Free From Show, Love Natural Love Organic

Vielen Dank, dass Sie sich dafür entschieden haben einen Aussstellungsplatz bei der The Allergy &
Free From Show, Love Natural Love Organic und Just V Show 2016 Berlin, zu buchen. Dieses
Handbuch enthält alle wichtigen Informationen, um Ihren Stand für die Events zu planen. Wenn
Sie jedoch Fragen haben, können Sie uns kontaktieren:
[email protected] (Deutsch)
[email protected] (Englisch)
Wir freuen uns, mit Ihnen in den kommenden Wochen zu arbeiten und Sie vor Ort zu treffen.
Während der Messe sind wir zu folgenden Zeiten erreichbar:
Veranstalter: F2F Events, [email protected]
Betrieb: Caroline Pepper, Your Expo Support, [email protected]
Aufbau
Donnerstag 14. April
Eintritt erlaubt für
Nur Standfläche
Systemstände
Alle Stände
Zeiten
9.00 Uhr – 20.00 Uhr
15.00 Uhr – 20.00 Uhr
Aussteller mit Systemstand, inklusive oder
als zusätzliche Bestellung, wird der Eintritt
am Donnerstag, 14. April 2016 erst ab 15
Uhr gestattet, da die Stände vorher nicht
fertig sein könnten.
18.00 – 20.00 Uhr
Ware, die über European International Fairs Ltd zu Ihrem Stand transportiert wird, steht bis
13 Uhr bereit, sofern dieser Service im Voraus gebucht wurde.
Der Auftragnehmer beendet den Aufbau am Donnerstag, den 14. April 2016 um 18:00 Uhr – Es ist
wichtig, dass alle Aussteller bis spätenstens 18:00 Uhr vor Ort sind, um ihre Stände zu prüfen.
Bitte beachten Sie, dass in der Zeit zwischen 18:00 Uhr - 20:00 Uhr nur die Dekoration und
Einrichtung der Stände gestattet ist. – Die Gänge müssen frei sein, alle Ladungen und
ungenutzte Ware müssen weggeschafft werden.
Geöffnet
Freitag 15. April 2016
Samstag 16. April 2016
Sonntag 17. April 2016
Zeiten
10.00 Uhr– 17.00 Uhr
10.00 Uhr – 17.00 Uhr
10.00 Uhr – 16.00 Uhr
Den Ausstellern ist es gestattet, sich 1 Stunde vor der Eröffnung sowie 30 Minuten nach Schluss
der Messe in der Halle zu befinden. Wir erinnern Sie daran, dass sich laut unserer Richtlinien ein
Mitarbeiter Ihres Unternehmens bis zum Aussstellungsschluss am Sonntag, den 17. April 2016,
anwesend sein muss.
1
Abbau
Sonntag 17. April 2016
Zeit
16.00 Uhr – Mitternacht
Der Abbau der Messestände darf nicht vor Sonntag, dem 17. April 2016 erfolgen. Dies gilt als
Vertragsverletzung. Auftragnehmer werden vor Messeschluss nicht auf das Messegelände
zugelassen. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie die Auftragnehmer informiert haben. Bitte beachten
Sie, dass es zu Einschränkungen beim Abbau kommen kann und die Zugangszeiten mit ihrem
Fahrzeug je nach Größe des Fahrzeugs variieren.
*Wir erinnern Aussteller daran, dass der Sicherheitsdienst nach Messeschluss
eingestellt wird. Wertsachen, die auf den Ständen gelassen wurden, inklusive Güter,
liegen in der Verantwortung des Ausstellers. Falls Sie für diesen Zeitraum eine
Aufsichtsperson benötigen, wenden Sie sich bitte an den Veranstalter, um die Güter
sicher zu lagern bis das Transportunternehmen ankommt.
Der Zugang der Fahrzeuge beginnt erst dann, wenn das Leergut zurückgegeben wurde – Dies
kann bis zu 2 Stunden dauern.
Das Standmaterial, Ausstellungsstücke, Verpackungen und Müll müssen bis Sonntag, den 17. April
2016 um 23.00 Uhr, aus den Hallen entfernt werden. Jegliches Material, das liegenbleibt wird
entsorgt und die Kosten an die Aussteller übertragen.
Zugang - Ware
Lieferungen & Zugang
Aufgrund des beschränkten Zugangs für die Anlieferung, wird dies durch
eine Kaution von 50€ pro Fahrzeug zur Verfügung gestellt.
European International Fairs Ltd bietet folgenden Service für Aussteller an:
Abholung von der Adresse des Ausstellers und Lieferung an dessen Stand
Warenempfang am Lagerhaus und Lieferung an den Stand
Warenempfang vor Ort und Lieferung / Aufbewahrung an den Stand
Sollten Aussteller sich dazu entscheiden European International Fairs Limited
nicht zu nutzen, erhalten sie trotzdem Zugang zum Frachtbereich und
können das oben beschriebene Kautionssytem nutzen.
Fahrstuhl Maße:
Fahrstuhl 1 (neben Halle 6) 2.9m (T) x 1.4m (B) x 2.15m (H) 2,500kg (Gew)
Fahrstuhl 2 (Ende der Halle 4) 2.15m (T) x 1.75m (B) x 2.15m (H) 2,500kg
(Gew)
Frachttür in Halle 4: 2.95m (B) x 4m (H)
Ladefläche in Halle 4 und Halle 5 ist 5KN/m²
Zugang –
Fahrzeuge
Ein Mitarbeiter muss anwesend sein, um alle Lieferungen
entgegenzunehmen.
Fahrzeugzugang wird durch ein Kautionssystem ablaufen. Aussteller sollten
in Betracht ziehen den offiziellen Frachtdienst zu benutzen, damit die Güter
schnell und sicher an die Ständei gelangen.
