Liebe Partner, Künstler und Agenturen

GENERELLE INFORMATIONEN
Wave Gotik Treffen in Leipzig, 13.05.2016 bis 16.05.2016
(fester Bestandteil der Kooperationsvereinbarung)
01.
Pressematerial
02.
Werbemittel
03.
Vertrag
04.
Gebietsschutz
05.
Technische Anforderungen („Technical Rider“)
06.
Pyrotechnik
07.
Verpflegung („Catering“)
08.
Garderoben
09.
Transferservice („Shuttleservice“)
10.
Warenhandel („Merchandising“)
11.
Gästeliste
12.
Ankunft
13.
Bändchen / Pässe
14.
Hotelzimmer („Online-Formular“)
15.
Anschriften, Anfahrtsbeschreibungen, Kontaktpersonen, Telefonnummern
16.
Rechnung
17.
Datenblatt / Künstlerinformationen („Online-Formular“)
18.
An der Produktion beteiligte Personen („Online-Formular“)
19.
Erklärungen zum Ausfüllen des Datenblattes („Online-Formulars“)
20.
Fotos
21.
Filmaufnahmen
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1. PRESSEMATERIAL:
Sendet bitte
eine kleine Auswahl an digitalen, DRUCKFÄHIGEN Fotos (mind. 300dpi) OHNE Logo bzw. Schriftzug in HochUND Querformat
einen DIGITAL zu bearbeitenden Pressetext und
eine Biographie (Word .doc oder .txt- bzw. .rtf-Datei – bitte KEINE .pdf-Dateien!)
an folgende Adresse: [email protected]
Hauptsächlich benötigen wir das Material für Eure Vorstellung im Programmbuch!
Zu senden: SOFORT
Bei Nichtzusendung behält sich der Veranstalter vor, die Band aus dem Programm zu streichen und gegebenenfalls
einen anderen Künstler für die Position zu buchen!
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2. WERBEMITTEL:
Sendet bitte 6 CDs an folgende Postanschrift:
Treffen- und Festspielgesellschaft für Mitteldeutschland mbH
Gottschedstr. 44
04109 Leipzig
Deutschland
Zu senden: SOFORT
Bei Nichtzusendung behält sich der Veranstalter vor, die Band aus dem Programm zu streichen und gegebenenfalls
einen anderen Künstler für die Position zu buchen!
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3. VERTRAG:
Der Vertrag wird vom Veranstalter erstellt und gemeinsam mit diesem Dokument versandt.
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4. GEBIETSSCHUTZ:
Wir weisen nochmals darauf hin, daß der vereinbarte Gebietsschutz unbedingt einzuhalten ist!
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5. TECHNISCHE ANFORDERUNGEN („Technical Rider“):
Einige Wochen vor dem Festival werden wir Euch Auflistungen des Equipments zu PA und Licht, welches wir in der
jeweiligen Halle / am jeweiligen Veranstaltungsort bereitstellen werden, zusenden.
Bitte sendet uns Eure „Input-Liste“ und Euren Bühnenplan an: [email protected]
Zu senden: so bald wie möglich
ZU BEACHTEN: Da es uns bei dieser großen Anzahl von Bands und Künstlern nicht möglich ist, alle
Bühnenanweisungen zu bearbeiten, teilt uns bitte SEPARAT mit, ob von Eurer Seite aus Bühnenaufbauten bzw.
Dekorationen geplant sind und ob sonstiges Zubehör, den Auftritt betreffend, benötigt wird. Wir werden dann prüfen,
ob dies zu realisieren ist (örtliche Gegebenheiten, Umbaupausen, Vereinbarungen zum Vertrag etc.).
BÜHNENTECHNIK („Backline“): In jeder Veranstaltungsstätte wird es eine Grundausstattung an Bühnentechnik
(„Backline“) geben: Schlagzeug, Bassanlage, Gitarrenverstärker sowie diverse Stative und Anschlußkabel für
Keyboards. Sollte umfangreichere Bühnentechnik vertraglich vereinbart worden sein, dann sendet uns Eure
Auflistung. Solltet Ihr selbst Bühnentechnik anmieten wollen, dann wendet Euch bitte direkt an unsere Verleih-Firma.
Die Kosten für die Anmietung muß die Band bzw. der Künstler selbst tragen.
Kontakt: [email protected]
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6. PYROTECHNIK:
Pyrotechnik kann NICHT eingesetzt werden, es sei denn, der Veranstalter hat dem in Ausnahmefällen schriftlich
zugestimmt.
