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Projekt CUS Campus Management der Universität Stuttgart TP BuZ Dokumentation zu C@MPUS Datum 23.07.2015 Thema Bearbeitungsschritte von Bewerbungen für das 1. FS Master in den zuständigen Zulassungskommissionen Erstellt von AB, UF Inhalt 1 Einleitung ................................................................................................................................ 2 2 Aufruf von Bewerbungsanträgen in C@MPUS .......................................................................... 4 2.1 Übersichtsliste der vorliegenden Bewerbungen ..................................................................... 5 2.2 Suche ....................................................................................................................................... 5 2.3 Statistik .................................................................................................................................... 6 2.4 Zuletzt betrachtet .................................................................................................................... 7 2.5 Antragsansicht einer vorliegenden Bewerbung ...................................................................... 7 3 Bearbeitung durch den Zulassungsausschuss ........................................................................... 9 4 Fallkonstellationen ................................................................................................................ 10 23.07.2015 C@MPUS_BuZ_Zulauschuss_Doku‐v12.docx Seite 1 von 11 Projekt CUS Campus Management der Universität Stuttgart 1
TP BuZ Einleitung Folgende Änderungen gibt es im Vergleich zum letzten Verfahren: ‐
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Für Masterbewerbungen ist seit diesem Semester keine Zulassungsantrag mehr nötig. Die Prüfung des Zulassungsantrags im Studiensekretariat entfällt. Die Begriffe „Zulassungsvoraussetzungen“ und „Qualifikationsvoraussetzungen“ wurden umbenannt in „formale Zulassungsvoraussetzungen“ und „inhaltliche Zulassungsvoraussetzungen“. Das Feld „formale Zulassungsvoraussetzungen“ wird ausschließlich durch die Studiensekretariate (SSD bzw. SSA) bearbeitet. Das Feld „inhaltliche Zulassungsvoraussetzungen“ wird ausschließlich durch die Zulassungsausschüsse bearbeitet. Bitte warten Sie die Bearbeitung der Bewerbungen ab bis die Studiensekretariate den Status bei „formalen Zulassungsvoraussetzungen“ – auf erfüllt – gesetzt haben. Von den Studiensekretariaten (SSD / SSA) werden bei den Bewerbungen für ein Masterstudium folgende Aufgaben wahrgenommen: ‐
Das SSD prüft, dass die Angaben zur Hochschulzugangsberechtigung (HZB), wenn es sich um die Hochschulreife handelt, mit den eingegeben Daten übereinstimmen. ‐
Das SSA prüft alle Bewerber mit „nicht‐deutscher“ Hochschulzugangsberechtigung. 23.07.2015 o
Sofern der grundlegende Bachelorabschluss NICHT an einer Hochschule erworben wurde, deren Abschlüsse den deutschen Abschlüssen als gleichwertig angesehen werden (Anabin), wird der Status formalen Zulassungsvoraussetzungen auf „nicht erfüllt“ gesetzt. In der Folge wird dann die Zulassung mit dem entsprechend eingetragenen Grund „abgelehnt.“  Die Bewerbung muss vom Zulassungsausschuss nicht weiter bearbeitet werden. o