2
Aufgrund der Platzbegrenzung dürfen Fahrzeuge nicht die Hallen befahren.
Kuriere
Gabelstapler und Handwagen müssen aus Sicherheits- und
Versicherungsgründen durch European International Fairs Ltd gebucht
werden.
Jegliche Kurierlieferungen, die vor Ankunft der Aussteller angeliert werden,
können durch das Frachtunternehmen aufbewahrt werden. Bitte
kontaktieren Sie European International Fairs Ltd für ein Angebot:
[email protected].
Alternativ schlagen wir Ihnen vor, die Lieferung an Ihr Hotel zu senden, um
das Risiko einer Deplatzierung am Veranstaltungsort zu minimieren.
Veranstaltungsort Firmenname des Ausstellers, Kontaktname und Telefonnummer.
Standnummer
The Allergy and Free From Show/Love Natural Love Organic/Just V Show
Station Berlin
Halle 4/5
Luckenwalder Straße 4-6
10963 Berlin
Germany
Bitte benutzen Sie nicht diese Adresse für Frachtgut oder
Kurierlieferungen. Bitte wenden Sie sich an die offizielle
Frachtabwicklungsagentur für Lieferdetails.
Systemstände – Inhalt
Teppich: Grau oder Blau, Vinyl-Bodenbelag (andere Farben sind mit Zuschlag möglich)
Platten: weiß mit Aluminiumrahmen, 249cm hoch;
Gitterträger an offenen Standseiten – Höhe der Oberseite: 249cm - Aluminiumkonstruktion
Namenstafel: - eine Tafel auf jede offene Standseite – weiße Einschubplatte am Gitterträger
angebracht – Höhe 295mm, Länge: 1950mm (1450mm, wenn offene Standseiten 250cm oder
weniger betragen) – Individuelle Formulierungen pro Aussteller, max. 20 Buchstaben - Schwarze
ausgeschnittene Vinyl Buchstaben – erhältlich für einen Zuschlag: digitaler Print
3
Nicht im Paket enthalten: - Stromversorgung (obligatorisch) – Beleuchtung (empfohlen) –
Möbel und andere Standausrüstungen - Standreinigung
Kontakt: Mrs. Bettina Struckmeyer, Tel.: + 49 (0) 40 52 95 80 33, Fax. + 49 (0) 40 52 95 80 80,
Email: [email protected]
Ausstellern mit Standsystem ist der Eintritt am Donnerstag, den 14. April 2016 ab 15
Uhr erlaubt, da diese bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht fertiggestellt sind.
Nur Standfläche
Nur Standfläche – Stände sind reine Fläche, beinhalten keinen Teppich, keine Elektrik oder
Wände, die von den Veranstaltern zur Verfügung gestellt werden. Bitte kontaktieren Sie den
offiziellen Standbauer LÜCO Messebau zur Unterstützung für Ihr Standdesign. Kontakt: Mrs.
Bettina Struckmeyer, Tel.: + 49 (0) 40 52 95 80 33, Fax. + 49 (0) 40 52 95 80 80, Email:
[email protected]
Nur Standfläche – Einreichung von Plänen
Alle Aussteller, die kein Standbau von LÜCO Messebau bestellt haben oder einen Pop-up-Stand
benutzen, müssen einen detaillierten Plan, eine Risikobewertung und Verfahrensbeschreibung
einreichen, damit eine Genehmigung dafür gegeben werden kann. Bitte füllen das Formular
für Standangaben im Anhang aud, das von allen Ausstellern bis spätestens Freitag,
den 4. März 2016 eingereicht werden muss.
Die benötigen Pläne sollten auf einer erkennbaren Skala von 1:50 eingereicht werden und eine
Ansicht von allen graphischen Details und Konstruktionshöhen beinhalten.
Kontakt: Caroline Pepper, Your Expo Support, [email protected]
Beachten Sie, dass sie keine Risikobewertung an den Veranstalter einreichen müssen. Sie sollten
eine Risikobewertung durchführen, jedoch müssen sie uns dies nicht vorweisen, da die
Verantwortung bei Ihnen liegt und Ihnen die Risiken bekannt sein müssen. Bitte kontaktieren
Sie Caroline Pepper für ein Risikobewertungsformular.
BITTE REICHEN SIE NUR PLÄNE VON STANDBAUTEN EIN, DIE SIE AUCH VOR ORT
UMSETZEN WERDEN.
Doppelhöhe, Plattformen sind nicht erlaubt.
Begrenzungen
Branding
Überbrückung
Konstruktion
und Demontage
Nur Standfläche - Anleitung
Alle Standstrukturen, Schilder, Ausstellungen etc. dürfen nur innerhalb der
gebuchten Standfläche aufgebaut werden.
Alle Werbeplakate und Logos sollten nicht über die vorgesehenen Maße
betragen und dürfen nicht an Trennwänden sitzen.
Überbrückung der Gänge ist verboten.
Skizzen müssen klar die Bauabläufe identifizieren können, z.B. die
Konstruktion des Gestells; Einsetzung der Gestelle; Verankerung fixieren.
Ein genauer Plan für die Demontage des Standes muss eingereicht werden.
Konstruktionsmaterial
Ein sicheres Arbeitssystem muss in den Konstruktionsmethoden und im
Demontageplan erkennbar sein , z.B. Arbeitsequipment; temporäre Geländer;
Absturzsicherungssysteme
Das Material muss dem Deutschen Standard DIN 4102-1 entsprechen und in
der Einverständniserklärung angegeben sein. Geeignetes Probematerial kann
zum Veranstaltungsort für eine Genehmigung eingereicht werden. Das
4
Design
Material kann vor Ort getestet werden, um bestimmen zu können, ob sie den
Richtlinien entsprechen.