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7. VERPFLEGUNG („CATERING“):
Sendet bitte eine Auflistung, in der auch zu erkennen ist, wie viele Vegetarier versorgt werden müssen, an folgende
Adresse: [email protected]
ZU BEACHTEN: Da es sich um ein Festival handelt, werden NICHT alle Wünsche berücksichtigt werden können.
Die Verpflegung wird außerdem den örtlichen Gegebenheiten der einzelnen Auftrittsorte angepaßt sein. Nähere
Informationen folgen im Vertrag.
Zu senden: so bald wie möglich
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8. GARDEROBEN
Es können nur Räume nach den jeweiligen örtlichen Gegebenheiten gestellt werden. Das kann bedeuten, daß sich
Räume zeitweise geteilt werden müssen.
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9. TRANSFERSERVICE („Shuttleservice“):
Ein Transferservice wird vom Veranstalter nur gestellt und bezahlt, wenn dies Bestandteil der Vereinbarung ist und der
Veranstalter dem SCHRIFTLICH zugestimmt hat.
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10. WARENHANDEL („Merchandising“):
Für Bands und Künstler, welche in der agra-Halle auftreten, wird es dort einen zentralen Verkaufsstand geben.
Dieser wird vom WGT-Personal betrieben. Die Konzession für das WGT beträgt hier 20% vom Bruttoverkaufsbetrag
zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer (aber mindestens 50,- € zzgl. 19% MwSt).
Dazu brauchen wir: Bandname, Rechnungs-Anschrift, Steuernummer oder die USt.-Id.-Nr.
Ihr könnt Eure Artikel ab dem 10.05.2016 (Nicht eher!) an folgende Anschrift verschicken:
Agra Messepark
Produktionsleitung Wave Gotik Treffen
z.H. Pudritz/Jakob
Bornaische Strasse 210
04279 Leipzig
Deutschland
oder Ihr bringt Sie ab dem 12.05.2016 - 17:00 Uhr am zentralen Verkaufsstand in der agra-Halle vorbei. Wenn Eure
Artikel mit der Post ankommen, werden sie von uns eingezählt und ab Öffnung der agra-Halle verkauft.
Dazu solltet Ihr uns im Vorfeld eine Liste Eurer Artikel mit Stückzahlen und Verkaufspreisen per elektronischer Post
(„E-Mail“) zusenden oder der Lieferung beilegen.
Abgerechnet wird an einem vorher festgelegten Termin am zentralen Verkaufsstand in der agra-Halle. Der Erlös wird
sofort ausgezahlt, sowie die Restbestände der Artikel übergeben.
Der Kontakt für diesen Stand wird in einer separaten Nachricht rechtzeitig nachgereicht.
An allen anderen Veranstaltungsorten können Artikel von der Band bzw. dem Künstler selbst verkauft werden.
Hierfür wird ebenfalls eine prozentuale Gebühr erhoben, deren Höhe im Vertrag festgelegt ist. Das Zählen der Artikel
vor und nach dem Verkauf sowie die Abrechnung erfolgt vor Ort in Zusammenarbeit mit einem verantwortlichen
Vertreter des Veranstalters. Tische werden zur Verfügung gestellt.
ZU BEACHTEN: Es dürfen ausschließlich nur Artikel der Band bzw. des Künstlers angeboten werden, der am
entsprechenden Tag / in der entsprechenden Lokalität auftritt! Ein Verkauf von zusätzlichen Artikeln weiterer Künstler
(z.B. Tonträger des gleichen Musikverlages („Labels“), Artikel befreundeter Künstler o.ä.) ist ausdrücklich untersagt.
Zuwiderhandlungen werden mit einer Geldbuße i.H.v. 500,- Euro geahndet! Ausnahmen von dieser Regelung bedürfen
der SCHRIFTLICHEN Genehmigung durch den Veranstalter.
11. GÄSTELISTE:
Pro Band kann eine Gästeliste mit maximal 5 Personen abgegeben werden. Diese Namen bitte am Tag des Auftrittes
dem Verantwortlichen des jeweiligen Veranstaltungsortes übergeben. Den Gästen ist der Zutritt zu Bühne und
Garderoben nicht gestattet. Die Gästeliste gilt nur für den Tag des Auftrittes der Band und nur für diesen
Veranstaltungsort.
DJs und andere Solokünstler haben Anspruch auf einen Gästelistenplatz.
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12. ANKUNFT:
Die Techniker und Helfer der Bands bzw. Künstler sollten nicht später als 3 Stunden vor dem Konzert mit der
Bühnentechnik („Backline“) am Veranstaltungsort eintreffen. Die Band bzw. die Künstler sollten nicht später als 2
Stunden vor dem Konzert am Veranstaltungsort eintreffen.
