Der Weg zu Ihrem ELO-Projekt

Der Weg zu Ihrem ELO-Projekt
Mit kleinen Schritten zum großen Erfolg
Dr. Jörg Sandmann
Leiter Projekte & Services
[email protected]
Motivation
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So sieht der Berg aus …
ECM
JRE
GoBD
Workflow
JavaClient
Aktenplan Signatur
Renditions
JavaScript
Performance PostgreSQL
Sizing
MobileClient
Tomcat
ZUGFeRD
Vererbung
SSO Citrix
ELO-wf
xml
Webclient Sharepoint
Integration SAP
Berechtigungen
Revisionssicherheit as-Regeln BLP
Versionierung
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oder so sieht der „Berg“ aus …
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… und machen wir ihn begehbar!
„Think Big - Start small“
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Holen Sie sich Unterstützung
 Von einem ELO - Partner Ihrer Wahl
 Mögliche Kriterien
 Referenzprojekte
 Branchen Know-How
 Erfahrungen Ihrer führenden Applikationen (Navision, SAP, …)
 Räumlich Nähe
 Unternehmensgröße
 Letztendlich
… die Chemie muss passen
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Holen Sie sich Unterstützung
 Von einem ELO - Partner Ihrer Wahl
 Er begleitet Sie auf dem Weg
 Beratung
 Implementierung
 Schulung
 Projektkoordination
 Produkt-Support
 Projekt-Support
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Das richtige Projekt auswählen
 Das erste Projekt sollte also ein „small step“ sein
 Fangen Sie mit einem Pilotprojekt oder einem Proof-of-Concept an
 Lassen Sie sich bei der Auswahl des richtigen Projekts
von Ihrem ELO-Partner beraten und führen
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Das richtige Projekt auswählen
 Nach dem KISS - Motto
 Die Ziele und Anforderungen sind Ihnen genau bekannt
 Starten Sie mit einem einfachen Projekt
 Belegarchivierung, xy-Akte
 Gerne auch mit einfachen Schnittstellen
 Und einen adhoc- oder zweistufigen-Workflow
 Projektdauer max. 3 Monate
 Nah am ELO-Standard
 Typische Projekte mit 10 - 40 Tage Aufwand
Ziel: Sie und Ihr ELO Partner
haben gemeinsam einen Erfolg
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Das Projekt in kleine Schritte verteilen
Wozu brauche ich das denn überhaupt ?
Start
Initialisierung
Ende
Planung
Installation
Umsetzung
Testphase
Einführung
Abschluss
Nachbetrachtung
Projektmanagement
 damit Sie immer wissen, wo Sie gerade in Ihrem Projekt stehen
 damit Sie jederzeit zeigen können, wo sich das Projekt gerade befindet
 damit Sie und Ihre Projektmitarbeiter wissen, was die nächsten Aktivitäten sind
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Es sind fast immer die gleichen Aufgabenpakete
Initialisierung
Ziele definieren
Budget bekommen
Stakeholder kennen
Planung
Projekt Kick-off
Installation
ELO Basis-Installation
auf DEV,TST, PRD
Schulungssystem aufsetzen
Umsetzung
Customizing &
Implementierung
beim Partner
Smoke Test
Projektteam
zusammenstellen
Lastenheft anhand
Use Cases erstellen
Vertrag schließen
MS:
ELO-Partner
ist beauftragt
Schulung für Administrator
Test planen
Schulungen planen
Scanner einrichten
Änderungen managen
ELO-Schulung für Projektteam
ELO-Workshops zur
Anforderungsaufnahme
Pflichtenheft erstellen lassen
Und was habe ich
noch vergessen?
Viele PM Tätigkeiten
Pflichtenheft
abgenommen
ELO-Basis
läuft
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Implementierung
fertig
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Es sind fast immer die gleichen Aufgabenpakete
Testphase
Transport ELO-Projekt
auf Ihr TEST-System
Einrichten von
Usern, LDAP-Anbindung
Auf Testsystem
schulen lassen
Einführung
Schulung
- der KeyUser
- der Enduser
- der (Fach)-Admins
Dokumentation
vervollständigen
Transport
- auf PROD
Projekt-Support
Vertrag abschließen
Puffer für Nacharbeiten
Das Ergebnis
Präsentieren
Testen mit ELO-Partner
Abnahme
Puffer für Nacharbeiten
MS:
Abschluss
Go Live planen
Übergabe an
Betrieb
Abnahme
auf TEST
Abnahme
auf PROD
Go Live
Nachbetrachtung
Nachbetrachtung
- mit Projektteam
und dem ELO-Partner
Teamevent
Internes Marketing
ELO-Projekt
ist produktiv
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Projektteam bereit
für nächstes ELO-Projekt
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Die Projektteam-Schulung
 Lassen Sie Ihr Projektteam von Ihrem ELO-Partner schulen
 Ziel:
 Sie kennen die Basisfunktionen
 Sie verstehen die ECM- und ELO- Terminologie
 Gleiche Ausgangsbasis
 Noch vor den Workshops zur Anforderungsaufnahme
 Setzen Sie auch ein ELO-Schulungssystem auf
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Die Workshop-Themen
 Beschreibung Ihrer Szenarien, Prozesse anhand von Use Cases
 Wie sieht das Mengengerüst aus ?
ID #
Bezeichnung
Hintergrund
1
Anzahl Dokumente
Speicherplatz
2
Größe der Dokumente (Durchschnitt)
Speicherplatz/Ladezeit
3
Anbindung (Netzwerk) - Zentrale
Ladezeit
4
Anbindung (Netzwerk) - Niederlassungen (Durschnitt)
Ladezeit
5
Spezielle Dokumentenformate
Prüfung Darstellung
6
Netzwerkscanner (Ja/Nein)
Darstellung Prozess und Übergabe der Dokumente
7
Scanner (Lokal)
Darstellung Prozess und Übergabe der Dokumente
8
Anzahl E-Mails (Durchscnitt)
Speicherplatz/Ladezeit
9
Anzahl E-Mails inkl. Anhang (Durchscnitt)
Speicherplatz/Ladezeit
10
Migration: Anzahl Dokumente
Konzept
11
Migration: Größe der Dokumente
Konzept
12
Migration: Dokumente - Format und Standort
Konzept
13
Migration: Meta-Daten - Format (Datenbank, XML)
Konzept
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Rückmeldung
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Die Workshop-Themen
 Wie kommen die Dokumente ins ELO?
 Wie sehen die zukünftigen Ablagestrukturen aus?
 Wie soll die Verschlagwortung der Dokumente aussehen?
 Wie sieht das zukünftige Berechtigungsmodell aus?
 Wer darf was sehen (Ordner, Dokumente) ?
 AD/LDAP, SSO, Externer Zugriff
 Welche Clients sollen zum Einsatz kommen ?
 Mehrsprachigkeit (Englisch, Deutsch und was noch ?)
 Welche Schnittstellen zu anderen Systemen müssen umgesetzt werden
 Welche Geschäftsprozesse (Workflows) sollen abgebildet werden?
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Die Workshop-Themen
 Sizing, Performance, Verfügbarkeit
 Wie sieht die Anbindung der Niederlassungen aus (Netzwerk, Bandbreite)?
 Welchen Datenoutput / Export in andere Systeme gibt es?
 Wer erhält welche Auswertungen?
 Datensicherung, Revisionssicherheit, Aufbewahrungsfristen
 Sicherheitsvorgaben, Compliance, Betriebsrat
 SLA-Vorgaben, die eingehalten werden müssen
 Arbeit mit Notizen, Annotationen, Feeds,…
 Arbeit mit OCR, Volltext, Klassifikation, Renditions
TIPP: Lösung graphisch darstellen lassen (z.B. am Whiteboard, Flipchart,..)
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Das Pflichtenheft
Wenn ich dem Partner meine Anforderungen verkündet habe,
kann er doch gleich umsetzen !?
 Wissen Sie, ob wir Sie verstanden haben, und was Sie bekommen ?
 Lassen Sie ein Pflichtenheft erstellen