Es ist die Verantwortung des Ausstellers und dessen Vertragspartner eine vor
Ort zugeteilte Abnahme durchzuführen, um kostenpflichtige Abänderungen zu
umgehen, die bei Konstruktionsbehinderungen vorkommen könnten. Die
Veranstalter können keine Verantwortung dafür tragen.
Alle Standstrukturen müssen stabil und selbsttragend sein. Direkte
Suspension kann nicht an der Decke der Ausstellungshalle angebracht
werden, ebenfalls keine Anbringung an dem Gebäude. Nichts wird an dem
Hallenboden durchbohrt, angehängt oder angeschraubt.
Der hintere Teil jeglicher Wände, die die Nachbarstände angrenzen, müssen
anspruchsvoll mit einer neutralen Farbe absolviert werden.
Keine Werbung oder Logos, Branding oder Banner Ihres Standes dürfen die
Nachbarstände bedecken.
Aussteller und Standdesigner werden daran erinnert ihre Verpflichtungen laut
European Equality Act anzupassen und müssen ihre Stände mit
Zugänglichkeit anfertigen.
Türen
Belichtung
Stabilität
Die Veranstalter dürfen auf Kosten der Aussteller, Veränderungen der Stände
durchführen, falls etwas deren Ansicht nach, für die Veranstaltung
wünschenswert ist.
Die Türen müssen eingesenkt werden, die für öffentliche Verkehrsflächen
offenstehen, z.B. sollten sie nicht direkt zum Gang öffnen.
Aussteller können Rampenlichter oder jegliche Lichtkombinationen benutzen,
um Ihre Produkte zu beleuchten. Wir bitten Sie, Rücksicht auf die
Nachbarstände zu nehmen.
Stabilität aller Etappen der Konstruktion und Demontage:
 Den Punkt bestimmen an dem die Struktur sich selbst erhalten kann;
 Die permanenten Elemente bestimmen welche Stabilität versichern;
 Die Reihenfolge der Konstruktion und die Entfernung jeglicher temporären
Stücke;
 Kalkulationen, welche relevante Kräfte und Ladekapazität der Struktur
bestimmen;
 Die Bodenladekapazität des Veranstaltungsorts.
A – Z Allgemeine Informationen
Unterkunft
Alkohol
Audio Visual/
IT-Equipment
Reklame
Teppich
Catering
Visit Berlin bietet Ihnen Unterstützung bei der Suche einer Unterkunft.
Weitere Details gibt es auf der Webseite: http://www.visitberlin.de/de
Wenn Sie Alkohol an Ihrem Stand anbieten möchten, dann reichen Sie
bitte ein Anmeldeformular bei uns ein.
Bitte kontaktieren Sie LÜCO Messebau mit Ihren A/V Anforderungen.
Kontaktdetails: Mrs. Bettina Struckmeyer, Tel.: + 49 (0)40 52 95 80
33, Fax. + 49 (0)40 52 95 80 80, email: [email protected].
Wir bitten alle Aussteller, Ihre Werbemaßnahmen auf Ihre Standfläche
zu beschränken. Bitte benutzen Sie dafür nicht die Gänge.
Der Teppich ist nur vorhanden, wenn sie einen Systemstand bestellt
haben. Bitte kontaktieren Sie LÜCO für Bodenangebote. Kontakt: Mrs.
Bettina Struckmeyer, Tel. + 49 (0) 40 52 95 80 33, Fax. + 49 (0) 40
52 95 80 80, email: [email protected]
Falls sie einen Catering-Service an Ihrem Stand buchen möchten,
kontaktieren Sie: Robert Schaphoff, Liebstöckel Essen + Trinken, Tel:
+49 (0) 3361 7114874 Email: [email protected]
5
Kinder und Tiere
Zoll und
Verbrauchssteuer
Schaden & Verlust
Lieferungen
Zerstörung
Behindertenzugang
Strom
Notfallgänge
Notverfahren
Arbeitskräfteeinsatz
und Vertragspartner
Kinder unter 16 Jahren sind während des Aufbaus und Abbaus nicht in
den Hallen erlaubt. Kinder sind während den offiziellen Öffnungszeiten
willkommen. Tiere (außer Blindenhunde) sind nicht erlaubt.
Wenn Sie jegliche Ausstellungsstücke aus dem Ausland importieren,
sind sie dazu verpflichtet, Zoll und Verbrauchssteuer anzumelden.
European International Fairs Ltd wird Sie mit allen Formalitäten und
Informationen hierzu unterstützen. Wir empfehlen, dass sie die Firma
so schnell wie möglich kontaktieren.
Weder die Veranstalter, der Veranstaltungsort noch die Sponsoren
übernehmen Verantwortung für Schaden und Verluste der Aussteller
und dessen Vertragspartner. Aussteller werden ausdrücklich darüber
informiert, dass sie die Verantwortung für Ihre Ausstellungsstücke
tragen. Es sollten die besten Vorsorgemaßnahmen getroffen werden,
um Diebstähle zu vermeiden.
Alle Aussteller sollten sich in angemessener Weise gegen alle Risiken
versichern, bitte lesen Sie weitere Informationen dafür in der
Sicherheits-Sektion.
Weitere Informationen erhalten Sie in dem Abschnitt Lieferung &
Zugang.
Bohren, Befestigungen und Anschrauben an die Veranstaltungswände
sind verboten. Vinyl und keine starken Klebebänder sind erlaubt. Falls
dadurch Schäden entstehen, muss der Aussteller die Kosten dafür
tragen. Kosten für Ausschüttungen oder Rückständen von
Teppichklebeband werden in Rechnung gestellt, etc.