Bei etwaigen Verspätungen ist der Verantwortliche des jeweiligen Veranstaltungsortes unbedingt rechtzeitig telefonisch
zu informieren!
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13. BÄNDCHEN/PÄSSE:
Die Künstlerbändchen und Durchfahrtsgenehmigungen werden an einem zentralen Ort und zu bestimmten Zeiten
(Informationen werden separat gesandt) ausgegeben. Die Künstlerbändchen berechtigen ebenfalls zum Zutritt zu
anderen Veranstaltungsorten an anderen Veranstaltungstagen.
GANZ WICHTIG: Die Bändchen können NUR von jeder einzelnen Person PERSÖNLICH abgeholt werden.
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15. HOTELZIMMER („Online-Formular“):
Der Link zu diesem Formular wird separat an Euch gesendet. Bitte füllt das Formular hierzu entsprechend der
Vereinbarung KORREKT und KOMPLETT aus. Bitte nur die Zimmer eintragen, die WIRKLICH benötigt werden bzw. im
Vorfeld vereinbart worden sind.
Ein Anspruch auf ein Einzelzimmer oder ein bestimmtes Hotel besteht prinzipiell nicht!
Kurzfristige Änderungen von Seiten des Veranstalters aus organisatorischen Gründen sind jederzeit möglich.
Die Hotelbestätigungen werden separat einige Zeit vor dem Festival an die Bands bzw. Künstler gesandt.
Sehr wichtig: Das Formular ist möglichst SOFORT, spätestens aber bis zum 14.03.2016 auszufüllen. Aufgrund der
Stornoregelungen der Hotels können nach diesem Termin keine Zimmer mehr über unser Kontingent gebucht werden.
Das bedeutet: Sollte das Formular von Euch erst nach dem 14.03.2016 an uns übermittelt werden, müßt Ihr selbst
die Mehrkosten der Übernachtungen tragen bzw. im schlimmsten Fall auf eine Übernachtung verzichten!
Die Kosten für Zimmer, die von Euch über uns reserviert aber nicht genutzt worden sind, werden Euch im
Nachhinein von uns in Rechnung gestellt.
Solltet Ihr mehr Zimmer benötigen als vertraglich vereinbart, dann besteht die Möglichkeit, auf eigene Kosten über
uns Zimmer zu buchen. Die Hotelkosten für Selbstzahler werden NICHT im Hotel beglichen, sondern Ihr erhaltet eine
RECHNUNG über den Betrag direkt VON UNS. Der Betrag muss innerhalb des dann genannten Zahlungszieles auf
unserem Konto eingegangen sein. Im Falle eines Zahlungsverzuges müssen wir die reservierten Zimmer leider
stornieren. Dafür bitten wir um Verständnis!
Es besteht nach Rücksprache auch die Möglichkeit, die Hotelkosten mit Eurer Gage oder Euren Produktionskosten zu
verrechnen. In diesem Fall muß natürlich der Rechnungssteller der Produktionskosten und der Rechnungsempfänger
der Hotelrechnung übereinstimmen.
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16. ANSCHRIFTEN, ANFAHRTSBESCHREIBUNGEN, KONTAKTPERSONEN, TELEFONNUMMERN:
Alle Bands bzw. Künstler erhalten einige Zeit vor dem Festival weitere Informationen per elektronischer Post
(„E-Mail“). Diese enthalten alle wichtigen Informationen wie Anschriften, Anfahrtsbeschreibungen, Kontaktpersonen,
Telefonnummern, Zeiten, Technikauflistung usw.
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17. RECHNUNG:
Sendet VORAB eine RECHNUNG an [email protected] UND PER POST an
Treffen- und Festspielgesellschaft für Mitteldeutschland mbH
Schulstr. 63
09125 Chemnitz
Deutschland
Die Rechnung muß folgende Angaben enthalten:
- Bezeichnung (Firma,Agentur oder Künstler)
- Name der bevollmächtigten Person
- komplette Anschrift
- Umsatzsteuernummer oder die internationale Umsatzsteuer- Identifikationsnummer
- Datum der Rechnungsstellung
- Rechnungsnummer
- genaue Bezeichnung der Leistung (z.B. Produktionskosten für den Auftritt der Band ... zum Wave Gotik Treffen 2016
in Leipzig am .......)
