ARCHIBUS®-Anwendungen Mietvertragsverwaltung Zentralisierung und Automatisierung der Mietvertragsverwaltungsprozesse zur Steigerung der Effizienz, Senkung der Fehlerquote und Vermeidung von Forderungen Unternehmen mit umfangreichen Mietvertragsportfolios haben die mühevolle Aufgabe zu bewältigen, zahlreiche Mietverträge mit ebenso unterschiedlichen Ablaufdaten wie Vertragsbedingungen zu verfolgen. Die Verfolgung und Verwaltung dieser Verträge mithilfe manueller Verfahren kann zu Fehlern aufgrund unzugänglicher oder falscher Daten, verpassten Terminen, Frustration interner Kunden und der Verhängung von Geldbußen führen. Die webbasierte ARCHIBUS Mietvertragsverwaltung stellt unter anderem ein zentrales Datenverzeichnis, flexible Dashboards und automatisierte Alarme bereit. Die Anwendung trägt dazu bei, die Dateneingabe zu optimieren, die Erfassung und Verwaltung von Mietvertragsdaten zu automatisieren sowie die Analysefunktionen zu verbessern und sorgt für ein hohes Leistungsniveau bei verringerten Kosten. Aktivitäten und Übersichtstabellen: Berichte und Analysen nach Portfolio-Typen: Gebäude, Strukturen und Grundstücksflächen Wiederkehrende Kosten nach Monat, Mietvertrag oder Objekt Mietvertrag Nettoeinkünfte nach Monat Mietvertragsverbindlichkeiten nach Jahr Grundmietausgaben aus Mietvertrag nach Jahr Alle Mietverträge nach Enddatum Alle Optionen nach Ablauf Mietvertrags-, Gebäude-, Struktur- und Grundstücksdetails Personalisierter Warnungsmechanismus Verpflichtungsverfolgung Mietvertragsänderungsverfolgung Analyse der wiederkehrenden Kosten Geografisches Werkzeug zur Verknüpfung mit GIS und vieles mehr... Vorteile • • • • Automatisiert Prozesse zur Verfolgung und Verwaltung von Mietverträgen Verbessert den Zugriff auf Mietvertragsdaten und erleichtert so die Analyse und Berichterstellung Optimiert die Verfolgung der Pflichten von Vermietern und Mietern und vermeidet so unnötige Kosten Vermeidet Fehler und beschleunigt die Dateneingabe durch intuitive Eingabeaufforderungen – somit werden Verwaltungskosten verringert Mietverträge und Optionen über Erinnerungen aktiv verfolgen, personalisierte Hierarchien detaillieren und den richtigen Mietvertrag finden sowie Mietvertragsbestimmungen mithilfe von Tab-Ansichten und Geodatenabfragen überprüfen Die weltweit am häufigsten eingesetzte Lösung für Infrastruktur- und Facility Management ARCHIBUS® Mietvertragsverwaltung Automatisierte Verfolgung und Verwaltung von Mietverträgen Mit zunehmender Anzahl der Mietverträge in einem Portfolio wird die Detailübersicht innerhalb der einzelnen Verträge zu einer Herausforderung, die sich mit herkömmlichen manuellen Verfahren nicht mehr bewältigen lässt. Laut einer unabhängigen Unternehmensberatung übersehen Unternehmen, die nicht über optimierte Mietvertragsverwaltungsprozesse verfügen, zwischen 2 und 5 % der kritischen Fälligkeitstermine bezüglich ihrer Mietverträge. Die automatisierten Hinweisfunktionen von ARCHIBUS Mietvertragsverwaltung stellen Erinnerungen an anstehende Mietvertrags- und Optionsfälligkeiten bereit. Auf diese Weise werden Mietverträge pünktlich verlängert – oder mit anderen Interessenten abgeschlossen – und optimale Belegungsraten und Abrechnungen sichergestellt. • Bereitstellung effizienter Verfahren für die tägliche Verwaltung umfangreicher Mietvertragsportfolios • Verbesserung des allgemeinen Immobilienleistungsniveaus durch ein umfassendes Mietvertragsdatenverzeichnis • Automatisierung der Verfolgung von Mietverträgen, Optionsfälligkeiten und anderen Ereignissen mit Mietvertragswarnungen • Zuweisung von jeweils drei Alarmdringlichkeitsstufen