Aussteller, die Systemstände buchen werden daran erinnert, dass sie
für die Platten der Systemstände verantwortlich sind und die Kosten
tragen, falls es zu Schäden kommt, die durch Palettenfärbungen,
Fixierungen etc . entstehen können.
Wir bitten Sie, den Zugang für Behinderte zu berücksichtigen, wenn
Sie Ihren Stand planen.
Es sei denn, Sie haben einen Systemstand mit Strom gebucht, sind die
Stromkosten nicht mit einbezogen. LÜCO Messebau sind die einzigen
elektrischen Vertragspartner und verantwortlich für alle nötigen
Verbindungen an den Ständen. Die Installation muss von LÜCO
Messebau durchgeführt werden.
Wenn Sie eine Stromversorgung, Belichtung oder Steckdosen für Ihre
Stände brauchen, dann kontaktiren Sie LÜCO Messebau.
Kontakt: Mrs. Bettina Struckmeyer, Tel.: + 49 (0) 40 52 95 80 33,
Fax. + 49 (0) 40 52 95 80 80, Email: [email protected]
Beachten Sie bitte, dass ALLE Durchgänge frei sein müssen und das
jederzeit sowie beim Auf- und Abbau. Alle Aussteller und
Vertragspartner vor Ort sind dafür verantwortlich die Durchgänge
freizuhalten. Bitte versichern Sie sich, dass Ihren Vertragspartnern die
Notfallausgänge bekannt sind.
Bitte baachten Sie die Abläufe des Notverfahrens, die Sie im Voraus
der Messe per E-Mail erhalten. Kopien gibt es auch vor Ort. Bitte
informieren Sie Ihr gesamtes Standpersonal.
Es gibt Dienstleistungen innerhalb des Mietvertrages, an die die
Veranstalter gebunden sind. Es gibt zusätzliche Dienstleistungen im
besten Interesse der Show, die durch die Veranstalter beauftragt
worden sind. Diese beinhalten: Stromnetze, Catering, Aufrüstungen,
Wasser & Müll, Lifting, Sicherheit (nicht individuelle Standbetreuung).
Es wird empfohlen, die in dem Handbuch stehenden Vertragspartner in
Anspruch zu nehmen, wenn keine anderen Dienstleister beauftragt
wurden.
Es liegt in der Verantwortung der Aussteller sicherzugehen, dass die
Kompetenz der Vertragspartner für die Arbeit und Messe geeignet ist.
Alle Vertragspartner und Arbeitskrafteinsätze innerhalb der Messe
6
sollen den gesetzlichen Vorschriften entsprechen, die direkt oder
indirekt ihrer Aktivität anwendbar sind.
ANMERKUNG: Die Veranstalter haben das Recht jemanden von der
Arbeit auszuschließen, aufgrund ihrer grundgebenen Meinung der
Veranstalter. Somit können sie einem Mitarbeiter befehlen mit der
Arbeit aufzuhören und sogar den Aufenthalt am Messeplatz zu
verbieten.
Brandschutzmaßnamen
Erste-Hilfe
Grundrissplan
Bodenbelastung
Möbel
In Bezug auf die Vorschriften und Standardprozeduren, werden
Feuerlöscher laut der Regeln und Standardprozeduren vom
Branddirektor ausgeteilt. Diese werden unter keinen Umständen
umgeräumt.
Falls ein Feuer auftreten soll, werden sie zu dem nähsten
Notfallausgang geben die Ausstellung sicher und geschützt zu
verlassen.
Bitte kontaktieren Sie im Fall eines medizinischen Notfalls den
Veranstalter oder Security.
Im Interesse der Aussteller, kann es dazu kommen, dass Teile vom
Stand abgeändert oder entfernt werden müssen. Die Kosten dafür sind
vom Aussteller zu tragen.
Der Boden besteht aus Beton und kann eine maximale Belastung von
5kn pro Quadratmeter tragen.
Stromversorgung, Telefonleitungen und Installationen werden von der
Decke auf Ihren Stand geleitet.
Das Standmobiliar wird von LÜCO Messebau zur Verfügung gestellt.
Weitere Informationen dazu erhalten Sie auf der Webseite:
https://allergyshow.lueco-shop.de/
Die Durchgänge in den Messehallen entsprechen der gesetzlichen
Mindestmaße. Es ist unter keinen Umständen gestattet, dass Tische,
Ausstellungsmöbel, Standequipment, Stühle etc. in den Gängen stehen
und diese blockieren.
Bitte lassen Sie Ihre Ausstellungsgüter innerhalb Ihres Standes.
Bitte beachten Sie, dass Sie während der Veranstaltung dazu
Gesundheit und
verpflichtet sind, sich den Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien
Sicherheit
anzupassen. Bitte lesen Sie die Gesundheits-und Sicherheitsrichtlinien
in diesem Handbuch.
Höheneinschränkungen Die Standardhöhe eines einzelnen Ausstellungsstandes beträgt 2,5m (8
Fuß). Aussteller dürfen die maximal erlaubte Höhe der Halle nutzen,
falls sie dafür eine Genehmigung bekommen haben (durch die
Standerklärung).
Wenn ein Aussteller die Standerklärung nicht innerhalb der
vorgegebenen Frist einreicht und die Standkonstruktion die
Nachbarstände einschränkt, wird der Veranstalter alle Kosten an den
Aussteller weiterreichen. Kein Stand darf ohne die
Einverständniserklärung vom Veranstalter aufgestellt werden.
Durchgänge und
Notfallausgänge
Versicherung
Die maximal erlaubte Höhe der Konstruktionen in Halle 4 beträgt 3,5m
und in Halle 5 4,0m.