Sofern nicht ausreichende Sprachkenntnisse nachgewiesen werden (es müssen mindestens 500 Stunden Deutschunterricht nachgewiesen werden, um den Sprachkurs besuchen zu können), wird der Status der formalen Zulassungsvoraussetzungen auf „nicht erfüllt“ gesetzt. In der Folge wird dann die Zulassung mit dem entsprechend eingetragenen Grund „abgelehnt.“  Die Bewerbung muss vom Zulassungsausschuss nicht weiter bearbeitet werden. o
Sofern die Deutschkenntnisse den Anforderungen für die Aufnahme des Masterstudiums an der Uni Stuttgart entsprechen, wird bei den Nachweisen für die Deutschkenntnisse der Status „ok“ verbucht. Der Status der formalen Zulassungsvoraussetzungen wird auf erfüllt gesetzt.  Diese Fälle sind vom Zulassungsausschuss weiter zu bearbeiten. o
Sofern Deutschkenntnisse vorhanden sind, die zwar nicht für die Aufnahme des Fachstudiums ausreichen, die jedoch für die Teilnahme am Sprachkurs qualifizieren, wird bei den Nachweisen für die Deutschkenntnisse der Status „nachzureichen bis“ verbucht. Der Status der formalen Zulassungsvoraussetzungen wird auf erfüllt C@MPUS_BuZ_Zulauschuss_Doku‐v12.docx Seite 2 von 11 Projekt CUS Campus Management der Universität Stuttgart TP BuZ gesetzt und im Anmerkungsfeld „spk“ (Sprachkurs) vermerkt.  Diese Fälle sind vom Zulassungsausschuss weiter zu bearbeiten. Die Zulassungsausschüsse nutzen das Bachelorzeugnis – sofern ein Abschluss bereits vorliegt –, die Leistungsübersicht (mit Notenschnitt), ggf. das Ergänzungsformular sowie das Modulhandbuch für die Entscheidung über inhaltlichen Zulassungsvoraussetzungen. Bei englischsprachigen Masterstudiengängen treffen die Zulassungsausschüsse zudem die Entscheidung, ob die nachgewiesenen Englischkenntnisse für die Aufnahme des Masterstudiums ausreichend sind. Sind die formalen und die inhaltlichen Zulassungsvoraussetzungen erfüllt, ergehen – je nach Konstellation unterschiedliche – Zulassungsbescheide. Sind die formalen ODER die inhaltlichen Zulassungsvoraussetzungen NICHT erfüllt, ergehen Ablehnungsbescheide. 23.07.2015 C@MPUS_BuZ_Zulauschuss_Doku‐v12.docx Seite 3 von 11 Projekt CUS Campus Management der Universität Stuttgart 2
TP BuZ Aufruf von Bewerbungsanträgen in C@MPUS Gehen Sie auf C@MPUS https://campus.uni‐stuttgart.de und loggen sich mit ihrem AC‐Account (+ die Endung …@uni‐stuttgart.de) in C@MPUS ein. Wählen Sie auf Ihrer persönlichen Visitenkarte im Block „Ressourcen“ „Funktionen“ aus. Es wird Ihnen eine Liste der Ihnen in C@MPUS zugeordneten Funktionen angezeigt. Wählen Sie dort Ihren Zulassungsausschuss aus und auf der Startseite des Zulassungsausschusses die Applikation „Bewerbungen“. Alternativ können Sie über den Organisationsbaum auf der linken Seite die Startseite Ihres Zulassungsausschusses aufrufen und dann die Applikation „Bewerbungen“ aufrufen. 23.07.2015 C@MPUS_BuZ_Zulauschuss_Doku‐v12.docx Seite 4 von 11 Projekt CUS Campus Management der Universität Stuttgart TP BuZ 2.1 Übersichtsliste der vorliegenden Bewerbungen Es öffnet sich eine Ansicht aller Bewerbungen, auf die Sie in der Funktion Ihres Zulassungsausschusses Zugriff haben. Die Liste umfasst alle Bewerbungen, unabhängig vom Status der Bearbeitung der Bewerbung im Studiensekretariat oder durch den entsprechenden Zulassungsausschuss. Sie gelangen zu dieser Ansicht immer über den Menüpunkt „Bewerbungen“ zurück. Achten Sie darauf, dass im Navigationsmenü unter „Semester“ das Semester ausgewählt ist, für das die vorliegenden Bewerbungen angezeigt werden sollen. Der Tabelle lassen sich auch einen Blick ein paar relevante Informationen für die Zulassungsausschüsse entnehmen: ‐
