Die Integration elektronischer Akten in die strategischen

CENIT EIM Innovations-Tag, 09. Juni 2015
Empower Your Digital Business!
Die Integration elektronischer Akten in die
strategischen Plattformen der IBM
Carlsen, Andreas, R&D Abteilungsleiter, Stuttgart
Agenda
 Aktenverwaltung mit CENIT ECLISO
 Strategische IBM-Plattformen
 Produktstrategie für ECLISO mit den strategischen IBMPlattformen
 Neues Produkt ECLISO für den IBM Content Navigator
 Fazit
 Weitere Fragen
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11.06.2015
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Was ist eine elektronische Akte?
Die elektronische Akte …
 … ist eine Zusammenstellung und Darstellung aller zugehörigen
Informationen und Inhalte zu einem speziellen Ablagekriterium
 … ist nicht bloß eine lange Liste von Dokumenten
 … ergänzt ein Enterprise Content Management (ECM) System um
besondere Sichten auf dessen Inhalte und vereinfacht dessen
Handhabung für den Anwender
 … ist eine Darstellung der Inhalte und Funktionen eines ECM Systems,
zugeschnitten auf die (fachlichen) Anforderungen der Anwender
Instant
Messages
Email
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Ausgangssituation im
Unternehmen
 Zu hohe Kosten für Ablagen und Recherchen
 Schlechte Datenqualität und –integrität
 Nachvollziehbarkeit von Änderungen nicht möglich
 Notwendigkeit von standortübergreifenden Zugriffen
 Verbesserung der Auskunftsfähigkeit
 Wunsch nach Prozessunterstützung
 Interne Compliance-Richtlinien müssen erfüllt werden
 Erfüllung externer rechtlicher Vorgaben
Lösung:
Einführung einer elektronischen Akte
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CENIT ECLISO bietet die Lösung für
die Aktenverwaltung
 Einfach und intuitiv zu bedienen
 Hauptfunktionen
– Aktenverwaltung
– Postkorb
– Arbeitslisten
– Recherche nach Dokumenten und Akten
– Optimierte Sichten für Benutzergruppen
 Flexible Erweiterbarkeit für individuelle Kundenwünsche
 Browser oder Rich Client basiert
Basiert auf den zukunftssicheren skalierbaren IBM Enterprise Content
Management (ECM) Plattformen
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CENIT ECLISO – Funktionen für die
Bearbeitung von elektronischen Akten
Beliebige Aktenarten können für Anwendungsfälle konfiguriert werden.
Elektronische
Akte
Postkorb
MS Office
Integration
Arbeitslisten
Viewer
Indizierung
Administration
Explorer
Reporting
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Suche
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ECLISO ICN Browser basiert –
Verwaltung von Akten
Die Aktenperspektive ermöglicht die Anzeige und Arbeit mit den Akten.
1
2
3
1
Übergreifende
Funktionen
Verfügbare
Navigationsbereiche
3
Aktendeckel
2
4
Vordefinierte
Ablagestruktur
5
Akteninhalt
5
4
6
6
Dokumentvorschau und
Eigenschaften
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Beliebige Akten lassen sich mit
ECLISO abbilden
Projektakten
Einkaufsakten
Personalakten
Schadensakten
QM-Akten
Steuerakten
Vorgangsakten
Leasingakten
Vertragsakten
…
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Nutzen von elektronischen Akten mit
CENIT ECLISO
Schneller Zugriff über
optimierte Arbeitslisten
Zugriff immer und von überall
Einheitliche Ablagestrukturen
(QM / ISO)
Schnelle Suchen über
Aktenattribute
Geschützt vor Verlust und
Manipulation
Senkung von Transport- und
Lagerkosten
Geschützt vor unbefugtem
Zugriff
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Nachvollziehbarkeit von
Änderungen
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Agenda
 Aktenverwaltung mit ECLISO
 Strategische IBM-Plattformen
 Produktstrategie für ECLISO mit den strategischen IBMPlattformen
 Neues Produkt ECLISO für den IBM Content Navigator
 Fazit
 Weitere Fragen
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Strategische IBM-Plattformen
Folgende Plattformen sind für IBM und die CENIT-Produktentwicklung
strategisch und von hoher Relevanz für die ECLISO-Produkte.
Benutzeroberflächen
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ECMPlattformen
Content
Navigator
FileNet P8
Case
Manager
Content
Manager 8
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Benutzeroberflächen –
IBM Content Navigator (ICN)
 Zentrale Benutzeroberfläche
– Moderner Web-Client
– Integration externer Daten (EDS)
– Entwicklungsplattform
 DMS-Standardfunktionalität
– Dokumente erstellen, in Ordner
organisieren, suchen, als E-Mail
Anhang/Link senden, drucken
– Thumbnails und integrierter Viewer
– Drag & Drop, Mehrfachänderungen
– Flexible Sicherheit
– Workflowunterstützung
 Kollaboration
– Teamräume aus Vorlagen,
– Annotationen, Kommentare
 Mobilität & Microsoft Office
– Unterstützt mobiles Arbeiten
– Office Integration für IBM P8 und CM
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Benutzeroberflächen –
IBM Case Manager (ICM)
 Prozessunterstützung
– Unterstützt die Fallbearbeitung von
einfachen und komplexen Prozessen
IBM Case Manager
– Unterstützt Advanced Case Management
 Stellt integrierte Werkzeuge zur
Erstellung einer
Fallmanagementlösung bereit.