für Gebäude-, Struktur- und Grundstücksflächenportfolio-Typen • Alarmausgabe als E-Mails oder markierte Einträge im Mietvertragsverwaltungs-Dashboard Verbesserter Datenzugriff für qualifiziertere Entscheidungen Neben der Bereitstellung eines zentralen Mietvertragsdatenverzeichnisses vereinfacht ARCHIBUS den Zugriff auf die Mietvertragsdaten und die dazugehörigen Finanzdaten. Die Benutzer können in der Baumstrukturansicht mühelos eine Liste der Mietverträge anzeigen und nach den gewünschten Mietvertragsdetails und den entsprechenden Kosten, Optionen, Änderungen usw. filtern oder suchen. Optionale GIS-Funktionen bieten kartenbasierte Mietvertragsansichten zur Verbesserung der Darstellung und Analyse. • Vorschläge für verbesserte Mietvertragsanalysen zur Vermeidung teurer Fehler oder verpasster Gelegenheiten • Vereinfachte Auswahl und Darstellung der gewünschten Mietverträge mit den entsprechenden Kosten, Optionen und Änderungen • Lokalisierung oder Bearbeitung von Mietverträgen direkt in einem benutzerfreundlichen Dashboard • Detaillierungsfunktionen zur Überprüfung der Kosten nach Monaten, Mietverträgen oder bestimmten Kostenkomponenten • Zusammenfassung monatlich wiederkehrender Kosten innerhalb des Mietvertragsportfolios für ein gesamtes Jahr gemäß den Benutzereinstellungen wie Region, Kostenkategorie oder Jahr. Präzise Kostenermittlung und einfachere Abrechnung Bei den Mietverträgen, in denen die Pflichten von Mietern und/oder Gebäudeeigentümern festgehalten sind, handelt es sich oft um umfangreiche und komplizierte Schriftstücke, die unauffindbar in irgendeinem Ordner abgelegt wurden. Daher lässt sich in vielen Fällen nicht sofort nachvollziehen, welche der beiden Parteien für die Beauftragung und Bezahlung bestimmter Dienstleistungen wie Winterdienst, Reinigung, einfacher Reparaturen usw. zuständig ist. Mit ARCHIBUS Mietvertragsverwaltung lassen sich Unsicherheiten und unnötige Kosten vermeiden, indem Mietvertragskurzfassungen sowie alle Mietvertragsdetails und -pflichten direkt online zugänglich gemacht werden, damit Dienstleistungen von der jeweils zuständigen Partei bereitgestellt und bezahlt werden. • Auffinden und Überprüfen von Mietverträgen und bestimmten Verpflichtungen ohne Zeitverlust • Problemlose Bereitstellung und Bezahlung von Dienstleistungen durch eindeutige Unterscheidung der Pflichten von Vermietern und Mietern • Direkter Onlinezugriff auf Mietvertragsdetails zur mühelosen Validierung von Rechnungen Vereinfachte Dateneingabe ARCHIBUS Mietvertragsverwaltung sorgt mit einem intuitiven Hinzufügen/Bearbeiten-Assistenten für eine exakte und zeitnahe Dateneingabe sowie für ein Höchstmaß an Effizienz und Datenintegrität. Der Assistent unterstützt einen einfachen, schrittweisen Dateneingabeprozess, durch den die jederzeitige Korrektheit sowie die Aktualität, Verlässlichkeit und Handlungsrelevanz der Mietvertragsdaten gewährleistet ist. • Hinzufügen/Bearbeiten-Assistent für vereinfachte und beschleunigte Dateneingabe- und Datenmanagement • Mühelose Definition neuer oder Bearbeitung vorhandender Mietvertragsportfolio-Objekte mithilfe der intuitiven Assistentenfunktionen • Effiziente Benutzerführung beim Hinzufügen, Ändern und/oder Löschen von Mietvertragsdaten durch die dynamischen Registerkarten des Assistenten • Kürzere Verarbeitungsdauer und geringerer Verwaltungsaufwand dank rascherer Dateneingabe und größerer Genauigkeit Mietvertragsverwaltung 18 Tremont Street Boston, MA 02108 USA Tel: 1 617-227-2508 www.archibus.com ©2009, ARCHIBUS, Inc. Alle Rechte vorbehalten.
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