Stellenprofil Executive Officer IHRA Permanent Office Berlin Die

International Holocaust Remembrance Alliance (IHRA)
Stellenprofil Executive Officer IHRA Permanent Office Berlin
Die International Holocaust Remembrance Alliance (IHRA) besteht derzeit aus 31 Mitgliedsstaaten,
die ihrerseits RegierungsvertreterInnen und nationale ExpertInnen aus dem Bereich der HolocaustBildung, -Erinnerung und –Forschung für die Zusammenarbeit auf internationaler Ebene entsenden.
Ziel der Organisation ist es, die Bereitschaft zur Zusammenarbeit auf internationaler Ebene zu
stärken und die Erkenntnis über die Notwendigkeit der Holocaust-Bildung, -Erinnerung und Forschung zu fördern. Zu diesem Zweck führt die IHRA Diplomaten und Experten mehrmals im Jahr
zusammen, um gemeinsame Strategien und Empfehlungen auf politischer, bildungspolitischer,
akademischer und erinnerungspolitischer Ebene zu erarbeiten. Darüber hinaus ist es Aufgabe der
IHRA, transnationale Projekte zu fördern und durchzuführen, die darauf zielen, Holocaust-Bildung, Erinnerung und -Forschung über nationale Grenzen hinweg gemeinsam auf den Weg zu bringen.
Das Ständige Sekretariat der IHRA mit vier festen Mitarbeiterinnen koordiniert die Aktivitäten der
IHRA. Es berät und unterstützt den jährlich wechselnden Vorsitz der IHRA bei der Umsetzung
ihrer/seiner politischen Prioritäten, wirkt bei der Vorbereitung von Plenarsitzungen mit,
implementiert politische Grundsatzempfehlungen des Plenums, assistiert den Experten bei der
Entwicklung und Durchführung von Projekten und repräsentiert die IHRA
1. Aufgabenbeschreibung
Der Executive Officer untersteht – ebenso wie der Program Officer und der Communication Officer –
direkt der Executive Secretary (Geschäftsführung) des IHRA Permanent Office.
Die Tätigkeit erfolgt weitestgehend selbstverantwortlich und in eigener Initiative.
Fallweise wird der Executive Officer dabei von einem Praktikanten und einer Teilzeitkraft unterstützt,
die aber auch für die anderen beiden Officers und die Executive Secretary arbeiten.
Folgende Aufgaben gehören dabei konkret zum Tätigkeitsbereich des Executive Officer:
 Administrative Verantwortung für die Unterstützung des jeweiligen IHRA-Vorsitzes bei der
Vorbereitung und Durchführung des halbjährlichen Plenary
 Budgetverantwortung
o Verwaltung IHRA Budget incl. Vorbereitung Sitzungen des Budget Committee während Plenary
o Abstimmung mit Bundesverwaltungsamt bezüglich jährlichem Budgetzuschuß
o Verwaltung Permanent Office Budget
o Verwaltung Project Budgets
o Allgemeine Buchhaltung
o Reisekostenabrechnung
o Controlling
o Erstellung Jahresabschluß in Kooperation mit Wirtschaftsprüfer
 Office Management (Vertragsmanagement, Einkauf, usw.)
 HR (v. a. Verwaltung von Arbeitsverträgen, Verfassen von Reisekostenrichtlinien, …)
 Meeting Management am Standort Berlin (Raumbuchung, technische Ausstattung, Catering usw.)
 Travel Management in Kooperation mit einem Reisebüro (Buchung von Reisen der Mitarbeiter
des PO, insbesondere der Executive Secretary, und weiterer IHRA-Mitglieder)
 Administration IT-Systeme (Sharepoint Administrator, Office 365, Yammer Administrator etc.)
 Kooperationsmanagement mit externen Dienstleistern (IT, Druckerei, usw.)
 Sonstige anfallende administrative Aufgaben nach Weisung durch Executive Secretary
2. Qualifikationen und sonstige Anforderungen
Die Bewerber sollten folgende Qualifikationen bzw. Anforderungen erfüllen:
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Mindestens fünfjährige Berufserfahrung mit vergleichbaren Anforderungen
Deutschkenntnisse (fließend mündlich wie schriftlich)
Englischkenntnisse (fließend mündlich wie schriftlich)
Vorerfahrungen Budgetierung/Controlling wünschenswert
Gute Kenntnisse der MS Office-Programme
Vorkenntnisse zu Office 365/Sharepoint wünschenswert, können ansonsten aber auch mittels
Training erworben werden
Reisebereitschaft zu den halbjährlich stattfindenden Planaries
Erfahrung in internationalen Organisationen wünschenswert
Erfahrung in politischen Organisationen hilfreich
Die Bereitschaft, sich aktiv in einem sehr dynamischen Arbeitsumfeld einzubringen und
Verantwortung zu übernehmen
Ausgeprägte soziale und kommunikative Kompetenzen und die Fähigkeit auch unter zeitweise
großem Zeitdruck effektiv zu arbeiten.
Ausgeprägte interkulturelle Kompetenz
Interesse an Holocaust-Bildung, -Erinnerung und -Forschung
3. Formalien
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Umfang der Stelle:
Vergütung:
Ansprechpartner:
Adresse:
Bewerbungsfrist:
Einstellungstermin:
Standort der Tätigkeit:
Bewerbungsunterlagen:
40 h (Vollzeitstelle)
3.500,00 € brutto im Monat
Dr. Kathrin Meyer (Executive Secretary)
Lindenstraße 20-25 in 10969 Berlin
26. Februar 2016
1. April 2016
Berlin (mit Ausnahme der Plenary, s. o.)
Anschreiben (letter of motivation) und Lebenslauf (CV) in englischer
Sprache, Universitäts- und – soweit vorhanden –Ausbildungszeugnisse sowie relevante Arbeitszeugnisse.
Bitte fassen Sie Ihre Bewerbungsunterlagen in einem PDF-Dokument zusammen und senden Sie
dieses unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und frühestmöglichem Eintrittstermins ausschließlich
per E-Mail an: [email protected]

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