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Spalte Abgabe: sofern die Bewerbung zurückgezogen wurde und nicht bearbeitet werden kann, steht hier ein rotes X Spalte ZVS: hier ist der Status der formalen Zulassungsvoraussetzungen ersichtlich. Ein grüner Haken bedeutet „erfüllt“ und die Bearbeitung im Zulassungsausschuss kann beginnen. Spalte QVSS: hier ist der Status der inhaltlichen Zulassungsvoraussetzungen verbucht, den der Zulassungsausschuss verbucht. Ein graues Fragezeichen bedeutet „unbekannt“, ein grüner Haken „erfüllt“ und ein rotes X „nicht erfüllt“. 2.2 Suche Über das Navigationsmenü kann die erweiterte „Suche“ aufgerufen werden. Die Verknüpfung der Suchkriterien folgt einer „UND“ Logik, sofern je Suchfeld nur ein Wert ausgewählt wurde. Sofern eine Mehrfachauswahl an Werten über den nach rechts gerichteten Pfeil getroffen wurde, folgt die Verknüpfung der Werte innerhalb des Suchfeldes einer „ODER“ Logik. 23.07.2015 C@MPUS_BuZ_Zulauschuss_Doku‐v12.docx Seite 5 von 11 Projekt CUS Campus Management der Universität Stuttgart Von Interesse für die Zulassungsausschüsse dürften v.a. folgende Suchmöglichkeiten sein: ‐
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TP BuZ die Schnellsuche nach Antrags‐/Bewerber‐ oder Matrikelnummern sein die Suche nach dem Nachnamen des Bewerbers die Suche nach dem Bewerbungsstatus o Abgabe: elektronisch eingegangen „J“ o ZVS: formale Zulassungsvoraussetzungen „erfüllt“ o QVSS: inhaltliche Zulassungsvoraussetzungen „unbekannt“ die Suche nach folgenden Dokumenten im Status „eingegangen“ sein o Bachelorzeugnis . ‐mit Punkt dahinter! o Leistungsübersicht (mit Notendurchschnitt) o Ggf. Modulhandbuch mit den… o Ggf. Sprachnachweis EN 2.3 Statistik Über den Menüpunkt „Statistik“ können Sie die Statistik aufrufen und dort unter „Aktionen“ auch exportieren. 23.07.2015 C@MPUS_BuZ_Zulauschuss_Doku‐v12.docx Seite 6 von 11 Projekt CUS Campus Management der Universität Stuttgart TP BuZ 2.4 Zuletzt betrachtet Über den Menüpunkt „Zuletzt betrachtet“ rufen Sie eine Liste der zuletzt von Ihnen betrachteten Anträge auf. 2.5 Antragsansicht einer vorliegenden Bewerbung Rufen Sie die Detailansicht eines Bewerbungsantrags auf, indem Sie in der Übersichtsliste aller Bewerbungen auf die Antragsnummer klicken. Die Antragsansicht gliedert sich in mehrere Blöcke: ‐
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Einfachbewerbung: der erste Block enthält Daten, die die Art der Bewerbung spezifizieren. Bewerbungsstatus: unter inhaltlichen Zulassungsvoraussetzungen verbuchen Sie den Status Ihrer Entscheidung. Der Status der Bewerbungsunterlagen wird vom System in Abhängigkeit der Dokumentenstatus gesetzt. Andere Felder sind durch die Zulassungsausschüsse nicht zu bearbeiten. Anmerkungen: hier können Sie Eintragungen sehen und vornehmen, die das Studiensekretariat sehen kann, die Bewerberinnen und Bewerber jedoch nicht. Dokumente: hier sehen Sie alle für die Bewerbung