„Dieser automatische Konteneinzug – allein das ist ein Riesen

Interview
„Dieser automatische
Konteneinzug – allein
das ist ein RiesenQuantensprung!“
Engelberd Leib
Herr Leib, Sie sind seit November 2013 butler 21-Kunde. Als Geschäftsführer eines
Betreuungsvereins – wo sehen Sie die Vorteile von butler 21?
Das sind Riesenvorteile. Wenn ich überleg‘: Wir haben uns damals gefragt, ob wir beim Classic
bleiben oder auf den neuen butler setzen. Wir haben uns für das Neue entschieden, denn einerseits
waren unsere Computer alt, und dann wollten wir diesen Schritt, diesen Quantensprung, auch
tatsächlich schaffen. Wir sehen uns als Vorreiter, und wir waren für prosozial der erste
Betreuungsverein, der butler 21 bekommen hat. Als Betreuungsverein versuchen wir, innovativ zu
sein. Das ist so mein Ding, das Thema Innovation. Und da hab ich natürlich für mich gesehen, dass
wir viel mehr Vorteile haben als vorher.
Einer der Vorteile, die ich genial finde, ist der Posteingang: Dieser geregelte Posteingang, in den
alles rein kommt. Es kommen Faxe rein, E-Mails, es kommen die ganzen Nachrichten rein, eigentlich
alles. Auch wenn die Kollegin was schreibt, oder wenn ich was schreibe. Da gibt es diesen einen
zentralen Posteingang, wo alles geregelt ist. Einfach klasse. Früher habe ich mehrere
unterschiedliche Systeme gehabt: Ein eigenes Managementsystem, ein eigenes E-Mail-Programm
usw. – verschiedene Systeme, die miteinander nichts zu tun hatten. Und jetzt haben wir den Vorteil,
dass es ein System gibt, wo alles inbegriffen ist. Das finde ich das Geniale am butler 21.
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Engelberd Leib, Betreuungsverein im Landkreis Rottweil e.V.
Es gibt auch noch andere Sachen: Allein der Faxservice, das ist schon was wert. Oder dass Sie,
wenn Sie ein Fax bekommen, am Bildschirm darauf schreiben können. Zum Beispiel, wenn ein
Krankenhaus eine Einwilligung haben will für eine medizinische Maßnahme. Früher war das ein
komplexer Arbeitsaufwand: Ausdrucken, wieder Einscannen, Wegschicken per E-Mail oder so.
Mittlerweile können Sie das aus Ihrem Eingangskorb nehmen, Sie legen das ab, Sie unterschreiben
und schicken das einfach als Fax wieder weiter, alles am Tablet (begeistert). Das allein sind schon
Sachen, die genial sind. Oder…
…willkommen im butler 21-Fanclub! ;-)
(lacht) Ja genau… Oder wenn ich überleg´, dieser automatische Konteneinzug nachts, das ist ein
Riesen-Quantensprung! Früher haben wir das noch über andere Systeme gemacht und einmal in
der Woche die Kontostände geholt. Da hatten wir nie die aktuellen Daten. Und jetzt hab ich den
Vorteil, dass ich eigentlich immer tagesaktuelle Daten hab. Sie glauben gar nicht, was das wert ist!
Wenn ich sage, ich möchte JETZT ein Vermögensverzeichnis erstellen, drücke ich drauf und hab
von heute Nacht die Daten. Also für mich persönlich ist das sehr, sehr viel wert.
Sagen Sie bitte mal, dass Sie dafür nicht bezahlt werden…
(lacht) Ich werde dafür nicht bezahlt. Ich bin hier aus freien Stücken. Ich werde nicht bezahlt und
bekomme keine Provision. Schade eigentlich…:-)
Wir haben ja schon über das gesprochen, was besonders gut läuft. Obwohl, wenn Ihnen
dazu noch was einfällt…
Klar, die Verknüpfungen im Programm finde ich auch gut, das integrierte Dokumentenmanagementsystem. Die Suche ist sehr gut gelöst. Die Videos, die Sie mittlerweile auch haben,
die guck ich mir hin und wieder an, wenn ich dazu komme. Das ist auch gut gelöst. Es gibt viele
Sachen, die gut laufen, sag ich mal. Und – was ich ganz toll finde, das sind die Damen und Herren
von der Hotline! Also Frau Ip, wenn Sie das lesen, und auch alle anderen: Sie sind sehr höflich,
sehr schnell, Sie nehmen sich Zeit, hören einem zu. Da hat man hier scheinbar ein System
gefunden, die Mitarbeiter so zu trainieren, dass sie so gut sind. Ja, da muss man ehrlich sagen.
Dass sie auf jedes Problem eine Lösung haben. Oder wenn nicht, dann sagen sie, sie melden
sich, und sie melden sich tatsächlich. Nicht so wie bei anderen. Rufen Sie mal sonst irgendwo an
und sagen, Sie haben ein Problem. Da warten Sie stunden- und tagelang. Hier bei Ihnen wird das
tatsächlich auch gelöst.