Jegliche Vorsorge wird vom Veranstalter ergriffen um die Sicherheit
der Ausstellung in den Hallen und benachbarten Bereiche und deren
Inhalt zu stärken. Falls jedoch Schaden oder Verlust vorkommen
sollten, wird der Veranstalter nicht die Verantwortung dafür tragen.
Obwohl die Veranstalter eine Betriebshaftpflichtversicherung haben
liegt bei dem Folgendem die Verantwortung bei dem Aussteller:
 Ausstellungen und Inhalte der Stände gegen Verluste aufgrund von
Diebstahl und Schaden, Feuer oder andere
7
Naturkatastrophen, oder andere derartige Gründe;
 Auf sich geladene Kosten, aufgrund einer Vernachlässigung oder
eines Verlassens des Standes;
 Körperverletzungen oder Krankheit der Mitarbeiter oder Agenten
sowie der Besucher im Standbereich;
 Andere Haftungen aufgrund von Vernachlässigung, Unachtsamkeit
oder Fehlverhalten der Ausssteller und dessen Mitarbeiter,
Personal, Agenten oder Repräsentanten.
Späte Arbeitszeiten
Hebung, Transport und
Lagerung
Bitte sorgen Sie für eine eigene Versicherung von mindestens 2 mio €
Betriebshaftpflichtdeckung.
Spätes Arbeiten wird bei der Messe nicht gestattet da es keine
Einrichtung dafür gibt.
European International Fairs Ltd ist der offizielle Lagerung und
Transport-Service der Messe. Dieser, zusammen mit seinen Partnern
können die Güter von überall auf dieser Welt transportieren und sie
zum Stand liefern. Sie können auch Gabelstapler vor Ort zur Verfügung
stellen.
Um jeglichen Service zu buchen, kontaktieren Sie bitte European
International Fairs Ltd für ein Angebot: [email protected].
Bitte beachten Sie, dass aus Sicherheitsgründen European
International Fairs Ltd die einzigen erlaubten Vertragspartner sind um
das Equipment vor Ort zu transportieren und Fahrzeuge nicht in den
Hallen erlaubt sind.
Es wird nicht gestattet leere Kisten oder Kartons in den Hallen liegen
zu lassen und diese müssen bis am Donnerstag, den 14. April 2016,
um 20 Uhr entsorgt werden. Falls Sie Lagerplatz während der Messe
benötigen, kann dies mit European International Fairs Ltd arrangiert
werden.
Es ist nicht nötig, dass Sie unseren Transport Service nutzen um eine
Lieferung an die Station zu machen, aber sie werden Ihnen trotzdem
zur Verfügung stehen, falls Sie ein gutes Angebot wünschen.
Wichtig: Bitte benutzen Sie nicht die Event Location Adresse für
Lieferungen. Bitte kontaktieren Sie die einen offiziellen Frachtagenten.
Sollten Sie kleine Pakete durch einen Kurier zu versenden wünschen,
empfehlen wir Ihnen diese an Ihr Hotel zu schicken um das Risiko,
dass das Paket an eine falsche Stelle geschickt wird, zu minimieren.
Eine falsche Aussage in Bezug auf Güter, welche aus dem Ausland
kommen – egal ob mit Absicht oder nicht - ist eine strafbare
Handlung.
Fundsachen
Wartungsarbeiten und
Reparaturen der
Ausstellungsware
Besetzung der Stände
Der Import (und Re-Export) der Handelsware (einschließlich für
Ausstellungszwecke) wird streng kontrolliert und sollte eingehalten
werden. Nichteinhaltungmit nationaler oder internationaler
Zollvorschriften – wie falsche Aussagen in Bezug auf Güter
(schmuggeln) – ist eine strafbare Handlung und kann Anzeigen
hervorrufen, zusätzliche Kosten, Konfiszierung und mögliche
Freiheitsstrafen.
Fundsachen sollten in das Büro des Veranstalters eingereicht werden.
Es wird dort bis zum Ende des Events bewahrt und anschließend an
die Station gegeben, welche es temporär bewahren werden.
Wartungsarbeiten während der Öffnungszeiten sind an den Ständen
nicht erlaubt. Falls Sie Reparaturen während der Messetage nach den
Öffnungszeiten durchführen müssen, wenden Sie sich bitte an die
Veranstalter bis 14Uhr desselben Tages.
Während der Messesöffnungszeiten müssen die Stände besetzt und
alle Produkte ausgestellt. Werbungen und ähnliches Material kann nur
8
Material und
Standdeko
Musik
Parken
Ausweise
Fotokopien und Print
Fotograf
Presse & PR
Datenschutz
Aufrüstung
an den eigenen Ständen zur Schau gestellt werden.
Aussteller und Vertragspartner müssen Testzertifikate jeglicher
eingesetzter Materialien zur Verfügung stellen, die sie für die
Konstruktion der Stände benutzen. Für genehmigtes
Material wenden Sie sich an die Space-Only-Sektion in diesem
Handbuch. Zur Orientierung, Plastikpflanzen (außer feuerverzögernde
Blumen aus Seide), entflammbare Farben und Stoffkulissen (es sei
denn sie wurden behandelt) werden normalerweise nicht erlaubt.
GEMA muss die Musik genehmigen, welche an den Ständen abgespielt
wird.
Es stehen keine Parkplätze vor Ort zur Verfügung. Die nächste
Parkmöglichkeit ist das Parkhaus Gleisdreieck, Schöneberger Ufer,
Luckenwalder Strasse, Köthener Brücke. Die maximale Höhe der
Fahrzeuge beträgt 2m.
Auf dem Messegelände ist jeder verpflichtet einen Ausweis zu tragen.