notwendigen Dokumente. Für die Bearbeitung in den Zulassungsausschüssen ist jedoch nur ein geringer Teil der Dokumente relevant (Bachelorzeugnis, Leistungsübersicht, ggf. Modulhandbuch, ggf. Sprachnachweis Englisch). Sie können die Dokumente – sofern eingegangen – durch den nach unten gerichteten Pfeil herunterladen. Bei der Verbuchung des Status „nicht ok“ können Sie hinterlegte Begrünungstexte bzw. über das Stiftsymbol einen eigenen Begründungstext, der den Bewerberinnen und Bewerbern im Bewerbungsportal angezeigt wird, hinterlegen. Auflagen: sofern in Ihrem Masterstudiengang Auflagenmodule hinterlegt sind, ist dieses Feld vorhanden. Speichern / Speichern und Schließen / Abbrechen und Schließen: die Buttons finden Sie ganz am Ende der Antragsdatenansicht unten rechts. Speichern Sie bitte ggf. Ihre Angaben bevor Sie die Ansicht wechseln. Hinweis: Die Felder in der Antragsansicht werden von unterschiedlichen Rollen bearbeitet. Auch sind je nach Rolle nicht alle Dokumente sichtbar und manche Felder/Dokumente können nur lesend eingesehen und nicht bearbeitet werden. Modulauflagen und der Status der Inhaltlichen Zulassungsvoraussetzungen können von den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern im Studiensekretariat nicht gesetzt werden. 23.07.2015 C@MPUS_BuZ_Zulauschuss_Doku‐v12.docx Seite 7 von 11 Projekt CUS Campus Management der Universität Stuttgart TP BuZ Über den Menüpunkt „Stammdaten“ (bei geöffneter Antragssicht) oder über einen Klick auf die Bewerbernummer in der Übersicht aller Bewerbungen, rufen Sie die Stammdatenansicht der Bewerberin bzw. des Bewerbers auf. Hier können Sie u.a. die Angaben zur akademischen Vergangenheit einsehen. Über einen Klick auf das Lupensymbol öffnet sich eine ausführlichere Ansicht. 23.07.2015 C@MPUS_BuZ_Zulauschuss_Doku‐v12.docx Seite 8 von 11 Projekt CUS Camp
pus Management der U
Universität SStuttgart TP BuZ 3
Bearbeitungg durch de
en Zulassu
ungsausscchuss Schritt 00: Warten SSie bitte ab b
bis der Statu
us der forma len Zulassun
ngsvoraussettzungen durrch die Studienssekretariat auf „erfüllt“ ggesetzt wurdde. Erst dann
n können die Zulassungsaausschüsse d
die Bewerbu
ungen bearb
beiten (Startssignal Zulassuungsausschu
uss). Schritt 11: Prüfung de
er Dokumente und Statuus verbuchen
n Prüfen SSie anhand der akademischen Vorbilddung, der Leiistungsüberssicht, des Bacchelorzeugnisses – sofern vo
orhanden ‐ und ggf. des Modulhanddbuchs und gggf. des Ergän
nzungsformuulars Ihres Zulassun
ngsausschussses1, ob der e
erste Hochscchulabschlusss im Hinblickk auf das anggestrebte Mastersttudium fachlich einschlägig und die KKenntnisse u
und Kompete
enzen der Beewerberinnen und Bewerbeer für das angestrebte M
Masterstudium
m ausreichen
nd sind bzw. ggf. noch errreicht werden können. Bei engliischsprachigen Masterstudiengängenn ist zusätzlicch zu prüfen, ob die nachhgewiesenen
n Englischkenntnisse aausreichend sind. Sie könnnen den enttsprechenden Status der r Dokumente
e wie folgt verrbuchen: nichtt ok ok Nacchzureichen bis… Bachelorzeugnis x x x Sprachnachweis EN x x Leistunggsübersicht x x x x Modulhaandbuch Ergänzun
ngsformular X x x X Lebenslaauf Hinweisee zum Dokum
mentenstatu
us:  SSolange ein Dokument im
m Status „einngegangen“ steht, könne
en die Bewerrberinnen un