Da haben Sie meine Frage vorweggenommen: Wie würden Sie die Zusammenarbeit mit
prosozial beurteilen?
Gut. Ich kann mich nicht beklagen. Sonst wäre ich wahrscheinlich heute nicht da (Anm. d. Red.:
als Gast eines Workshops). Ich bin natürlich interessiert, was es Neues gibt oder zukünftig geben
wird. Es gibt ja noch viele Stellschrauben, an denen man noch drehen kann, um noch was zu
verbessern oder so. Ja, da bin ich gespannt drauf.
Was gefällt Ihnen den weniger, oder wo sehen Sie Optimierungspotenzial?
Optimierungsbedarf? Wenn ich Betreuungsvereinen von butler 21 erzähle, dann haben viele noch
Scheu vor diesem Switch, vor der Umstellung. Und das Thema Investition ist ein Riesenthema.
Nicht nur Investitionen an Ressourcen, also an Geld, sondern vor allen Dingen auch an Zeit. Es
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© 2015 prosozial GmbH Stand: 2015-08-05
Interview
wird ja immer so schön von der Hölle gesprochen, durch die man anfangs gehen müsse. Es ist
tatsächlich so, will ich nur nochmal sagen. (lacht) Also man braucht ziemlich lange, bis man sich in
das System eingearbeitet hat. Es ist ein komplett neues System. Sie machen ja diese Schulungen,
diese Einführungsschulung. Und es wäre sicher nicht schlecht, wenn man so nach einem Jahr
oder nach eineinhalb Jahren eine weitere Schulung hätte. Also meine Kollegin und ich, wir würden
auch jetzt noch zu einer Schulung kommen, obwohl wir „alte Hasen“ im butler 21 sind. Für ein oder
zwei Tage, so nach eineinhalb Jahren, um nochmal Revue passieren zu lassen. Es gibt manchmal
Sachen, da stolpern Sie darüber, da wissen Sie nicht genau… Also das wäre eine Möglichkeit, zu
optimieren. (Anm.: Mittlerweile bieten wir unseren Kunden verschiedene Vertiefungstrainings an.)
Als Geschäftsführer stellt sich für Sie ja auch die Frage, rechnet sich das? Können Sie
schon ein Zwischenfazit ziehen? Würden Sie sagen, es lohnt sich auf jeden Fall, oder…?
Also für uns würde ich sagen: Es lohnt sich. Der Vorteil ist dabei, dass es eine gewisse Zeitersparnis
mit sich bringt. Zwar sind die Investitionen monatlich höher als sie vorher waren, aber durch diese
Zeitersparnis… Oder das papierärmere Arbeiten. Wir legen ja immer noch ab. Wir führen noch eine
Akte, aber die ist sehr, sehr dünn. Aber viele Sachen, die wir so wegschicken oder die reinkommen,
die werden NICHT mehr ausgedruckt. Und wenn Sie diese Kosten dann rechnen, das ist natürlich
schon immens. Allein die Zeitkosten, die da entstehen. Wir haben spaßeshalber mal für uns
gerechnet, letztes Jahr, als es um die einmaligen Investitionskosten für Tablets, Phones, Scanner
und so ging. Wir sind zwei Mitarbeiter, jeder hat ein neues Tablet bekommen. Aber nach ein oder
zwei Jahren hat sich das schon wieder amortisiert. Allein durch die Zeitersparnis. Und die
zusätzlichen Arbeitskräfte, die wir nicht mehr brauchen. Wir hatten eine Arbeitskraft für zusätzliche
Arbeitsschritte, die es in dieser Form nicht mehr gibt. Es schafft Kapazitäten für andere Aufgaben.
Das ist gut, super eigentlich. Und: Das mobile Arbeiten. Das ist das Schöne dabei. Also ich arbeite
im Homeoffice einmal in der Woche, meine Kollegin zweimal in der Woche. Das ist genial: Sie
können im Prinzip überall arbeiten. Klar, Empfang ist halt wichtig, Sie brauchen unterwegs einen
anständigen Mobilfunkempfang, eine gute Internetverbindung. Und die Phone-App gibt es auch
dazu, die ich oft benutze, wenn ich beim Betreuten bin: Daten eingeben, aktuelle Termine checken…
Ja, das ist schon alles viel komfortabler und wirtschaftlicher jetzt.
Herr Leib, ich danke Ihnen herzlich für dieses Gespräch und wünsche Ihnen weiterhin
viel Erfolg und so viele begeisternde Momente mit butler 21.
Das Interview führte prosozial-Mitarbeiter Delf-Marco Heuwinkel, autorisiert von Engelberd Leib am XX.YY.2015.
Weiterführender Link:
Kostenlos, unverbindlich, aufschlussreich: butler 21-Infoveranstaltung
„Die Zukunft eines ganzheitlichen Betreuungsmanagements“ – Termine und Infos unter:
https://sam.prosozial.de
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