mit einer Beschreibung der ELO-Lösung
auf Basis der ermittelten Anforderungen oder des Lastenheftes
Lassen Sie Bezug nehmen auf alle ermittelten Anforderungen
Planen Sie ausreichen Zeit für den Review ein
Unterschätzen Sie den Aufwand für die Abstimmung nicht
Konkretisierung heißt das Zauberwort
Die Umsetzung geht los, wenn das Pflichtenheft von Ihnen freigegeben wurde
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Das Änderungsmanagement
Es ist nichts so sicher wie die Veränderung !
 regeln Sie mit der Abnahme des Pflichtenheftes,
wie mit Abweichungen im Projektverlauf umgegangen wird
 regeln Sie dies „schriftlich“
 „nicht regeln“ bedeutet . . .




Diskussionen
Stress
Ärger
kostet Zeit & Geld
Ergebnis
Umgang mit Änderungen schriftlich dokumentiert
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Die Umsetzung
ECM-Projekte
sind
Organisationsprojekte
! Kommunikation !
Nicht nur Technikprojekte !
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Die Umsetzung
 Lassen die die Experten ran – Ihren ELO Partner
 Starten Sie mit einem ELO-Client
 Lassen Sie die Workflows nicht zu komplex werden – Mut zur Einfachheit!
 Bringen Sie keine größeren Änderungen mehr ein (CRs)
 Erweitern Sie stattdessen Schritt für Schritt (Phase 1, 2, 3,…)
 Kümmern Sie sich in dieser Zeit um die Planung
 der organisatorischer Änderungen
 der Testphase
 der Key-/ Enduser- Schulungen
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Das Testen
 Sie brauchen ein ELO - Testsystem !
 Sie brauchen Testpläne
 Anhand der Use Cases aus dem Pflichtenheft
 Testen Sie zusammen mit Ihrem ELO-Partner
 Planen Sie genug Zeit ein für Nacharbeiten:
Implementierungen – Testen – Nacharbeiten – Testen
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Das Ende
. . . sieht dann hoffentlich genau so aus!
Qualität
Kosten
Termine
. . . und Ihre Stakeholder sind zufrieden
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Haben Sie noch Fragen?
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