nd Bewerber daas Dokumentt innerhalb dder Bewerbu
ungsfrist erse
etzen.  SSofern der Status „nicht ok“ verbuchht wird, ist ess Bewerberin
nnen und Bew
werber mögglich das bis Ende Bew
werbungsfristt zu ersetzen. Dokument b
 Bei der Verb
buchung des Status „ok“ können die B
Bewerberinn
nen und Bew
werber das eeingereichtee Dokument nicht mehr eersetzen. Wichtiiger Hinweis: Wenn eine Zulassu
ung ausgesprrochen werdden soll, MUSSS das Bache
elorzeugnis im
m Status „ok
k“ oder „nachzzureichen biss…“ sein, sow
wie evtl. der erforderlich
he Sprachnacchweise Engl isch im Statu
us „ok“. Der automatische Batch‐Lauf zur Generieruung der Zulassungs‐ und Ablehnung iinkl. Bescheide prüft u
u.a. den Statu
us dieser Dokumente, d. h. solange hier noch „ein
ngegangen“ steht, passie
ert weiter nichts! 1
Nur für einen Teil derr Masterstudiengänge werdden Ergänzungsformulare u
und ggf. weiteere Dokumentte (Lebenslaauf) angefordeert. 23.07.20015 C@MPU
US_BuZ_Zula uschuss_Doku‐v12.docx
Seite 9 von 11 Projekt CUS Campus Management der Universität Stuttgart TP BuZ Schritt 2: Block zu Auflagen bearbeiten – sofern vorhanden Sofern der Block Auflagen angezeigt wird (= für Ihren Masterstudiengang gibt es prinzipiell Auflagen), tragen Sie ggf. im Block „Modulauflagen“ über das grüne Plussymbol die entsprechenden Modulauflagen ein und klicken auf „Speichern und Schließen“. Setzen Sie – auch im Fall, dass keine Auflagen verbucht werden sollen! ‐ das Häkchen bei „alle Auflagen verbucht bzw. keine Auflagen erforderlich“. Erst dann ist Schritt 3 möglich. Schritt 3: Status bei inhaltlichen Zulassungsvoraussetzungen verbuchen Tragen Sie im Block Bewerbungsstatus den Status der inhaltlichen Zulassungsvoraussetzungen ein („erfüllt“  Zulassung2 oder „nicht erfüllt“  Ablehnung). Sofern dieser Status von Ihnen irrtümlicherweise auf „erfüllt“ gesetzt worden ist und daraufhin die Zulassung ausgesprochen worden ist, setzen Sie sich bitte mit dem Studiensekretariat in Verbindung. Der ergangene Zulassungsbescheid muss formal aufgehoben werden. Sie können den Status „erfüllt“ selber nicht mehr ändern. Hinweis zu ausländischen Bewerberinnen und Bewerbern: Sofern die Bewerberinnen und Bewerber noch Deutschkenntnisse nachweisen müssen (Status: „nachzureichen bis…“), der Zulassungsausschuss das Bachelorzeugnis mit „ok“ oder „nachzureichen bis…“ sowie die inhaltlichen Zulassungsvoraussetzungen als „erfüllt“ verbucht hat, wird sowohl eine ggf. bedingte Zulassung in den beantragten Masterstudiengang mit der Bedingung des Nachweises ausreichender Deutschkenntnisse – TestDaF 4 x 4 – wie auch eine Zulassung in den Deutschkurs der Uni Stuttgart ausgesprochen. 4
Fallkonstellationen Fall 1: Zulassung soll ausgesprochen werden, Bachelorabschluss liegt bereits vor und Kompetenzen reichen aus: ‐
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Bachelorzeugnis: „ok“ ggf. Häkchen3 bei „alle Auflagen verbucht bzw. keine Auflagen erforderlich“ setzen Inhaltliche Zulassungsvoraussetzungen: „erfüllt“ Fall 2: Zulassung mit Modulauflagen soll ausgesprochen werden, Bachelorabschluss liegt bereits vor und Kompetenzen reichen noch nicht aus: ‐
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Bachelorzeugnis: „ok“ Modulauflagen eintragen und Häkchen bei „alle Auflagen verbucht bzw. keine Auflagen erforderlich“ Inhaltliche Zulassungsvoraussetzungen: „erfüllt“ 2
