte
• Dokumenttypen
• Dokumentvorlagen
• Dokumente wiederfinden
• Verknüpfungen
• Typische QM Dokumente erstellen
• Objekttransfer zwischen Programmen
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Die Ordnung auf der
Festplatte
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Die Ordnung auf der Festplatte
Die Schachtel in der Schachtel in der
Schachtel.....
Wo ist mein Dokument?
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Die Ordnung auf der Festplatte
• Die Schachtel in der
Schachtel in der
Schachtel.....
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Die Ordnung auf der Festplatte
QM
• Die Schachtel in der
Schachtel in der
Schachtel.....
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Die Ordnung auf der Festplatte
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Die Ordnung auf der Festplatte
• Jetzt helfen nur noch Adressen....
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Word Dokument
„Einladung“
Ordner „Eilig“
Ordner „Chef“
Ordner „Büro“
Ordner
„Dokumente“
Festplatte C
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Die Ordnung auf der Festplatte
• Das Dokument „Einladung“ liegt folglich im
• Ordner „Eilig“ der liegt im
• Ordner „Chef“ der liegt im
• Ordner „Büro“ der liegt im
• Ordner „Dokumente“ der liegt auf der
• Festplatte C
Auf dem Computer heißt die Adresse:
C:\Dokumente\Büro\Chef\Eilig\Einladung.doc
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Praktische Übung
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Dokumenttypen
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Dokumenttypen
C:\Dokumente\Büro\Chef\Eilig\Einladung.doc
• Warum aber Einladung.doc
• Diese Endungen beschreiben den Dokumententyp
• Davon gibt es unzählige – aber keine Angst: die meisten von uns
kommen mit einer Handvoll aus...
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Dokumenttypen
Wenn Sie mit der Office Software von Microsoft arbeiten, dann
kennen Sie vielleicht diese schon:
.doc, .docx, .dot
.xls, .xlsx
.ppt, .pot, .pps, .pptx
Mit etwas Erfahrung wissen Sie sofort welche Art des
Dokumentes damit gemeint ist.
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Dokumenttypen
Das ist bei Open Office ganz ähnlich:
.odt, .ott,
.ods, .ots
.odp, .otp,
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Dokumenttypen
Klicken Sie auf Ihrem Desktop oder im Explorer oder in
einem Ordner beispielsweise auf:
Einladung.doc
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...dann erkennt der
Computer an der Endung
in welcher Software das
Dokument gestartet
werden muß
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Praktische Übung
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Dokumentvorlagen
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Dokumentvorlagen
• Sie können dieses Dokument jetzt bearbeiten und mit den
vorgenommenen Änderungen speichern.
• Das Speichern können Sie unter dem ursprünglichen oder einem
neuen Namen vornehmen.
• Beim Speichern unter dem ursprünglichen Namen („Speichern“)
wird dann die Fassung des geöffneten Dokumentes mit der
aktualisierten Form ersetzt.
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Dokumentvorlagen
• Das wollen Sie nicht immer
• Dokumente die Sie als Vorlage benutzen wollen, sollen nicht
verändert werden, sondern immer wieder in der ursprünglichen
Form verwendet werden:
• Kein Problem – speichern Sie das Dokument als Vorlage – diese
kann nicht mehr überschrieben werden 
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Dokumentvorlagen
• Schwierig ist das nicht..
• Sie brauchen nur wie gewohnt ein Dokument erstellen und es
dann als Vorlage speichern
• Das macht man so:
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Dokumentvorlagen
• Es wird Ihnen dann als Speicherort sofort Ihre Vorlagen
Sammlung angeboten....
• Sie können Ihre Vorlage aber auch sonst überall hinlegen...
• Dann taucht sie allerdings nicht in Ihrer Vorlagensammlung in der
Software auf
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Praktische Übung
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Dokumente
wiederfinden
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Dokumente wiederfinden
• Ordnung ist alles…
• Ihr Computer ist ein Gebäude mit zahllosen Zimmern
• Gewöhnen Sie sich möglichst schnell eine Ordnung für Ihre
erstellten Dokumente an
• ….. Dann finden Sie diese auch wieder
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Dokumente wiederfinden
• Erinnern Sie sich?