- Nettobetrag, Mehrwertsteuersatz, Mehrwertsteuerbetrag, Bruttobetrag (entfällt bei Rechnungsstellern, die nicht
aus Deutschland sind oder nicht vorsteuerabzugsberechtigt also z.B. privat sind; in diesen Fällen nur den Nettobetrag
angeben)
- Bankverbindung inkl. IBAN und ggf. BIC/SWIFT-Code
- Anschrift des Rechnungsempfängers:
Treffen- und Festspielgesellschaft für Mitteldeutschland mbH,
Schulstr. 63,
09125 Chemnitz
Deutschland
ZU BEACHTEN: Der vereinbarte Betrag kann nur überwiesen oder ausgezahlt werden, wenn die Rechnung all diese
Daten enthält; es werden KEINE Ausnahmen gemacht!
Zu senden: so bald wie möglich
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18. DATENBLATT / KÜNSTLERINFORMATIONEN („Online-Formular“):
Der Link zu diesem Datenblatt („Online-Formular“) wird einige Wochen vor dem Festival an Euch gesendet.
Füllt das Datenblatt bitte KORREKT und KOMPLETT aus.
ZU BEACHTEN: Spätere Änderungen können nicht mehr von Euch vorgenommen werden.
Also bitte SORGFÄLTIG ausfüllen und ERST abschicken, wenn Ihr ALLE benötigten Angaben ausgefüllt habt.
Zu senden: so bald wie irgend möglich nach Erhalt des Links
Bei Fragen wendet Euch bitte an: [email protected]
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19. AN DER PRODUKTION BETEILIGTE PERSONEN („Online-Formular“):
Der Link zu diesem Datenblatt („Online-Formular“) wird einige Wochen vor dem Festival an Euch gesendet.
Bitte füllt die Liste mit den Daten zu ALLEN an der Produktion beteiligten Personen („Online-Fomular“)
KORREKT und KOMPLETT aus.
Die ausgefüllte Liste ist bindend! Änderungen vor Ort können NICHT vorgenommen werden!
Diese Liste wird zur Meldung an Ämter und Behörden benötigt.
Die Anzahl der an der Produktion beteiligten Personen muß nicht zwingend mit der Anzahl der Personen
übereinstimmen, für die Hotelzimmer reserviert werden sollen.
Zu senden: so bald wie irgend möglich nach Erhalt des Links
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20. ERKLÄRUNGEN ZUM AUSFÜLLEN DES DATENBLATTES („Online-Formulars“):
Anzahl der Personen:
Es sind ALLE an der Produktion beteiligten Personen gemeint!
Funktion:
Hier ist der Tätigkeits- bzw. Aufgabenbereich der einzelnen Personen gemeint, z.B. Sänger, Gitarrist, Techniker,
Fahrer etc.
Fahrzeuge:
Bitte ALLE Fahrzeuge eintragen. Es geht um Ein- und Durchfahrtsgenehmigungen.
Anschrift des Künstlers/ der Agentur:
Hier eintragen, mit wem der VERTRAG geschlossen wird.
Anschrift des Rechnungsstellers:
Hier eintragen, wer Gage bzw. Produktionskosten erhält. Umsatzsteuernummer bzw. internationale UmsatzsteuerIdentifikationsnummer nicht vergessen!
Ansprechpartner vor Ort:
Bitte unbedingt jemanden angeben, der sich auch wirklich vor Ort aufhält, um eventuelle kurzfristige Absprachen
treffen zu können.
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21. FOTOS
Bitte nehmt zur Kenntnis, daß das Publikum mit Handkameras („Pocket-Kameras“) fotografieren darf.
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22. FILMAUFNAHMEN
Der Mitschnitt des eigenen Auftrittes durch eine professionelle Kameramannschaft ist generell untersagt. Von dieser
Regelung ausgenommen ist die Anfertigung von Belegmaterial bzw. zu Archivzwecken durch eine (1) einzelne, vom
Künstler benannte Person mittels Foto- bzw. Videokamera. Weitergehende Ausnahmen von dieser Regelung bedürfen
der SCHRIFTLICHEN Genehmigung durch den Veranstalter.
Wir bedanken uns recht herzlich für Eure Zusammenarbeit und Unterstützung und bitten um Verständnis,
wenn einige Punkte dieser „generellen Informationen“ nicht direkt auf Euch zugeschnitten sind. Bei der
großen Anzahl von Bands und Künstlern auf unserem Festival ist dies leider nicht anders möglich.
Schriftlich fixierte individuelle Absprachen mit dem Veranstalter haben Priorität.
Sollten Fragen offen geblieben sein, dann schreibt bitte an [email protected] !