Die Zulassung erfolgt, sofern auch die formalen Zulassungsvoraussetzungen durch das Studiensekretariat auf erfüllt gesetzt wurden. 3
Das Häkchen muss nur gesetzt werden, sofern der Block „Auflagen“ vorhanden ist. Dieser ist nicht bei allen Masterstudiengängen vorhanden. 23.07.2015 C@MPUS_BuZ_Zulauschuss_Doku‐v12.docx Seite 10 von 11 Projekt CUS Campus Management der Universität Stuttgart TP BuZ Fall 3: Bedingte Zulassung / Zulassung unter Vorbehalt4 soll ausgesprochen, Bachelorabschluss liegt noch nicht vor und Kompetenzen reichen aus: ‐
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Bachelorzeugnis: „nachzureichen bis …“ „WS 2016/17“ bzw. im Fall von Masterstudiengängen mit NC „WS 2015/16“ ggf. Häkchen bei „alle Auflagen verbucht bzw. keine Auflagen erforderlich“ setzen Inhaltliche Zulassungsvoraussetzungen: „erfüllt“ Fall 4: Bedingte Zulassung / Zulassung unter Vorbehalt mit Modulauflagen soll ausgesprochen, Bachelorabschluss liegt noch nicht vor und Kompetenzen reichen nicht aus: ‐
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Bachelorzeugnis: „nachzureichen bis …“ „WS 2016/17“ bzw. im Fall von Masterstudiengängen mit NC „WS 2015/16“ Modulauflagen eintragen und Häkchen bei „alle Auflagen verbucht bzw. keine Auflagen erforderlich“ Inhaltliche Zulassungsvoraussetzungen: „erfüllt“ Fall 5: Entscheidung noch offen – sofern den Bewerberinnen und Bewerbern die Möglichkeit gegeben werden soll (Entscheidung des Zulassungsausschusses!) einen Mangel durch Hochladen neuer Nachweise / Dokumente zu beheben, verbuchen Sie folgendes: o
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Leistungsübersicht: „nicht ok“ und / oder Bachelorzeugnis: „nicht ok“ Inhaltliche Zulassungsvoraussetzungen: auf „unbekannt“ belassen Fall 6: Ablehnung, weil hochgeladenen Nachweise nicht ausreichen und die Bewerberinnen und Bewerber auch durch Nachreichungen den Mängel nicht beheben können o
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Leistungsübersicht: „nicht ok“ und / oder Bachelorzeugnis: „nicht ok“ Inhaltliche Zulassungsvoraussetzungen: „nicht erfüllt“ Die Bewerberinnen und Bewerber können im Fall 6 noch Dokumente bis Ende der Bewerbungs‐ und Nachreichfrist hochladen. Eine Ablehnung wird erst nach Ende der Bewerbungsfrist ausgesprochen, d.h. es muss ggf. nach Bewerbungsfristende über folgende Suchkriterien nochmals geprüft werden, ob Nachreichungen vorliegen: ‐
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Bewerbungsstatus QVSS = „nicht erfüllt“ Dokumente: o Bachelorzeugnis .= „eingegangen“ , o „Leistungsübersicht (mit Notenschnitt) = „eingegangen“ Es obliegt den Zulassungsausschüssen, ob sie mit der Bearbeitung erst nach Bewerbungsfristende oder bereits vorher beginnen. Sofern die Bewerbungen erst nach Bewerbungsfristende bearbeitet werden und somit Nachreichungen durch die Bewerberinnen und Bewerber nicht mehr möglich sind, reicht im Fall 6 die Verbuchung von o
Inhaltliche Zulassungsvoraussetzungen: „nicht erfüllt“ 4
Im Fall von Masterstudiengängen mit NC wird von „Zulassung unter Vorbehalt“ gesprochen. 23.07.2015 C@MPUS_BuZ_Zulauschuss_Doku‐v12.docx Seite 11 von 11

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