Ausstellerausweise sowie Aufbau-/ Abbauausweise werden im Voraus
der Messe per E-Mail verschickt. Bitte drucken Sie diese aus. Zusätzlich
werden Ausstellerausweise im Veranstaltungsbüro zum Abholen
verfügbar sein.
Limitiertes Fotokopieren und Druckmöglichkeiten stehen im
Veranstaltungsbüro gegen eine kleine Gebühr zur Verfügung.
Ein offiziell beauftragter Fotograf wird Fotos von der Messe machen.
Ein Teil davon wird an die Aussteller nach der Messe weitergegeben.
Die Veranstalter haben das Recht jegliche Fotos zu benutzen die
währdend der Messe gemacht wurden. Vor allem die, die von dem
offiziell beauftragten Fotografen gemacht wurden. Stände, die sich
nicht fotografieren lassen möchten, müssen eine Benachrichtigung an
die Veranstalter senden.
Die Öffentlichkeitsarbeit (PR) ist ein wichtiges Element, um das beste
aus ihrer Messeteilnahme zu gewinnen. Für mehr Hilfe, inklusive
hilfreicher Informationen in Bezug auf das Planen Ihrer PR Kampagne,
dem Umgang mit der Presse und Unterstützung beim Schreiben einer
Presseerklärung, kontaktieren Sie bitte Anne von F2F Events:
[email protected].
Durch die Unterzeichnung des Ausstellungsvertrages vom Aussteller,
unter aller relevanten Datenschutzrechte, bei der Kommunikation
zwischen dem Veranstalter und dem Aussteller durch Telefon, Fax,
Email, Post und persöniche Informationen gilt für die folgenden
Zwecke: Die internen Zwecke des Veranstalters, einschließlich
Kontoführung, interne Analyse der Aussteller, Einladung der Aussteller
zu anderen Events, die von dem Veranstalter und dessen Gruppe
ausgeführt werden, Offenlegung von Information zu Vertragspartner
welche für die Messen bestimmte Dienstleistungen bieten
(einschließlich aber nicht beschränkt auf Standbau, Sicherheit,
Registrierung, Reinigung, Frachtservice, Caterer und Elektriker),
Offenlegung an direkte Postauftragnehmer und Offenlegung oder
Transfer der persönlichen Daten der Aussteller an die Mitglieder der
Veranstaltergruppe weltweit um der Gruppe mit der weiteren
Entwicklungen für das Geschäft und dessen Service an die Aussteller
zu erlauben. Die Veranstalter können Ausstellerdetails an die
öffentlichen Vertragspartner weiterreichen, welche Güter und
Dienstleistungen anbieten, die im Interesse der Aussteller liegen.
Bitte kontaktieren Sie die Veranstalter in schriftlicher Form, falls Sie
nicht möchten, dass Ihre persönlichen Daten benutzt werden für die
oben genannten Zwecke.
Bitte kontaktieren Sie Caroline Pepper, wenn Sie Aufrüstungen für das
Event brauchen. Email:[email protected]
Alternative Methoden aufzurüsten: Wenn Aussteller Ihre Produkte
oder Beleuchtungen ohne Aufrüstung durchführen möchten, kann
Ihnen Lüco Messebau vielleicht eine Alternative anbieten. Kontakt:
Mrs. Bettina Struckmeyer, Tel. + 49 (0) 40 52 95 80 33, Fax. + 49 (0)
9
Sicherheit
40 52 95 80 80, Email: [email protected]
Auch wenn jegliche Vorsichtsmaßnahmen vorgenommen werden und
die Veranstalter Wachschutzt eingestellt haben um die Messe während
des Tages zu beaufsichtigen und die Eingangstüren bei Nacht
geschlossen sind, sind die Ausstellungshallen ein anfällliger Ort.
Aussteller sind gewarnt Vorsichtsmaßnahmen zu ergreifen. Dies ist
besonders wichtig während dem Aufbau und Abbau, da viele Personen
die Räumlichkeiten betreten und verlassen.
Die Veranstalter können keine Verantwortung für fehlende Sachen
tragen und Aussteller sollten sich in Hinsicht auf Verluste versichern
lassen. Jegliche Artikel und Gegenstände, die gestohlen wurden,
müssen sofort im Veranstaltungsbüro gemeldet werden, da ein Bericht
geschrieben werden muss.
Falls Sie individuelle Wachschutz für Ihren Stand einstellen möchten,
schicken sie diesbezüglich eine Email spätestens 2 Wochen vor dem
Event an Caroline Pepper. Email: [email protected]
Zusätzlich und als Vorsichtsmaßnahme, sollten Aussteller ihr Eigentum
in ihrer Abwesenheit schützen – vor allem bei Nacht, wenn der Stand
nicht mit Personal besetzt ist. Während dieser Stunden, sind immer
noch Personen in dem Gebäude: Reinigungskräfte, Wartungspersonal,
Aussteller die spät arbeiten, etc.
Sicherheitstipps
• Das gesamte Ausstellmaterial sollte zum öffentlichen Lager und
Transport Service übergeben werden nicht nur da sie vor Ort
liefern, sondern auch damit alles sichersteht und pünktlich
ankommt.
• KEIN ungepacktes Material unbeaufsichtigt stehen lassen, vor allem
während Aufbau und Abbau. Versichern Sie sich, dass die
Transportcontainer LEER sind bevor Sie während der Messe in das
Lager verschickt werden. Verpacken, verschließen und adressieren
Sie alle Container während des Abbaus und übergeben sie sie vor
Ort einem Handling Agenten um Lieferung zu retournieren, BEVOR
sie Ihren Stand verlassen.
• SICHERN Sie Gegenstände die leichtgewichtig sind und somit ein
höheres Risiko haben geklaut zu werden, wie Laptops, Kameras,
PCs, Stereoanlagen, DVDs, indem Sie sie in Vitrinen verschließen.