• Die Schachtel in der Schachtel in
der Schachtel.....
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Dokumente wiederfinden
• Eine Ordnung für Ihr QM Handbuch könnte so
aussehen:
Ordner „QM Handbuch“
anlegen
Unter-Ordner „QM Kapitel
x, y, z“ anlegen
Hier kann das Dokument
abgelegt werden
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Dokumente wiederfinden
• Eine Ordnung für Ihr QM Handbuch könnte so
aussehen:
Ordner „QM Handbuch“
anlegen
Unter-Ordner „QM Kapitel
x, y, z“ anlegen
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Dokumente wiederfinden
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Dokumente wiederfinden
• Dort finden Sie das Dokument auch wieder
• Legen Sie sich eine „Verknüpfung“ zum Ordner „QM-Handbuch“
an.
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Praktische Übung
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Verknüpfungen
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Verknüpfungen
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Verknüpfungen
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Verknüpfungen
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Computerdesktop
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Computerdesktop
Pfeil: bedeutet „Verknüpfung“
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Praktische Übung
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Dokumentvorlagen wiederfinden
• Wenn Sie eine Dokumentvorlage wiederfinden wollen geht das so:
• Entweder Sie kennen den Speicherort Ihrer Vorlagen und öffnen
Ihr Vorlagedokument dort
• Oder: wenn der Speicherort für Vorlagen in Optionen richtig
festgelegt wurde können Sie auch unter „Dokument“ „Neu“ die
Vorlagen-sammlung aufrufen.
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Dokumentvorlagen wiederfinden
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Typische QM Dokumente erstellen
• Das Flowchart
• Die Praxisanweisung
• Das Formblatt
• Die Checkliste
• Das Organigram
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Hinweis
• Die Darstellungen und äußeren Formen im QM sind
Konventionen.
• Die hier dargestellten bauen auf quno auf und
werden so in unserer Praxis benutzt
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Hinweis
• Es gibt keine systemübergreifende, „generelle“
Regelung für die Gestaltung von Dokumenten im
QM.
• Es ist daher durchaus möglich, daß die
Darstellungen und äußeren Formen in dem von
Ihnen gewählten System von den hier gezeigten
abweichen.
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Das Flowchart
• Grundsätzlich kann man Flowcharts mit vielen Programmen
gestalten
• Sie brauchen dabei zumindest die Möglichkeit 4 Symbole zu
zeichnen:
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Das Flowchart
 Kreis
 Rechteck
 Raute
 Kreis
Diese müssen mit Text beschriftbar und mit Pfeilen zu verbinden
sein.
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Das Flowchart
Darstellung von Prozessen
• 4 Symbole
• Mit Software
einfach erstellbar.
• Gute Übersicht
über Prozesse.
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Das Flowchart
Das Oval
kennzeichnet Anfang und
Ende eines Prozesses
Merke:
Prozessbeginn:
Immer nur ein Pfeil raus !
Prozessende:
Ein oder mehrere Pfeile rein
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Prozess beginnt
Prozess endet
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Das Flowchart
Das Rechteck stellt
einen Prozessschritt dar
Prozessschritt
Merke:
Ein oder mehrere Pfeile rein
Immer nur ein Pfeil raus !
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Das Flowchart
Die Raute stellt eine Entscheidung zwischen zwei
Möglichkeiten in Abhängigkeit von der Aussage in der
Raute dar.
Nein,
Aussage trifft nicht zu
Entscheidung
Ja, Aussage trifft zu
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Das Flowchart
Die Raute
Entscheidung
Merke:
Ein oder mehrere Pfeile rein
Immer 2 Pfeile raus –
ein Ja Pfeil und ein Nein Pfeil
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Das Flowchart
Der Kreis verweist auf einen
anderen Prozess
(der dargestellte Prozess wird
dabei verlassen)
Merke:
Ein oder mehrere Pfeile rein
Verweis
auf anderen
Prozess
Kein Pfeil raus !