Enterprise Geschäfts- Tools zum
Content
prozess – Entwurf &.
Manage- modellier- Bereitstell
ment
ung
en von
Fallmanagementlösungen
– Modellierung von Prozessen
– Gestaltung der Oberfläche
 Benutzeroberfläche kann mit
unterstützenden Wizards
individuell gestaltet werden.
 Basiert auf dem Content
Navigator
(ECM)
– Alle Funktionen können genutzt werden
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(BPM)
(CM)
Customizing
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IBM Content Navigator
– Mobile App (iPhone/iPad & Android)
IBM Content Navigator
Mobile App
Eine App unterstützt eine Vielzahl von ECM-Funktionalitäten
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IBM Content
Navigator
IBM Case Manager
 Ortsunabhängige Arbeit
mit Dokumenten
 Ordner durchsuchen,
Dokumente anschauen
 Nach Dokumenten
suchen
 Dokumente aus/einchecken
 Dokumente in anderen
APPs bearbeiten
 Dokumenteigenschaften
bearbeiten
 Ortsunabhängige
Fallbearbeitung
 Erfordert nicht den
Ersatz der vorhandenen
Desktop-Lösung
 Speziell auf den mobilen
Einsatz abgestimmte
Workflows können
erstellt werden
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ECM Plattformen– IBM FileNet P8 und
Content Manager 8
DMS-Funktionen
 Erprobte High-End IBM Enterprise
Content Management (ECM)
Plattformen
 Bieten alle notwendigen DMSFunktionen
 Beliebige Berechtigungsstrukturen
(einfach oder komplex) sind
möglich
 Ausgefeilte Protokollierungsmöglichkeiten zur Nachvollziehbarkeit
 Workflow- und BPM-Unterstützung
 Skalierbarkeit der Lösungen
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Ordnerstrukturen
nutzen
Versionierung
Check-in/ Check-out
Protokollierung
Referenzieren von
Dokumenten
Bearbeiten von
Dokumenten
Berechtigungen
Klassifizieren von
Dokumenten
Suchen/ Recherche/
Volltext
Vorlagenverwaltung
Dokumente ablegen
…
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Agenda
 Aktenverwaltung mit ECLISO
 Strategische IBM-Plattformen
 Produktstrategie für ECLISO mit den strategischen IBMPlattformen
 Neues Produkt ECLISO für den IBM Content Navigator
 Fazit
 Weitere Fragen
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CENIT Produktentwicklung
Strategische Ausrichtung
 Kombination der Stärken der
IBM-Produkte mit den
fachlichen Stärken der CENIT
Nutzung
vorhandener
fachlicher
Stärken
 Entwicklung neuer Produkte
Nutzung der
vorhandenen
Möglichkeiten
der IBMProdukte
– ECLISO IBM Content Navigator
Fokussierung
auf die IBM
Plattform
 Weiterentwicklung der
Bestandsprodukte
– ECLISO Rich Client
– ECLISO iQ
– ECLISO Notes-Integration
Neue Produkte und Weiterentwicklung
unserer Bestandsprodukte
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Integration von ECLISO ICN mit den
strategischen IBM-Produkten
 CENIT ECLISO steht als
Erweiterung im IBM Content
Navigator (ICN) zur Verfügung
CENIT LÖSUNGEN
VERTRAGSMGMNT
BESCHWERDEMGMNT
…
HR-AKTE
 Kombination der Stärken des
ICN mit CENIT ECLISO
ECLISO ICN
– DMS-Funktionen
(Aktendeckel, Arbeitsliste, Suchen, Sichten für Anwendergruppen)
– MS Office-Integration
– Offline-Fähigkeit
IBM CONTENT
– Integration mit IBM-Produkten
NAVIGATOR (ICN)
(Benutzeroberfläche, Office, Mobility)
 Fachlichkeit aus den CENIT
ECLISO-Produkten
– Aktenverwaltung
ECLISO SERVICES
IBM ICN SERVICES
– Erweiterte Suche
– Sichten für Anwendergruppen
IBM CM8
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oder
IBM FILENET
P8
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Architekturübersicht aller ECLISOProdukte mit den IBM-Produkten
CENIT LÖSUNGEN
VERTRAGSMGMNT
BESCHWERDEMGMNT
GERICHTSAKTE
…
HR-AKTE
ECLISO
ECLISO ICN
RICH CLIENT
NOTES INTEGRATION
IBM CONTENT
NAVIGATOR
IBM ICN SERVICES
IBM CONTENT
MANAGER 8
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ECLISO IQ
IBM CASE
MANAGER
WEB SERVICES
ECLISO BUSINESS SERVICES
oder
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IBM FILENET
P8
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Agenda
 Aktenverwaltung mit ECLISO
 Strategische IBM-Plattformen
 Produktstrategie für ECLISO mit den strategischen IBMPlattformen
 Neues Produkt ECLISO für den IBM Content Navigator
 Fazit
 Weitere Fragen
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Kombination der Vorteile von
ECLISO und den IBM-Produkten
ECLISO ICN:
Aktenverwaltung
Arbeitslisten
Optimierte Sichten
Workflow
MS Office Integration
Administration
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ECLISO ICN – Anmeldedialog
Der Anmeldedialog zeigt die Anpassungsmöglichkeiten an die Corporate
Identity des Unternehmens.