Persönliche Wertgegenstände sollten nie unbeaufsichtigt am Stand
hinterlassen werden. Kleine Gegenstände sollten auch nicht an
Orten gelassen werden an denen Menschen sie leicht mitnehmen
können.
• Lassen Sie Ihren Computer NIE unbeaufsichtigt, auch nicht für ein
paar Minuten.
• STELLEN Sie nicht Wertgegenstände hinter den Ständen oder unter
Tischen.
Behalten Sie alle Broschuren und Verkaufsmaterialien vor den
Ständen, sodass Sie nie den Rücken zu Ihren Besuchern drehen. Ihr
Stand kann sehr belegt sein; an diesen Zeiten können Verluste
auftreten.
• VERSCHLIESSEN Sie Gegenstände die ein großes Risiko haben über
Nacht gestohlen zu werden oder behalten Sie sie bei sich, während
des Tages.
Sorgen Sie dafür, dass Sie Ihre Versicherung die Messe abdeckt.
10
NB: Wenn die Messe offiziell am Sonntag, 17. April 2016
schließt, fällt auch der Sicherheitsdienst weg. Also versichern
Sie sich, dass sie gute Sicherheitsmaßnahmen für Ihr
Equipment geplant haben, welches an den Ständen gelassen
wird, besonders während der Demontage.
Rauchen
Lager
Standreinigung
Allgemeine
Geschäftsbedingungen
VeranstaltungsSicherheitsmaßnahmen
Müllentsorgung
Falls Sie bestohlen wurden, informieren Sie sofort den Wachschutz des
Veranstalters.
Es ist illegal innerhalb der Hallen zu rauchen. Es gibt Raucherbereiche
im Außenbereich des Gebäudes.
Lagerung leerer Kartons oder entflammbarer Materialien ist nicht an
Ihrem Stand erlaubt. European International Fairs Ltd wird Platz und
Lagerung verwalten.
Die Hallengänge und Gemeinschaftsbereiche werden gesäubert, aber
Standreinigung wird nicht geboten. Falls Aussteller eine
Reinigungskraft dafür einstellen möchten, dann wenden Sie sich bitte
an Lüco Messebau. Kontakt: Mrs. Bettina Struckmeyer, Tel. + 49 (0)
40 52 95 80 33, Fax. + 49 (0) 40 52 95 80 80, email:
[email protected]
Das Ausstellerhandbuch beinhaltet einen Teil der allgemeinen
Geschäftsbedingungen des Veranstalters mit denen die Aussteller
durch ihre Unterschrift sich einverstanden geben.
Bitte schauen Sie im Anhang nach den Sicherheitsmaßnahmen der
Veranstaltung
Der gesamte Müll muss bis Donnerstag, 14. April 2016 um 18 Uhr
entsorgt sein.
Jeglicher Müll, der durch die Messe entstanden ist oder Materialien der
Standkonstruktion sollte nicht später als Sonntag, 17. April 2016 um
23 Uhr entfernt werden.
Wasser/Abwasser
WLAN/Internet
Alle Aussteller sind dazu verpflichtet Ihren eigenen Müll zu entsorgen
und Material einzupacken. Falls jegliches Material an den Ständen
hinterlassen wird, wird es entsorgt und es können Kosten auftreten,
die an den Aussteller weitergetragen werden.
Bitte kontaktieren Sie Lüco Messebau um eine Wasserverbindung oder
Abwasserverbindung zu buchen. Kontakt: Mrs. Bettina Struckmeyer,
Tel. + 49 (0) 40 52 95 80 33, Fax. + 49 (0) 40 52 95 80 80, email:
[email protected]
WLAN ist kostenlos für alle Aussteller verfügbar, um Webbrowsing und
Emails zu nutzen. Falls Sie das Internet für Präsentationen, Downloads
oder andere Zwecke brauchen, dann buchen Sie bitte eine
festverdrahtete Verbindung über Caroline Pepper. Email:
[email protected]
Gesundheits-und Sicherheitsinformationen
Sie haben eine legale Pflicht eine Sicherheit für alle vorzulegen, die an Ihren Ständen beteiligt
sind. Sie tragen letztendlich die Verantwortung für alle Sicherheitsaspekte an Ihrem Stand
während der Aufbauzeit, während der Messe und Abbauzeit. Wenn Sie das Gebäude verlassen
und mit Ihrem Stand fertig sind, tragen Sie weiterhin die Verantwortung für die Aktivitäten Ihrer
Vertragspartner. Es ist Ihre Verantwortung sicher zu stellen, dass sie die
Arbeitsschutzbestimmungen und Dokumente, wie unten beschrieben, ausgefüllt haben:
1. Alle Aussteller müssen die Standerklärung ausfüllen
2. Alle Aussteller müssen die Risikobewertung für ihren Stand ausfüllen, in Bezug auf die
komplette Veranstaltung.
Alle Aussteller müssen das Notfallverfahren an ihr Personal weiterleiten.
11
Sitten & Unsitten
Unfälle
 Melden Sie die Unfälle oder Fastzusammenstöße sofort an die Veranstalter.
Alkohol & Drogen
 Alle Personen, die unter Alkoholeinfluss oder Drogenmissbrauch stehen, werden gebeten die
Messe zu verlassen.
Elektrik
 Bringen Sie nicht die Elektrik durcheinenander! Alle Strominstallationsarbeiten müssen
von den offiziellen elektrischen Vertragspartnern übernommen werden, es sei denn sie
wurden außerhalb vorgefertigt.