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Das Flowchart
Darstellregeln:
• Zeichnen besser links oben auf dem Blatt als in
der Mitte beginnen.
• Der „normale“ Prozess läuft von oben nach unten.
• Der „gestörte“ Prozess läuft horizontal.
• Nicht zu viel detaillierte Information ins
Flussdiagramm – verweisen auf andere Prozesse
oder zB Checklisten.
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Das Flowchart
• Sie können eine unserer Vorlagen für Flowcharts benutzen:
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verantwortlich
Text
Das Flowchart
Text
Arzt / MFA
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Arzt / MFA
Arzt / MFA
Text
Arzt / MFA
Text
Arzt / MFA
Text
Qualitätsmanagement in der ärztlichen Praxis
Arzt / MFA
Text
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Das Flowchart
verantwortlich
Patient kommt
Text einfügen
Patient wird begrüsst
Arzt / MFA
Text
Text
Text
Text
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Arzt / MFA
Text
Arzt / MFA
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Das Flowchart
verantwortlich
Patient kommt
Patient wird begrüsst
Text
Text
Qualitätsmanagement in der ärztlichen Praxis
Arzt / MFA
Symbole und Pfeile löschen
Text
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Text
Arzt / MFA
Arzt / MFA
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QM
Das Flowchart
verantwortlich
Patient kommt
Patient wird begrüsst
Patient wird begrüsst
Text
Qualitätsmanagement in der ärztlichen Praxis
Arzt / MFA
Text
Symbole durch andere ersetzen
Text
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Text
Arzt / MFA
Arzt / MFA
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Das Flowchart
verantwortlich
Patient kommt
Patient wird begrüsst
Patient wird begrüsst
Text
Qualitätsmanagement in der ärztlichen Praxis
Arzt / MFA
Text
Verantwortliche festlegen
Text
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Text
Arzt / MFA
Arzt / MFA
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Die Praxisanweisung
auch Verfahrensanweisung oder
Arbeitsanweisung….
Wir benutzen diese Begriffe synonym.
Hinweis:
Die ISO 9000 ff und manche andere
Verfahren, unterscheiden zwischen
den Begriffen.
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Die Praxisanweisung
Eine typische Schreibprogramm Vorlage
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QM
Die Praxisanweisung
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Name der Praxis
PA Nummer/ Version
Titel der Praxisanweisung
Zielsetzung
Geltungsbereich
Verantwortlicher
Regelungsinhalt
Mitgeltende Unterlagen
Aufzeichnungen
Anmerkungen
Verteiler
Formalien
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Praxisanweisung „Bezeichnung“
PA/Kapitel/„Bezeichnung” /Vers. X – Monat Jahr
QM
Zielsetzung der PA
Text
Geltungsbereich
Text
Verantwortlicher für Inkraft- und Außerkraftsetzung der PA
Hier steht immer der/ die ärztl. Inhaber der Praxis
Regelungsinhalt
Siehe FC: „ Bezeichnung” in der aktuellen Fassung
Mitgeltende Unterlagen
Text
Aufzeichnungen die im Zusammenhang mit der PA entstehen
Text
Anmerkungen
Text
.
Verteiler
Alle medizinischen Mitarbeiter/-innen der Praxis
Datum
Zeichen
Erstellt
In Kraft gesetzt
Praxisinhaber
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Praktische Übung
Qualitätsmanagement in der ärztlichen Praxis
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Praktische Übung
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Vorlage für die Vorlage
Sie möchten das ein bisschen anspruchsvoller
mit einem Logo?
Die Formatvorlage für die Formatvorlage:
Kopf- und Fußzeilen….