1
Konfigurierbare
Farben
2
Konfigurierbares
Logo
3
1
2
Konfigurierbarer
Text
3
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Seite 22
ECLISO ICN – Auswahl der Sicht auf
die Anwendung für den Benutzer
Der Anwender kann abhängig von seinen Gruppenzugehörigkeiten z.B.
Einkauf die optimale Sicht (Desktop) für die Arbeit wählen.
 Sichten steuern, welche
Anwendungsbereiche
angezeigt werden.
 Auswahl entfällt, wenn der
Benutzer nur einer Sicht
zugewiesen ist.
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ECLISO ICN – Verwaltung von
Akten
Die Aktenperspektive ermöglicht die Anzeige und Arbeit mit den Akten.
1
Konfigurierbarer
Aktendeckel
2
Vordefinierte
Ablagestruktur
1
Abhängig vom
Aktentyp
3
Akteninhalt
4
4
Sichten auf den
Akteninhalt
3
2
5
5
Dokumentvorschau und
Eigenschaften
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ECLISO ICN – Arbeitsliste
Die Arbeitsliste unterstützt den Anwender bei der leichten Bearbeitung der
Dokumente, in dem diese alle Dokumente in Bearbeitung anzeigt.
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Seite 25
ECLISO ICN – Suchmöglichkeiten
Jedem Anwender werden abhängig von seinen Berechtigungen die
relevanten Suchen angezeigt, die beliebig strukturiert werden können.
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ECLISO ICN – Explorer-Sicht
Über die Standard Explorer-Sicht kann wie im Windows-Explorer mit DMSFunktionen gearbeitet werden.
1
Ordnerstruktur
2
Ordnerinhalt mit
verschiedenen
Sichten
3
1
2
Kontextmenü mit
allen DMSFunktionen
3
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Seite 27
ECLISO ICN – Workflow Integration
mit der Case Foundation oder Manager
Einfache oder komplexe Workflows können mit der Integration verwendet
werden. Die Integration mit dem Case Manager ermöglicht noch darüber
hinausgehende Szenarien.
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ECLISO ICN – MS Office Integration
Der Benutzer kann mit der MS Office Integration direkt mit den Akten und
Dokumenten arbeiten.
1
1
ECLISO ICN
Menüleiste in MS Word
2
Anzeige der Favoriten
2
3
3
Anzeige des Explorers
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ECLISO ICN – Administration
Die Administratoren können viele Einstellungen direkt im Content Navigator
vornehmen. ECLISO ICN integriert sich ebenfalls in die Adminstration.
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Seite 30
Agenda
 Aktenverwaltung mit ECLISO
 Strategische IBM-Plattformen
 Produktstrategie für ECLISO mit den strategischen IBMPlattformen
 Neues Produkt ECLISO für den IBM Content Navigator
 Fazit
 Weitere Fragen
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Fazit – Integration elektronischer Akten
in die strategischen Plattformen der IBM
 Die IBM-Produkte: Content Navigator und ECM-Plattformen
stellen die optimalen Basisfunktionen für ein
Aktenverwaltungssystem zur Verfügung.
 CENIT hat langjährige Erfahrung in der Entwicklung von
Aktenverwaltungsprodukten auf Basis der IBM-ECM Plattformen.
 CENIT hat mit ECLISO ICN das erste
Aktenverwaltungssystem auf Basis des IBM Content
Navigators erstellt.
 Mit CENIT ECLISO ICN können sie alle Akten in Ihrem
Unternehmen elektronisch abbilden.
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Agenda
 Aktenverwaltung mit ECLISO
 Strategische IBM-Plattformen
 Produktstrategie für ECLISO mit den strategischen IBMPlattformen
 Neues Produkt ECLISO für den IBM Content Navigator
 Fazit
 Weitere Fragen und EXPO-Stand
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Weitere Fragen und EXPO-Stand
Welche Fragen haben Sie ?
Schauen Sie sich ECLISO ICN auf
unserem EXPO-Stand an.
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Vielen Dank!
Andreas Carlsen
ECM R&D Abteilungsleiter
Telefon +49 (40) 2533466 75
E-Mail [email protected]
CENIT AG
Industriestraße 52-54
70565 Stuttgart
www.cenit.com

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