Feuerlöscher
 Die Veranstaltung hat Feuerlöscher, dessen Anzahl vom Brandschutzbeauftragten
bereitgestellt wurde, daher verlegen Sie sie bitte nicht. Wir bitten um eine Anfrage, falls Sie
eine bestimmte Art von Feuerlöscher benötigen.
Leiter
 Benutzen Sie die richtigen Leitern für den Job, fixieren Sie sie bei einem Winkel von 1:4. Bitte
beachten Sie, dass diese nicht von den Veranstaltern bereitgestellt werden und Sie Ihre
eigenen Leitern mitbringen müssen.
Manuelle Handhabung
 Denken Sie bevor sie Heben / Stand sollte so nah am Objekt sein wie möglich / beugen Sie
Ihre Knie / Halten Sie Ihren Nacken gerade / Greifen Sie die Ladung sicher / Heben Sie die
Beine / Halten Sie die Ladung nah an ihre Körpermitte.
Persönliche Schutzausrüstung (PSA)
 Tragen Sie die richtige Kleidung und Schuhe für das was Sie in Ihrer Umgebung machen.
Müll
 Bitte lassen sie keinen Müll auf ihren Ständen – es besteht Brandgefahr. Kontaktieren Sie die
Veranstalter für die Entsorgung.
Personal
 Vergewissern Sie sich, dass das Personal über alle Risiken informiert sind.
Fahrzeug Bewegung
 Seien Sie vorsichtig, wenn sie ankommen und Ausladen – Es gibt Verkehrsordner die Ihnen
zur Hilfe stehen.
ungewöhnliche & wunderschöne Elemente
 Kontaktieren Sie die Veranstalter, falls Sie eine Wasseranlage haben, Massagen oder Special
Effekte zeigen, die starke Hitze oder Beleuchtung erzeugen.
Junge Personen
 Beim Aufbau und Abbau sind keine Personen unter 16 Jahre zugelassen.
Die Veranstalter sind dazu verpflichtet für die Versorgung, Aufrechterhaltung und Förderung der
Arbeitsschutzbedingungen als auch das Wohlergehen auf der Messe zu sorgen. Es wird erwartet,
dass alle Aussteller und Vertragspartner auf der Veranstaltung Sicherheit und systematische
Arbeit an ihren Ständen bieten, laut Rechtspflicht. Erfolgreiches Sicherheitsmanagement
benötigt Verbindlichkeit, Engagement und Kooperation für alle, die vor Ort an diesem Event
beteiligt sind.
12
Dies ist nicht umfassend und sollte nur als Hinweis gesehen werden.
Verordnung zum Management von Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
(1999)
Diese benötigen zusätzliches Handeln, welche nötig sind um Einhaltung zu gewährleisten. Und
zwar:
 Geeignete Risikobewertung müssen vervollständigt werden, alle Risiken müssen identifiziert
werden und Kontrollmaßnahmen müssen erstellt werden.
 Ernennung von kompetenten Mitarbeitern für den Arbeitsschutz
 Erstellung und Anwendung von Notfallprozeduren
 Kooperation und Koordination in geteilten Arbeitsräumen
 Regelung und Teilen von Informationen
Die Inhalte des Abschnittes gelten nur als Anleitung und nicht als rechtliche Vorlage.
Wo nötig, kann nähere Beratung von den Veranstaltern erhalten werden.
Risikobewertungen
Risikobewertungen können oftmals als eine schwierige Aufgabe gesehen werden, jedoch sind
sie nicht so komplex wie Sie denken. Bitte kontaktieren Sie Caroline Pepper für ein
Risikobewertungsformular unter [email protected] │
Dies kann hilfreich sein …
 Teilen sie die Veranstaltung auf in
o Aufbau
o Messetage
o Abbau
 Beachten Sie, wer von Ihrem Stand / Aktivitäten beeinflusst ist
o Ihr Personal
o Ihre Vertragspartner
o Ihre Besucher am Stand
o Nachbarstände
 Beachten Sie, welche Gefahr gegenüber Menschen eintreten könnten, zu den oben
genannten Zeiten.
Aufbau– Fahrzeuge, die durch die Hallen fahren, Heben von Kartons, Stolpergefahr,
Arbeit bei Höhen, Elektrik, Standaufbau, etc.
Messetage – Müdigkeit, Alkoholeinfluss, Stolpergefahr, blinkende Lichter, Layout der
Stände, etc.
Abbau – ähnliche Gefahren wie beim Aufbau sind zu beachten, das Risiko steigt,
da sich alle beeilen nach Hause zu kommen.
 Die Risiken bestimmen
o Kann die Gefahr entfernt werden oder kann ein komplett anderer Weg angewendet
werden?
o Wenn das Risiko nicht beseitigt werden kann, kann man es steuern?
o Können Sicherheitsmaßnahmen ergriffen werden um die ganze Belegschaft vor Ort zu
schützen?
 Risikobewertung
o Schreiben Sie sich alles Obige auf!
o Informationen weitergeben über signifikante Risiken an bestimmte Personen
o Erfassen Sie, welche Maßnahmen Sie ergreifen werden um die Risiken zu kontrollieren
 Überprüfung während und danach
o Die Risikobewertung sollte dynamisch sein
o Versuchen Sie abzuschätzen während sie mitgehen
o Alles was Sie vor Ort abändern können kann bei dem nächsten Event hinzugefügt
werden
Es ist Ihre Verantwortung eine geeignete & ausreichende Risikobewertung durchzuführen
13
und davon eine unterzeichnete Kopie vor Ort einzureichen. Der Veranstalter kann eine Kopie
während der Veranstaltung fordern, falls ein Unfall an Ihrem Stand vorkommen sollte, damit
sofort eine Untersuchung von der Kommunalverwaltung durchgeführt werden kann.
14