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Vorlage für die Vorlage
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Vorlage für die Vorlage
Kopfzeile gestalten:
Text einfügen
Bild / Logo einfügen:
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Vorlage für die Vorlage
Und jetzt gibt es häufig ein Problem:
o Das eingefügte Bild/ Logo wird dem Text zugeordnet und lässt
sich nicht frei platzieren.
Sie müssen jetzt die Eigenschaften des Objektes ändern:
Entweder am Objekt mit rechter Maustaste unter Eigenschaften
oder:
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Vorlage für die Vorlage
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Vorlage für die Vorlage
Fußzeile gestalten:
Text einfügen
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Vorlage für die Vorlage
Der Vorteil von Kopf- und Fußzeilen:
Der Inhalt wiederholt sich auf jeder Folgeseite
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Andere Dokumente
Das kennen Sie jetzt schon:
Sie erstellen eine Vorlage wie für die
Praxisanweisung
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Praxis Mustermann und Kollegen
Musterneustadt
Qualitätshandbuch der Praxis XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Praxisanweisung „Bezeichnung“
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PA/Kapitel/„Bezeichnung” /Vers. X – Monat Jahr
Zielsetzung der PA
Text
Geltungsbereich
Text
Verantwortlicher für Inkraft- und Außerkraftsetzung der PA
Hier steht immer der/ die ärztl. Inhaber der Praxis
Regelungsinhalt
Siehe FC: „ Bezeichnung” in der aktuellen Fassung
Mitgeltende Unterlagen
Text
Aufzeichnungen die im Zusammenhang mit der PA entstehen
Text
Anmerkungen
Text
.
Verteiler
Alle medizinischen Mitarbeiter/-innen der Praxis
Datum
Zeichen
Erstellt
In Kraft gesetzt
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Praxisinhaber
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Praxis Mustermann und Kollegen
Musterneustadt
Qualitätshandbuch der Praxis XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Flowchart „Bezeichnung“
QM
FC/ PA/Kapitel/„Bezeichnung”/Vers. X – Monat Jahr
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Praxis Mustermann und Kollegen
Musterneustadt
Qualitätshandbuch der Praxis XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Checkliste „Bezeichnung“
QM
FC/ PA/Kapitel/„Bezeichnung”/Vers. X – Monat Jahr
Qualitätsmanagement in der ärztlichen Praxis
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Praxis Mustermann und Kollegen
Musterneustadt
Qualitätshandbuch der Praxis XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Formblatt „Bezeichnung“
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FC/ PA/Kapitel/„Bezeichnung”/Vers. X – Monat Jahr
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Praxis Mustermann und Kollegen
Musterneustadt
Qualitätshandbuch der Praxis XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Serviceliste „Bezeichnung“
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FC/ SL/Kapitel/„Bezeichnung”/Vers. X – Monat Jahr
Datum
Qualitätsmanagement in der ärztlichen Praxis
Namenszeichen
Datum
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Namenszeichen
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Das Organigramm
Ein Organigramm ist eine grafische
Darstellung eines Organisationsaufbaus…
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Das Organigramm
Rufen Sie in Powerpoint unter „Einfügen“ den Reiter
„Schematische Darstellung“ auf.
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Das Organigramm
Nicht gefunden?
Probieren Sie mal hier:
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Das Organigramm
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Das Organigramm
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Das Organigramm
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Das Organigramm
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Das Organigram
Arzt/
Inhaber
Dr. Testarzt
Erstkraft
Frau A. Mayer
MFA
Frau A. Mayer
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MFA
Frau D. Fischer
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MFA
Frau R. Müller
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Praktische Übung
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Das Organigram
• Sie müssen ein wenig experimentieren, wie weitere Formen
hinzuzufügen sind
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Von hier nach dort – Transfer zwischen Programmen
Das Flowchart soll von
Powerpoint nach Word
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Von hier nach dort – Transfer zwischen Programmen
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Von hier nach dort – Transfer zwischen Programmen
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Von hier nach dort – Transfer zwischen Programmen
Kopieren über die rechte Maustaste…..
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Von hier nach dort – Transfer zwischen Programmen
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Von hier nach dort – Transfer zwischen Programmen
Über „Einfügen“ sollte bei
kompatiblen Programmen
jetzt Ihr Flowchart hier
auftauchen
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Von hier nach dort – Transfer zwischen Programmen
Nachteil: Sie werden den Inhalt des Flowcharts
möglicherweise am Ablageort nicht mehr bearbeiten
können…
Es geht eleganter…. Dann müssen Sie sich aber
schon etwas mit dem Ablageort Ihrer Dateien
auskennen:
„Einfügen von Objekten“
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Von hier nach dort – Transfer zwischen Programmen
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QM
Von hier nach dort – Transfer zwischen Programmen
Qualitätsmanagement in der ärztlichen Praxis
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QM
Von hier nach dort – Transfer zwischen Programmen
Qualitätsmanagement in der ärztlichen Praxis
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QM
Von hier nach dort – Transfer zwischen Programmen
Qualitätsmanagement in der ärztlichen Praxis
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QM
Von hier nach dort – Transfer zwischen Programmen
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© DrOP 2015 Folie Nr.: 104
QM
Von hier nach dort – Transfer zwischen Programmen
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QM
Von hier nach dort – Transfer zwischen Programmen
• Es kann sein dass Sie gar nichts sehen…
• Nicht schlimm … nur ein Problem des Zeilenabstandes..
• Wenn Sie genau hinsehen, können Sie den unteren Rand Ihres
eingefügten Objektes sehen
• Markieren Sie diesen und stellen Sie bei „Absatz“ den
Zeilenabstand auf 1,0
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Von hier nach dort – Transfer zwischen Programmen
• Jetzt sehen Sie Ihr Objekt, es gibt aber eventuell ein weiteres
Problem das sie schon kennen:
o Das eingefügte Flowchart wird dem Text zugeordnet und lässt
sich nicht frei plazieren.
Sie müssen jetzt die Eigenschaften des Objektes ändern:
Entweder am Objekt mit rechter Maustaste unter Eigenschaften
oder:
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QM
Von hier nach dort – Transfer zwischen Programmen
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© DrOP 2015 Folie Nr.: 108
QM
Von hier nach dort – Transfer zwischen Programmen
• Das ist etwas komplizierter – hat aber einen entscheidenden
Vorteil:
• Sie können durch Klicken auf dieses Objekt es wieder im
ursprünglichen Programm bearbeiten.
• Es öffnen sich jetzt im Schreibprogramm die Tools des
Programmes, mit dem Sie das Objekt erstellt haben (PowerPoint,
Visio)
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Praktische Übung
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Nützliche Links
• Hier gibt’s das kostenloses Tool DIA zur Erstellung
von Flowcharts:
http://www.chip.de/downloads/Dia_42402276.html
(Installationsversion)
• http://dia-installer.de/download/index.html
(Install und portable, für verschiedene
Betriebssysteme)
• http://www.heise.de/download/dia.html
(beachte "weiterlesen" am Ende der Seite)
Qualitätsmanagement in der ärztlichen Praxis
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Nützliche Links
• Hier gibt’s eine Erklärung zur Nutzung von DIA
• http://www.akademie-nordrhein.de/QM/HE_Fluss/index.html
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• Hier eine Lerneinheit "Datensalat" zum Wiederfinden
von Dateien,
http://www.lernmodule.net/modul/?l=199
einfach auf "Start" oben rechts klicken und dann auf
"Ich will kein Zertifikat" und loslegen.
Ist für Win XP, aber auch noch gut für neuere
Systeme brauchbar, die einzelnen Menüpunkte sind
kurz u. knackig gut beschrieben, insbesondere die
Schnelle Hilfe und die Fragen & Antworten sind
lesenswert.
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Und nie vergessen:
• Sichern Sie Ihre Arbeit und Ihre Daten regelmässig!!
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Ende des
Kurses
[email protected]
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